Принятие к учету первичных документов

[0205]

Подскажите пожалуйста, у нас есть акт от 31.03.2017 за содержание имущества за март 2017г. Получили мы его от поставщика 15.04.2017. Форму 169 за 1 кв. 2017г. сдали без учета этого документа. Каким числом надо отразить в учете данный акт?

[ПНатальяВ]

Что можно сделать сейчас:
Вариант 1: Поставьте на акте входящий номер и дату. Проведите датой поступления документа от поставщика.
Вариант 2: Отчетность квартальная...закройте глаза... и проведите датой акта)


Совет: отрегулируйте данный вопрос учетной политикой и графиком документооборота.

Например прописать в учетной политике:
"Первичные учетные документы, выставленные поставщиками в последний рабочий день отчетного периода, но поступившие в УЧРЕЖДЕНИЕ в месяце, следующем за отчетным:
- до 10 числа - отражаются датой составления документа;
- после 10 числа - отражаются датой их поступления;
- первичные учетные документы, выписанные датой отчетного финансового года и поступившие в УЧРЕЖДЕНИЕ в следующем финансовом году не позднее сроков сдачи годовой отчетности, отражаются датой 31 декабря отчетного финансового года."

[0205]

Прописать в учетной политике конечно можно, но как тогда быть при проведении инвентаризации расчетов или при подписании актов расчетов с поставщиком? Данные между нами и поставщиком не будут сходиться. И какой датой правильно принимать первичные документы?

[ПНатальяВ]

Прописать в учетной политике конечно можно, но как тогда быть при проведении инвентаризации расчетов или при подписании актов расчетов с поставщиком?Данные между нами и поставщиком не будут сходиться.

Даже нужно)

по варианту №1 : так и проводить... акт сверки расчетов "с разногласиями"), если не хотите выбирайте вариант №2)

И какой датой правильно принимать первичные документы?

Инструкция 157Н:
"Правила документооборота, в том числе порядок и СРОКИ ПЕРЕДАЧИ первичных (сводных) учетных документов в СООТВЕТСТВИИ с утвержденным ГРАФИКОМ документооборота для отражения в бухгалтерском учете, технология обработки (представления (обмена) учетной информации при условии ведения бухгалтерского учета и (или) составления на его основе отчетности по договору (соглашению) иным учреждением, организацией (централизованной бухгалтерией), устанавливаются в порядке, предусмотренном договором (соглашением)."

Поэтому... повторюсь : дата правильная - дата которая определена учетной политикой и графиком документооборота в Вашем учреждении..)

Кроме того та же Инструкция 157Н:
"В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни (результатов операций) субъект учета формирует первичный учетный документ в МОМЕНТ совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
СВОЕВРЕМЕННОЕ и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных ОБЕСПЕЧИВАЮТ ЛИЦА, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы."

[0205]

В таком случае ни один первичный документ не может быть принят в бух. учете своевременно по дате документа и со всеми поставщиками ни один акт сверки не пойдёт. Как бухгалтеру доказать, что данный первичный документ был получен им позже, чем дата его составления и почему он принял к учету документ позже?

[topalov]

Не вижу связи между "Актом за содержание имущества" и первичным учетным документом.
Обязательства принимаются так, как об этом установлено в учетной политике субъекта учета (ну с учетом норм ГК РФ, естественно).
А что касается внесения изменений в учет "задним числом" после сданной отчетности - читаем КоАП и "радуемся".

[0205]

Здесь вопрос то идет о всех первичных документах (акты, тов. накл. ,с/ф и т.д.). Вам что всю первичку приносят в день совершения хоз. операции?

[topalov]

0205, не знаю как у вас, но у меня первичный учетный документ формируется в момент совершения хозяйственной операции.
Обязательство по акту выполненных работ принимается и отражается в бюджетном учете Бухгалтерской справкой датой её составления, а в установленных случаях применяется событие после отчетной даты.
Это закреплено в учетной политике.
Я не желаю и не считаю нужным признавать

акты, тов. накл. ,с/ф и т.д.

первичными учетными документами для отражения в своем учете фактов хозяйственной жизни. Эти документы являются вспомогательными и служат основанием для составления ПУД.
Учреждение, в котором я работаю, применяет в своей деятельности приказ 52н, и его положений достаточно.

[Искорка]

Я не желаю и не считаю нужным признавать
первичными учетными документами для отражения в своем учете фактов хозяйственной жизни. Эти документы являются вспомогательными и служат основанием для составления ПУД.
Учреждение, в котором я работаю, применяет в своей деятельности приказ 52н, и его положений достаточно.

Феерично.
Именно акты, накладные и т.д. являются первичными учетными документами, подтверждающими и фиксирующими факты хозяйственной жизни учреждения.
Вот когда бух.ошибка исправляется, бух.справка выступает как первичный учетный документ, т.к. фиксирует факт - исправление.
Еще более феерично, когда акт одной датой, а бух.справка о введении этого акта в бух.программу другой.

з.ы.
интересно, как будет выглядеть учет без ЭВМ на основе бух.справок...

[ПНатальяВ]

В таком случае ни один первичный документ не может быть принят в бух. учете своевременно по дате документа и со всеми поставщиками ни один акт сверки не пойдёт. Как бухгалтеру доказать, что данный первичный документ был получен им позже, чем дата его составления и почему он принял к учету документ позже?

Я думаю что нужно наладить работу с поставщиками... заставьте работать сотрудников которые работают с поставщиками. У меня таких проблем нет. По крайней мере все знают что к квартальному отчету должно быть все закрыто и все документы представлены в бухгалтерию. Исключительные случаи бывают конечно...но пытаемся решать вопрос... "включаем мобильность" ...где то по сканкопиям.. где то по факсу... потом через пару дней приходят подлинники .. и нет проблем и головняков!
Проблемы только с "Почтой России" как с поставщиком .. причем не решаемые уже лет 15... у них какой то свой мир..)

Так что ищите выход из ситуации)

Работайте с договорами. Бухгалтер всегда знает какие документы от каких поставщиков и когда должны поступить. У него на руках - договор.) Поэтому перед отчетом - мониторим ... кто проштрафился...и обеспечиваем к отчету все первичные документы.. чтобы потом не думать про дату и КоАП) И будет нам счастье точно)

[ПНатальяВ]

В таком случае ни один первичный документ не может быть принят в бух. учете своевременно по дате документа и со всеми поставщиками ни один акт сверки не пойдёт. Как бухгалтеру доказать, что данный первичный документ был получен им позже, чем дата его составления и почему он принял к учету документ позже?

а вообще конечно круто у Вас)... "НИ ОДИН ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ.."
Зарегистрируйте первичные документы во входящей почте - это РАЗ! (я уже про это писала в первом сообщении)
Ну и ДВА: пользуемся инструкциями по бухучету и 52Н - при сдаче документов в бухгалтерию- лицо ответственное за предоставление этих документов сдает их по РЕЕСТРУ формы 0504056...

[ПНатальяВ]

) прочитайте внимательно первое мое сообщение...

[0205]

Как правило документы представляют позже даты их составления коммунальные организации и никакую работу по предоставлению ими первичных документов провести с ними просто нереально. Вот и получается, что квартальные отчеты ф.169 сдаются в вышестоящий орган раньше (по уст. ими сроку), чем коммун. организации представляют нам документы. Если вводить такие документы после сдачи отчетности, то не пойдет сверка расчетов, а нас за это ругают теже вышестоящие органы. Вот и получается палка о двух концах.

[Аноним]

[QUOTE=0205;54838399]Как правило документы представляют позже даты их составления коммунальные организации и никакую работу по предоставлению ими первичных документов провести с ними просто нереально. Вот и получается, что квартальные отчеты ф.169 сдаются в вышестоящий орган раньше (по уст. ими сроку), чем коммун. организации представляют нам документы. Если вводить такие документы после сдачи отчетности, то не пойдет сверка расчетов, а нас за это ругают теже вышестоящие органы. Вот и получается палка о двух концах.

Получить вовремя документы от поставщиков- коммунальщиков не всегда реально. Один Энергосбыт всех "переплюнет". У нас срок кв. отчета- до 6 числа. Документы за электроэнергию приходят не ранее 15 числа и звонить и просить сканы и факсом бесполезно, нет у них ещё данных. Бухгалтерскую справку можно сделать, но не факт что в оригинале будут эти же данные. Мы ждем оригиналы документов, да, в отчет не попадают, но и "липовых" бух. справок нет. Хорошо когда в штате бухгалтерии несколько человек и каждый отвечает за свой участок, а когда ты в единственном лице, а работы и обязанностей как на целом заводе, то не так-то просто наладить работу с поставщиками. И слова "не умеете" , "не хотите", "что вы за бухгалтер", думаю, не уместны.

[ПНатальяВ]

[QUOTE=Аноним;54838432]

Как правило документы представляют позже даты их составления коммунальные организации и никакую работу по предоставлению ими первичных документов провести с ними просто нереально. Вот и получается, что квартальные отчеты ф.169 сдаются в вышестоящий орган раньше (по уст. ими сроку), чем коммун. организации представляют нам документы. Если вводить такие документы после сдачи отчетности, то не пойдет сверка расчетов, а нас за это ругают теже вышестоящие органы. Вот и получается палка о двух концах.

Получить вовремя документы от поставщиков- коммунальщиков не всегда реально. Один Энергосбыт всех "переплюнет". У нас срок кв. отчета- до 6 числа. Документы за электроэнергию приходят не ранее 15 числа и звонить и просить сканы и факсом бесполезно, нет у них ещё данных. Бухгалтерскую справку можно сделать, но не факт что в оригинале будут эти же данные. Мы ждем оригиналы документов, да, в отчет не попадают, но и "липовых" бух. справок нет. Хорошо когда в штате бухгалтерии несколько человек и каждый отвечает за свой участок, а когда ты в единственном лице, а работы и обязанностей как на целом заводе, то не так-то просто наладить работу с поставщиками. И слова "не умеете" , "не хотите", "что вы за бухгалтер", думаю, не уместны.

И на этот счет есть выход из ситуации: опять же - используйте вариант предлагаемый Инструкцией 157Н: формирование резерва на счете 40160 по коммунальным услугам.. пропишите его в учетной политике...

Выдержка из Инструкции 157Н": Счет 40160 "Резервы предстоящих расходов":
302.1. Счет предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения:
по обязательствам учреждения, возникающим по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру ввиду отсутствия первичных учетных документов;

Никто и не спорит что трудно наладить работу с поставщиками, НО... нужно.. и можно...
по Энергосбыту есть личный кабинет.. там данные гораздо раньше выставляются, чем приходит бумажный вариант...

Вариант когда "НИ ОДИН первичный документ" лично меня очень смущает... ведь речь идет о предоставлении первичных документов к отчетной дате.. т.е. 01.04.,01.07,01.10, 01.01...4 раза в год...

и налаживает работу с поставщиками ведь не бухгалтер, бухгалтер только регистрирует факт хозяйственной операции...зачем на себя свешивать все подряд и говорить "не успеваю"...

да, бывают случаи когда к отчету чего то не хватает...но эти случаи должны быть единичны и не носить массовый характер.

[0205]

При чем тут правильное распределение расходов, используя счет 401.60, если мы говорим о расчетах с поставщиками (сверка, инвентаризация), которые КАК ПРАВИЛО с запозданием представляют первичные документы. В энергосбыте может и есть личный кабинет, а как быть с другими орг., где нет такой возможности посмотреть свои начисления.

[ПНатальяВ]

При чем тут правильное распределение расходов, используя счет 401.60, если мы говорим о расчетах с поставщиками (сверка, инвентаризация), которые КАК ПРАВИЛО с запозданием представляют первичные документы. В энергосбыте может и есть личный кабинет, а как быть с другими орг., где нет такой возможности посмотреть свои начисления.

Мои советы иссякли) Вы меня не услышали...Может еще кто поделится опытом...

[Искорка]

0205, тогда решите для себя, за что ругают меньше. И далее по одному из сценариев ПНатальяВ.

[Аноним]

Я в такой ситуации не заморачиваюсь: ставится дата приема документа (например 15 апреля) и спокойно отражается он в базе 15 апреля - ни каких проблем. У нас тоже постоянные проблемы с Мосэнерго, иногда еще кто-нибудь отличится, но ни когда ни каких претензий от проверяющих небыло.
п.с. на 401.60 данные расходы не резервируем, по крайней мере пока.