Выдача под отчет денежных средств

[uluy]

Здравствуйте!

Помогите советом!

Бюджетная организация с десятком филиалов. Требуется постоянно снабжать деньгами филиалы (размещаются от головного офиса в пределах суток езды на транспорте). Так как под отчет по закону можно выдавать лишь после того, как отчитается подотчетник, нам выписали комиссии предписание - устранить данную проблему. Выдавать позже деньги мы не можем - подведем людей (которые к нам обращаются. Поясню,мы выплачиваем деньги за оказанные услуги). По расчетным счетам невозможно. Потому что люди приходят разные и в день может быть от 1-го человека до 100 и больше. И каждому следует произвести оплату. Как правило, кассир по ведомости выдает требуемую сумму в каждом филиале. После ведомости высылаются старшему кассиру (сообщение происходит около недели).

Как можно организовать передачу денег в таких ситуациях? Подскажите, пожалуйста, что можно придумать? Должны же быть варианты решения... Всю голову сломала уже.

[Искорка]

В филиалах есть стационарные рабочие места на срок более месяца? Если да, то это обособленное подразделение, которое ставится на учет и имеет собственную кассу.
Подотчетнику выдают деньги из головной кассы организации по РКО, он перевозит их в кассу подразделения, получает квитанцию к ПКО, возвращается и отчитывается ею.
Вам надо решить как правильно рассчитать лимит остатка кассы в подразделениях при неравномерных выплатах.

[topalov]

Из того, что Вы вы написали - усматриваются нарушения.
Может, подробнее объясните документооборот и движение наличных денег?
А главное -почему невозможен безнал?

[uluy]

Стационарные места имеются в филиалах. Отчитывается кассир филиала раз в неделю. За идею с лимитом кассы спасибо огромное. Буду думать.

[uluy]

Вы правы, нарушения имеются. Вот и хочется внести изменения, чтобы их не было. Обычно происходит так:
1. Наличность в головном офисе получает кассир филиала по РКО.
2. В течении 1-1,5 недель происходит выдача денег по ведомостям.
3. По истечению недели или чуть больше кассир приезжает к главный офис и отдает ведомости и авансовый отчет.
4. Старший кассир в головном офисе выписывает новый РКО. При этом обычно у кассира на руках остаются деньги. Сумма небольшая, руб от 100 и выше бывает. Но они в под отчете числятся.

На вопрос о безнале поясню. Мы обслуживаемся через Депармамент. Счет в банке один. Пластиковых карт нет, но сейчас заставляют получать их. Я пока не представляю, как с безналом можно решить проблему ведения кассы без ошибок. Ведь на счете карты в филиале в любом случае будут оставаться деньги. Это же не решит нашей проблемы. Я правильно понимаю?

[uluy]

Хотела пояснить дополнительно. Наша ошибка заключается в том, что деньги выдаются подотчетникам в тот момент, когда у них на руках еще имеются деньги. Пусть небольшая сумма, но она есть у каждого. За это и штрафуют.

[topalov]

Почему взаимоотношения между старшим кассиром и кассирами оформляются как подотчет?
Подотчет же регламентирован 3210-у.
Старший кассир ведет книгу (ф. 0504046)?

[uluy]

Кассовая книга ведется ежедневно по головному филиалу. Все расходы по филиалам оформляются в виде авансовых отчетов.

Каким образом можно организовать взаимоотношения с другими кассирами, если не этим способом? Я начинающий бухгалтер. И много не знаю. Посоветоваться не с кем. А начальство только требует. Поэтому буду рада любым предложениям и советам.

[ПНатальяВ]

На все Ваши вопросы есть ответы в этом документе: УКАЗАНИЕ ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О ПОРЯДКЕ
ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
И УПРОЩЕННОМ ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ И СУБЪЕКТАМИ
МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА"

Сделайте как там написано и будет Вам СЧАСТЬЕ)

[Искорка]

Кассовая книга ведется ежедневно по головному филиалу. Все расходы по филиалам оформляются в виде авансовых отчетов.

Это нарушение. В каждом филиале должна быть своя кассовая книга и свой лимит остатка наличных денег в кассе.
При желании неоприходование в кассу филиала денежной наличности от головного офиса можно подвести под 15.1 КоАП + накопление в кассе сверхлимита, т.к. если лимит не установлен, он равен нулю.
То, что Вы не ведете кассовых книг в филиалах, не означает, что в них нет кассы, поскольку ее существование обусловлено описываемыми Вами хоз.операциями

[uluy]

В филиалах касса ведется правильно. Кассовые книги, журналы, лимит... Все имеется. Проблема в том, как правильно выдавать под отчет деньги. Если на руках у подотчетника остается немного средств, за которые он еще не отчитался.

[ПНатальяВ]

В филиалах касса ведется правильно. Кассовые книги, журналы, лимит... Все имеется. Проблема в том, как правильно выдавать под отчет деньги. Если на руках у подотчетника остается немного средств, за которые он еще не отчитался.

Сначала закрывает подотчетную сумму - потом даете новую, других вариантов нет

[Искорка]

В филиалах касса ведется правильно. Кассовые книги, журналы, лимит... Все имеется. Проблема в том, как правильно выдавать под отчет деньги. Если на руках у подотчетника остается немного средств, за которые он еще не отчитался.

Тогда не понятно, как вообще работает касса в филиале, учитывая #1 и #11.
О каком подотчетнике речь?
1. О том, кто возит деньги в филиал.
Он взял в головной кассе, отвез в филиал - отчитался. Остатка нет.
2. О том, который берет из кассы филиала и выдает физ.лицам.
Он взял в кассе филиала, выдал часть физ.лицам, сдал остаток в кассу филиала, снова получил для выдачи этот остаток + добавку.

Не понятно почему подотчетник не может сдать остаток в кассу и получить тут же новую сумму.
Ему сложно сделать авансовый отчет, или там еще безнал присутствует?

[topalov]

Накрутили-навертели, грамотеи.
Кассир филиала - подотчетник? Тогда какое право у него приходовать деньги в кассу филиала?
Каким образом кассир филиала РКО, отраженные в кассовой книге филиала, изымает и вместе с оправдательными документами отправляет старшему кассиру?
Вы кассира филиала усадили одной задницей на два стула.
Я же про Книгу форма 0504046 не просто так написал...
Учите матчасть, как раньше на этом форуме советовал один товарищ...и я его начинаю понимать.