Расчетный листок по электронной почте

[Аноним]

Хотим перейти на выдачу расчетных листков по е-мэйл ( ПИСЬМО Мин.труда от 21 февраля 2017 г. N 14-1/ООГ-1560).
Посоветуйте ,как правильно это оформить?

[Аноним]

Достаточно будет издать приказ или нужно со всеми работниками заключать допсоглашение к ТД?

[GSokolov]

Если у вас в ТД не предусмотрен способ извещения работников по ст. 136 ТК РФ, то допсоглашения с работниками ИМХО не обязательны. Однако. необходимо иметь документ, в котором работник со своей подписью указывает E-mail, на который он согласен получать расчётный листок.

[Аноним]

В ТД не прописывали о расчетном листке,т.к. это его выдача является требованием ТК, а не условиями работы конкретного работника. Ранее выдавали только в печатном виде,т.к. официальной позиции про электронную выдачу не было. Был изначально приказ, которым была утверждена форма расчетного листка . И к УП приложен как образец документа.
Сейчас думаю издать Приказ о выдаче по е-мэйл с приложением списка электронных адресов работников и с их подписями.
Думаю, что Допсоглашение к ТД не нужно, это не изменение условий работы.
Как вы думаете?

[Расчетчик]

Соберите с работников заявление об их желании получаться расчетные листки на адрес электропочты, указанной в этом заявлении.

[Аноним]

А по поводу персональных данных тут нет каких-нибудь "подводных камней"?

[Расчетчик]

По поручению сотрудника, по заявлению сотрудника, на почту, которую сам сотрудник указал, какое может быть нарушение защиты персональных данных?

[Аноним]

Получается, отправляем расч.листок в свободное плавание- в интернет. Можно об этом не беспокоиться?

[tv06]

Можно прописать отправку по почте в Положении об оплате труда

[kiry]

Можно об этом не беспокоиться?

Нужно побеспокоится о том как вы докажете, что РЛ был отправлен и получен.

[GSokolov]

как вы докажете, что РЛ был отправлен и получен.

Достаточно того, что РЛ был действительно отправлен именно в адрес, указанный работником, и извещение о невозможности получения от почтового сервера не пришло. ТК РФ не устанавливает необходимости подтверждения работником получения извещения.

[kiry]

Тогда надо сохранять отправленные сообщения за несколько лет, чтобы подтвердить на проверке.

[GSokolov]

надо сохранять отправленные сообщения за несколько лет

Хотите Яровую переплюнуть? ИМХО достаточно того, что работник извещается.

[Аноним]

В 1С формируется отчет об отправке, его можно распечатать, сохранить .

[Аноним]

Можно прописать отправку по почте в Положении об оплате труда

При чем тут Положение об оплате труда и способ выдачи расчетного листка ? Листок выдается обязательно всегда.
На семинаре лектор невнятно сказал про защиту персон.данных и отправку р/листков по защищенным каналам связи, но тему не раскрыл, посоветовал обратиться к специалисту по персон.данным. А где ж его взять..Только если здесь , на форуме..
Если сотрудники написали заявления на отправку по эл.почте с указанием ее самой, то это защищенные каналы связи или нет?Персон.данные "страдают"?

[kiry]

GSokolov, не надо спорить-при проверке р/д должен подтвердить выдачу РЛ.

[kiry]

В 1С формируется отчет об отправке, его можно распечатать, сохранить .

Подскажите, как это можно сделать?

[Аноним]

GSokolov, не надо спорить-при проверке р/д должен подтвердить выдачу РЛ.

Нет такой обязанности.Приведите норму закона

[kiry]

Ст. 136 ТК

достаточно того, что работник извещается.

Вот и подтвердите, что извещается или думаете, что инспектор на слово поверит?

[Аноним]

Подскажите, как это можно сделать?

Готовые настройки в 1С( у нас КАМИН), при отправке в 1С формируется отчет, который можно распечатать. Сохраняется история отправок , которую тоже можно сформировать и распечатать

[Аноним]

Ст. 136 ТК

Вот и подтвердите, что извещается или думаете, что инспектор на слово поверит?

Где в 136ст.ТК обязанность ПОДТВЕРЖДАТЬ?
Есть обязанность выдавать, но не доказывать выдачу

[Аноним]

Где в 136ст.ТК обязанность ПОДТВЕРЖДАТЬ?
Есть обязанность выдавать, но не доказывать выдачу

подождите ...
а как доказать исполнение этой обязанности?

[Аноним]

подождите ...
а как доказать исполнение этой обязанности?

Почему вы должны доказывать исполнение? Пусть они докажут, что вы НЕ исполняли.

[kiry]

Пусть они докажут, что вы НЕ исполняли.

наивные...

[GSokolov]

Вот и подтвердите, что извещается или думаете, что инспектор на слово поверит?

А как по-Вашему подтверждается документооборот с использованием электронной подписи? По-Вашему кучей бумажных документов, дублирующих электронные? История отправок РЛ и есть подтверждение того, что работодатель выполняет обязанность извещения работника. Отправка данных на электронный ящик, указанный работником, не будет нарушением закона о персданных, т.к. к электронным ящикам нет общего доступа, не будет никакого разглашения. Раздача РЛ в подразделениях равно как и отправка РЛ по почте в этом смысле гораздо менее надёжна в смысле опасности разглашения, а также сложнее в смысле организации подтверждения. Ведь для обычной бумажной формы кроме визы о получении никак камерально не подтвердишь выполнения обязанности извещения. Однако инспектор должен пользоваться не только камералкой, но и таким инструментом как свидетельские показания.

[Аноним]

Нормально распечатывается отчет из 1С с историей отправок расч.листов , со списком сотрудников и их е-мэйл. Ну хочется инспектору- пусть идет опрашивает "свидетелей". Им они реально отправляются, реально все получают.
Почему-то аудиторы рекомендуют заключить допсоглашение к ТД. Ну при чем тут условия труда? Если расч.листок обязан выдаваться всегда, написано это в ТД или нет. И регламентируется это ТК. А условия труда ни коим образом от способа выдачи р/л не зависят.

[GSokolov]

Почему-то аудиторы рекомендуют заключить допсоглашение к ТД.

Дуют на холодную воду. Чтобы не судиться на предмет отсутствующих требований в ТК РФ, которые инспекторы иногда ставят в вину. Лишнее это, способ извещения в ТК РФ никак не оговорен, кроме письменной формы извещения. А форма расчётного листка (в т.ч. и электронная форма) утверждается работодателем. ИМХО достаточно заявления работника и ЛНА, регламентирующего рассылку РЛ в электронной форме. Вот представьте, что у работника отключили интернет, рухнул ящик не сервере, что не позволяет отправить E-mail (невозможность доставки), тогда должен активироваться процесс доставки в обычном печатном виде, иначе обязанность извещения выполнена не будет. И что, опять допсоглпшение разовое писать?

[Аноним]

Согласна. Так в приказе и написали, что при необходимости и по желанию работника листок может выдаться в печатном виде.