Прием документов от клиентов по описи

[Лилитана]

Часть документов от клиентов приходят в оригинале, часть по электронной почте в сканкопиях. Поделитесь как фактически принимаете документы от клиентов по описи чтобы это было удобно и не занимало много времени.

[Ir-Ko]

Нам клиенты передает по описи, сами составляют, если мы возвращаем, то мы составляем опись. А в чем проблема?

[Лилитана]

Нет проблемы. Хочется поговорить о том, насколько это необходимо. Многие ведь не делают описи. Все на веру. Задумалась, может действительно смысла нет.
Ведь при отправке по электронке - вся инфа там сохраняется с датами. Чем не подтверждение передачи документов?
При передачи документов через курьера никаких альтернатив подтверждений передачи документов кроме описи нет. Если документов немного - это одна ситуация, а если несколько папок документов в месяц передают и клиент не готов делать описи самостоятельно. Переписывать каждый документ или можно как-то сгруппировать? Берете за составление описи дополнительные деньги?

Бывает также ситуация когда передается немного документов. А основную часть клиент сам вносит в программу, или идет перегрузка из другой базы в бухгалтерию. Как в таком случае провести грань ответственности?

[Ir-Ko]

Я работаю как обслуживающая бухгалтерия уже 13 лет, из наработанного опыта могу сказать, что описи - это очень важное условие сохранения конструктивных отношений с клиентами (как минимум). Текущие документы для обработки передаются по описи. Старинные клиенты полностью согласны с такой практикой, новых убеждаем в необходимости, если вдруг кто-то ленится) если мало документов, составляем сами. У нас в договоре прописано, что по документам, переданным без описи претензии не принимаются. Этот пункт отрезвляет. И постепенно по мере работы, они убеждаются, что это очень значимый момент. Бывает, они сами забывают, какие документы передали), тут -то опись на помощь и приходит)))
По началу некоторые негативно воспринимали, бывало такое) Но практика есть критерий истины))) Сейчас это вообще не проблема. Это норма.

[Ir-Ko]

Несколько папок документов за месяц мы не берем. Мы загружаем из их базы в нашу. А тогда есть реестр из их базы. Например, реестр отгрузочных документов из "торговли и склада"
По электронке это вообще не документ. Это кошмар бухгалтера. Мы стараемся не работать по документам по электронке. Честно) Только в крайнем случае. И уж конечно без описи, что тут описывать?

[Зета]

Мы никаких описей не составляем. Трудозатраты превышают пользу

[Ir-Ko]

Мы никаких описей не составляем. Трудозатраты превышают пользу

Ни разу не было вопросов с клиентами у кого "сей документ" находится?

[Зета]

Ir-Ko, несколько раз было. Но искали и они, и мы, и находили. Проблем не было.

[Ir-Ko]

Наверно, от клиентов зависит)
мы и ввели строго-настрого описи, потому что некоторые из них прям с ума сводили вечными поисками)))
Сейчас такого нет, но описи остались, и я очень довольна. И клиенты тоже!

[Зета]

Ir-Ko, а в каком виде описи? Вот принес клиент по окончании квартала банковские выписки за квартал, предположим 20 счф, 20 накл входящих, и 30 счф+накл исходящих. Как выглядит ваша опись? Каждую счф описываете?

[Ir-Ko]

Если клиент у себя в УТ/ТиС-е ведет учет, то оттуда реестр выгружает и прилагает к описи. В описи фигурирует "отгрузка за период по реестру.
Банковские выписки - одной строкой за период столько штук, платежные поручения так же.
Если сами в торговле не ведут учет, то описывают все подряд, да.
На самом деле, это не много времени занимает.
Опись - это в экселе табличка с разными графами на все: вид документа, номер, дата сумма, контрагент. Автоподстановка помогает, конечно.