Возмещение расходов на сотовую связь

[Viktory_I]

Добрый день!

Хотели бы в бюджетном учреждении возмещать некоторым сотрудникам сотовую связь фиксированной суммой, ориентировочно по 200 руб./мес. Подскажите, пожалуйста, как правильно в бюджетном учреждении организовать возмещение затрат на сотовую связь?
Насколько я поняла, необходимо издать приказ, прописать в должностных инструкциях необходимость использования сотовой связи в служебных целях, в приказе руководителя установить лимит расходов. Однако, столкнулась с таким мнением, что лимит не подтверждает обоснованности подтвержденных расходов, а только ограничивает их размер. Следовательно, наличие в учреждении утвержденных лимитов расходов не является подтверждением экономической обоснованности фактически произведенных услуг сотовой связи и контроль за этими переговорами возможен только при наличии детализированного счета оператора.
Также при использовании сотрудниками личных телефонов вопрос о выплате денежной компенсации за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, определяется соглашением сторон, выраженным в письменной форме. Такой порядок оплаты описан в ст.188 ТК РФ, а организации следует позаботиться о наличии документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества (сотового телефона) в служебных целях, таких как детализированные счета оператора связи. Однако, детализированные счета не могут подтвердить расходы по услугам связи, произведенные в служебных целях, поскольку с помощью сотовых телефонов работники могут разговаривать по своим личным делам. Поэтому необходимо выбирать из всех разговоров именно разговоры в служебных целях с документальным подтверждением обоснования служебного характера каждого разговора. Необходимо отследить каждый звонок, сделанный по тому или иному номеру, определить его производственную направленность и приложить подтверждающие документы (договоры, счета, накладные и т.п.) о том, что абоненты, которых вызывали сотрудники учреждения, являются деловыми партнерами.
Неужели всё так сложно и трудоёмко???
Поделитесь, пожалуйста, опытом - как у вас организовано возмещение сотрудникам на сотовую связь по их личным телефонам?
Возможно ли такое возмещение производить за счет субсидий на госзадание или только по внебюджету?

[Nephila]

Добрый день!

Хотели бы в бюджетном учреждении возмещать некоторым сотрудникам сотовую связь фиксированной суммой, ориентировочно по 200 руб./мес. Подскажите, пожалуйста, как правильно в бюджетном учреждении организовать возмещение затрат на сотовую связь?
Насколько я поняла, необходимо издать приказ, прописать в должностных инструкциях необходимость использования сотовой связи в служебных целях, в приказе руководителя установить лимит расходов. Однако, столкнулась с таким мнением, что лимит не подтверждает обоснованности подтвержденных расходов, а только ограничивает их размер. Следовательно, наличие в учреждении утвержденных лимитов расходов не является подтверждением экономической обоснованности фактически произведенных услуг сотовой связи и контроль за этими переговорами возможен только при наличии детализированного счета оператора.
Также при использовании сотрудниками личных телефонов вопрос о выплате денежной компенсации за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, определяется соглашением сторон, выраженным в письменной форме. Такой порядок оплаты описан в ст.188 ТК РФ, а организации следует позаботиться о наличии документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества (сотового телефона) в служебных целях, таких как детализированные счета оператора связи. Однако, детализированные счета не могут подтвердить расходы по услугам связи, произведенные в служебных целях, поскольку с помощью сотовых телефонов работники могут разговаривать по своим личным делам. Поэтому необходимо выбирать из всех разговоров именно разговоры в служебных целях с документальным подтверждением обоснования служебного характера каждого разговора. Необходимо отследить каждый звонок, сделанный по тому или иному номеру, определить его производственную направленность и приложить подтверждающие документы (договоры, счета, накладные и т.п.) о том, что абоненты, которых вызывали сотрудники учреждения, являются деловыми партнерами.
Неужели всё так сложно и трудоёмко???
Поделитесь, пожалуйста, опытом - как у вас организовано возмещение сотрудникам на сотовую связь по их личным телефонам?
Возможно ли такое возмещение производить за счет субсидий на госзадание или только по внебюджету?

с 2004 по 2008 год мы вели все по правилам, к детализации звонков еще прикладывался отчет сотрудника о том, по какому вопросу был тот или иной звонок. Потом осточертело все это. Не та цена вопроса, чтоб так мучиться))) Руководитель просто установил надбавку за интенсивность , скрыл возмещение затрат таким способом, чем реально облегчил жизнь всем. Бухгалтерия вздохнула свободнее, так как копаться в деталировках не надо, и сотрудники, ведь ночные звоночки и смски женатых "болтунов" не для общего досмотра. В общем, мы пошли неправильным путем, но более легким. Платим из внебюджета, так как завуалировали все под надбавку, то и взносы все тоже платим.