Как документально оформить выдачу спецодежды

[topalov]

А что распечатывать после того, как нажму кнопку "Провести"? Ещё раз накладную 0504204

Нет необходимости, если по такой форме со склада и выдано.

А потом спустя сроки с 27-го счёта списывать и распечатывать акт о списании мягкого и хозинвентаря? К нему что-то нужно подшивать, когда буду журнал №7 собирать? Например, какую-то служебную записку от завхоза о том, что такие-то позиции пора списывать?

Верно мыслите.

[topalov]

Наш РБС сказал, что выданное надо выносить на 27 счёт (я с этим согласна).

А про обратный возврат на склад ваш РБС ничего не говорит?
Если требований нет, то сданное на склад ("2-й категории") продолжает числится на 27 счете, а не ставится на баланс.

[topalov]

И об этом тоже нужно написать в учетной политике.

[СонькаЗолотаяРучка]

У нас маленькая организация, завхоз = кладовщик. По поводу гербовой печати думала так же, но делаю так, как ГБ говорит... А это ничего, что у меня в накладной будут не все подписи? Там ведь место для подписи Рука зачем-то есть. А я могу накладную только в 1 экз. распечатывать и у себя в бухгалтерии оставлять? В инструкции написано, что МОЛ-получатель и МОЛ-отправитель сдают свои экземпляры накладных в свои бухгалтерии, но у нас-то бухгалтерия одна на всю организацию... Но поскольку там написано делать 2 экз, так я и делаю 2, только 1 отдаю получателю - так, вроде бы и инструкцию соблюдаю, и у МОЛов на руках хоть какие-то бумаги для создания видимости, что они у себя таким образом ведут учёт движения МЦ (про журнал учёта МЦ они, конечно слышали, но давно уже не видели, на участие ГБ в решении вопроса надежда "лысая", а мне поднимать прямо сейчас этот вопрос - других более серьёзных уже выше крыши).

[СонькаЗолотаяРучка]

Обратный возврат на склад предполагается. Но по договорённости просто то, что ещё "не доношено" оформляем на других сотрудников прямо Д27 Иванов - К27 Петров, на случай вопросов от проверки мы можем прямо сказать, как есть: вещевого мы всегда получаем меньше положенного, поэтому сразу выдаём в пользование.
Про учётную политику я поняла - всё, что инструкция разрешает варьировать (например, списание одной или другой формой акта, и т.п.), надо уточнять в своей УП. Это я буду держать в уме на будущее, спасибо.

[topalov]

Стоп.
Какой формы накладную вы применяете для выдачи со склада сотруднику?

[topalov]

А это ничего, что у меня в накладной будут не все подписи

Все обязательные реквизиты ПУД должны быть заполнены. Даже и не думайте...

[СонькаЗолотаяРучка]

Вообще всё перемещение материалов оформляю требованием-накладной 0504204 (вид перемещения - перемещение между ЦМО). К распечатанной накладной прикрепляю заявку сотрудника (прошу выдать для таких-то нужно такое-то вещевое, запчасти и т.п.), подписанную Рук-лем (он пишет: завхозу - выдать, ГБ - оформить). И до этого года мы прямо со 105 счёта по истечению сроков носки вещевое списывали с сотрудников актом о списании МЗ 0504230, к нему прикрепляли докладную завхоза на имя Рука о том, что пора списывать (Рук пишет: ГБ списать). А в этом году, раз решили переносить выданное на 27 счёт, надо же это как-то на бумаге отразить в форме какого-то документа. Я хотела вообще сделать так: человек вещевое получил, в вещевой карточке у завхоза расписался, потом я копирую эту карточку с подписями (чтобы заявки не собирать), в 1С оформляю сразу же списание МЗ с переводом на забаланс (выдача в личное пользование, Д401.20 - К105.35 завхоз, Д27 сотрудник). Но там какую форму документа для распечатки не выбирай, нигде не видно, что это не просто списание "насовсем", а перенос на забаланс - это и смущает. А надо ведь всё оформить так, чтобы для проверяющих было понятно и прозрачно, весь дебет-кредит, что куда делось - они ведь только бумажные журналы проверяют, 1С им никто не показывает.

[topalov]

1С им никто не показывает.

Вот за это Вам реальный "+")))
Попробуйте, как я выше написал, уверяю, все получится.
Вы вправе, конечно, не перемещать на забалансовый учет выданное со склада сотрудникам, и списывать актом о списании с баланса после окончания срока носки. Но так Вы только захламите учет, и все-таки нужно понимать, что отдельные предметы вещевого имущества выдается "по умолчанию" в личное пользование, а не для выполнения каких-л. работ с последующим обязательным возвратом.
И еще я склонен прислушиваться к мнению вышестоящего участника бюджетного процесса)))

[topalov]

И вот еще что.
А завхоз в вашей организации случайно не ведет пофамильные карточки выдачи имущества личного пользования (т.н. арматурные карты, или форму 45)?

[СонькаЗолотаяРучка]

Завхоз ведёт карточки - точное название не помню, но суть в том, что там на каждого сотрудника пофамильно расписывается, что и когда получил, когда срок списания и подписи сотрудника. На балансе вещевое, которое находится в носке, оставлять не хочу, иначе при сдаче годовой отчётности баланс и справка по забалансовым счетам будут выглядеть так, что в личном пользовании ничего нет, и всё почему-то хранится на складе - отсюда, если изловчиться, можно сделать вывод: то ли мы денег лишних заказываем каждый год, то ли нам МЦ лишних передают (хотя, на самом деле всё совсем не так). И инвентаризацию проводить неудобно, если на забаланс не выводить.
А если я оформляю требование-накладную на выдачу МЦ мне же, я её должна подписывать в том числе как "ответственный составитель" документа или только как получатель МЦ?

[СонькаЗолотаяРучка]

Нашла на форуме старую тему по этому же вопросу. Поняла для себя так: человек получает со склада вещевое, я в 1С не делаю внутреннее перемещение, а сразу списание МЗ с завхоза + Д27 на сотрудника, и в этом окне распечатываю ведомость выдачи 0504210, там у меня все расписываются, и это подшиваю в журнал № 7. А потом после сроков списываю с 27 счёта с сотрудника актом о списании мягкого инвентаря. Правильно? Мне это кажется "необходимо и достаточно" и вполне логично.

[VLDMR]

Завхоз ведёт карточки - точное название не помню,

Арматурные карты.

[topalov]

распечатываю ведомость выдачи 0504210

Не мудрите.
По этой ведомости списываются мат.ценности "прямым расходом".
Дальнейший учет таких ценностей не предполагается, иначе зачем их списывать?
Разделите для себя понятия "списание с балансового учета" и "списание с учета (вообще)".