×
×
+ Ответить в теме
Показано с 1 по 16 из 16
  1. #1
    Клерк
    Регистрация
    22.02.2011
    Адрес
    Москва
    Сообщений
    52

    Организация документооборота вновь создаваемой компании

    Здравствуйте.
    Прошу помощи у уважаемого сообщества.
    Создается компания (ООО, УСН, 6%, 2 учредителя пополам). Область работы - консалтинговые услуги.
    Основные документы - договора с заказчиками, акты, поступления за выполненные работы.
    В компании предполагает работать (на начальном этапе) 3 сотрудника (включая ЕИО). Также планируется проведения обучения сотрудников у стороннего поставщика.
    По общему согласию я назначаюсь ЕИО (и также главбух). К сожалению, достаточного опыта в управлении нет, был опыт работы ИП (у второго участника вообще нет опыта).
    Изучив материалы форума, а также официальные материалы (федеральные законы, письма минфина и т.д.) пришел к следующему неутешительному заключению (ко всему прочему):
    1. Необходимо вести бухучет и предоставлять его в налоговую.
    2. Необходимо вести кадровый учет.
    Кроме того определил примерный список документов в рамках деятельности компании:
    1. Учредительные документы
    2. Договора
    3. Годовая отчетность в различные фонды, налоговую
    4. Учетные политики (бухгалтерская, налоговая)
    5. КУДиР
    6. Авансовые отчеты
    7. Документооборот с банком - для ИП ничего формального не готовил, но для ООО вроде какие-то фиксированные документы есть, выписки, сверки и т.д.
    8. Реализация (акты об оказании услуг)
    9. Закупка (закупка оборудования - минимальная, но есть; прохождение обучения)
    10. Ведение основных фондов (приемка ОС, карточки ОС и т.д.)
    11. Материалы (канцтовары)
    12. Кадры (штатное расписание, отпуска, трудовые книжки и т.д.)
    13. Приказы
    В результате даже для начала работы необходимо создать множество внутренних документов. Многие из этих документов вызывают вопросы, что с этим делать, как с этим работать.
    Плюс к этому правила меняются, меняются законы, добавляются новые.
    Возможно это ложное представление, но складывается впечатление, что на основную деятельность будет совсем мало времени (если заниматься только самому), с учетом того, что необходимо будет еще изучать материалы.

    Собственно это все была преамбула, а вопросы к сообществу следующие.
    1. Насколько корректный список документов для нашей компании? Может от чего-то можно избавиться? Чего-то не хватает? Список сформирован на данных другой ветки, где обсуждалась документация компании на УСН.
    2. Действительно ли это требует значительного времени (для корректного ведения документации)? Ряд документов создается 1 раз на долгое время (политики и т.д.), разовые документы (договора, приказы на отпуск, карточки ОС и т.д.).
    Какая в данной ситуации наиболее оптимальная схема?
    1. Ведение всей документации лично ЕИО - есть опасение, что потребует значительного времени на изучение
    2. Ведение всей документации лично ЕИО с поддержкой внешнего консультанта (бухгалтера, специалиста широкого профиля) - выглядит наиболее оптимальным, ответственность остается на ЕИО
    3. Привлечение в штат дополнительного сотрудника (бухгалтера, специалиста широкого профиля) - предположительно довольно затратно, при том что хороший специалист будет стоить дорого
    4. Заключение договора о ведение документации сторонним специалистом или компании (не все конечно, бухгалтерский и кадровый учет) - наверно наиболее затратно, а также ЕИО остается в стороне (без знаний), но при этом ответственность не на ЕИО

    Прошу помочь с данными вопросами.
    Поделиться с друзьями

  2. #2
    Клерк Аватар для YUM
    Регистрация
    30.06.2005
    Адрес
    Санкт-Петербург
    Сообщений
    6,223
    Цитата Сообщение от HyperDenis Посмотреть сообщение
    ..Привлечение в штат дополнительного сотрудника (бухгалтера, специалиста широкого профиля) - предположительно довольно затратно, при том что хороший специалист будет стоить дорого..
    его отсутствие обойдется еще дороже!
    Судя по тому, что у Вас в документообороте (!) одновременно и "материалы ( канцтовары)" и "кадры".
    А штатное расписание соседствует с трудовыми книжками.
    На мое ИМХО, просьба не опираться!
    Когда я говорю,
    складывается впечатление, что я брежу(©)

  3. #3
    Клерк
    Регистрация
    22.02.2011
    Адрес
    Москва
    Сообщений
    52
    Цитата Сообщение от YUM Посмотреть сообщение
    его отсутствие обойдется еще дороже!
    Судя по тому, что у Вас в документообороте (!) одновременно и "материалы ( канцтовары)" и "кадры".
    А штатное расписание соседствует с трудовыми книжками.
    Здравствуйте, YUM.
    Наличие такого человека в штате из 3 человек довольно абсурдно.
    Вероятно само слово "документооборот" не совсем корректно.
    Однако и штатное расписание, и входящие счета за материалы, и карточки ОС по сути своей являются документами.
    Такие документы будут обрабатываться в лучшем случае несколько раз в год, но с ними придется работать.

  4. #4
    Клерк
    Регистрация
    20.11.2012
    Сообщений
    363
    Создается компания (ООО, УСН, 6%, 2 учредителя пополам). Область работы - консалтинговые услуги.
    а в какой области консалтите? оквэд 72.20?
    если да то 6% не лучший выбор имхо

    Если все бюджетно, то /кстати ООО в пополаме плохой вариант/
    делайте ООО с одним только диром он же главбух. больше никаких стаффов
    Учред доки хотя бы сами сделайте. В сети есть мануал "самостоятельная регистрации ООО " в гугл
    Бухгалерию на аутсорсинг
    Политику вам сделает фирма, но можно и самому.

    Какой ДО с банком? октрытие счета? банкинг?

    У вас там до хрена деятельности и обучение и оборудование, основные фонды? ну какие у вас фонды? все в затраты списывается.

    Если вы не можеет позволить буха то и планируйте действительность так чтобы операции по минимуму...

    Но самое главное напишите БИЗНЕС-ПЛАН для себя. потому что вижу что вы там себе нафантазировали очень розово и когда будете сравнивать с фактом то будете приходить в чувство быстрее

    ксттаи с вас 1000 руб за консалт

  5. #5
    Клерк
    Регистрация
    22.02.2011
    Адрес
    Москва
    Сообщений
    52
    balabolec, спасибо за комментарий.
    Компания уже зарегистрирована, идет процедура открытия расчетного счета (РКО).
    2 учредителя, но ЕИО и главбух пока предполагаются быть в одном лице (чтобы бюджетно). Остальные лица появятся когда пойдет основная деятельность.
    72.20 - все верно.
    6% были рассчитаны формально, поэтом буду признателен за более подробные пояснения, почему не лучший выбор?
    Что понимаете под аутсорсингом? Полная передача ведения на стороннюю организацию или как? Согласен что можно передать когда будут пойдут регулярные движения, а пока смысла в этом нет (движений нет, отчетность сдавать в ближайшее время не надо). Тем не менее базовые документы (те же учетные политики) должны быть сформированы сейчас.
    Оборудование - ноутбуки, принтеры (из этой серии). В начале то конечно и их не будет. Действительно, амортизация сейчас никак не поможет, может и нужно списывать просто на затраты.
    Как раз в этом и цель, вести корректно и правильно, но минимально необходимый набор документации.
    По поводу фантазий, даже не знаю откуда у вас такая информация. Никто не пытается открыть Америку или сделать стартап. Вполне обычная и рабочая бизнес-модель, легко рассчитываемая. Бизнес-план у нас есть. Если вы про список документов, так в бизнес плане он не прописывается.

  6. #6
    Клерк
    Регистрация
    16.02.2013
    Адрес
    Санкт-Петербург
    Сообщений
    103
    Цитата Сообщение от HyperDenis Посмотреть сообщение
    отчетность сдавать в ближайшее время не надо
    вполне возможно, что нужно сдавать... зависит от даты регистрации (среднесписочную), да и сообщение за открытие р/с.... если вам всё это не знакомо (или это ваша первая фирма) а денег на бухгалтерскую фирму нет, наймите кого-нибудь кто будет вести вашу фирму дома по совместительству... всё равно дешевле чем штрафы...штраф за не сообщение об открытии р/с только в ПФР 5000.
    P.S. но решать конечно вам.

  7. #7
    Клерк
    Регистрация
    22.02.2011
    Адрес
    Москва
    Сообщений
    52
    В первом посте я как раз и задавал вопрос, какая будет оптимальная схема.
    Одним из пунктов было привлечение "консультанта" по таким вопросам, подготовке документов. Ответственность при этом остается за ЕИО, он же должен быть погружен в детали.
    Спасибо за напоминание, про информирование фондов я знаю, для этого мне даже помощь не нужна Но дальше... сложнее.

  8. #8
    Клерк Аватар для Lizavetta
    Регистрация
    18.10.2005
    Сообщений
    1,573
    HyperDenis, все документы вы можете составить и вести самостоятельно, предварительно изучив как это делается

    Недавно заставила одного клиента, который частенько ноет что я долго работу делаю (час-два включая время на проезд с его точки зрения с избытком на любой объем работы) расписать должностные обязанности сотрудников - 8 инструкций. У него это (не документ причем, а произвольная форма) заняло месяц. И поправлять пришлось еще пару недель после моих вопросов. Теперь стал понимать куда я время деваю

    Вам выбирать что Вам дешевле, нанимать специалиста или разбираться самостоятельно , но потерять массу времени.
    Для того что бы правильно задать вопрос надо знать большую часть ответа...

  9. #9
    Клерк
    Регистрация
    20.11.2012
    Сообщений
    363
    2 учредителя, но ЕИО и главбух пока предполагаются быть в одном лице (чтобы бюджетно).
    ага только главбух не силен в бухгалтерии)

    Остальные лица появятся когда пойдет основная деятельность
    вы говорили что штат на начальном этапе три человека из них два учреда. получается что одному нужно будет платить по-любому.

    72.20 - все верно.
    типа внедренцы 1С и консалт?

    Что понимаете под аутсорсингом? Полная передача ведения на стороннюю организацию или как? Согласен что можно передать когда будут пойдут регулярные движения
    а кто учетную политику будет делать? первые проводки? поэтому сразу на аутсорсинг.
    Можете здесь кого то найти. Возможно даже согласятся работать в черную по совместительству. тут на первом этапе работы не много

    Оборудование - ноутбуки, принтеры (из этой серии). В начале то конечно и их не будет. Действительно, амортизация сейчас никак не поможет, может и нужно списывать просто на затраты.
    все списывайте в расходы. упрощайте учет
    По поводу фантазий, даже не знаю откуда у вас такая информация. Никто не пытается открыть Америку или сделать стартап. Вполне обычная и рабочая бизнес-модель, легко рассчитываемая. Бизнес-план у нас есть. Если вы про список документов, так в бизнес плане он не прописывается.
    в оргплане прописывается
    штатка
    должн обязанности

    У вас даже не просчитаны текущие месячные расходы, вы не определись амортизировать или списывать оборудование.
    Поэтому сомневаюсь что у вас есть четкий финплан с кэшфлоу на год

    Модель рабочая ок, но фантазии могут быть насчет притока кэша. А если не попрет? А если три мес засуха?
    По моим прикидкам если с арендой, з/п дир по минимуму, з/п одному спецу черная, бух на аутсорсе + мелочь у вас выходит 100-120.000 в мес текущих.
    А еще первоначальные...

    В квартал у вас сгорит $10.000.
    Плюс первоначальные $5.000

    А клиенты они любят кормить обещаниями.

  10. #10
    Клерк
    Регистрация
    20.11.2012
    Сообщений
    363
    Цитата Сообщение от Лизаветта
    HyperDenis, все документы вы можете составить и вести самостоятельно, предварительно изучив как это делается
    у него нет представления о сути работы главбуха поэтому такие шапкозакидательские настроения. ничего сложного в его случае нет но много текучки. Поэтому намаявшись от решит что платить 10.000 в мес оптимальнее. но когда он уже сам накрутит в учете, все запустит-тогда это будет стоить уже дороже

  11. #11
    Клерк Аватар для Lizavetta
    Регистрация
    18.10.2005
    Сообщений
    1,573
    Цитата Сообщение от balabolec Посмотреть сообщение
    у него нет представления о сути работы главбуха поэтому такие шапкозакидательские настроения. ничего сложного в его случае нет но много текучки. Поэтому намаявшись от решит что платить 10.000 в мес оптимальнее. но когда он уже сам накрутит в учете, все запустит-тогда это будет стоить уже дороже
    а я верю в людей ну и кроме того по своему опыту знаю, что когда сам попробует и поймет что это такое,(не справится разумеется) уважительнее к чужой работе будет относиться
    Для того что бы правильно задать вопрос надо знать большую часть ответа...

  12. #12
    Клерк
    Регистрация
    20.11.2012
    Сообщений
    363
    а я верю в людей ну и кроме того по своему опыту знаю, что когда сам попробует и поймет что это такое,(не справится разумеется) уважительнее к чужой работе будет относиться
    ох женщины, коварство их второе имя...

    сколько будет стоить работа приходить раз в неделю в субботу например, кадры -3 чела, доков 10-20 в мес, УСН6% ? учет с нуля.
    никакой амортизации и кредитов.

  13. #13
    Клерк Аватар для Stelsus
    Регистрация
    12.02.2014
    Адрес
    Москва
    Сообщений
    26
    Цитата Сообщение от Fedor Buh Посмотреть сообщение
    наймите кого-нибудь кто будет вести вашу фирму дома по совместительству...
    Поддерживаю, на начальном этапе пока раскрутитесь это лучший вариант

  14. #14
    Клерк
    Регистрация
    20.11.2012
    Сообщений
    363
    ага и без офиса
    с одним диром официально и бухом и спецом на черной

    а бух может стоить в этой случае 10к мес?

    кстати где наш ТС)

  15. #15
    Клерк
    Регистрация
    22.02.2011
    Адрес
    Москва
    Сообщений
    52
    Спасибо всем за комментарии.
    Деятельность очень близка к консалтингу по 1С, но не она.
    Так получается, что в процессе подготовки документов для регистрации и открытии расчетного счета есть немного времени разобраться. Да и договора еще не заключены, работы не начались.
    Не знаю в чем разница между фин планом и бизнес-планом, но считаю что текущей детализации более чем достаточно. Как вы уже могли оценить, наш масштаб (3 человека) не такой значительный, чтобы потерялись какие-то значительные статьи.
    Мы себе вполне представляем, что может быть и "засуха", тонкости приемки работ, большая отсрочка оплаты. Поэтому готовы уйти в минус. Но чтобы минус был минимальный (и мы смогли его пережить и не уйти с рынка) мы хотим снизить регулярные затраты. Аренды, кстати, сейчас нет.
    Исходя из обсуждения я все также склоняюсь к подходу - подготовка документов и ведение с помощью официального (с договором) или неофициального помощника (совместителя на дому). Неофициальное взаимодействие может быть плюсом, т.к. может быть экономически выгоднее обеим сторонам (без лишних налогов), затраты на консультации все равно не уменьшат налоговую базу
    Кого стоит искать? Можно ли надеяться помощи от бухгалтера в составлении трудового договора для нового сотрудника...

  16. #16
    Клерк
    Регистрация
    20.11.2012
    Сообщений
    363
    ну тогда интеграторы-программеры

    бизнес-план это вообще организация бизнеса, а финплан это по деньгам и его составная часть.
    вам нужно все распланировать от расписания работ /диаграмма ганта/ до первых поступлений кэша а потом корректировать. а не так как вы сейчас все делаете с колес.
    Просто поверьте что это ошибочная стратегия думать что все удастся разрулить в текущем режиме...


    регулярные затраты =текущие. так правильнее
    сколько у вас текущие?
    бух 10.000
    третий спец ?
    на разьезды
    з/п дира есть или его в отпуск?
    в мес всего 50-60.000 осилите? а три месяца? а шесть?

    ориентируйтесь на хиленький доход в течении года.
    а чтобы иметь нормальный доход белый вам нужно поднимать в мес .... 200.000, а в квартал 600.000

    имейте ввиду что вы заходите в очень тесный рынок пусть и высокодоходный...где размер имеет значение и где маленькие долго не живут

    ---------------------
    бух сделает трудовые договора и будет вести кадр учет. только это нужно обговорить чтобы потом не тянули лишнее

+ Ответить в теме

Информация о теме

Пользователи, просматривающие эту тему

Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)

Ваши права

  • Вы можете создавать новые темы
  • Вы можете отвечать в темах
  • Вы не можете прикреплять вложения
  • Вы не можете редактировать свои сообщения
  •