Договор аренды автомобиля у сотрудника и списание ГСМ

[amanda]

Все темы прочла, остались вопросы. Буду благодарна, если кто-нибудь поможет.

В фирме (ООО на ОСНО) оформлены 3 водителя. Два личных (двух учредителей, которые не оформлены в фирме), они возят только учредителей по совещаниям/встречам/домой. И один водитель общефирменный - ездит в банк, налоговую, забирает оригиналы документы у поставщиков и т.д. Машины двух первых принадлежат учредителям. Машина третьего принадлежит ему самому. Оплата ГСМ происходит по безналу топливную компанию по предоплате, каждому из троих выдано по топливной карте. Топливная компания дает счета-фактуры за месяц, по приходованию топлива на 10 счет вопросов нет. Так же есть четвертая топливная карта, которую по очереди берут инженеры (3 человека), когда необходимо ехать в Лен область на строительный объект. Берут примерно 5-7-10 раз в месяц каждый. Ездят на своих автомобилях. Ремонты учредительских машин, запчасти оплачиваем мы (ООО). Все 6 человек заполняют самостоятельно путевые листы.

1. Со всеми 6 собственниками я должна заключить договоры аренды автомобиля без экипажа? Или с экипажем? Компенсация мне не подходит, т.к. мне надо списывать ГСМ, сумма ГСМ перекроет 1200 руб.
2. Как прописать в договоре, что машина у нас не весь месяц, а некоторые дни? Ведь в выходные сотрудники и учредители будут ездить по своим делам, сотрудники будут заправляться в других местах на других заправках за наличку. Показания топлива на утро понедельника никогда не совпадет с показаниями на вечер пятницы. Или это неважно? С теми, кто ездит по служебным делам 5 раз в месяц не подряд, как быть?
3. Как установить нормы списания ГСМ? Машины у всех разные, искать в интернете на сайтах, которые продают машины?

Заранее спасибо!

[ZZZhanna]

Компенсация мне не подходит, т.к. мне надо списывать ГСМ

при выплате компенсации можно дополнительно возмещать расходы на ГСМ, но, возможно,при проверке за это придется побороться.

Как прописать в договоре, что машина у нас не весь месяц, а некоторые дни?

так и прописать, только надо каждый раз составлять акты приема-передачи и фиксировать показания одометра. Можно установить ставку аренды не за месяц, а за день.

Машины у всех разные, искать в интернете на сайтах, которые продают машины?

еще можно в руководстве по эксплуатации посмотреть.
Обязанности устанавливать нормы нет.

[dana]

Подниму тему. Возникла необходимость аренды а\м с экипажем. У сотрудника. Почитала, думаю сделать так - прописать отдельно арендную плату, отдельно плату за управление, которая будет облагаться взносами. Вопрос в следующем - руководство хочет, чтобы сотрудник вечером во внерабочее время пользовался своим авто. На вопрос, как делить пробег и считать расход ГСМ, и будет ли сотрудник это делать, мне было предложено внести в договор пункт о том, что сотруднику выдается карта с фиксированным количеством ГСМ - скажем, сто литров в месяц. Насколько это реально, если в качестве подтверждающих документов, скажем, будут путевые и маршрутные? Если кто сталкивался, буду благодарна за помощь.

[Аноним]

Подниму тему. Возникла необходимость аренды а\м с экипажем. У сотрудника.

Тогда сотрудник должен зарегистрироваться как ИП и нанять работников - членов экипажа.

[dana]

Тогда сотрудник должен зарегистрироваться как ИП и нанять работников - членов экипажа.

Эм... меня в данном случае не интересуют аспекты ГК, я про них читала, спорить не буду, меня интересует ответ на другой вопрос.

[ZZZhanna]

внести в договор пункт о том, что сотруднику выдается карта с фиксированным количеством ГСМ - скажем, сто литров в месяц. Насколько это реально, если в качестве подтверждающих документов, скажем, будут путевые и маршрутные?

если расход будет подтверждаться путевыми листами, то совершенно неважно, картой он будет расплачиваться, наличными подотчетными или еще как-то.

[GBanastasia]

Подключусь к обсуждению, так как вопрос тот же. Ели оформить договор аренды без экипажа на год за символическую плату 300 руб. в год, которая выплачивается 1 раз 31 декабря. Оформить сразу акт передачи автомобиля сотруднику для использования в целях организации. Фактическое же использование автомобиля менеджерами будет подтверждаться путевыми листами ежемесячно (возможно не каждый день), и ГСМ списываться по ним же. Или нужно в конце года пересчитать арендную плату по фактическим дням эксплуатации автомобиля?

[gnews]

Или нужно в конце года пересчитать арендную плату по фактическим дням эксплуатации автомобиля?

GBanastasia, нет.

[GBanastasia]

Спасибо

[ZZZhanna]

Или нужно в конце года пересчитать арендную плату по фактическим дням эксплуатации автомобиля?

как раз аренда не зависит от времени фактического использования арендуемого имущества. Взяли в аренду - будьте добры ее оплачивать, даже если вообще этим имуществом не пользуетесь. По аналогии - вам же арендодатель помещения не пересчитывает арендную плату за выходные дни, когда ваши сотрудники не работают.

[dana]

если расход будет подтверждаться путевыми листами, то совершенно неважно, картой он будет расплачиваться, наличными подотчетными или еще как-то.

Я, видимо, не совсем понятно написала, извиняюсь. Суть вопроса в том, можно ли списывать эти сто литров, так сказать, "фиксированно", не заморачиваясь никакими расчетами. Просто приложив путевые с пробегом и маршрутные. Или я в любом случае должна буду высчитать фактический расход в путевых листах, и списать только определенное количество литров, как это делается обычно? И еще вопрос - не будет ли эта сумма, прописанная в договоре, облагаться НДФЛ?

[tv06]

Я....... И еще вопрос - не будет ли эта сумма, прописанная в договоре, облагаться НДФЛ?

все зависит от формулировки в договоре, если ГСМ за счет арендодателя - облагается НДФЛ, если за счет арендатора - то нет

но если за счет арендатора - ИФНС все же потребует нормы расхода на 100 км - и эту сумму можно будет учесть при расчете налога на прибыль - все что больше нет

если не хотите рассчитывать, оформлять приказы ( у нас вот сотрудники пытаются сдать "кривые" чеки на бензин, директор так устал от разборок - дал команду все в аренду и "чтобы я больше не слышал"....))))) суммы не очень большие - внесите все в арендную плату заплатите НДФЛ и все

[Аноним]

можно ли списывать эти сто литров, так сказать, "фиксированно", не заморачиваясь никакими расчетами. Просто приложив путевые с пробегом и маршрутные.

Можно.

[dana]

все зависит от формулировки в договоре, если ГСМ за счет арендодателя - облагается НДФЛ, если за счет арендатора - то нет

но если за счет арендатора - ИФНС все же потребует нормы расхода на 100 км - и эту сумму можно будет учесть при расчете налога на прибыль - все что больше нет

если не хотите рассчитывать, оформлять приказы ( у нас вот сотрудники пытаются сдать "кривые" чеки на бензин, директор так устал от разборок - дал команду все в аренду и "чтобы я больше не слышал"....))))) суммы не очень большие - внесите все в арендную плату заплатите НДФЛ и все

Да, ГСМ за счет арендатора - фирмы. Я вот тоже склоняюсь к тому, чтобы все внести в арендную плату, осталось объяснить это директору, который хочет покупать ГСМ по безналу и завести карты... Вроде где-то когда-то в какой-то фирме им выдавали карты, на которых было по 100л на месяц, и было хорошо. Как при этом все это списывалось, он, естественно, не знает)))

[Аноним]

я в любом случае должна буду высчитать фактический расход в путевых листах и списать только определенное количество литров

вот так списывается

[Аноним]

я в любом случае должна буду высчитать фактический расход в путевых листах

И каким образом и по каким цифрам из путевых листов вы собираетесь это делать?

[dana]

И каким образом и по каким цифрам из путевых листов вы собираетесь это делать?

Так же, как обычно это делаю - по пробегу высчитываю расход по норме, и либо списываю весь фактический расход топлива, либо делю на принимаемые и не принимаемые расходы. А что, бывает как-то по-другому? Или у вас в путевых не пишется входящий остаток и остаток на конец дня?

[Аноним]

Так же, как обычно это делаю - по пробегу высчитываю расход по норме, и либо списываю весь фактический расход топлива, либо делю на принимаемые и не принимаемые расходы. А что, бывает как-то по-другому?

Ага. На основании какого НПА вы часть расходов на ГСМ относите к непринимаемым?

[dana]

Ага. На основании какого НПА вы часть расходов на ГСМ относите к непринимаемым?

(Занудно) У меня вопрос в данном случае другой. Меня в данном конкретном случае не интересует ни правомерность по ГК аренды с экипажем в случае, когда арендодатель - физическое лицо, ни правомерность отнесения части стоимости ГСМ на непринимаемые. (Когда и если она вообще есть, эта часть)

[Аноним]

(Занудно) У меня вопрос в данном случае другой.

И какой же?

[dana]

И какой же?

Так я его выше задала. Могу ли я прописать в договоре, что сотруднику выдается на месяц карта со ста (условно) литрами бензина. И списывать этот бензин безо всяких расчетов. В качестве подтверждения того, что человек ездил не по личным нуждам - путевые и маршрутные. Мне этот вариант не нравится, честно говоря.

[Аноним]

Так я его выше задала. Могу ли я прописать в договоре, что сотруднику выдается на месяц карта со ста (условно) литрами бензина. И списывать этот бензин безо всяких расчетов. В качестве подтверждения того, что человек ездил не по личным нуждам - путевые и маршрутные.

Можете. Все требования налогового и бухгалтерского законодательства при этом соблюдены.

[dana]

Можете. Все требования налогового и бухгалтерского законодательства при этом соблюдены.

Тогда еще вопрос - предположим, фирма заключила договор с поставщиком, купила ГСМ, в с\ф выделен НДС. НДС фирма ставит на возмещение. По идее, придирок быть не должно? Дальше - по идее, эти условные сто литров - часть арендной платы, значит, с них фирма должна удержать НДФЛ? Это что, получится доход в натуральной форме?

[Аноним]

Тогда еще вопрос - предположим, фирма заключила договор с поставщиком, купила ГСМ, в с\ф выделен НДС. НДС фирма ставит на возмещение. По идее, придирок быть не должно?

Ytn/

Дальше - по идее, эти условные сто литров - часть арендной платы,

Вы хотите их продать?

значит, с них фирма должна удержать НДФЛ?

Нет.

Это что, получится доход в натуральной форме?

"Мадам знает толк в извращениях!" (с)

[dana]

ОК, спасибо. Пока у директора все это в проекте, время на подумать есть.

[Аноним]

Компенсация мне не подходит, т.к. мне надо списывать ГСМ, сумма ГСМ перекроет 1200 руб.

Она вам подойдет,ю если вы внимательно прочитаете НК РФ и ТК РФ, по которому, компенсации подлежат ВСЕ РАСХОДЫ работника, связанные с использованием его личного имущества с его ведома в интересах работодателя. И эта компенсация ВСЕХ РАСХОДОВ выплачивается НАРЯДУ с КОМПЕНСАЦИЕЙ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ имущества и СВЕРХ нее.

[Один из Анонимов]

И списывать этот бензин безо всяких расчетов. В качестве подтверждения того, что человек ездил не по личным нуждам - путевые и маршрутные.

Ну как же без расчетов, когда расход будет определяться по путевому листу. Если Вы о нормах, то их применение не обязательно.

[Аноним]

Ну как же без расчетов, когда расход будет определяться по путевому листу

А вот так: по фактическому расходу, Остаток в баке на начало дня (месяца, квартала) минус остаток в баке на конец дня (месяца, квартала) плюс заправка за день (месяц, квартал).

[ZZZhanna]

Я вот тоже склоняюсь к тому, чтобы все внести в арендную плату

и платить лишний НДФЛ?

Меня в данном конкретном случае не интересует ни правомерность по ГК аренды с экипажем в случае, когда арендодатель - физическое лицо

а зря. Договор с условиями, противоречащими ГК, может быть признан ничтожным, а => все расходы (и на аренду, и на ГСМ) будут выкинуты.

фирма заключила договор с поставщиком, купила ГСМ, в с\ф выделен НДС. НДС фирма ставит на возмещение. По идее, придирок быть не должно? Дальше - по идее, эти условные сто литров - часть арендной платы, значит, с них фирма должна удержать НДФЛ?

Вы когда покупаете канц.товары в арендуемый офис, тоже считаете их частью арендной платы?

Суть вопроса в том, можно ли списывать эти сто литров, так сказать, "фиксированно", не заморачиваясь никакими расчетами. Просто приложив путевые с пробегом и маршрутные. Или я в любом случае должна буду высчитать фактический расход в путевых листах, и списать только определенное количество литров, как это делается обычно?

ну как-то я плохо представляю, как можно списать только 100л, если а/м проехал 3 км в месяц или наоборот, 50000. В любом случае будет привязка к фактическому расходу ГСМ, а не к количеству купленных литров.

[dana]

и платить лишний НДФЛ?


а зря. Договор с условиями, противоречащими ГК, может быть признан ничтожным, а => все расходы (и на аренду, и на ГСМ) будут выкинуты.



Вы когда покупаете канц.товары в арендуемый офис, тоже считаете их частью арендной платы?



ну как-то я плохо представляю, как можно списать только 100л, если а/м проехал 3 км в месяц или наоборот, 50000. В любом случае будет привязка к фактическому расходу ГСМ, а не к количеству купленных литров.

1. Если мне не придется рисовать путевые листы самой "на коленке", то можно и ГСМ списывать. Но как раз по этому пункту у меня большие сомнения. Судя по всему, есть желание списать как можно больше расходов, при этом не сильно заморачиваясь правильностью оформления(((
2. А варианты? В данном конкретном случае речь идет об аренде у физического лица. Платить компенсацию и относить на расходы 1200?
3. Я уже запуталась, прочитав кучу статей с резюме "и так плохо, и эдак нехорошо")))
4. Так и я тоже. Как по мне, списывать надо во фактическому расходу, но меня начальство уверяет, что списывали чохом весь бензин с карты "без заморочек"))) Почему здесь и спрашиваю.