Сшиваем документы по требованию.

[cepera83]

Доброго времени суток!
Вопрос по сути пустяковый, но никак не могу сообразить. Пришло требование о предоставлении определенных документов. Документов много и в требовании они разделены пунктами. Как сшить всё это? Сшить все одной кучей? Или разделять по пунктам? Учредительные отдельно, книга продаж отдельно, книга покупок отдельно и т.д.? В требовании четких указаний нет, но если сшить всё кучей, будет жирненькая стопочка.
Заранее благодарю!

[Свечков]

Главное заверить каждый документ и составить опись. А уж в каком порядке сложить - как вам удобнее.

[Елена_N]

Свечков, ну, это где как. Наши обычно пишут в требовании, что сшивать надо не более чем по 250 листов, каждый сшив помещать в отдельный скоросшиватель. Мы на последнюю камералку подшили просто в скоросшиватель, так недовольства у принимающей девочки было!!! На вопрос, как можно сшив еще и в скоросшиватель подшить(пардон за тавтологию ), было сказано:" Ну вы просто вложИте!" Может, у них акция по сбору скоросшивателей??

[Аноним]

Если вы прошиваете документы в пачку, нитками, с заверением количества листов в ней, то заверять каждый лист не надо, только всю пачку. Скоросшиватель, ну не знаю, если им он так нужен, ну запихните вы эту пачку в самый дешевый, пусть порадуются. У нас прямо сшивками берут. А порядок группировки и прошивания я всегда определяла сама. Конечно, логика была, т.е. к примеру все СФ вместе или все ТН вместе, но не помню, чтобы мне кто-то этот порядок комментировал, а сдаю я всегда в пачке, даже 20 листов, лениво заверять поштучно. Если пачек несколько, а требование про 250 листов существует очень давно, я на это количество и ориентируюсь, то в сопроводительном делаю колонку "номер пачки", чтобы знали, где искать, Ну и пачки нумерую "Пачка № 1 к Требованию..."

[cepera83]

Если вы прошиваете документы в пачку, нитками, с заверением количества листов в ней, то заверять каждый лист не надо, только всю пачку.

Если сшивается один многостраничный документ, например устав, тогда вы правы. А как заверять пачку из разных документов? Все страницы?

сшивать надо не более чем по 250 листов

За это спасибо, не знал!

Думаю будет две пачки, одна точно больше 250 страниц. А как быть если будет 253 листа или вообще 251?
С описью понятно, а что делать с сопроводительным письмом? Можно же объединить опись и сопроводительное письмо одним документом? Получается пачка сшивается и распечатывается два сопроводительных (если объединить опись и сопроводительное), одно отдаем с пачкой, а второе остается у нас с отметкой о принятии. Верно? И надо ли делать две одинаковые пачки, одну отдаем, а вторая у нас? На сколько я помню была такая практика.

Спасибо огромное за ответы!!!

[Аноним из п. 4]

1. если заверяем пачку из разных документов, то все равно, делаем именно как на копии устава
Запись "Всего прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью 250 листов" Подпись печать Это на бумажке, скрепляющей сшивку
Запись "Достоверность копий, прошитых в пачке, в количестве 250 листов заверяю. подпись печать. Это уже на самой пачке пишем.
Именно как нотариус делает, утверждаем, что копии из пачки соответствуют оригиналам, а уж чего копии, не столь важно.
2. если будет 251 лист, за 1 листом никто особенно не смотрит. Должна быть логика прежде всего и примерно 250 листов.
3. Опись и сопроводительное письмо один документ, письмо, я обычно делаю три экз, нам и отделу корреспонденции - просто письмо без вложений, и один экз для проверяющего, его я пришиваю к самой пачке, если она одна, если несколько - просто передаю с пачками, пачки тогда нумерую и подписываю, я выше писала как. Второй экз копий не делаю никогда, у них есть, а у меня есть оригиналы. Опись пишу в зависимости от ситуации, если серьезная проверка с возможным судом - подробно, с описанием каждого документа, если встречник какой-нибудь - просто по номенклатуре пересчитываю "СФ выданные - 100 листов."
Я т.о. не только в разные инспекции сдавала, но и в суд. Собственно юристы, представляющие нас в суде, и учили, как это делается, дабы налоговый орган в суде не заявил, что чего там недополучил.

[cepera83]

1. если заверяем пачку из разных документов, то все равно, делаем именно как на копии устава
Запись "Всего прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью 250 листов" Подпись печать Это на бумажке, скрепляющей сшивку
Запись "Достоверность копий, прошитых в пачке, в количестве 250 листов заверяю. подпись печать. Это уже на самой пачке пишем.
Именно как нотариус делает, утверждаем, что копии из пачки соответствуют оригиналам, а уж чего копии, не столь важно.
2. если будет 251 лист, за 1 листом никто особенно не смотрит. Должна быть логика прежде всего и примерно 250 листов.
3. Опись и сопроводительное письмо один документ, письмо, я обычно делаю три экз, нам и отделу корреспонденции - просто письмо без вложений, и один экз для проверяющего, его я пришиваю к самой пачке, если она одна, если несколько - просто передаю с пачками, пачки тогда нумерую и подписываю, я выше писала как. Второй экз копий не делаю никогда, у них есть, а у меня есть оригиналы. Опись пишу в зависимости от ситуации, если серьезная проверка с возможным судом - подробно, с описанием каждого документа, если встречник какой-нибудь - просто по номенклатуре пересчитываю "СФ выданные - 100 листов."
Я т.о. не только в разные инспекции сдавала, но и в суд. Собственно юристы, представляющие нас в суде, и учили, как это делается, дабы налоговый орган в суде не заявил, что чего там недополучил.

Спасибо огромное за подробный ответ.
По поводу сшивания многостраничной пачки состоящей из нескольких документов опирался на видео дядьки одного умного, он там упоминал письмо № 0302-07/1-122. Само письмо на просторах не нашел, но данное видео по этому номеру находится с легкостью.

[cepera83]

Возник ещё один глупый вопрос про опись и нумерацию.
Вот необходимо предоставить книгу покупок за 1 и 2 квартал и ОСВ 60 счета. Делаем опись.

Опись:
1 пачка
1.Книга покупок 1 квартал - 100 листов
2.Книга покупок 2 квартал - 120 листов
2 пачка
1.ОСВ 60 счета - 200 листов

Так должно выглядеть? Нумерация от руки на каждой странице не должна совпадать с описью?

[degna]

Нумерация от руки на каждой странице не должна совпадать с описью?

не совпадет конечно

в конце письма прилагаемого к пачке обычно пишу всего представлено хх документов на хххх листах

[Елена_N]

Если делаете сшив, можно нумеровать таким образом. Пронумеровать страницы сквозной нумерацией(я обычно нумерую с нижней страницы) а описание составить таким образом:
1. Книга продаж за 1 кв. 2015 г. стр. 1-100
2. Книга продаж за 2 кв. 2015 г. стр.101-190...
и т.д. Тогда можно продолжать и в следующем сшиве.
А в конце я тоже пишу: Кол-во документов ХХ, кол-во листов ХХХ

[Крысавица]

А подскажите, коллеги, если распечатываю из программы анализ счёта за "живой" подписью бухгалтера, то надо ли такой лист заверять ещё и подписью руководителя с печатью организации и что в заверительной надписи пишем?

[Настя-13]

Если делаете сшив, можно нумеровать таким образом. Пронумеровать страницы сквозной нумерацией(я обычно нумерую с нижней страницы) а описание составить таким образом:
1. Книга продаж за 1 кв. 2015 г. стр. 1-100
2. Книга продаж за 2 кв. 2015 г. стр.101-190...
и т.д. Тогда можно продолжать и в следующем сшиве.
А в конце я тоже пишу: Кол-во документов ХХ, кол-во листов ХХХ

Я просто сшиваю документы, на бумажке печатаю прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью _______ листов. Подпись директора.
Ответ на требование делаю по-хитрому. Просто копирую требование из налоговой, убираю что ненужно и все.

[Красный Мак]

Просто копирую требование из налоговой, убираю что ненужно и все.

Мы делаем таблицу, в каждой строчке пишем количество листов документа, потом ИТОГО листов.

[Настя-13]

Мы делаем таблицу, в каждой строчке пишем количество листов документа, потом ИТОГО листов.

Вот мой ответ ( 1 % от всего требования)
1.01 Договор (контракт, соглашение) за период с 01.10.2015 по 31.12.2015. Примечание: со всеми изменениями, дополнениями и приложениями, заключенный с ООО "ТЭК" ИНН 4414014742, действовавший в 4 квартале 2015 года
1.02 Счет-фактура за период с 01.10.2015 по 31.02.2015. Примечание: полученные нами от ООО "ТЭК" ИНН 4414014742 в 4 квартале 2015 года, в том числе №224 от 05.10.2015, №291 от 19.11.2015, №327 от 27.11.2015, №354 от 29.12.2015
1.03 Товарная накладная или акт выполненных работ (оказанных услуг) за период с 01.10.2015 по 31.12.2015. Примечание: к вышеуказанным счетам-фактурам
1.04 Товарно-транспортная накладная за период с 01.10.2015 по 31.12.2015. Примечание: подтверждающие доставку ТМЦ от ООО "ТЭК" ИНН 4414014742 в наш адрес по вышеуказанным счетам-фактурам — не предоставляется. Доставка осуществлялась транспортом поставщика.
1.05 Акт сверки взаиморасчетов с ООО «ТЭК» ИНН4414014742

Это все написано в требовании, просто копирую и совсем немного добавляю.

[Аноним]

ну, это где как. Наши обычно пишут в требовании, что сшивать надо не более чем по 250 листов, каждый сшив помещать в отдельный скоросшиватель. Мы на последнюю камералку подшили просто в скоросшиватель, так недовольства у принимающей девочки было!!! На вопрос, как можно сшив еще и в скоросшиватель подшить(пардон за тавтологию ), было сказано:" Ну вы просто вложИте!" Может, у них акция по сбору скоросшивателей??

"Наши" много лет уже ничего в требованиях не пишут про скоросшиватели и вообще про сшивание документов.
Отвозим просто кипу бумаг и листок с описью документов. Ничего не сшиваем.

Не предусмотрено это, видимо, Налоговым Кодексом...

[Крысавица]

"Наши" много лет уже ничего в требованиях не пишут про скоросшиватели и вообще про сшивание документов.

А до нас эта "мода" как раз в прошлом году дошла и ещё держится... На скоросшивателях, бедолаги, экономят!

[Настя-13]

"Наши" много лет уже ничего в требованиях не пишут про скоросшиватели и вообще про сшивание документов.
Отвозим просто кипу бумаг и листок с описью документов. Ничего не сшиваем.

Не предусмотрено это, видимо, Налоговым Кодексом...

Никогда не видела такого в требованиях.

[Свечков]

каждый сшив помещать в отдельный скоросшиватель.

честно говоря, верится с трудом

[Елена_N]

Свечков, креатив налоговиков не имеет границ...

[shoka]

Если делаете сшив, можно нумеровать таким образом. Пронумеровать страницы сквозной нумерацией(я обычно нумерую с нижней страницы) а описание составить таким образом:
1. Книга продаж за 1 кв. 2015 г. стр. 1-100
2. Книга продаж за 2 кв. 2015 г. стр.101-190...
и т.д. Тогда можно продолжать и в следующем сшиве.
А в конце я тоже пишу: Кол-во документов ХХ, кол-во листов ХХХ

Подскажите пожалуйста, есть ли где-то требование писать в описи поименно название всех документов с реквизитами при предоставление в инспекцию или достаточно общего наименование "Книга покупок" и т.п.?

[Настя-13]

Подскажите пожалуйста, есть ли где-то требование писать в описи поименно название всех документов с реквизитами при предоставление в инспекцию или достаточно общего наименование "Книга покупок" и т.п.?

Прочитайте пост 14.

[shoka]

Прочитайте пост 14.

пост 14 читала, но мой вопрос именно про нормативное требование (или указанное в каких-либо разъяснениях контролирующих органов) - что необходимо прописывать поименно или с указанием иных реквизитов передаваемые документы, из чего следует, что просто написать в описи "Книга покупок за 4 квартал 2015" - это нарушение

[Елена_N]

пост 14 читала, но мой вопрос именно про нормативное требование (или указанное в каких-либо разъяснениях контролирующих органов) - что необходимо прописывать поименно или с указанием иных реквизитов передаваемые документы, из чего следует, что просто написать в описи "Книга покупок за 4 квартал 2015" - это нарушение

А как вы этот документ еще назвать можете? Так как раз и правильно, документ можно однозначно идентифицировать. Если написать просто "Книга покупок" - тут могут быть вопросы, попробуй потом докажи, что она была именно за 4 квартал 2015 г. Так что реестр с указанием реквизитов документов - это как раз в ваших интересах, прикопаться будет сложнее.

[shoka]

А как вы этот документ еще назвать можете? Так как раз и правильно, документ можно однозначно идентифицировать. Если написать просто "Книга покупок" - тут могут быть вопросы, попробуй потом докажи, что она была именно за 4 квартал 2015 г. Так что реестр с указанием реквизитов документов - это как раз в ваших интересах, прикопаться будет сложнее.

С этим я не спорю. Но если в Книге покупок несколько тысяч листов, то опись с конкретными реквизитами сделать достаточно сложно.

[Елена_N]

Ну вас же не заставляют описывать каждый лист. Скорее всего, требование на представление конкретных документов. Тогда представляем и перечисляем только те счета-фактуры, по которым требование и выписку из книги покупок(т.е. копии только тех листов, где есть информация именно по этому контрагенту). Да, иногда реестр занимает несколько листов. Но если с вас требуют кроме собственно книги покупок еще и копии всех счетов-фактур за этот период - то вам, конечно, не повезло.

[shoka]

Ну вас же не заставляют описывать каждый лист. Скорее всего, требование на представление конкретных документов. Тогда представляем и перечисляем только те счета-фактуры, по которым требование и выписку из книги покупок(т.е. копии только тех листов, где есть информация именно по этому контрагенту). Да, иногда реестр занимает несколько листов. Но если с вас требуют кроме собственно книги покупок еще и копии всех счетов-фактур за этот период - то вам, конечно, не повезло.

Дело в том, что проверка выездная и просили именно копии ВСЕХ документов за три года, хотя проверка по месту налогоплательщика. Организация очень большая.

[Елена_N]

Дело в том, что проверка выездная и просили именно копии ВСЕХ документов за три года, хотя проверка по месту налогоплательщика. Организация очень большая.

Просили или требование выставили? Если требование - надо было на следующий день после его получения просить об увеличении срока. Можно, конечно, попытаться доказать незаконность требования, раз проверка по месту. Всегда удивляюсь, зачем им столько бумаг. С нас, правда, запрашивали в основном регистры, а первичку - если только находили к чему прицепиться или посоветоваться надо было , т.е. выборочно.

[shoka]

Просили или требование выставили? Если требование - надо было на следующий день после его получения просить об увеличении срока. Можно, конечно, попытаться доказать незаконность требования, раз проверка по месту. Всегда удивляюсь, зачем им столько бумаг. С нас, правда, запрашивали в основном регистры, а первичку - если только находили к чему прицепиться или посоветоваться надо было , т.е. выборочно.

Требование конечно.
Доказать незаконность требования очень сложно, учитывая судебную практику, а судя по тому , что и на данном форуме немало тем, где люди пишут о таких действиях налоговых органов (в связи с дырой в законодательстве), то перспективы печальные. С одной стороны - ведь объективно удивительно - почему - если проверка выездная - налогоплательщик обязан делать копии всех документов за 3 года и предоставлять их в налоговый орган? Но объективность никого не волнует похоже.
По сути - это намеренное затягивание проверок и попытки заработать немало на штрафах.

[Елена_N]

Ну да, написано в НК, что инспекция "вправе истребовать" - вот они и требуют. На продление срока подавали?

[ССГ]

ЗДравствуйте. На требование налоговой о представлении документов:
не пойму сшивом можно представлять все документы, или только многостраничные ( устав, договор, книга покупок и т.д)?