В большинстве контрактов прописано, что окончательный платеж до 15 или 20 числа месяца следующего за месяцем предоставления услуг. Конечно, документы могут придти когда отчет еще не сдан, но есть регистрация входящих (правда есть и документы по электронному документообороту и это тоже проблема).
А вообще, до чего надоело выкручиваться.