Ответить в теме

Сообщение от Регина77

Директор я так понимаю считает иначе( так как перед формированием реализации бухгалтер должен был проверить уточнить

то, что бухгалтер должен проверить и уточнить - это правильно, но он должен для этого получить информацию - не будет же бух.обзванивать клиентов и уточнять, не расторгли ли они договор и т.п.
Т.е. нужно разговаривать с директором об организации обмена информацией с менеджерами.

Сообщение от ZZZhanna

Я к тому, что надо глобально менять правила документооборота и ответственность, потому что бухгалтерия, конечно, всегда крайняя, но далеко не всегда виновата. И проблема (наверное, у всех) в передаче информации в бухгалтерию.

Каким образом например? я понимаю что задаю глобальные вопросы, но честно из за небольшого опыта незнаю как лучше. И по поводу ответственности менеджера за то что документы на реализацию не предоставлены в бухгалтерию считать им премию например, исходя из тех отгрузок которые документально подтверждены и нет акта упд, значит нет и факта продажи может тогда, они будут заинтересованы в том, чтобы эти документы дошли до бухгалтерии?отправляем по почтеиИ эдо

Сообщение от ZZZhanna

ну т.е. не бухгалтер виноват.

и тоже не бухгалтер виноват.
Я к тому, что надо глобально менять правила документооборота и ответственность, потому что бухгалтерия, конечно, всегда крайняя, но далеко не всегда виновата. И проблема (наверное, у всех) в передаче информации в бухгалтерию.



ну это не страшно, следующим кварталом можно сделать корректировку, хуже, когда наоборот.

Директор я так понимаю считает иначе( так как перед формированием реализации бухгалтер должен был проверить уточнить и т.д.но сколько же на это уходить трудо и времязатрат, и что делается в ущерб другой работе?видимо никого не волнует.

Сообщение от Январь

только в бухгалтерию информацию забыли передать

ну т.е. не бухгалтер виноват.

Сообщение от Регина77

В данном случае робот сформировал неправильный счет

и тоже не бухгалтер виноват.
Я к тому, что надо глобально менять правила документооборота и ответственность, потому что бухгалтерия, конечно, всегда крайняя, но далеко не всегда виновата. И проблема (наверное, у всех) в передаче информации в бухгалтерию.

Сообщение от Регина77

робот сформировал неправильный счет, на основе этого счета бухгалтер сделал реализацию

ну это не страшно, следующим кварталом можно сделать корректировку, хуже, когда наоборот.

Сообщение от ZZZhanna

Документ реализации составляется на фактически оказываемые услуги/работы/передаваемые ТМЦ и подписывается уполномоченными лицами.

Я сама не понимаю, но исходя из опыта своего могу сказать что в основном документы на реализацию не возвращаются в бухгалтерию, а факт хозяйственной деятельности мы бухгалтера может подтвердить только по подписанному документу.
В данном случае робот сформировал неправильный счет, на основе этого счета бухгалтер сделал реализацию, на момент формирования отчетности по НДС главный бухгалтер бухгалтер не проконтролировал правильность реализаций попавших в книгу продаж.
Поделитесь опытом как вы сверяете продажи перед формированием книги продаж и декларации по НДС? Отражаете только те отгрузки на которые есть подписанные покупателем документы? До этого работала в строительстве и перед НДС предоставляла директору реестр реализаций не подписанных, но там по количеству в квартал было не так много продаж как здесь, как быть в торговых организациях?

Сообщение от ZZZhanna

я не понимаю, как это возможно.

Элементарно. Счет по аб.плате за январь, например, выставлен, а клиент от услуг оказывается давно отказался, только в бухгалтерию информацию забыли передать. Бухгалтерия январь закрывает, и разумеется, делает реализацию по этому счету

Сообщение от Регина77

в 1С был выгружен из битрикс ошибочный счет и сформирована ошибочная реализация

я не понимаю, как это возможно. Счет - это не бухглтерский документ. Его могут оплатить, могут не оплатить, могут оплатить частично, могут найти через полгода и оплатить.
Документ реализации составляется на фактически оказываемые услуги/работы/передаваемые ТМЦ и подписывается уполномоченными лицами.
Каким образом сам по себе составился лишний документ? Кто вообще составляет документы реализации в вашем этом битриксе?

Сообщение от Регина77

поделитесь опытом, привязана ли мотивация премия менеджера руководителя, к дебиторской задолженности? если да то каким образом?

у большинства оптовиков у менеджера, отвечающего за данное направление или данного контрагента, зарплата напрямую зависит от наличия неоплаченных отгрузок.
Конечно, акты сверки им давать бессмысленно.

Сообщение от Регина77

То есть вы даете информацию менеджерам только по счетам? А как же отгрузка?

В первую очередь по счетам. И по долгам "итого" тоже

Сообщение от Регина77

А сверку все таки бухгалтерия у вас осуществляет?

С контрагентами, да, и без участия менеджеров.
А со своими продажниками "сверка" происходит на этапе сообщений о долгах

Сообщение от Январь

В 1с же грузятся счета? Какая 1с у вас? В 8.3 БП, например, счета помечаются как оплаченные/не оплаченные, надо только выписку аккуратно разносить.

Спасибо за ответ. Да у нас восьмерка и как раз счета привязываются к поступлению. То есть вы даете информацию менеджерам только по счетам? А как же отгрузка? Просто вчера столкнулась с тем , что в 1С был выгружен из битрикс ошибочный счет и сформирована ошибочная реализация, которая попала в книгу продаж за 4 квартал и по нему уплатили НДС. А сверку все таки бухгалтерия у вас осуществляет?

Кидать менеджерам сверки - бесполезное занятие, им проще прикинуться дурачками, которые "в бухгалтерии ничего не понимают". В 1с же грузятся счета? Какая 1с у вас? В 8.3 БП, например, счета помечаются как оплаченные/не оплаченные, надо только выписку аккуратно разносить.
Мы менеджерам дважды в месяц даем именно информацию по не оплаченным счетам. И директору, разумеется. Директор менеджеров и строит на тему долгов
Из той же 1с отправляем по е-мэйлу клиентам не оплаченные счета, (адрес эл.почты при вводе клиента обязателен)

Чтобы менеджеры следили, надо что бы их это вменили в обязанности, а не доступ в 1с. Информацию можно и отдельно предоставлять.[/QUOTE]
Добрый день, у меня снова вопрос и незнаю, что предпринять далее.
В организации 5 менеджеров и два руководителя отдела продаж. В бухгалтерии всего два человека, главный бухгалтер и бухгалтер на первичку.
Скинула директору дебиторскую задолженность по клиентам и договорам(сам попросил), на который отдел продаж мило отписался по каждому клиенту что все оплачено, такого счета нет.
Хочу немного пояснить что менеджеры знают только слово счет, то есть в отчете у меня написано контрагент договор и долг на такую то сумму, я предполагаю, вот на эту сумму они и искали у себя счета. Естественно таких счетов нет, так как например долг в размере 11 000 образовался вследствие того, что реализация была на 66 000 а клиент оплатил на 55 000.
Что такое сверка они не понимают, доступа к 1С у них нет. И как всегда во всем виновата бухгалтерия не туда посадила, не на ту сумму реализовала и т.д.
1.Я новый человек как мне объяснить директору, что менеджере могут и должны разбираться в сверке, что в принципе это элементарная формула разница между тем что продали и заплатили?
2.Что мне сейчас целесообразнее сделать скинуть менеджерам акты сверок и пусть крыжат? Потому что отчет по долгам они не поняли. И зачем то ищат счета на сумму долга. Как вообще руководители отчитываются директору я вообще не в курсе.
3.поделитесь опытом, привязана ли мотивация премия менеджера руководителя, к дебиторской задолженности? если да то каким образом? и как устроена работа по работе с дебиторской задолженностью клиентов?кто этим занимается менеждеры, юристы?
Я очень надеюсь на вашу помощь.

Наверное запрошу у менеджера по абонентскому обслуживанию реестр договоров, с указанием наименования контрагента, договора, наименования услуги, периодичности выставления документов и стоимости услуги. Как раз на основе этого реестра смогу понять насколько корректно работает выгрузка из crm системы битрекс счетов на абонентское обслуживание, на основании которых бухгалтер должен сформировать акты и счета фактуры на абонентское обслуживание. Потому что бухгалтерия утверждает что выгрузка не всегда адекватно работает, что выгружаются счета с нулевым суммами так как номенклатура не совпала

Думаю в данном случае все таки учёт по договорам необходим. Так как на самом деле есть и монтажные услуги и продажа тмц и абонентское обслуживание. Я как раз работала в организации которая оказывала услуги по установке монтажу систем видео наблюдения в бюджетных учреждениях. При чем договора подписывались каждый год новые так как этого требовало казначейство. И как раз я столкнулась там с тем что к разноске выписок нужно было относиться очень внимательно так как в автоматическом режиме программа зачитывала все не корректно, я смотрела назначение платежа, параллельно делала сверку, исправляла предыдущие операции. В итоге это занимало очень много времени и я ничего не успевала, тем более на мне тогда была и выписка первичных документов. На первый взгляд мне кажется что здесь не такой большой объем, и просто нужно организовать работу, правильный документооборот в компании . Но пока фактически с текущей работой не столкнулась, возможно я поменяю свое мнение. Просто бухгалтер и главный бухгалтер говорит одно, а директор другое (

Сообщение от Регина77

Нужно ли это здесь?

это от договоров зависит, кому-то нужно, кому-то нет, и ситуации бывают разные с одним и тем же контрагентом или с однотипными, это каждая организация сама для себя решает.
Как правило, если одна отгрузка = одна оплата, то достаточно учета по документам и по одному общему договору. Но если не отслеживать - то и при одном договоре будет проблемы, с тем же НДС по авансам.
А уж если с одним к/а и договор обслуживания и договор на работы, то и учитывать их нужно отдельно.
А чтобы бух мог корректно разносить оплаты и отгрузки - у него д.б. информация, что куда относится.

Спасибо большое за ответ!

Если изначально не запускать правильность разноски документов по договорам, то формирование сверки - минутное дело- я правильно понимаю, что можно посадить все реализации на один Основной договор? А для чего необходим учет по договорам и в этом есть реальная необходимость? Некоторое время работала в строительстве, выполняли работы по капитальному ремонту на нефтеперерабатывающих заводах и там были, и давальческое сырье и передача оборудования в монтаж, и учет по договорам там был необходим. Нужно ли это здесь? так как организация не крупная и наши основные клиенты тоже. Но с другой стороны. я так понимаю это все идет из интеграции с битрикс где ведется учет по сделкам и отдельным договорам, и откуда и выгружаются счета, на основании которых бухгалтер должен сформировать отгрузочные документы.

С покупателями почти везде условие в договорах, что если претензий в течение стольких-то дней нет, то работа/услуга считается принятой даже если акт не подписан- с юридической точкой зрения это правомерно? То есть в случае судебного разбирательства можно взыскать задолженность?И я так понимаю это относится именно к работам(в нашем случае монтажным) и абонентскому обслуживанию, а не продаже ТМЦ?

Сообщение от Регина77

Я думаю все таки два бухгалтера нужно, так как вся первичка в том числе на реализацию

Ну, я исхожу из того, что у нас 2 юр.лица с количество документов на каждом несколько больше за месяц, чем у вас в квартал, и два бухгалтера справляются, не особо перетруждаясь.
Но да, ведется работа по автоматизации и упрощению процессов. ЭДО с контрагентами очень помогает.
На главбухе вся отчетность, кадры и продажи (наиболее автоматизированная часть, только сверяй-проверяй), управленческий отчеты собственникам. Второй бухгалтер делает платежки, вводит покупки, собирает бумажки поставщиков, при необходимости подключается к продажам. Главбух проверяет по обороткам, что получилось
Если изначально не запускать правильность разноски документов по договорам, то формирование сверки - минутное дело. Контроль наличия документов в той же 1с, менеджерам ежемесячные списки, чего не хватает. С покупателями почти везде условие в договорах, что если претензий в течение стольких-то дней нет, то работа/услуга считается принятой даже если акт не подписан. (факт передачи акта фиксируется в ЭДО или это курьерская доставка)

Сообщение от Регина77

красные остатки по товарам и материалам, есть завсклад по совместительству, который фактически производит приемку тмц на склад и выдает ее монтажникам, то есть есть основной склад и склады по ФИО монтажников, на которые происходит перемещение. По причине того, что нет единой номенклатуры, контроля остатков и возможно за счет не своевременного отражения оприходования тмц в 1С, постоянные остатки либо излишки по складам.

вообще-то именно кладовщик должен следить, чтобы приходовать и списывать одно и тоже, а не что левая пятка захочет. Недостачу один раз заставить его заплатить - и учет на глазах станет лучше.

Сообщение от Регина77

соответственно у покупателей нет документов на реализацию, например и они не хотят платить(это в основном по абонентскому обслуживанию

что предусмотрено договором на абонентское обслуживание по срокам оплаты и документам на оплату, а так же по расторжению договора при неоплате абон.обслуживания? И это вопрос не бухгалтера, а юриста или менеджера.

Сообщение от Регина77

У нас есть менеджер по абонентскому обслуживанию, может быть правильнее чтобы он как сам отвечал за то что, документы доходили до адресата

а что, простите, делает этот менеджер? Он и должен за документаи следить.

Сообщение от Регина77

потому что во многих случаях проблема именно в этом актов выполненных работ

какой акт выполненных работ на абон плату?

НДС и прибыль сделать - это не долго, если вся первичка введена. Или после того, как бухгалтер судорожно поработал, главбух будет неторопливо за ней "восстанавливать учет"?
Я не видела ее должностной инструкции, не могу сказать за что конкретно она отвечала. Из ее отчета, с которым я ознакомилась перед ней стояли задачи.
1. Восстановление бухгалтерского учета и достоверности сведений бухгалтерского учета. Проверка и подготовка нормативной базы для текущей работы.
2. Очистка бухгалтерской программы для переноса, включая просроченные задолженности.
3. Перенос в новую базу 1С корректных остатков.
Довольно размытые задачи, насколько я поняла в основном ее "работа" была только в базе 1С(так как речи о восстановлении именно первичных документов и контроля за их наличием даже в период, когда она занимала должность главного бухгалтера,нет, она приходила за полгода работы от силу три раза):
-она проводила сверку(не сама конечно а руками бухгалтера), по итогам сверки списывала долги, не возможные к взысканию;
-приводила склад к единой номенклатуре, так как из за пересортицы, много красных остатков по счету 41 и 10, перемещали, продавали то чего нет на складе. Хотя я посмотрела отрицательные остатки, они как были так и есть.
-Вручную крыжила авансы, так как продавали по одному договору а сажали оплату на другой(хотя это по идее тоже вопрос к бухгалтерии, так как выписку разносит она).
-Из отчетов сдавала только прибыль и НДС, все зарплатные отчеты сдавала обычный бухгалтер.
Она говорит, что была проделана огромная работа, что до нее был просто ужас, но мне кажется в ее отчете, в основном констатация фактов, а что конкретно делалось, довольно размыто. Например провели они наконец инвентаризацию, почистили номенклатуру, но почему тогда когда я делаю, отчет контроль отрицательных остатков они есть и их немало.

По описанию количества документов вообще не вижу необходимости в двух бухгалтерах.
Я думаю все таки два бухгалтера нужно, так как вся первичка в том числе на реализацию, формируется бухгалтером,счета на абонентское обслуживание и монтажные работы выписывается в программе битрикс откуда выгружается счет в 1С Бухгалтерию, только счет, когда монтаж произведен бухгалтеру падает задача, в соответствии с которой он должен выставить акт и счет фактуру, и отправить оригиналы либо по ЭДО либо отдать офис менеджеру для отправки почтой, также списать материалы, задейственные в этих монтажных работах. По абонентской плате также выставляются счета роботом в битрикс и выгружаются в 1с, но акты и счета фактуру также формируются бухгалтером вручную на основе выгруженных счетов на оплату.

Как организовать работу бухгалтерии, чтобы не было проблем:
1) с дебиторкой и кредиторкой, так как очень сверка была редко, соответственно у покупателей нет документов на реализацию, например и они не хотят платить(это в основном по абонентскому обслуживанию, так как монтажные работа, реализация ТМЦ происходит по предоплате . У нас есть менеджер по абонентскому обслуживанию, может быть правильнее чтобы он как сам отвечал за то что, документы доходили до адресата, потому что во многих случаях проблема именно в этом актов выполненных работ, у покупателя нет, он отказывается платить, и в итоге виновата бухгалтерия.
2)красные остатки по товарам и материалам, есть завсклад по совместительству, который фактически производит приемку тмц на склад и выдает ее монтажникам, то есть есть основной склад и склады по ФИО монтажников, на которые происходит перемещение. По причине того, что нет единой номенклатуры, контроля остатков и возможно за счет не своевременного отражения оприходования тмц в 1С, постоянные остатки либо излишки по складам.
Как организовать бизнес процесс, документооборот в фирме, чтобы привести хоть как то все в порядок? Прошу подсказать, так как опыт у меня небольшой и честно я незнаю с какой стороны подступиться.

Я так и не поняла, чем занимался главбух
НДС и прибыль сделать - это не долго, если вся первичка введена. Или после того, как бухгалтер судорожно поработал, главбух будет неторопливо за ней "восстанавливать учет"?
По описанию количества документов вообще не вижу необходимости в двух бухгалтерах
Чтобы менеджеры следили, надо что бы их это вменили в обязанности, а не доступ в 1с. Информацию можно и отдельно предоставлять.

Доброе утро помогите советом в организации документооборота.ООО на ОСНО, численность 11 человек в штате, порядка 10 монтажников по договорам ГПХ. Учет двойной, зарплата оклад плюс премия, которую нужно начислять по специальным отчетам из crm системы Битрикс, порядка 200 приходных документов по услугам и ТМЦ квартал, около 300 документов на реализацию за квартал, ни транспортных ни имущества в собственности организации нет.
До октября 2020 вела аутсосрсинговая компания плюс бухгалтер на первичке,с октября взяли главного бухгалтера в штат на неполную ставку, которая восстанавливала учет за предыдущие периоды, отчитывалась по НДС, и прибыль, бухгалтер на первичке занималась материальным столом списанием, проводила платежи по банку, начисляла зарплату в зуп и премию на руки, также выдавала ее либо перечисляла на карту. Также она отчитывалась по зарплатным налогам и в ПФР. Выставляла первичные документы на абоненское обслуживание, занималась сверкой с поставщиками и покупателями.
Мне кажется на бухгалтере было слишком много обязанностей, и она не успевала все сделать качественно и вовремя, соответственно красные остатки по складу(продавали перемещали то чего не было), не ясно насколько правильны остатки по 60 и 62 счету, нужно сверяться.
Подскажите пожалуйста:

Как более рационально распределить обязанности между главным бухгалтером и просто бухгалтером?Увеличение штата не предполагается.
Как организовать документооборот: отслеживание своевременности отправки и поступления документов на реализацию от покупателей?Бухгалтер не в состоянии за этим уследить. В одной из компаний за этим следили менеджеры, за которым закреплены клиенты, от этого зависела их премия, плюс сверка .Но здесь менеджеры работают только в Битрикс и к 1С у них нет доступа , соответственно все скидывают на бухгалтера.