Помогите с документооборотом

[Аноним]

Маленькое ООО. Документов мало.
Пока раскладываю все по отдельным скоросшивателям (банк, начисления ЗП, выплата ЗП, авансовые отчеты, расходные и приходные ордера, приказы, счета-фактуры, отчеты и т.д.)
Интересует как это надо делать по общепринятым правилам. Как правильно скреплять, как группировать и т.д.
Интересуют все тонкости данного процесса. Или ссылка в интернете.
Спасибо.

[Ленка]

Делайте так, как удобно Вам. Никаких общепринятых правил по раскладке дкументов по папкам не существует.
Главное - чтобы Вы смогли в любой момент найти нужный документ.

[Нина О.]

Общепринятых правил "раскладки" в принципе нет. Как удобнее вам потом воспользоваться данными из папок . Мы составили реестр папок по предприятию (номенклатуру дел ) и опись документов дела с присвоением кодов и пр. Но это связано не только и не столько с нашим желанием навести порядок, как требованием ИСО 9001

[Аноним]

Исходное сообщение Ленка
Делайте так, как удобно Вам. Никаких общепринятых правил по раскладке дкументов по папкам не существует.
Главное - чтобы Вы смогли в любой момент найти нужный документ.

Возможно по раскладке не существует. Хотя слышал что счета фактуры надо как то особенно вести. И есть какой то стандарт подшивания, чтобы не было возможности потом еще что то вставить. Или я не прав?
Исходное соообщение в силе.

[Ксю]

Не знаю, я согласна с Ленкой, я например счета фактуры подшиваю вместе с актами и накладными, хоть и есть такое, что с/ф надо сшивать вместе с книгой продаж/покупок, но мне например так удобнее отследить все ли документы у меня есть от конкретного поставщика и не бегать от папки к папке, чтобы проверить наличие акта или с/ф. Главное, чтобы Вы четко знали, где у вас какой документ и контрагент и что-бы для Вас это было удобно.

[stas®]

Хотя слышал что счета фактуры надо как то особенно вести.

Хм... Журналы учета счетов-фактур, кассовые книги - это особые составные документы. И про них есть специальные правила. Но это не вопрос документооборота.

[Аноним]

Хорошо. Теперь вторая часть вопроса. Как Вы подшиваете. Какие ники, иголки, куда втыкать, какой узел, как запечатывать. Как это делаете Вы?

[Ксю]

Красными нитками и крестиком
В течение года подшиваете в папки, в конце года сшиваете, опять таки, как Вам удобно. Если документов много, то помесячно или поквартально. Прошнуровываете, пронумеровываете и скрепляете печатью . кассу я сшиваю поквартально, т.к. ее банк проверяет каждые три месяца, хотя в общем-то это тоже не обязательно.

[ГБ]

Нитки-любые (лучше попрочнее), иголки-тоже. Шью "в 3 прокола"-как учили на уроках бухучета, с левой стороны. Последняя страница на обороте может (а в счетах-фактурах и кассовых документах - должна) быть скреплена печатью с подписями уполномоченных лиц.

[Shat]

Обязательно счет-фактуры, журнал учета полученных и выставленных счет-фактур и книгу продаж и покупок, кассовую книгу (веду на компьютере) обычно один раз в месяц пронумеровываю, прошнуровываю и скрепляю печатью. 1.Допустим нужно сделать журнал учета полученных счет-фактру:
Сам журнал, который веду в течении месяца распечатываю, вытаскиваю из папки счет-фактуры полученные все это пронумеровываю (первым кладу журнал учета полученных с-ф), прошнуровываю и скрепляю подписью и печатью.
2. Кассовую книгу прошиваю просто распечатанные в конце месяца листы кассовой книги, обложка из консультанта + по унифицированной форме с указанием предприятия, периода, кодами. Прошнуровываю и пронумеровываю, скрепляю печатью.
3. Книга покупок и книга продаж, также обязательно пронумеровываются, прошиваются и скрепляются печатью.

Остальные документы в зависимость от документооборота предприятия.
Но предпочитаю все документы в конце месяца прошивать, не ставить при этом печати, пронумеровываю простым карандашом, чтобы не более 250 в пачке.

Допустим тот же банк:

Собираю след. документы:
Выписки к ним п/поручения, мемориальные ордера, квит. к ПКО (снимали наличными по чеку) или квит. о взносе нал. на р/с. К п/п обязательно счета на оплату. Затем в конце месяца распечатываю Журнал-ордер и ведомость по 51 счету (1С) и просто прошиваю, печать не ставлю, а на журнале-ордере подпись гл. бухгалтера или того кто составил данное произведение.

Главную книгу распечатываю и пронумеровываю в конце года, также скрепляю печатью и подписью.

Но главное подумайте как вам удобно вести документооборот, если будет время составте график документооборота, но при этом учитывайте правила хранения и ведения этих документов.
Сроки хранения по закону архивной службы могут быть разными.
Например лицевые счета - 70 лет храняться, но можно их не делать а хранить расчетно-платежные ведомость 70 лет.
Квартальные балансы храняться - 10 лет.
Годовые балансы постоянно.
Основная масса документов срок хранения 5 лет.