Как Вы оформляете частных лиц?

[natycia181090]

Здравствуйте, скажите, пожалуйста, какие данные о физ.лицах для договора и накладных Вы просите?

Я сейчас задумалась о защите персональных данных, поговорила с Роскомнадзором, они со своей стороны сказали, что все данные о физ.лицах надо удалять, только если они не обязательны по бухгалтерским/налоговым законам.

Так вот, для договора с физ.лицом нужны вообще данные о физ.лице, если это предоплата? Нужны ли Ф.И.О. для товарной накладной именно для бухгалтерии по закону?

Я вот здесь только вижу, зачем нам нужны данные - если мы на ОСНО и платит физ.лицо по безналу, то надо выставить счет-фактуру, а ее надо выставить по данным банковской выписки, правильно?

Пожалуйста, прошу Вас помочь, или рассказать, как поступаете Вы?

[Над.К]

Да физлицу и товарная накладная-то не нужна. И счет-фактура. И в счет-фактуре совершенно не обязательно писать данные физлица, достаточно просто написать "физическое лицо"

[natycia181090]

Да физлицу и товарная накладная-то не нужна. И счет-фактура. И в счет-фактуре совершенно не обязательно писать данные физлица, достаточно просто написать "физическое лицо"

То есть, получается, нам для бухгалтерского учета вообще данные физ.лица не нужны?

А банковские выписки можно разносить сразу все и на одного контрагента "физическое лицо"?

[Univers]

То есть, получается, нам для бухгалтерского учета вообще данные физ.лица не нужны?

А банковские выписки можно разносить сразу все и на одного контрагента "физическое лицо"?

Наверно лучше по накладным или счетам на оплату, если вы их создаете. Вдруг возврат понадобится. А данные нужны, если отправлять транспортной компанией, чтоб выдали кому надо. В бух.учете не нужны.

[natycia181090]

Наверно лучше по накладным или счетам на оплату, если вы их создаете. Вдруг возврат понадобится. А данные нужны, если отправлять транспортной компанией, чтоб выдали кому надо. В бух.учете не нужны.

В Роскомнадзоре говорят, что данные можно хранить ровно столько, пока они нужны для исполнения заказа, как заказ выслали транспортной компанией, мы обязаны удалить все данные физ.лица, так как они нам больше безнадобности. То есть, в законах нет такой оговорки, по который нам прям обязательно надо хранить данные физ.лиц после исполнения заказа. Значит надо удалить.

[natycia181090]

Просто я всегда думала, что в товарных накладных должен быть указан человек, ФИО, адрес, телефон, тем более когда оплата по безналу. А теперь усомнилась в своих знаниях, надо ли там это указывать тогда. В экселе вести табличку, а потом удалять все.

Только вот как банковские выписки разносить? И у нас бывают покупатели из Казахстана, там международный контракт с физ.лицом для валютного контроля...

[degna]

Только вот как банковские выписки разносить? И у нас бывают покупатели из Казахстана, там международный контракт с физ.лицом для валютного контроля.

можно создать карточку физ.лицо -резидент Казахстана

в товарной накладной можно при печати отредактировать
т.е. внести данные физ.лица для доставки

[natycia181090]

можно создать карточку физ.лицо -резидент Казахстана

в товарной накладной можно при печати отредактировать
т.е. внести данные физ.лица для доставки

Скажите, пожалуйста, а Вы вбиваете в базу какие-нибудь данные физ.лиц?

[natycia181090]

Просто, к примеру, по закону о бухгалтерском учете, для списания товара должны быть первичные документы, а именно товарная накладная. Дальше, у первичных документов есть обязательные реквизиты - должность и подпись сторон, расшифровка. Так вот если мы продаем по безналу частному лицу, мы можем оставлять у себя не подписанные товарные накладные? Или тогда ТОРГ-12 будет не действительной? А ведь она нужна, чтобы списать в расходы покупную стоимость товара.

[degna]

у себя не подписанные товарные накладные?

у вас есть подпись транспортной компании

[natycia181090]

у вас есть подпись транспортной компании

Тоже верно...

Я даже немного по другому объясню. Мне гораздо удобней вести учет отдельно по физ.лицам, видеть кто оплатил, кто возвращает товар. Но это запрещает Закон о персональных данных, исключение - только если персональные данные мне нужны во исполнение бухгалтерского или налогового законодательства.

И я так понимаю, что во исполнение других законов мне не нужны данные о физ.лице? Ну к примеру, при оформлении кредита данные надо давать обязательно, как с тебя потом долг взыщут. А вот чтобы по безналу у меня купить товар, то данные физ.лица не нужны?

Здесь критично, что надо удалять отовсюду данные физ.лиц, как только заказ исполнен. А из базы 1С данные удалить крайне проблематично в больших объемах.

И так как мне удобней, чтобы данные там оставались, я хочу найти норму закона, по которой для бух.учета мне эти данные обязательно нужны.

Если такой нет, то надо все удалять и "сжигать" в срочном порядке...

[degna]

удалять отовсюду данные физ.лиц, как только заказ исполнен.

сейчас наверное да,
но ведь можно везде в комментарии писать кому счет и в других документах тоже

и на бумаге требуют удалить тоже?

исполнение других законов

к правам потребителей не ?

[natycia181090]

и на бумаге требуют удалить тоже?

да, надо удалять, в комментариях тоже нельзя, если бух.учет этого не требует

к правам потребителей не ?

что Вы имеете ввиду? если закон о защите прав потребителей - то по нему данные физ.лиц нигде не нужны вроде.

[Аноним]

А ничего, что в течение срока исковой давности любой покупатель может предъявлять претензии поставщику? И как тогда доказывать, что отгрузка была именно ему, а не другому физическому лицу? Если все обо всех будет зачищено?

[Llisa]

А для того, что бы предъявить претензию , нужна именная товарная накладная? Сомневаюсь. Но вот в случаях , если надо оформить возврат , а покупатель прошел про книге продаж ( фио), то тут может быть проблема , мне кажется

[natycia181090]

Это, в целом, ужас.... Я все время выписывала накладные на ФИО и адрес частных лиц. Теперь, получается, мне удалять всю базу с 2008 года, удалять абсолютно все эти накладные - такой вывод я сделала из разговора с Роскомнадзором, если я не обосную, почему я решила сохранить все эти данные в базе и на бумаге.

Не у кого не было проверок в Роскомнадзоре?

[Над.К]

Срок давности по нарушению какой? Год? Ну тогда за год и надо удалять

[natycia181090]

Срок давности по нарушению какой? Год? Ну тогда за год и надо удалять

я, честно говоря, не знаю, какой срок давности, но по логике, если "придут", то мы же документы продолжаем старые хранить, значит вот именно при хранении и нарушаем

но у меня рука не поднимается "уничтожить" часть бухгалтерских документов (накладных и договоров)...

мне бы хотелось все таки помучать пользователей форума и еще раз уточнить, кто как производит отгрузки на частных лиц при торговле через интернет магазин, какие данные просите для отгрузки, что указываете в накладных, какой идет комплект документов? пожалуйста, если Вам не сложно, расскажите, Вы мне очень поможете!

[Аноним]

удалять не надо покупателей, просто изменить допустим на одно наименование "Физическое лицо" или Покупатель физическое лицо с оплатой по безналу" как-то так.....
Если надо будет - бумагу поднимете. Просто спустя год-забыть можно, ни возвратов ничего уже не будет.
А над оформлением заказа на сайте-думаю подумать можно... там же покупатель сам регистрируется, оформляет заявку, сам свои ФИО вносит и контактный телефон.. Там на сайте по логике должно выходить согласие/отказ покупателя на хранение его данных- Вашей компанией. Вот там и пропишите что вы храните -1 год данные о нем, а потом имеете право удалить...
Приказ о хранении персональных данных можно оформить и все там подробно описать...
За хранение персональных данных-штрафы внушительные.

[Аноним]

Получается,что при заключении договора на выполнение услуг физическому лицу, вообще ничего нельзя писать, даже Ф.И.О.? Просто "Физическое лицо"?
А платежи привязывать по номеру договора?

[Ташик777]

я начинаю впадать в тихий ужас.................... постоянно идет возврат переплаты. Как я буду доказывать налоговой что не просто Иванову плачу на обнал, а возвращаю Петровой выручку?
Или это пусть налорги этот момент по выписке ищут?
И второй вопрос. Какие документы нужно хранить для подтверждения отгрузки? при оплате по безналу?

[room111]

Я бы не заморачивался.

только если они не обязательны по бухгалтерским/налоговым законам.

ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
К обязательным реквизитам первички относятся:
подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

И еще можно сослаться на:
ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26 декабря 2011 г. N 1137 О ФОРМАХ И ПРАВИЛАХ ЗАПОЛНЕНИЯ (ВЕДЕНИЯ) ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ

Я думаю Вы пообщались с некомпетентным специалистом Роскомнадзора.

[Аноним]

А если этот физик не оплатит работу,то как доказать в суде,что это ему мы делали ее,если в договоре не будет его данных? Короче какой-то бред...

[НатальяС]

А может проще согласие это физ лица брать на обработку? Типа пункта в договоре.

[Toriя]

А РКО на возврат денег физлицу тоже удалять???

[Старый ворчун]

В знакомой кафешке на сч. 60 учитывается клиент "Частное лицо".
Сколько же он жрёт...

[zaratushtra]

Я рассуждаю так:
1) покупателя в любой момент в течение 3-х лет после оплаты (если оплата была по безналу или предоплата за нал с выдачей корешка ПКО) может переклинить и он может прийти и сказать товар я не получал - верните деньги
2) применяя УСН доходы-расходы стоимость товара для перепродажи в расход списывается после отгрузки, значит факт отгрузки налоговой налоговой я должен доказать, иначе они могут сказать, что эти закорючки вы тут сами наставили, а отгрузки не было

Поэтому хранить данные о физ. лицах с которыми персонально заключены договоры на поставку товара надо ровно столько надо подтверждать расходы.

[degna]

В знакомой кафешке на сч. 60 учитывается клиент "Частное лицо".
Сколько же он жрёт...

да..., они все такие)))))

[Анжелика Ник]

Старый ворчун, на 60 не жрет, а продукты поставляет

[Старый ворчун]

Старый ворчун, на 60 не жрет, а продукты поставляет

Угу, жрет на 62.
но есть подозрение, что это один и тот же.