ЭЦП для работника. нужно ли удержитвать НДФЛ при увольниии.

[Klukwa]

Добрый день.

Работодатель несет расходы по оформлению ЭЦП. Причем, работник может ведь и в личных целях ее использовать. После увольнения, если я правильно понимаю, ЭЦП остается с работником.

по униформе вот не раз писали: когда униформа переходит в собственность работника и он ее стоимость не компенсирует, то это его доход, НДФЛ взимается.

По ЭЦП Минтруд вот считает, что требовать у работника компенсацию не правомерно. Следует ли из этого, что и НДФЛ удерживать не надо.

Как вы думаете?

[Генук]

Вопрос интересный и скоро станет актуальным, когда останутся в легальном поле только личные ЭЦП.
Не сомневаюсь, что в ближайшем будущем Минфин даст официальное разъяснение по данной ситуации.

Пока же можно воспользоваться аналогией - медицинской книжкой для специфических отраслей производства и услуг, где её наличие у работника обязательно. Точно также при увольнении медкнижка остаётся у работника и он вправе предъявить её на новую работу. Конечно же ЭЦП не медкнижка, но другой аналогии у меня нет.

Так вот, Минфин в своё время указал, что если работодатель оплатил расходы на обязательную медкнижку, то у работника нет НДФЛ и взносов. А вот если работник самостоятельно получил медкнижку, а работодатель потом компенсировал ему эти расходы, то НДФЛ и взносы возникают, сразу, не дожидаясь увольнения.

Моё мнение: если работодатель напрямую купил ЭЦП для работника, для которого она обязательна в его трудовой деятельности по ЛНА, то отсутствуют НДФЛ и взносы. И неважно, что потом ЭЦП остаётся у работника при увольнении. Без неё он не смог бы полноценно трудиться на данном предприятии. Думаю, что Минфин это подтвердит, ведь иначе трудно точно подсчитать оставшуюся стоимость НМА бывшего работника. ЭЦП имеет срок действия, как правило 1 год и 3 месяца. И по какой формуле рассчитывать остаток, по дням, по месяцам, от каких дат? Слишком сложно, да и суды пойдут от обиженных уволенных.

А вот если работник самостоятельно купил ЭЦП и предприятие ему компенсировало расход, то надо удержать НДФЛ и взносы, причём сразу, не дожидаясь увольнения.
Ну или провести как подарок до 4000.

[Klukwa]

Спасибо вам большое.

я думала про разные аналогии тоже. и как-то там прямо двойная мораль своего рода.

Вот если, например, образование работодатель оплатит, работник еще пару лет поработает и уйдет. ведь никто не начисляет ничего, но знания ведь остаются... Причем, навсегда, без срока действия.

а вот со спецодеждой почему-то иное.

Так-то я тоже думаю, что нет проблемы и не удерживать.

та самая позиция Минтруда.

Вопрос: Правомерно ли условие трудового договора о том, что при увольнении работник должен возместить расходы на приобретение электронной подписи в целях ведения кадрового электронного документооборота?

Ответ: Условие трудового договора, согласно которому при увольнении работник должен будет возместить работодателю расходы на приобретение электронной подписи в целях ведения кадрового электронного документооборота, неправомерно.

Обоснование: Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных ст. ст. 22.1 - 22.3 Трудового кодекса РФ (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, который содержит (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

- сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, и может предусматривать (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абз. 4 ч. 2 настоящей статьи, на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).
Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Порядок введения, организации электронного документооборота, а также взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота определены ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ, которые не содержат положений, обязывающих работника возмещать работодателю расходы на приобретение электронной подписи в целях ведения кадрового электронного документооборота в случае увольнения работника.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, условие трудового договора, согласно которому при увольнении работник должен будет возместить работодателю расходы на приобретение электронной подписи в целях ведения кадрового электронного документооборота, неправомерно.
Мнение не является разъяснением или нормативным правовым актом.

Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
03.08.2022

при таком выводе очевидно, что Минтруд полагает, что эту подпись нельзя рассматривать как доход работника, чтобы потом что-то с него удерживать.

[Марьяна-бух]

И неважно, что потом ЭЦП остаётся у работника при увольнении.

Почему ЭЦП должна остаться у работника? раз он уходит с фирмы, значит ЭЦП д/б аннулирована на него. Нет чела, нет ЭЦП. Прописать в ВНА и всё. Медкнижка это совсем другое.
Я бы работника и с лично купленной ЭЦП поостереглась допускать к работе. Мало ли ему что после увольнения захочется подписать пока отзыв на подпись все инстанции будет проходить.

[Январь]

Почему ЭЦП должна остаться у работника? раз он уходит с фирмы, значит ЭЦП д/б аннулирована на него. Нет чела, нет ЭЦП.

В смысле нет человека? Вы увольняющихся ... отстреливаете? ЭЦП выпускается на физ.лицо, без привязки к организации, и вот никаких оснований изымать ее не вижу, более того, передавать ее на сторону незаконно.
Да и не проконтролируете вы это никак.
Доверенности аннулировать, да, безусловно. И ничего от имени организации он подписать не сможет.

[Старый ворчун]

Почему ЭЦП должна остаться у работника? раз он уходит с фирмы, значит ЭЦП д/б аннулирована на него. Нет чела, нет ЭЦП.

Человек есть, и у него есть подпись.

Прописать в ВНА и всё. Медкнижка это совсем другое.
Я бы работника и с лично купленной ЭЦП поостереглась допускать к работе. Мало ли ему что после увольнения захочется подписать пока отзыв на подпись все инстанции будет проходить.

А если человек что-то авторучкой подписывал - при увольнении ему руки отрубать?

[Старый ворчун]

передавать ее на сторону незаконно.

Да и не получится. Как передать подпись И.И. Иванова С.С. Сидорову?

[Январь]

Да и не получится. Как передать подпись И.И. Иванова С.С. Сидорову?

Ну в смысле "увольняешься - сдай ЭЦП"
И насколько я понимаю, аннулировать ЭЦП может только владелец (ну, еще УЦ, и еще в каких-то случаях, но не работодатель), а владелец - это физлицо.
Еще вот это удивило на самом деле:

Я бы работника и с лично купленной ЭЦП поостереглась допускать к работе.

То есть наличие ЭЦП - это что-то аморальное?

[Генук]

Коллеги, вы о разных ЭЦП спорите. Есть личная ЭЦП на все случаи жизни и пока ещё недолго легальная ЭЦП работника. Вот о последней и говорит Марьяна, что можно её отобрать. По памяти такие ЭЦП перестанут работать где-то через месяц, во всяком случае - скоро. И останутся в легальном поле только личные ЭЦП и электронные доверенности (МЧД) от предприятия. Ясно, что при увольнении аннулируется МЧД и бывший работник своей личкой уже не сможет подписывать документы фирмы. Здесь нет проблемы. Понятно также, что никто не имеет право отобрать у работника личку.

Проблема только в том, облагается или нет НДФЛ и взносами остаточная стоимость личной ЭЦП с даты увольнения по дату окончания срока ЭЦП, которую купила фирма для данного ФЛ (на тот момент работника). Другими словами, возникает или нет у уволенного натуральный доход?

[Топалов]

Любопытная ситуация.
Сначала (бухгалтера, кадровики и пр.) работнику вменяют обязанность в использовании ЭЦП для нужд организации, а потом вдруг про какой-то личный доход вспоминают.
У вас все в порядке, друзья?

[Старый ворчун]

Любопытная ситуация.
Сначала (бухгалтера, кадровики и пр.) работнику вменяют обязанность в использовании ЭЦП для нужд организации, а потом вдруг про какой-то личный доход вспоминают.
У вас все в порядке, друзья?

Угу.
"остаточная стоимость", "натуральный доход" - а работник говорит "а идите вы в ..., что вы там удостоверяющему центру перечисляли - это исключительно ваши с ним проблемы"

[Старый ворчун]

Проблема только в том, облагается или нет НДФЛ и взносами остаточная стоимость личной ЭЦП с даты увольнения по дату окончания срока ЭЦП, которую купила фирма для данного ФЛ (на тот момент работника). Другими словами, возникает или нет у уволенного натуральный доход?

Предположим, остаточная стоимость 1000=, а бывший работник заявляет "я от вас никакую тысячу не получал". Что делать дальше жлобской конторе?

[Старый ворчун]

Ну в смысле "увольняешься - сдай ЭЦП"

Вот у мя какая-то недоквалифицированная подпись где-то на сервере ФНС - как её сдать кадровице?

[Генук]

Предположим, остаточная стоимость 1000=, а бывший работник заявляет "я от вас никакую тысячу не получал". Что делать дальше жлобской конторе?

Начислять доход, показывать налоговикам неудержанный НДФЛ, а дальше они пришлют требование бывшему работнику... Вот так можно ему "нагадить" )

[Старый ворчун]

Спасибо вам большое.

я думала про разные аналогии тоже. и как-то там прямо двойная мораль своего рода.

Вот если, например, образование работодатель оплатит, работник еще пару лет поработает и уйдет. ведь никто не начисляет ничего, но знания ведь остаются... Причем, навсегда, без срока действия.

и даже если образование отдельно не оплачивалось - сотрудник много чему в фирме научился просто в процессе работы. С этими знаниями/навыками как?

Так-то я тоже думаю, что нет проблемы и не удерживать.

Да.

[Старый ворчун]

Начислять доход, показывать налоговикам неудержанный НДФЛ, а дальше они пришлют требование бывшему работнику... Вот так можно ему "нагадить" )

и по судам походить - т.е. нагадить своему юристу и/или кадровику.

[Январь]

Коллеги, вы о разных ЭЦП спорите. Есть личная ЭЦП на все случаи жизни и пока ещё недолго легальная ЭЦП работника

Не может быть в этой теме речи о разных ЭЦП, потому что при "ЭЦП на сотрудника" ни о каком НДФЛ и речи быть не может, в личных целях сотрудник ее не может использовать, ни до, ни после увольнения. Мошенничество как личную цель не рассматриваю.

облагается или нет НДФЛ и взносами остаточная стоимость личной ЭЦП с даты увольнения по дату окончания срока ЭЦП, которую купила фирма для данного ФЛ (на тот момент работника). Другими словами, возникает или нет у уволенного натуральный доход?

Скорее да. По аналогии с той же спецодеждой.
Хотя с другой стороны, ЭЦП выпущена в интересах работодателя, и "сдать" ее при увольнении работник права не имеет, а потому вменять ему в доход эти копейки тоже нет правильно.
Даже пытаться не буду, чернила в ручке мы не замеряем, и это не будем.

[Старый ворчун]

Скорее да. По аналогии с той же спецодеждой.

Спецодежду при увольнении положено сдать - это собственность фирмы. Если же увольняемый желает оставить её себе, он это оплачивает.

А формулировка "сдать подпись" не слишком-то понятна.

[Январь]

А формулировка "сдать подпись" не слишком-то понятна.

Не просто не понятна, а не возможна. О чем и говорю.
Но выгоду человек получает, у него есть ЭЦП, которую он может использовать в своих целях.

[Старый ворчун]

Не просто не понятна, а не возможна. О чем и говорю.
Но выгоду человек получает, у него есть ЭЦП, которую он может использовать в своих целях.

Про самогонный аппарат и изнасилование анекдот напоминать?

[Марьяна-бух]

Вы увольняющихся ... отстреливаете?

А если человек что-то авторучкой подписывал - при увольнении ему руки отрубать?

у вас мазохистское настроение? не по адресу.)

ЭЦП выпускается на физ.лицо, без привязки к организации,

если у вас так, то не отзывайте её после увольнения.

[Марьяна-бух]

Мнения разные по НДФЛ.
2021г -
Удержание НДФЛ, если сотрудник при увольнении забирает свою УКЭП
Комания за свой счет формирует ЭЦП (Усиленную квалифициронанную электронную подпись) на своих работников с помощью удостоверяющего центра для участия в кадровом ЭДО. Срок действия УКЭП 1 год. В случае увольнения сотрудника до истечения срока действия ЭЦП, возникает ли натуральный доход у сотрудника, который забирает свою УКЭП с собой и может с ней прийти к новому работодателю? Возникает ли необходимость удержания НДФЛ в этом случае ?

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. Перечень не облагаемых НДФЛ доходов содержится в ст. 217 НК РФ и является закрытым. В данном случае целесообразно рассчитать НДФЛ. официальные разъяснения отсутствуют.
https://glavkniga.ru/forum/topic/8206

[Январь]

если у вас так, то не отзывайте её после увольнения.

Так с 01.09.2023 у всех только так может быть. Старые ЭЦП на сотрудников до конца срока будут действовать, а новые только на физлиц можно выпустить

[Старый ворчун]

Не может быть в этой теме речи о разных ЭЦП, потому что при "ЭЦП на сотрудника" ни о каком НДФЛ и речи быть не может, в личных целях сотрудник ее не может использовать, ни до, ни после увольнения.

/* дальше не про фнс'овскую подпись директора, которую сама фнс не признаёт */

Нет "ЭЦП на сотрудника", есть ЭЦП физического лица - т.е. подпись "чья - Сидорова С.С." При её оформлении человек мог заплатить удостов. центру сам, могла его тёща или работодатель - статус подписи от этих вариантов оплаты не меняется. Равно как и трудоустройство гр. Сидорова или же его увольнение - он прекрасно может её использовать в интересах р/дателя при соотв. доверенности или же в личных целях.

[Январь]

Нет "ЭЦП на сотрудника"

Есть (пока еще) ЭЦП на физлицо, где прописано, что он сотрудник такой-то организации. Используется не для КЭДО, а для ЭДО с контрагентами

[Klukwa]

Есть (пока еще) ЭЦП на физлицо, где прописано, что он сотрудник такой-то организации. Используется не для КЭДО, а для ЭДО с контрагентами

Но я задавала вопрос не про эти, а про те самые, о которых Ворчун и прочие говорят.

[Klukwa]

Я не ожидала даже, что в выходные может быть активное обсуждение.
Спасибо всем огромное.

Получается, что пока нельзя ничего с уверенностью утверждать.

наиболее близкими из аналогий, пожалуй, следует считать затраты на обучение. Ну то есть и сделано в интересах работодателя, и остается с работником после увольнения, и пользоваться может как хочет. Но про образование есть норма исключающая налогообложение.
а у расходов на эцп пока никаких позиций нет.

А вообще говоря, сколько стоит получить эту подпись?

[Генук]

Как доцент Минфин скажет, так и будем делать )

[Январь]

наиболее близкими из аналогий, пожалуй, следует считать затраты на обучение

Нет. Потому что обучение по НК не облагается НДФЛ в большинстве случаев

А вообще говоря, сколько стоит получить эту подпись?

От удостоверяющего центра зависит. СБИС предлагает за 2000 руб.

[Старый ворчун]

Мнения разные по НДФЛ.
2021г -
Удержание НДФЛ, если сотрудник при увольнении забирает свою УКЭП
Комания за свой счет формирует ЭЦП (Усиленную квалифициронанную электронную подпись) на своих работников с помощью удостоверяющего центра для участия в кадровом ЭДО. Срок действия УКЭП 1 год. В случае увольнения сотрудника до истечения срока действия ЭЦП, возникает ли натуральный доход у сотрудника, который забирает свою УКЭП с собой и может с ней прийти к новому работодателю? Возникает ли необходимость удержания НДФЛ в этом случае ?

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. [

Что конкретно получает человек? Формулировки из ст. 210 - 212?