11 августа 2009
Нумерация счетов-фактур
У бухгалтера бывают ситуации, когда сбивается нумерация счетов-фактур. Это могут быть пропуски в нумерации из-за удаленных ошибочно заполненных счетов-фактур, пропуски из-за ошибочного задвоения. При децентрализованном ведении учета между подразделениями и даже между отделами или менеджерами продаж могут иметь место несвоевременное сообщение о выписке счета-фактуры и опять же задвоение нумерации.
Иногда нам может не вовремя сообщить о продаже компания-агент. Нередки случаи, когда компании, с которыми мы работаем, просят изменить дату в счете-фактуре из-за того, что, к примеру их менеджер подал информацию в бухгалтерию поздно, а бухгалтерия закрыла период. В деловой практике принято идти навстречу клиентам.
Закон на нашей стороне
В законе указывается на необходимость наличия порядкового номера у счета-фактуры. Об этом говорится как в пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ, так и в правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС».
Нет ни одного слова в ответ на вопросы, каким должен быть порядок нумерации:
должна ли нумерация начинаться с начала года (квартала, месяца, дня)?
должна ли нумерация быть сквозной по всей организации?
должна ли нумерация быть сплошной (без пропусков)?
можно ли отдельно нумеровать авансовые счета-фактуры и отдельно счета-фактуры на реализацию?
Неясности налогового законодательства трактуются в пользу налогоплательщика.
Обширная арбитражная практика, также, естественно, в пользу налогоплательщика: Постановление ФАС МО от 24.06.2008 № КА-А40/4542-08, ФАС УО от 13.05.2008 № Ф09-3337/08-С2, ФАС ВСО от 09.01.2008 № А19-12415/07-51-Ф02-9578/07, ФАС СЗО от 18.08.2005 № А05-2344/2005-10, ФАС ВВО от 13.01.2005 № А28-9751/2004-433/11, ФАС СЗО от 11.10.2004 № А56-6325/04, ФАС СЗО от 15.06.2004 № А56-45387/03, ФАС ПО от 02.10.2003 N А55-4626/03-39 и другие.
Санкций за нарушение порядка нумерации счетов-фактур законодательством не предусмотрено.
Налоговые органы считаю иначе
Опытные бухгалтеры стараются соблюдать строгий порядок нумерации. Они уже не раз испытывали сложности как с аудиторами, так и непосредственно с налоговыми органами. Налоговики упорно стараются навязать свою точку зрения на этот вопрос.
Например, в письме МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 говорится, что номера счетам-фактурам должны присваиваться в порядке возрастания по всей организации. При этом возможно резервирование номеров для их выборки, так и присвоение индексов, но только если у организации есть подразделения.
На вопрос, можно ли отдельно нумеровать авансовые счета-фактуры и счета-фактуры связанные с реализацией, налоговики отвечают «нет» (письмо УФНС по г. Москве от 26.01.2007 № 19-11/06924).
Были и попытки трактовать нарушение нумерации как грубое нарушение правил учета доход и расходов. Но к нарушениям в порядке нумерации счетов-фактур, например пропуски (1,2,3,6,8,9,10…) или нарушение последовательности (1,2,3,6,5,4,8,7…) не могут быть применимы по ст. 120 НК РФ. Да и арбитраж снова на нашей стороне (Постановление ФАС СЗО от 11.10.2004 № А56-6325/04).
Получается, что для того, чтобы оградить себя от наиболее явных проблем, весьма желательно хоть какой-то порядок нумерации зафиксировать в учетной политике.
Порядок? Свой!
Удобный для вас способ нумерации счетов-фактур очень желательно закрепить в учетной политике. Вот вам примеры.
Вариант 1
Надо отдельную нумерацию на авансовые счета – фактуры? Пишем:
Нумерация счетов-фактур на сумму полученных авансовых платежей ведется с буквенным обозначением А в начале номера и отдельно от нумерации счетов-фактур, связанных с реализацией товаров (работ, услуг)
Вариант 2
Если ошибки связаны с плохой координацией подразделений или менеджеров, то стоит прописать префикс перед началом номера. В учетной политике запись может выглядеть так:
Выставленные счета-счета фактуры нумеруются следующим образом. Счета-фактуры нумеруются сплошным порядком отдельно по менеджерам с присвоением префиксов состоящим из двух первых букв фамилии менеджера по продажам. Например, Ив-000015.
Вариант 3
Если сбой в нумерации связан с просьбами клиентов и поздним сообщением компании-агента, то выставленные счета можно нумеровать по каждому дню отдельно. В учетной политике такой способ нумерации можно прописать так: Выставляемые счета-фактуры нумеруются следующим образом:
Месяц /день /номер по порядку.
Например:
08/05/2 , что означает «счет-фактура №2, выписанная 5 августа текущего года».
Что делать, если нумерация уже сбилась?
Если это произошло в другой день, то мы можем присвоить ранее использованный номер.
Присвоение одного и того же номера счетам-фактурам, выписанным в разные дни не является нарушением статься 169 НК РФ и не может являться основанием для снятия «входного» НДС: (Постановление ФАС МО от 24.06.2008 N КА-А40/4542-08, ФАС УО от 13.05.2008 N Ф09-3337/08-С2, ФАС ВСО от 09.01.2008 N А19-12415/07-51-Ф02-9578/07).
Для нашего удобства мы можем поставить новый номер через дробь или дефис. Однако вопросов проверяющих органов будет не избежать.
ВНИМАНИЕ: Порядковый номер счета-фактуры является обязательным. Если вы приняли счет-фактуру без номера или в ней вместо номера указано «б/н», то готовьтесь к серьезным спорам с налоговой. Вычет вам скорее всего не дадут в соответствии с п. 5 ст. 169 НК РФ, а арбитражная практика есть как на стороне налоговиков: (Постановление ФАС СЗО от 19.10.2006 № А26-8847/2005-217), так и налогоплательщика: (Постановление ФАС ЦО № А14-17275-2006618/25).
СОВЕТ: резервируйте номера счетов-фактур и выбирайте по необходимости. На вопрос налоговых органов, почему пропущен номер, можно смело отвечать, что счет-фактура была выписана ошибочно.
Послесловие
В последнее время судами все чаще высказывается точка зрения, что даже прямое нарушение в оформлении счета-фактуры, при наличии других подтверждающих документов и наличии возможности определить необходимые для налогового контроля сведения из других документов, не является поводом для отказа в вычете НДС.
Проще говоря: если сделка реальная и у вас есть другие документы по ней, кроме счета-фактуры, то скорее всего вам удастся в суде доказать вычет НДС. Примеры имеются: (Постановление ФАС МО от 20.04.2009 N КА-А41/2916-09, ФАС УО от 19.02.2008 № Ф809-493/08-С2, Определение Конституционного суда РФ от 15.02.2005 № 93-О) и другие.
88
Согласно пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен иметь порядковый номер. Специальных правил нумерации счетов-фактур в ст. 169 НК РФ нет.
Официальной позиции по данному вопросу нет.
Есть судебные решения, в которых указывается, что ни п. 5 ст. 169 НК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 не устанавливают правил нумерации счетов-фактур. Нарушение порядка нумерации не может являться основанием для отказа в вычете НДС.
Авторы разъясняют, что, поскольку правила нумерации отсутствуют, организация должна сама установить порядок присвоения номеров счетам-фактурам. Из разъяснений авторов можно выделить следующие рекомендации по нумерации счетов-фактур.
1. В качестве номера могут использоваться не только цифры, но и цифры с буквами. Возможно использование разделительных знаков.
2. Нумерация должна быть возрастающей и сквозной (т.е. без пропусков), но не хаотичной.
3. Периоды возобновления нумерации налогоплательщики вправе установить любым образом: в месяц, квартал, год и т.д. Есть пример судебного решения, подтверждающего, что возобновлять нумерацию каждый день правомерно.
Кроме того, есть судебные решения, подтверждающие, что не являются основанием для отказа в вычете или возмещении следующие обстоятельства:
1) несоответствие хронологической последовательности по датам выписки счетов-фактур;
2) расхождения номеров счетов-фактур, представленных в суд и указанных в книге покупок, если существовала возможность достоверно установить верные номера счетов-фактур и идентифицировать их;
3) применение поставщиком "нелогичной нумерации" счетов-фактур;
4) несоответствие хронологической последовательности календарных дат, от которых выданы счета-фактуры, порядковым номерам этих счетов-фактур;
5) ошибка в номере счета-фактуры, вызванная сбоем компьютерной системы поставщика;
6) несовпадение даты и номера счета-фактуры покупателя и счета-фактуры, оставшегося у поставщика.
(Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДС)
Если допущены нарушения порядка нумерации, это не может являться основанием для отказа покупателю в вычете НДС. Ведь отказ в вычете правомерен, только если ошибки в счете-фактуре не позволяют налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, налоговую ставку и сумму налога (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ). А нумерация к таким нарушениям не относится.
Судебная практика, в частности, свидетельствует о том, что в вычете не может быть отказано по причине нарушения хронологической последовательности нумерации счетов-фактур (см., например, Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 08.05.2009 N А53-10331/2008-С5-14, ФАС Северо-Западного округа от 16.03.2009 N А05-8288/2008, ФАС Московского округа от 20.02.2009 N КА-А40/614-09).
(Путеводитель по налогам. Практическое пособие по НДС)
