как законно и без путевых листов компенсировать ГСМ директору

[ta6a32]

Здравствуйте!
ООО (УСН дох -расх)
Обнаружила в новой для меня организации, что расходы на ГСМ тупо списывается в подотчет.
Никаких путевых листов нет.
Как правильно и быстро оформить это дело, чтобы компенсировать ежемесячно директору ГСМ.
Например ежемесячно перечисляя ему на карту личную.
Если можно попунктно опишите, что сделать необходимо.
Заранее спасибо!

[Невоспитанная]

Как правильно и быстро оформить это дело

Взять у него машину в аренду, заморочиться с НДФЛом по этой аренде , выписывать путевые листы.

[ZZZhanna]

расходы на ГСМ тупо списывается в подотчет.

в подотчет списываются деньги. Без путевых листов это не расходы. Зато вполне их могут признать доходом того, кто эти деньги получает.

[ta6a32]

Скажите, можно ли оформить договор аренды личного авто, с определенной стоимостью за аренду. Без возмещения ГСМ. Пусть эта стоимость аренды и будет ему компенсацией на расход по гсм. ?

[Свечков]

Можно. Отчего нельзя.

[ZZZhanna]

Без возмещения ГСМ. Пусть эта стоимость аренды и будет ему компенсацией на расход по гсм. ?

можно, только есть ли смысл платить НДФЛ со стоимости ГСМ?

[Тавита]

можно, только есть ли смысл платить НДФЛ со стоимости ГСМ?

А есть смысл заморачиваться с ПЛ (и кучей журналов к ним, кстати) + чеками ГСМ+ возможными заморочками с подтверждением механиков /диспетчера и тп... Ладно, хоть плату за выбросы убрали..
А НДФЛ дир еще и возместить может (за жилье - учебу- лечение зубов. в конце концов...)
Тут одно НО: аренда возможна только если авто оформлено на дира, в крайнем случае - на супругу законную (по праву общего владения).

[Свечков]

аренда возможна только если авто оформлено на дира, в крайнем случае - на супругу законную (по праву общего владения).

Не обязательно. Главное, чтобы арендодатель был уполномочен собственником сдавать авто в аренду.

[Тавита]

Не обязательно. Главное, чтобы арендодатель был уполномочен собственником сдавать авто в аренду.

Мало только полномочий сдавать в аренду - нужны полномочия получать доход с аренды в свою пользу. В этом вся закавыка.
И простая письменная форма доверенности тут явно не прокатит - нужна нотариальная.

[ta6a32]

Не могу вставить файл, поэтому текс вставила. Скажите, если я сделаю такой договор с директором. Буду удерживать с него НДФЛ, перечислять на карту ежемесячно сумму за аренду. 1) Никаких путевых в этом случае не надо? 2) в расход УСН могу включать 8700 =(10000-13%). ?
Текст договора:
ДОГОВОР АРЕНДЫ № 07/2013
АВТОТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА


г. Барнаул «01» апреля 2017 г.

Гражданин РФ иванов Иван Иванович, 21.01.1973 г. рождения, паспорт РФ 0109 503219, выдан отделом УФМС России по Алтайскому краю в Железнодорожном районе г.Барнаула 31.05.2010г. код подразделения 220-068, зарегистрирован по адресу: 656056, г. Барнаул, ул.Попова. 44, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны,
Общество с ограниченной ответственностью «ТрансЭнерго» в лице директора Иванова Ивана Ивановича., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору за плату во временное владение и пользование транспортное средство марки НИССАН, год изготовления ТС: 2006, государственный регистрационный знак: Т 421 СХ 22, идентификационный номер: (VIN) VSKJVWR51U0055674 , модель двигателя YD 25, двигатель № 354992А, кузов: VSKJVWR51U0055674, цвет: черный, паспорт транспортного средства 22 НВ 925632.
1.2. Транспортное средство передается по акту приемки-передачи в день подписания настоящего договора в технически исправном состоянии, принадлежит Арендодателю на праве собственности (паспорт транспортного средства 22 НВ 925046), не заложено, не арестовано, не является предметом исков третьих лиц.
1.3. Срок аренды до 01 апреля 2018 г.
1.4. Транспортное средство арендуется в целях, связанных с разъездами для служебных целей.
1.5. Стоимость транспортного средства оценена сторонами и составляет 850 000 (восемьсот пятьдесят тысяч) рублей.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Арендодатель обязан:
2.1.1. передать представителю Арендатора транспортное средство по акту приемки-передачи в день подписания настоящего договора в технически исправном состоянии, а также документы, отсутствие которых исключает эксплуатацию транспортного средства;
2.2. Арендатор в течение всего срока настоящего договора обязан:
2.2.1. использовать транспортное средство в соответствии с условиями настоящего договора, по прямому потребительскому назначению данного транспортного средства;
2.1.2. застраховать транспортное средство и гражданскую ответственность за ущерб, который может быть причинен третьим лицам переданным в аренду транспортным средством, выгодоприобретателем по договорам страхования является Арендатор;
2.2.2. поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и обеспечение арендованного транспортного средства необходимыми запасными частями, комплектующими, автошинами и иными принадлежностями, в том числе регулярно осуществлять нормативное техническое обслуживание и уход за транспортным средством (уборка), для чего руководствоваться обычными требованиями по содержанию, применяемыми на практике для данного вида транспорта;
2.2.3. осуществлять управление и техническую эксплуатацию транспортного средства своими силами, обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства в соответствии с целями аренды, указанными п. 1.4. настоящего договора, осуществлять технический осмотр транспортного средства, обслуживание частей и агрегатов;
2.2.4. предоставить для управления транспортным средством экипаж, квалификация которого отвечает требованиям обычной практики эксплуатации транспортного средства данного вида. Контролировать действия экипажа арендованного транспортного средства в целях обеспечения безопасности дорожного движения и безопасной эксплуатации транспортного средства;
2.2.5. нести расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива, смазочных материалов, иных эксплутационных жидкостей, любых других материалов, которые необходимы для нормальной эксплуатации транспортного средства;
2.2.6. оплачивать сборы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, как то таможенные сборы, сборы для проезда в отдельные местности, сборы по парковке на городских улицах и т.п.;
2.2.7. в сроки, согласованные в настоящем договоре, вносить арендную плату за пользование полученным в аренду транспортным средством;
2.2.8. не сдавать транспортное средство в субаренду;
2.2.9. принимать все меры по обеспечению имущественной сохранности автомобиля;
2.2.10. в случае хищения, утраты или повреждения транспортного средства, его конструктивных частей и деталей, установленного на нем оборудования, в том числе в результате ДТП, незамедлительно известить об этом Арендодателя и за свой счет выполнить ремонт или восстановить похищенное, утраченное или поврежденное;
2.2.11. при прекращении действия (расторжении) настоящего договора возвратить транспортное средство Арендодателю в технически исправном состоянии по акту приемки – передачи в день прекращения/расторжения настоящего договора.

3. АРЕНДНАЯ ПЛАТА
3.1. Размер арендной платы по настоящему договору составляет 10 000 (пять тысяч) рублей в т.ч. НДФЛ 13%.
3.2. Арендная плата в размере, указанном в п.3.1. настоящего договора, вносится ежемесячно до 10 числа месяца следующего за расчетным путем перечисления денежных средств на расчетный счет Арендодателя, указанный в п.6 настоящего договора либо путем выдачи денежных средств из кассы Арендатора.
3.3. Размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН, ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ
ДОГОВОРА И РАССМОТРЕНИЯ СПОРОВ

4.1. В случае просрочки внесения арендной платы Арендатор уплачивает Арендодателю пени в размере 0,1% от просроченной суммы за каждый день просрочки.
4.2. Ни одна из сторон не имеет права отказаться от подписания акта приема-передачи транспортного средства по неосновательному мотиву.
4.3. За неосновательное уклонение от подписания акта приема-передачи транспортного средства или отказ от его подписания виновная сторона выплачивает потерпевшей стороне штраф в размере 1500 рублей за каждый день просрочки (или отказа) подписания акта до момента его фактического подписания.
4.4. Ответственность за вред (ущерб), причиненный арендованным транспортным средством, его механизмами, устройствами и оборудованием третьим лицам, несет Арендатор.
4.5. Настоящий договор может быть расторгнут по соглашению сторон.
4.6. Договор может быть расторгнут судом по требованию одной из сторон только при существенном нарушении условий договора одной из сторон или в иных случаях, предусмотренных настоящим договором или действующим законодательством.
Нарушение условий договора признается существенным, когда одна из сторон его допустила действие (или бездействие), которое влечет для другой стороны такой ущерб, что дальнейшее действие договора теряет смысл, поскольку эта сторона в значительной мере лишается того, на что рассчитывала при заключении договора.
4.7. Арендодатель может в одностороннем порядке отказаться от исполнения настоящего договора в случаях, когда Арендатор:
4.7.1. пользуется транспортным средством с существенным нарушением условий договора или назначения этого средства либо с неоднократными нарушениями;
4.7.2. существенно ухудшает состояние транспортного средства;
4.7.3. более двух раз подряд по истечении установленного договором срока платежа не вносит арендную плату.

4.8. Арендатор может в одностороннем порядке отказаться от исполнения настоящего договора в случаях, когда:
4.8.1. Арендодатель не предоставляет транспортное средство в пользование Арендатору либо создает препятствия пользованию транспортным средством в соответствии с условиями договора или назначением этого средства;
4.8.2. переданное Арендатору транспортное средство имеет препятствующие пользованию им недостатки, которые не были оговорены Арендодателем при заключении договора, не были заранее известны Арендатору и не должны были быть обнаружены Арендатором во время осмотра транспортного средства или проверки его исправности при заключении договора;
4.9. В случаях расторжения договора по основаниям, указанным в п. 4.7., 4.8. настоящего договора, договор прекращает свое действие на следующий день, после уведомления Стороны о расторжении заключенного между ними договора. В этом случае Арендатор обязан возвратить Арендодателю транспортное средство в соответствии с п. 2.2.11. настоящего договора и уплатить арендную плату в полном объеме.
4.10. Последствия расторжения настоящего договора определяются взаимным соглашением сторон или судом по требованию любой из сторон договора.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1 Настоящий договор составлен и подписан в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
5.2. Во всем ином, не урегулированном в настоящем договоре, будут применяться нормы, установленные гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между сторонами, будут разрешаться путем переговоров. В случае не урегулирования, споры разрешаются в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством. Обращению в суд обязательно предшествует претензионный порядок рассмотрения споров. Срок рассмотрения претензии – 15 дней с момента ее получения.
5.4.При изменении реквизитов стороны обязаны в тот же день уведомить друг друга в письменной форме.

6. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Арендатор: Арендодатель:
«ООО

Иванов Иван Иванович
Назначение платежа: Пополнение ПК № 4272291003298716 Иванов И.И.



Директор ________________И.И.Иванов
___________________ И.И. Иванов

[Тавита]

2) в расход УСН могу включать 8700 =(10000-13%). ?

В расход по УСН с чистой совестью будете включать 10 000= Вы же зарплату не минисуете на НДФЛ для расходов.
Текст вставили зря - думаете кто-то будет читать и анализировать данный конкретный?

[Свечков]

ужны полномочия получать доход с аренды в свою пользу.

новелла?

[Свечков]

новелла?

аааа, въехал

[ta6a32]

Спасибо огромное за внимание! Т.е. по этой схеме (Договор аренды,НДФЛ, без путевых) я могу работать? Самое главное без путевых и чеков ГСМ.

[ZZZhanna]

есть еще такой нюанс - чем будет подтверждено использование а/м в служебных целях? Может, директор девочек катает на машине круглый день?

[Тавита]

Да полно те, достаточно приказа-решения-распоряжения... Если служебного транспорта нет, суммы не запредельные - нормальное явление такая аренда.
ПЛ даже с маршрутами поеаздок- еще не доказательство использования в служебных целях.