Возмещение ГСМ работнику (в командировке) и экономия/перерасход!

[Анна - это я!!!]

Добрый день, уважаемые эксперты!
Столкнулась с незнакомой для меня ситуацией.
Читала-читала законодательство - так и не поняла.
Везде пишут по-разному.
Ситуация моя:
Сотрудник едет в командировку на личном автомобиле. В организации есть приказ на компенсацию ГСМ сотруднику во время командировки.
Договоров аренды на транспортное средство с работником нет, т.к. это крайне редко происходит.
Почитала, что нужны подтверждающие документы для налога на прибыль, чтобы расходы принять... путевой лист - обязательно, приказ с нормами расходы, чек ГСМ.
Принесли мне чек на 60 литров, а по смете экономистов - на дорогу должно было уйти по нормам 89 литров.
В путевом заполнено - что остаток на начало - 30 литров+60 л. по чеку - ост. на конец 5л. = итого истрачено = 85л.
Я сотруднику должна возместить по факту - 85 л. по цене - указанной в чеке? или только 60 литров? или 89 л по норме рассчитанной.
Я запуталась.
Куда списывать ГСМ, куда экономию или если вдруг будет перерасход??? какие еще документы нужно дооформлять?
Подскажите - я начиталась... сил уже нет.
Еще запуталась - является ли это компенсацией за автомобиль? тогда только 1200 на прибыль - остальное куда?
или это ГСМ - и все списываем на расход.. ведь за автомобиль компенсации нет как таковой (амортизации и прочее).
ПОМОГИТЕ,прошу очень!
Спасибо.

[Andyko]

компенсация документально подтвержденных расходов - это не компенсация за использование личного автомобиля
документально подтвержденных расходов у вас - чек на 60 литров;
вы не приходуете и не списываете ГСМ, только компенсируете понесенные расходы

[Анна - это я!!!]

получается, что и путевой лист необязателен тогда? или он все же необходим?
Просто по нему получается, что помимо 60 литров сотрудник тратил еще и свой бензин. его я каким образом должна компенсировать ему?
15 литров помимо чека - он потратил свои... я могу ему возместить, но на расходы принять не могу - так что ли получается?

[MakZym]

В организации есть приказ на компенсацию ГСМ сотруднику во время командировки.

А как по приказу работает механизм компенсации? Указано на основании чего, сколько и т.п.? Или просто написано "компенсировать"? Тогда это не приказ а ерунда. Документ должен быть полноценным, организационно-распорядительным, тогда и вопросов бы таких не возникало.

документально подтвержденных расходов у вас - чек на 60 литров;

Остальное - не Ваши проблемы. Принесет еще на 15 - компенсируете, а то что сверху того, что рассчитали Ваши экономисты - можно компенсировать, но налоговики вряд ли с этим согласятся.

[Анна - это я!!!]

у нас приказ - ерунда. придется переделывать.
А может есть где структура приказа - что там должно быть?
Или образец?

Просто - почему тогда не подходит этот приказ, если я только чек компенсирую?
И тот расход, что без чека, но входит в норму - его никак не учесть в расходах?

[MakZym]

А может есть где структура приказа - что там должно быть?

А что бы Вы хотели там видеть, что бы вопросов не возникало? Вот все и изобразите в нем. Он должен организовывать процесс от А до Я.
Это творчество, причем полезное для развития отдельных частей головного мозга

[Анна - это я!!!]

Я может чего-то и не понимаю.Но тогда чем мой приказ не подходит?
В нем указаны сотрудники, которые имеют право пользоваться личным автомобилем во время командировки и им обязательно компенсируется ГСМ.

Принесли чек с датой командировочной - компенсировали.

Как разобраться-то мне? Вопросы так и остались...
Четкого ответа я не получила.
Какую сумму могу компенсировать работнику?
какая сумма из компенсации ГСМ пойдет в расходы, а какая нет?
Какие документы нужны, чтобы максимально все отнести на расходы?
Если компенсация ГСМ это не компенсация за автомобиль, тогда путевой нет смысла заполнять с экономией или перерасходом и нужно подгонять его только к чеку?
Неужели никто не сталкивался с такой ситуацией - как на практике решаете вопрос???

[Andyko]

какая сумма из компенсации ГСМ пойдет в расходы, а какая нет?

документально подтвержденная пойдет

Какие документы нужны, чтобы максимально все отнести на расходы?

подтверждающие понесенные подотчетником расходы

путевой нет смысла заполнять

есть смысл для подтверждения факта использования авто, но не для определения размера расходов