Оформление документов в связи со смертью сотрудника в командировке

[LenaGLBYH]

Здравствуйте! К, сожалению, пришлось столкнуться в своей практике и с такой ситуацией, когда сотрудник умирает во время командировки (долгосрочная, отдаленная). В связи с этим возникла куча вопросов. Ситуация в следующем: сотрудник был направлен в командировку (имеется подписанный приказ), однако по телефонному звонку руководству отпросился и не доработав положенного срока окончания командировки покинул объект. С тех пор ни работодатель, ни родственники не имели сведений о нахождении человека, был объявлен розыск. Спустя месяц сотрудник был найден мертвым. Вопросы следующего характера:
1. Как в табеле учета рабочего времени вести учет явок/неявок сотрудника. Начало командировки понятно (К), потом он покинул объект (отпросился), но заявления нет. Т.е. отсутствие по невыясненным? С даты окончания командировки?
2. Увольнять каким числом? Нашла, что, вроде днем предшествующим днем смерти.
3. И как быть с подотченной суммой. Списать? В НУ принять? (ОСНО)

[Королева]

Из тырнета:
1.Заявления об увольнении не требуется, его заменяет свидетельство о смерти, выданное ЗАГСом.
2.Приказ издается только в день получения свидетельства и может не совпадать с датой смерти работника. Предпринимать какие-либо действия до документального подтверждения обстоятельства не надо.
3.Остальная процедура расторжения договора стандартная, исключением является выдача денег и документов не сотруднику, а его родственнику.

[Королева]

Смерть в командировке.

Такой прискорбный момент еще сложнее для работодателя, потому что смерть может наступить во время выполнения поручений руководства или в свободное время. Для начала необходимо выяснить этот факт, чтобы понять, несет ответственность работодатель или нет. Каждый случай изучается индивидуально. Только после выяснения причин и обстоятельств смерти работника директору может быть назначена выплата компенсации родственникам умершего.

[Королева]

В данной ситуации аванс, выплаченный на командировочные расходы, и в БУ и в НУ учтите, как безнадежную дебиторскую задолженность. Т.е. и в БУ, и в НУ его нужно списать в расходы на основании справки о смерти. При этом НДФЛ с суммы списываемого аванса удерживать не нужно. Подробно см. 1. Письмо МИНФИНА РОССИИ от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87,

[kiry]

Страсти какие...

Как в табеле учета рабочего времени вести учет явок/неявок сотрудника. Начало командировки понятно (К), потом он покинул объект (отпросился), но заявления нет. Т.е. отсутствие по невыясненным? С даты окончания командировки?

почему с даты окончания?я бы составила приказ задним числом о проставлении в табеле "НН" на основании звонка сотрудника именно с фактической даты. Он не выполнял задание, а вы ему средний оплачиваете, к тому же м.б. несостыковка при обращении к вам органов. к тому же о несчастном случае р/д обязан сообщить в органы
Днем прекращения трудового договора будет дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти, дата приказа м. не совпадать со днм смерти.
Если были подотчетные, можно удержать из причитающейся з/пл с учетом ограничения (чур камнями не кидаться)

Только после выяснения причин и обстоятельств смерти работника директору может быть назначена выплата компенсации родственникам умершего.

о какой компенсации речь?

[Аноним]

В данной ситуации аванс, выплаченный на командировочные расходы, и в БУ и в НУ учтите, как безнадежную дебиторскую задолженность. Т.е. и в БУ, и в НУ его нужно списать в расходы на основании справки о смерти. При этом НДФЛ с суммы списываемого аванса удерживать не нужно. Подробно см. 1. Письмо МИНФИНА РОССИИ от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87,

почему безнадёжная?
может ему что-то причитается ещё (з/п, КНО), из чего можно удержать подотчётные деньги

[YUM]

почему безнадёжная?
может ему что-то причитается ещё (з/п, КНО), из чего можно удержать подотчётные деньги

Что-то мне подсказывает, что ничего с мертвого человека удержать не получится.
Любой суд учтет, что человек не имел намерения присвоить эти средства и, разумеется, отчитался бы по возвращению из командировки.Однако, форс- мажор! Да и что, собственно говоря, нужно удерживать?
Стоимость проезда? Так ведь он доехал , по -крайне мере, до объекта.
Стоимость обратного проезда? А вдруг человеку стало совсем плохо и он возвращался не просто так,
а по этой причине. И скончался в дороге. Например -от сердечного приступа. Снят с поезда и находился в местном (каком-нить) морге, пока его не нашли.
(Был у меня печальный случай, искали человека 3 месяца из Питера, а его тело всё время лежало в Твери. Где и похоронили как неопознанного!)

я бы составила приказ задним числом о проставлении в табеле "НН" на основании звонка сотрудника именно с фактической даты.

Нет, думаю, тут торопиться не надо. Пока не установят причину и дату смерти. А вдруг, действительно, по пути обратно! Тут вообще "н/с в связи с производством" светит. В полный рост и яркой фарой!

[kiry]

Да и что, собственно говоря, нужно удерживать?

суточные например,которые он поучил до поездки

Пока не установят причину и дату смерти.

Ну причина совсем не нужна для увольнения

Тут вообще "н/с в связи с производством" светит.

ну вот чтобы не светило, и прописать в табеле НН со дня когда он фактически не работал,тем более, что это правде соответствует. можно заручиться какими-нибудь письмами, если он был направлен к контрагенту-когда его последний день на объекте видели?

[YUM]

суточные например,которые он поучил до поездки
Ну причина совсем не нужна для увольнения

Для увольнения - да, а вот для перерасчетов нужна.
Говорю же форс -мажор!

ну вот чтобы не светило, и прописать в табеле НН со дня когда он фактически не работал,тем более, что это правде соответствует. можно заручиться какими-нибудь письмами, если он был направлен к контрагенту-когда его последний день на объекте видели?

Я бы попросил сделать выписку из табеля учета рабочего времени.
Теоретически, организация, куда направляют, должна такой табель вести.
Это вытекает из обязанности прикомандированных подчиняться режиму работы чужой конторы, ну и основание для расчета часов переработок, выходных и т.д.
В свете таких печальных событий, прямая заинтересованность обоих работодателей такой табель
"найти"!

[Старый ворчун]

Для увольнения - да, а вот для перерасчетов нужна.
Говорю же форс -мажор!


Я бы попросил сделать выписку из табеля учета рабочего времени.
Теоретически, организация, куда направляют, должна такой табель вести.

не придумывай. с чего бы табельщица бесплатно чужих работников считала?

Это вытекает из обязанности прикомандированных подчиняться режиму работы чужой конторы, ну и основание для расчета часов переработок, выходных и т.д.
В свете таких печальных событий, прямая заинтересованность обоих работодателей такой табель
"найти"!

вообще-то всегда ставилось "к" (без часов) в своем табеле.

[YUM]

вообще-то всегда ставилось "к" (без часов) в своем табеле.

Но если работник хотел "выбить" двойную за работу в выходные, за переработку.

не придумывай. с чего бы табельщица бесплатно чужих работников считала?

А вроде "Старый ворчун" , а наивный...
Табель ведет сам бригадир ( старший в группе, просто командировочный).
От организации только название на табеле, да печать внизу, с подписью.

Социализм - это учет!

Понятное дело, к концу 80-х, страх потеряли, распоясались.
Однако было дело, когда "органы" заинтересовались Тяпкиным-Ляпкиным: где был, с кем?
Очень такая бумажка помогла- там был, работал в этот день.
Да и ревизоры руками разводили, когда двойную оплату обосновывал:
что человеку в чужом городе делать, ему пуско - наладку надо скорее спихнуть, да домой вернуться, где "законные" выходные и отгулять, ( оплатить. кому хотелось)

[Марьяна-бух]

потом он покинул объект (отпросился), но заявления нет. Т.е. отсутствие по невыясненным?

Я бы сделала так. Пусть руководство, кому он звонил и отпрашивался,если это было, напишет Служебную записку в произвольной форме, сами отредактируйте форму-..**Ко мне, директору Петрову НН ,17.05.2017г по телефону обратился монтажник Иванов АА, находящийся в командировке в г.Тырды, с просьбой предоставить ему отпуск за свой счет по личным /семейным обстоятельствам сроком на ...дней//или до окончания командировки. Обговорив это с прорабом Т.., ему разрешили взять отпуск.**
На основании служебки оформляете приказ о админ отпуске. После окончания срока отпуска ,ставьте неявку по невыясненным до дня получения св-ва о смерти.

[Марьяна-бух]

LenaGLBYH, если будите выплачивать родственникам з/п или компенсации какие-либо, учтите, что наследников м/быть несколько..вы выплатите вдове/жене,которая первая обратится за выплатой, а окажется, что его хоронила мать на свои деньги и ещё есть дети от первого брака и они тоже наследники..или он алименты платил сам..увы, иногда неприятные разборки начинаются.

[Аноним]

У нас в этом месяце тоже смерть. Работник ушел в отпуск с 17 июля, получил отпускные и через три дня умер. Выплатили 15 июля аванс за первую половину июля в размере 6000 рублей. Сейчас в конце месяца еще премия ежемесячная, районный коэффициент и вылезает, что мы должны на круг еще 3200руб. за минусом НДФЛ. Налоговая в письме 03-15-06/24374 от 24.04.2017 написала, что суммы заработной платы, начисленные за отработанное время, выплачиваемые членам семьи умершего не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Вопрос: какая сумма - вся начисленная с 01 июля по 16 июля сумма или надо полученный аванс убирать, а остальное не облагать ндфл и взносами?
Фактически заработную плату считаем последним днем месяца, в 6-НДФЛ также встанет последним числом.

[YUM]

Вопрос: какая сумма - вся начисленная с 01 июля по 16 июля сумма или надо полученный аванс убирать, а остальное не облагать ндфл и взносами?
Фактически заработную плату считаем последним днем месяца, в 6-НДФЛ также встанет последним числом.

Вы же сами и ответили на вопрос.
А как только вместо пресловутого "аванса" поставите - "заработная плата за первую половину месяца", то и тени вопроса не останется.

[Аноним]

Вы же сами и ответили на вопрос.
А как только вместо пресловутого "аванса" поставите - "заработная плата за первую половину месяца", то и тени вопроса не останется.

Да, пусть хоть и "заработная плата за первую половину месяца" будет называться. НДФЛ то мы удерживаем последним числом, а работника уже нет. Что удерживать и у кого?

[Королева]

Что удерживать и у кого?

вы же пишете
"суммы заработной платы, начисленные за отработанное время, выплачиваемые членам семьи умершего не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами."

[Старый ворчун]

Но если работник хотел "выбить" двойную за работу в выходные, за переработку.

А вроде "Старый ворчун" , а наивный...
Табель ведет сам бригадир ( старший в группе, просто командировочный).
От организации только название на табеле, да печать внизу, с подписью.

Понятное дело, к концу 80-х, страх потеряли, распоясались.

я и до конца 80-х достаточно по командировкам помотался. ни разу никаких табелей от принимающей конторы не видел, только "прибыл/убыл".

[Марьяна-бух]

что суммы заработной платы, начисленные за отработанное время, выплачиваемые членам семьи умершего не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

15 июля вы выплатили 1-ю часть з/платы.
31 июля закрываете месяц и удерживаете/перечисляете НДФЛ.
Т.к. на этот момент работника нет, то согласно ст. 44 НК РФ -* Возникновение, изменение и прекращение обязанности по уплате налога, сбора, страховых взносов*
п.3-.. прекращение обязанности по уплате налога..*со смертью физического лица - налогоплательщика или с объявлением его умершим в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации.*

Также согласно пункту 4 ст. 24 НК РФ, *при перечислении налога налоговым агентом считается, что его уплата производится самим налогоплательщиком*. У вас налогоплательщика нет, обязанности удержать/перечислять нет.

Согласно ст. 17 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), правоспособность гражданина возникает в момент его рождения и прекращается смертью. С прекращением правоспособности (смертью) гражданина прекращается и его обязанность по уплате налога и сбора.

Есть Письмо Минфина России от 30.01.2013 № 03-04-06/4-28
[Об исполнении функций налогового агента по уплате налога на доходы физических лиц в случае смерти работника и выплате начисленных сумм заработной платы членам семьи работника]
..*Из вышеизложенного следует, что у организации-работодателя не возникает обязанности налогового агента по удержанию налога на доходы физических лиц с сумм вознаграждения, начисленного умершему работнику, а также с указанных сумм при их выплате в установленном порядке членам его семьи.*

т.е. НДФЛ не удерживается и не перечисляется со всех начислений/выплат за месяц.

[kiry]

Получается ни в ЕРСВ, ни в 6-НДФЛ не показываем эти суммы, только в СЗВ-СТАЖ-т.е. стаж есть, начислений СВ нет

[kiry]

если будите выплачивать родственникам з/п или компенсации какие-либо, учтите, что наследников м/быть несколько..вы выплатите вдове/жене,которая первая обратится за выплатой, а окажется, что его хоронила мать на свои деньги и ещё есть дети от первого брака и они тоже наследники..или он алименты платил сам..увы, иногда неприятные разборки начинаются.

Я бы эти разборки так разрулила-кто представляет справку о смерти-тому и пособие на погребение и все выплаты, заработанные умершим.

[Аноним]

15 июля вы выплатили 1-ю часть з/платы.
31 июля закрываете месяц и удерживаете/перечисляете НДФЛ.
Т.к. на этот момент работника нет, то согласно ст. 44 НК РФ -* Возникновение, изменение и прекращение обязанности по уплате налога, сбора, страховых взносов*
п.3-.. прекращение обязанности по уплате налога..*со смертью физического лица - налогоплательщика или с объявлением его умершим в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации.*

Также согласно пункту 4 ст. 24 НК РФ, *при перечислении налога налоговым агентом считается, что его уплата производится самим налогоплательщиком*. У вас налогоплательщика нет, обязанности удержать/перечислять нет.

Согласно ст. 17 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), правоспособность гражданина возникает в момент его рождения и прекращается смертью. С прекращением правоспособности (смертью) гражданина прекращается и его обязанность по уплате налога и сбора.

Есть Письмо Минфина России от 30.01.2013 № 03-04-06/4-28
[Об исполнении функций налогового агента по уплате налога на доходы физических лиц в случае смерти работника и выплате начисленных сумм заработной платы членам семьи работника]
..*Из вышеизложенного следует, что у организации-работодателя не возникает обязанности налогового агента по удержанию налога на доходы физических лиц с сумм вознаграждения, начисленного умершему работнику, а также с указанных сумм при их выплате в установленном порядке членам его семьи.*

т.е. НДФЛ не удерживается и не перечисляется со всех начислений/выплат за месяц.

Правильно ли я поняла:
заработная плата (оклад и надбавки) за отработанное время с 01по 15 июля составили 7489,80 Выплатила зарплату за 1 половину месяца 6000,00
Ежемесячная премия в конце июля 1182,60 и весь районный коэффициент на всю заработную плату 1300,86 - тоже в конце месяца.

Я не обращаю внимание на выплату этих 6000 рублей? и полностью всю зарплату за июль не облагаю НДФЛ?
При том, что отпускные выплачены и удержан НДФЛ в момент выплаты.

[Аноним]

Я должна родственникам
7489,80+1182,60+1300,86-6000=3973,26???

[Марьяна-бух]

Я бы эти разборки так разрулила-кто представляет справку о смерти-тому и пособие на погребение и все выплаты, заработанные умершим.

И можно нарваться на не первоочередное право родственников на получение не выплаченных сумм в связи со смертью работника. Причём нигде не разъяснено, кто и как должен доказывать , что он имеет право получить эти выплаты. Поэтому, если суммы значительные, то надо каким-то образом подстраховываться. А, вот как - это не понятно.

[Марьяна-бух]

При том, что отпускные выплачены и удержан НДФЛ в момент выплаты.

Отпускные выдавались работнику, НДФЛ удержали, значит его перечисляете в бюджет и показываете отпускные в отчетах.

[Марьяна-бух]

Я должна родственникам
7489,80+1182,60+1300,86-6000=3973,26???

Если это все выплаты по з/п и премии, то да. Аванс ему выдали, значит из з/п его удерживаете как положено.

и полностью всю зарплату за июль не облагаю НДФЛ?

да.

[kiry]

И можно нарваться на не первоочередное право родственников на получение не выплаченных сумм в связи со смертью работника. Причём нигде не разъяснено, кто и как должен доказывать

Марьяна-бух, вы сам себе противоречите, сам же говорите, что первоочередность нигде не установлена, я предложила свой вариант и никто из родственников не сможет его оспорить.

[YUM]

Я не обращаю внимание на выплату этих 6000 рублей?
и полностью всю зарплату за июль не облагаю НДФЛ?

правильно: 7489,80+1182,60+1300,86-6000=3973,26
если не вдаваться в тонкости начисления премии и коэффициента.

При том, что отпускные выплачены и удержан НДФЛ в момент выплаты.

оп-па! А это откуда , вдруг? Какие "отпускные" ?
Он же в командировке!

[Марьяна-бух]

вы сам себе противоречите, сам же говорите, что первоочередность нигде не установлена, я предложила свой вариант и никто из родственников не сможет его оспорить.

Первоочередность установлена *Семейным кодексом*,ГКи пр. Я себе не противоречу. Для бухгалтеров и кадровиков нигде не разъяснено конкретно, как нужно и какие заявы надо спрашивать с родственников в таких ситуациях, чтобы потом фирме и буху/кадровику не пришлось судиться если что.

никто из родственников не сможет его оспорить.

Могут, т.к. они могли сразу не знать о смерти, им не сообщили, они не могли приехать, чтобы подать заяву и т.д. и т.п. Вариантов много.

[OLGALG]

Могут, т.к. они могли сразу не знать о смерти, им не сообщили, они не могли приехать, чтобы подать заяву и т.д. и т.п.

Только это все уже у нотариуса - которому ( по его запросу ) Вы дадите справку - кому и сколько выплатили.