Ответить в теме

Замечательно помогают описанные бизнес-процессы, детализация до конкретных действий со сроками и ответственностью. Каждый сотрудник отдела закупок и/или продаж знает свои обязанности. От описанных бизнес-процессов составили должностные инструкции.
Прочитала некоторые сообщения, вот еще идея - если завести справочник ИНН, то при введении такого же номера, сохранять система его не будет, будет писать - такой номер уже есть.
По заведению номенклатуры - должен быть тоже описан стандарт заведения новой позиции, с картой-схемой, фактическим образцом, где указаны даже пробелы и структура наименования.

tEmniy, пишите сюда еще, т.к. мнения стороны менеджеров практически кроме вас не представлено. Как у вас построена работа с бухгалтерией ? есть ли борьба, взаимные упреки и перебрасывание ответственности ?

Раньше наблюдались фокусы - "я положила, не знаю, где Вы их потеряли!". Завела журнал, стала принимать под расписку. Вылечились всего за один месяц. Сейчас эта проблема практически отпала.

у нас тоже было так, оч. замечательно, кто виноват сразу понятно

По прошествии определенного времени, поработав и в бухгалтерии и в "полях", могу подтвердить, что действительно

Самое разумное решение всех проблем - это найм нужного количества дополнительных людей в отдел бухгалтерии, которые будут разбираться с документооборотом между заказчиком и поставщиком

. К сожалению, те бигбоссы, которые экономят на сотрудниках, пытаясь повесить всё либо на менеджеров, либо на бухгалтерию, в конечном счете и провоцируют данный конфликт. К этому понимаю мы пришли, испробовав все варианты, и в конечном счете пришли именно к этому.

Сообщение от Демидова Татьяна

В моей компании я вижу несколько ситуаций, ведущих к конфликту:
- бухгалтерия требует правильные документы; менеджеры называют это бюрократией и не понимают зачем
- бухгалтерия требует точных цифр, расчетов "копейка в копейку"; менеджеры не понимают, почему мы не можем простить клиенту 20 рублей недоплаты или не возвращать 20 рублей переплаты
- бухгалтерия требует менеджера самостоятельно общаться с клиентом по любым вопросам; менеджер по любому поводу пытается переключить клиента на бухгалтерию
- бухгалтерия требует оригиналы документов; менеджер не понимает, почему договоры и письма нельзя передавать по факсу
- бухгалтерия требует доверенность на получение товара и без доверенности товар не отдает; менеджер не понимает чего мы так уперлись в эти доверенности
- бухгалтерия считает, что свои косяки менеджер должен решать сам; менеджер не понимает почему, ведь решение косяков нужно бухгалтерии.

А как у вас?

Смешно просто))) Кругом виноват менеджер... А бухгалтерия - белая и пушистая))) Конечно бухгалтерия процесс не простой, нужный и кропотливый... Но господа бухгалтера, многие из вас представляют что такое "работа в полях"? Каждый день такой стресс, как при проверке налоговой. Человку по своей природе тяжело переносить отказы, претензии и т.п. А все эти претензии летят в менеджера, а не в бухгалтерию. Компании, которые подгружают менеджеров бухгалтерской работой - сильно теряют в производительности этих самых менеджеров. Самое разумное решение всех проблем - это найм нужного количества дополнительных людей в отдел бухгалтерии, которые будут разбираться с документооборотом между заказчиком и поставщиком. А менеджеры должны заниматься ПРОДАЖАМИ, МАРКЕТИНГОМ и ПРОДУКТОМ (изучать, искать применения и т.п.).
Конечно, когда сидишь на "фиксе", то легко думать о соблюдении всех инструкций.. а когда у тебя вся зарплата из бонуса состоит, то тут уж извините - кушать хочется.

Отдел БУХГАЛТЕРИИ - это отдел обслуживающий. Это данность. Всем её надо принять.

Тут в некоторых постах особо умные товарищи предлагают разделять менеджерам ответственность с бухгалтерией. Мол не предоставил бумажки в срок - вот тебе из з.п. удержали... А может тогда сделать так: не выполнила компания план продаж - хоп и из з.п. бухгалтеров удержание тоже. Может тогда эти отделы в разных компаниях начнут дружить между собой и отсылать друг-другу нужные бумаги, в которых всё равно разбираются только бухгалтера.

Ну вот пришлось объявить, что раз нет документов, то НДС посчитаем по полной программе (я же не могу нарушать правила ведения бух. учета ), менеджерам сказали, что денег не будет на счету, т.к. всё уйдёт на уплату НДСа, соответственно, з/плата будет задержана, а виновные непредоставленных документов найдены и суммы в полном размере НДС будут с них удержаны. Сегодня все менеджеры переквалифицировались в курьеров, на работе никого! )))

а вообще у нас бухгалтерию просто ненавидят
кто то уже писал про это, но все думают что мне это надо одной
буду их акты и накладные дома по стенам развешивать

5 дней теперь мы тратим на проверку и начисление з\п
Документы они отдают так же каждый своему секретарю, а та уже с описью к нам, я при ней проверяю , ставлю свои галочки пр наличии документа. Ген директор не выплатил з\п директорам и они очень быстро стали бегать и гонять своих менеджеров, закрыли 40% от всех долгов за 4 дня прогресс не бывалый, новые закрываются почти на 98% сразу. А штрафы так и остались Не знаю как в следующем месяце, но в этом прямо прогресс

nikitos, и как вы боретесь с этим:

крайней у менеджеров стала секретарь

С директорами разлад, каждый вроде понимает, а ничего не предпринимает

менеджеры стали изворачиваться, говорить что все отнесли(кому отдали и куда ложили не помнят),а эта бухгалтерия все потеряла

на нашем предприятии 5 подразделений у каждого подразделения есть директор. Все проблемы с отделом продаж у нас присутствуют.
Сначала были беседы с каждым из директоро, потом с ген.директором.
Вроде договорились , составили инструкции с картинками объяснения, создали документ с описанием штрафов. Описали схему документооборота между подразделением и бухгалтерией.
Итог : в конце месяца менеджеры имеющие косяки(а они по жизни живут с ними) это 30% от общего числа менеджеров , получают штрафы. Но что б не получилось гестапо, сделали так как принесут всё в бухгалтерию, получат сумму штрафа. Прошло месяц , два и менеджеры стали изворачиваться, говорить что все отнесли(кому отдали и куда ложили не помнят),а эта бухгалтерия все потеряла и теперь просит по новой. Директора подразделенй сразу встали на сторону сотрудников Пришлось дальше придумывать все документы сдают своему секртарю а она с описью несет к нам. Но и тут крайней у менеджеров стала секретарь С директорами разлад, каждый вроде понимает, а ничего не предпринимает и как потом выяснилось стали проценты от сделок завышать, бардак полный

Дорогие читатели форума! Хочу предложить Вам классическую систему РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМ ОРИЕНТИРОВАННУЮ на ЛЮДЕЙ.
Вы можете инициировать этот процесс самостоятельно, но лучше, конечно, если в этом будет участвовать Ваше руководство. Итак:
Стадия I. Определение
1. Прояснение проблемы
- Что Вас более всего беспокоит (например неверно заполняются документы)
2. Формулировка цели
- Чего Вы хотите добиться (документы заполняются строго по образцу или СТАНДАРТу)
3. Определение основных требований
-Кто главные заинтересованные стороны (бухгалтерия, отдел продаж, компания в целом)
- Чего ожидаете вы, они, организация в целом

Стадия II. Поиск решений
4. Определение возможных решений
- Какие Взаимоприемлемые решения вы можете придумать (здесь на форуме уже кое-что понакидали, может быть противная сторона предложит тоже что-то интересное)
5. Оценка вариантов решения
Какие из предлагаемых решений наилучшим образом способствуют достижению вашей цели?
6. Достижение согласия
- Что вы готовы попробовать?

Стадия III Внедрение и контроль
7. Разработка плана мероприятий
- Что нужно сделать, чтобы это решение сработало?
8. Определение критериев
- Как Вы сможете узнать, что план работоспособен (что он сработал)?
9. Контроль результатов
- Насколько хорошо сработало это решение?
- Что можно было сделать иначе, чтобы добиться лучших результатов.

Стадии 1 и 2 лучше всего проводить при участии человека, который умеет организовывать мозговой штурм и снимать негативные эмоции при конфликтных ситуациях. Иначе, это все может превратиться во взаимные обвинения, перепалку и вообще бардак.
А в целом - эта система РАБОТАЕТ

Сообщение от Демидова Татьяна

Аня Русская, уволиться не выход! Надо построить систему!

Тань, я зимой решила поставить эксперимент и попробовать поставить систему в крупной организации Эксперимент дал такие результаты, что я не знаю плакать мне или смеяться Пока не сдаюсь, но мысль об увольнении греет мою душу как последний выход
Пример сегодняшнего дня: договор, на сегодня еще не подписанный, содержит пункт о том, что услуга оказывается в период с 01.07.05... У меня лично есть сомнения, что он до 30-го числа будет подписан... Интересно, как объяснить человеку, что есть такое понятие "своевременность отражения выручки"??? Причем пока договор не будет подписан, бухгалтерия о его существовании не узнает...
Пока старательно объясняюсь на личном уровне, причем именно в формате "ты мне, я тебе"... Процесс донесения до руководства, что от такой несоевременности плохо всем, идет медленно

На предудущем месте работы у меня было просто- каждая собака в компании знала: если гл.бух сказал-никуда не денешься, значит надо.А если не сделаешь и дойдет до ген.дира-оторвут ноги и скажут что так и было, объяснения не помогут. Там было так поставлено изначально ген.диром который еще и учредителем был-слово главбуха -закон. И даже он не отдавал приказов которые противоречили моим требованиям. Если где то требовался компромис-мы обсуждали это с ним и только после этого отдавали распоряжения. После 3 лет такой жизни я пришла в компанию где "бухгалтерия мешает работать", "мы не можем работать потому что постоянно занимаемся бумажками для бухгалтерии" и т.п... И сотрудники смежных служб впадают в истерику по любому поводу касающемуся документов. Это было удивительно и дико для меня поначалу... Сейчас я уже попривыкла, ко мне привыкли ...Могу сказать одно -очень эффективны меры типа- "до предоставления документов по незакрытым авансам-финансирование отдела прекратить."Можно и зпл не давать, но это не оч здорово, так как попахивает нарушение прав сотрудников. Хотя действует волшебным образом.А вот слова в приказе о методах расчета переменной части зарплаты о том что "расходы компании вызванные непредставлением документов в виде НДС и налога на прибыль возмещать за счет сотрудника путем вычета из переменной части ЗПЛ" действует отрезвляюще.
А вот насчет понимания... Я тоже так хочу, но к сожалению перед отделом учета и отделом продаж (да и другими отделами тоже) стоят совершенно разные задачи.И сказать какие важней-невозможно.Соответственно приоритеты разные. И с этим ничего сделать нельзя. Хотя идея с организацией курсов юридическеой грамотности мне понравилась. Надо юриста озадачить.Я думаю это может помочь в какой то мере говорить на одном языке.В этом смысле корпоративное обучение наверно хороший способ продвинуться в сторону понимания работы коллег . Но в любом случае работа ВСЕХ сотрудников компании важна.Иначе их не наняли бы...Вот эту идею хорошо бы донести до каждого работника

если б это поле еще во всех контрагентах заполнено было

Ну, это к программерам вопрос: как сделать так, чтобы новый контрагент не сохранялся без заполнения поля ИНН.

Тоже вспоминается случай из прошлой жизни:
Работал на небольшом производстве и, как водится, к первичке народ сначала относился небрежно. Изготовили ГП, а продавать не могут, т.к. нет данного количества ГП в учете (использовали дорогое ПО на базе Оракл). Продажники к производственникам, те к нам, а мы: где требования на списание материалов и пр. Быстренько все оформили и так больше не делали.

Сообщение от m'm

А вот за эту идею низкий поклон, как я сама не додумалась!

ага, идея замечательная!!! если б это поле еще во всех контрагентах заполнено было

Татьяна, объясняю подробнее.У меня это было с проиводственным участком и складом, но думаю, что на торговлю это перекладывается: Как всегда без документов взяли со склада листовое железо,под давлением зама по сбыту и погнали делать изделие, позже пришли с бухгалтеру ( у нее же и склад) с отгрузкой готового изделия,благо сделали для фирмы и документы были нужны. Вот тут то она и обострила вопрос, из чего сделали, почему в обход склада. А она у меня ученая, на досках мастер проворовался и ее обвинили, что не следит,мастера уволили, а она 2 недели линейкой доски измеряла, что осталось.
Ну вот, я же ха своих горой, тут же сказала, что сейчас инвентаризирую склад, выборочно, и МОЛ-кладовщик выложит деньги за железо. Крик стоял до потолка! Когда человек чувствует,что у него из кармана рубь забирают, он быстро соображает,скандал дошел до директора, тот тоже сосчитал в уме быстро этот рубль, который ммимо кассы-кармана мог бу уйти, теперь сначала выписываю материал.
А сосчитать чего не хватает можно через того же кладовщика, говорите, что недостача, а она МОЛ, она тут же вспомнит где записаны отгрузки по числам и продавцам,вот вам и разница,если у вас эти отгрузки не прошли - можете оформлять недостачу. А работяги у нас ох какие горластые, до директората быстро докричатся, а еще и отделу продаж достанется. Надавить на тетю Клаву на складе легче, чем на молодых борзых мальчиков-продавцов.

Kotara, вы нашли в сообщении Ани Русской лишь эмоции.
А мне увиделось главное. Вот это:

я собственно сбыт, отгрузки, бухгалтерия, т.е. стороны противоположная подажам...

требования к оформительскому творчеству бумаг еще те

Итак, руководство...
Предпочитает решать все проблемы в текучке...

Собрание от собрания все остается по-прежнему...

а вот мной как бухгалтерией движет мысль самой пойти в отдел продаж и показать как работать надо

Уверена, что редкий бухгалтер (почти ни один) не сможет продавать также как менеджеры по продажам. Ни один бухгалтер не сделает закупки лучше, чем менеджеры по закупкам. Ни один бухгалтер не сможет руководить лучше чем директор, который создал процветающий бизнес.

Инструкции есть, собрания проводят, а результата нет. Если бы бухгалтеры могли бы доносить свою точку зрения до сотрудников также, как продавцы до клиентов, возможно и проблем бы не было.

Вот и мой вопрос о том же: как донести точку зрения, как донести мысль до людей. Причем, здесь мы разбираем только отдел продаж, а есть же еще проблемы с закупками, с кладовщиками, с секретарями... Если ело движется и идет вперед, проблемы будут обязательно. Проблем нет только у того, кто не работает. Наша задача свести их к минимуму (проблемы).

m'm, Спасибо Елена!
Мне кажется, вы очень четко подытожили эту часть дискуссии.
Благодарю за новые идеи!
Ваше письмо пришло, пока я копалась со своим ответом. Если бы видела - даже не стала бы вклиниваться.

Аня Русская! Вы трепетно переживаете проблемы фирмы и это здорово. Но на самом деле, проблемы, которые вы описывали 5 сентября, хоть и явно вас затрагивают, являются проблемами управленческими. Вы, вместе со всей бухгалтерией, без изменения управленческой схемы сделать с ней врядли что-то сможете!

Сообщение от Аня Русская

... да, вроде как и менеджер виноват во всех своих ошибках, но есть же бухгалтерия, которая решит любую проблему!..

Между прочим у каждого своя работа. А если бухгалтерия будет решать косяки менеджеров - у нее не хватит времени на собственную работу! Или качество работы бухгалтерии упадет!

Отсутствуют оригиналы договоров, лизинг как то так, стороной обходит, хотя требования к оформительскому творчеству бумаг еще те!.. Доверенности факсимильно, клиенты злые, руководство недовольно...

Знаете, какие в этой цитате с моей точки зрения ключевые слова?
- "Клиенты злые"
Как только Клиенты становятся злыми на конкурентоспособности компании в нашем суперконкурентном мире можно ставить крест. Сейчас уже нельзя просто продать. Нужно, чтобы клиент добрым и радостным от вас уходил. А эта цитата в целом свидетельствует об отсутствии нормальных руководящих способностей у директора (или как он у вас называется)

Объясняешь каждому конкретно: "Федя, так делать нельзя"... Через сутки Федя идет и делает то же самое, абы "Господь терпел и нам велел"...

А Вы ему бумажечки возвращаете с пометкой "Не может быть принято бухгалтерией!" (Это если уже пару раз показывали, как надо делать). А у себя в тетрадочке помечаете: Федя, дата, название и номер документа, в чем ошибка, сколько времени потеряли на возврат ему документа. Потом все посчитаете - прослезитесь!

Идея движет массами, людьми - жажда наживы...

Думаю, окажусь права, если очень скоро обороты вашей фирмы, а вместе с ними и "нажива" вашего руководства начнет падать.

Если все , что Вы написали Вас действительно сильно волнует - не надо считать, что с этим бороться нельзя. Т.е. если вы считаете, что бороться бессмысленно - действительно ищите более организационно налаженную фирму для новой работы.
В противном случае - начинайте с малого - не делайте чужую работу и не принимайте в работу "неправильные" документы
Татьяна

Кстати, гнать на склад не обязательно, вы можете это все и просчитать

Елена, а как это? можно поподробнее?

Эффективно привязать продажников зарплатой к % , только не от факта отгрузки, а от факта этой отгрузки в балансе, а недооформленные документы не принимать. А директору на пальцах объяснять примерно так: Я сделала инвентаризацию и обнаружила недостачу на складе, сравнила данные учета и данные фактических остатков. Кстати, гнать на склад не обязательно, вы можете это все и просчитать. Вот тагда начинаются разборки, вот тагда вы выкладываете график документа оборота, приказ о прохождении документов, должностные инструкции или что у вас там еще есть. Покаричат, поскандалят, зато будет толк. Я так ссорилась месяца два, описала реальные события. Теперь почти порядок.

Сообщение от m'm

Вообще-то совет несколько непрофессиональный и запоздалый. Директора давно не молодые резвые мальчики,какими они были лет семь назад. Они теперь умеют и читать и писать и считать.Пугать их теперь глупо и неэффективно.

Kotara, не об этом речь по теме...

Сообщение от m'm

Вообще-то совет несколько непрофессиональный и запоздалый. Директора давно не молодые резвые мальчики,какими они были лет семь назад. Они теперь умеют и читать и писать и считать.Пугать их теперь глупо и неэффективно.

Согласна с Вами, Елена. Я сама далеко не сторонница таких мер.
Однако, если директор попустительствует ситуации, которую описала Аня, возникает вопрос в его уровне компентентности. соответственно встает вопрос: А умеет ли он "...и читать и писать и считать"? И возможно, припугнуть его окажется совсем даже не глупо?
А насчет эффективности - есть какие-то конструктивные предложения? Чтобы при этом не уходить с работы, не выставлять себя в глупом виде, не портить взаимоотношения с сотрудниками фирмы? Чтобы наоборот - поднять свой авторитет?

Хорошо бы руководство слегка поднапугать

Вообще-то совет несколько непрофессиональный и запоздалый. Директора давно не молодые резвые мальчики,какими они были лет семь назад. Они теперь умеют и читать и писать и считать.Пугать их теперь глупо и неэффективно.

Аня Русская, Татьяна совершенно верно высказалась, что в вашей организации необходимо построить систему. Причем, Вы должны до него донести (например в виде докладной), какие именно финансовые (раз уж для них так важны деньги) последствия может иметь отсутствие нормальной системы взаимодействия между бухгалтерией и отделом продаж.
Хорошо бы руководство слегка поднапугать. А дальше - дальше эту систему нужно выстраивать. Приходите на тренинг (про который я писала выше) - пообщаемся. Может быть сможем Вам помочь.

это хлеб фирмы... мы продали, а вы уж сами разгребайте кучи мусора после нас... Предпочитает решать все проблемы в текучке... На перспективу смотрит только через план будущих поступлений денежных средств, т.е. лишь бы брали, а какие проблемы...

Сказано прямо в яблочко! У нас то же самое. Выхода не вижу.
Бух-рия просто не в состоянии собирать все неподписанные договора и накладные (у нас ок. 2000 накладных в месяц), отправлять их клиентам по почте, следить за возвратом данного массива от покупателей. Если только на это не брать отдельного человека.

Аня Русская, уволиться не выход! Надо построить систему!

Сообщение от Просто бухгалтер

Можно лишиться ценных работников, причем руководство еще подумает кого лишаться - либо умелого продажника либо упрямого буха.

ой как мне эта фраза понравилась!

Ладно, так и быть... История-страшилка из жизни... я собственно сбыт, отгрузки, бухгалтерия, т.е. стороны противоположная подажам... Сначала на меня смотрели как на чудо-юдо... чего-то хочет, чего-то ей все надо... Теперь уже тихо бухтят себе под нос, что да, вроде как и менеджер виноват во всех своих ошибках, но есть же бухгалтерия, которая решит любую проблему!..
Отсутствуют оригиналы договоров, лизинг как то так, стороной обходит, хотя требования к оформительскому творчеству бумаг еще те!.. Доверенности факсимильно, клиенты злые, руководство недовольно...
Объясняешь каждому конкретно: "Федя, так делать нельзя"... Через сутки Федя идет и делает то же самое, абы "Господь терпел и нам велел"... Итак, руководство...
Смотрит на все двояко... Продажи это хлеб фирмы... мы продали, а вы уж сами разгребайте кучи мусора после нас... Предпочитает решать все проблемы в текучке... На перспективу смотрит только через план будущих поступлений денежных средств, т.е. лишь бы брали, а какие проблемы... Ну это проблема "выжить" у клиентов...
Причем все это понимают прекрасно, но ситуацию менять в корне никто не собирается...
Собрание от собрания все остается по-прежнему... Пишем бумажки всякие красивые, подписываются вроде даже некоторые... И...
Кака только реальная ситуация - бухгалтерия все решит... Все тип-топ...
Главное - продать...
Идея движет массами, людьми - жажда наживы, а вот мной как бухгалтерией движет мысль самой пойти в отдел продаж и показать как работать надо... Правильно... или уволиться... Больше я выхода не вижу...
И это вопросы не личного контакта, ни бухгалтерского сопровождения сделки (уж лучше бы менеджеры туда носы не совали), а конкретного подхода к общему делу и персонального к живым пока еще специалистам...