На чем экономим время?

[Легко по жизни]

Здравствуйте, коллеги! Хотела обсудить такой вопрос: как можно более продуктивно построить свою бухгалтерскую работу с клиентами. Вопрос возник после общения с дружественными конкурентами, ведущими массу компаний. На вопрос, когда только успевают вести такой объем, сказали, что:
1. Кассовую книгу не распечатывают - только если нужно будет при проверках, а так- хранится в эл. виде
2. Приходные ордера по ТМЦ не распечатывают
3. Табели не делают в микрокомпаниях (1-5 чел.)
4. На ОСНО счета-фактуры подшивают вместе с накладными и актами, а не к Журналу входящих счетов-фактур
5. К клиентам не выезжают - а если и выезжают, то 500 руб./час
6. Помощь в получении кредитов - за доп. плату. Инвентаризацию не делают даже за плату.
7. Путевые листы на УСНО не обрабатывают
8. Акты на списание ТМЦ не делают - заменяют их накладными на перемещение, и тоже их не распечатывают.
Мотивируют такой "урезанный" объем услуг тем, что мелкие компании в большинстве случаев проверкам не подвергаются, а если нужно будет - все распечатают.
Вот тут я и призадумалась - с одной стороны, комфортно, когда все распечатано, подписано, подшито - в случае чего все готово. Но с другой стороны - действительно, много времени и бумаги можно сэкономить...
Сейчас подумала, может, вообще в расценках дело? Базовая цена и VIP?
А как у Вас? Как оптимизируете свои трудозатраты?

[Зета]

Мы тоже распечатываем только если отдавать на проверку нужно. Или подписи сторонних лиц нужны на документе. Те документы, на которых только подпись руководителя (собственника бизнеса) можно распечатать в случае необходимости в любой момент.

[Демидова Татьяна]

Мы распечатываем только то, что необходимо по закону иметь в бумажном виде.
Обрабатываем все документы, которые переданы в бухгалтерию (у нас оплата подокументная).
1. кассовую книгу, если она ненулевая, распечатываем обязательно.
2. приходные ордера по ТМЦ не распечатываем. Есть единственный случай когда приходный ордер необходим - если тмц в вашем учете оприходовано не под тем наименованием, по которому оно пришло, или оприходовано в другом количесве (из кг в шт), или же фактически пришло не то, что в накладной. При полном совпадении М-4 не нужен.
3. Табели делать должен тот, кто реально следит за посещаемостью. Подделывать табели мы не подделываем.
4. СФ подшиваем к журналу.
5. Не выезжаем, а если выезжаем, то за допплату.
6. Помощь в получении кредита - это когда вы ведете переговоры с банком. К бухобслуживанию это отношения не имеет. Подготовка документов на кредит - готовим бесплатно только то, что входит в наши обязанности по бухучету (балансы, оборотки). Анкеты и прочую банковскую документацию не заполняем вообще. Инвентаризации не проводим.
7. Путевые листы на УСН 6% обычно не предоставляются и не обрабатываются, в этом обычно нет смысла. Но если клиент увидит смысл, то обработаем.
8. Акты на списание ТМЦ не делаем, для этого есть требование-накладная, ее делаем, распечатываем.

[Lizavetta]

Те документы, на которых только подпись руководителя (собственника бизнеса) можно распечатать в случае необходимости в любой момент.

бывает что руководитель (собственник) уже не сможет подписать в нужный момент по уважительным причинам - только на этой неделе директор контрагента в аварию попал

[Легко по жизни]

Lizavetta, согласна. А бывает еще, что у всех враз какие-то проверки, суды, разборки...Тогда вообще не знаешь, за что хвататься...
Татьяна, а насчет табелей - если их не делают - откуда тогда данные для расчета зарплаты берете? Или все стандартно, оклад есть оклад? У меня до табелей все руки не доходят. Делаю только пока по тем, у кого вечные разборки с ФСС...

[Старый ворчун]

Lizavetta, согласна. А бывает еще, что у всех враз какие-то проверки, суды, разборки...Тогда вообще не знаешь, за что хвататься...
Татьяна, а насчет табелей - если их не делают - откуда тогда данные для расчета зарплаты берете? Или все стандартно, оклад есть оклад? У меня до табелей все руки не доходят. Делаю только пока по тем, у кого вечные разборки с ФСС...

табель должна делать табельщица, в бухгалтерию он должен попадать полностью готовым/посчитанным/подписанным.

[Manul666]

табель должна делать табельщица

Ага, особенно в ООО "Три калеки" есть табельщица, кладовщица, бух по зарплате, кассир, бух материального стола, ГБ, начальник ОК и еще три инспектора по кадрам.

[Lizavetta]

ну мне лично сложно без табеля делать расчет зарплаты. Даже в самых маленьких фирмочках работники уходят в отпуска или на больничные. В голове все фирмы и всех работников держать невозможно. А когда в фирмочке более 10-ти работников у меня памяти не хватает запомнить кто запил, кто заболел, кто прогулял.

[Старый ворчун]

Ага, особенно в ООО "Три калеки" есть табельщица, кладовщица, бух по зарплате, кассир, бух материального стола, ГБ, начальник ОК и еще три инспектора по кадрам.

ага, а руководитель - обязательно генерааальный директор.


единственно правильный подход был указан выше: "Табели делать должен тот, кто реально следит за посещаемостью. Подделывать табели мы не подделываем."

[Демидова Татьяна]

Татьяна, а насчет табелей - если их не делают - откуда тогда данные для расчета зарплаты берете? Или все стандартно, оклад есть оклад? У меня до табелей все руки не доходят. Делаю только пока по тем, у кого вечные разборки с ФСС...

Табели МЫ не делаем. Это зона ответственности клиента. У большинства - оклад. У некоторых - больничные и текучка, там ЗУП и табель электронный (заполняется специалистом клиента). Ни один клиент не фиксирует прогулы, сдельных оплат у нас нет. в ФСС сейчас табели редко требуют, по крайней мере у нас так.

[alexstrel]

1. Кассовую книгу не распечатывают - только если нужно будет при проверках, а так- хранится в эл. виде

Не очень хорошая идея, потому что распечатать и подписать за несколько дней проблематично. Одно просто поставить подписи, другое дело написать сумму РКО прописью, вот на это уходит не мало времени.
И клиент может быть недоволен, что ему это дали пачкой подписывать, а не постепенно в течении нескольких месяцев/лет.

3. Табели не делают в микрокомпаниях (1-5 чел.)

Я так понимаю что речь идет о фиксированных окладах, когда сумма зарплаты за месяц изменяется только из-за больничных, отпусков и т.д.?
Но даже их учет нужно вести. Поначалу мы тоже их не делали. Но потом возникали ситуации, когда надо делать табели за год и все это приходилось вспоминать с нуля. Поэтому решили что лучше сразу делать табели, чтобы точно по дням знать, откуда где какие данные и суммы.
В конце/начале месяца обязательно запрашиваем данные о том, были ли отпуска и больничные и на их основе делаем табели. И периодически отдаем их на подпись.
Я прекрасно понимаю, что в маленькой фирме на 1-5 человек никто не захочет вести табель ежедневно, это никому не надо.

8. Акты на списание ТМЦ не делают - заменяют их накладными на перемещение, и тоже их не распечатывают.

Они не полностью заполняются в 1С, поэтому быстро привести их в нормальный вид и распечатать бывает проблематично.

Мотивируют такой "урезанный" объем услуг тем, что мелкие компании в большинстве случаев проверкам не подвергаются, а если нужно будет - все распечатают.

Идея урезанного объема услуг у меня тоже периодически появляется. Очень большой спрос на дешевые бухгалтерские услуги. Полноценный учет нужен не так многим. Но считаю что нужно обязательно с клиентом обговаривать риски таких действий.
Хотя мы так и не делаем, но если подойти с умом то в этом есть смысл.

Вот тут я и призадумалась - с одной стороны, комфортно, когда все распечатано, подписано, подшито - в случае чего все готово. Но с другой стороны - действительно, много времени и бумаги можно сэкономить...

Представьте если все нужно будет разом распечатать сколько уйдет времени.

Сейчас подумала, может, вообще в расценках дело? Базовая цена и VIP?

К этому вопросу нужно подходить очень осторожно.
Например учет с распечаткой - 10 000, без распечатки - 7 000.
Клиент может спросить, а если понадобится, то сколько будет стоить распечатка?
Например проверка за 3 года. Вы скажите к примеру 20 000.
Клиент посчитает 3 000 * 36 = 108 000 разница за 3 года - единоразово 20 000 = 88 000 экономии.
Но вот стоит ли это того для вас? Сколько работы будет за раз. И все равно же эти документы готовятся в электронном виде. Не думаю что распечатка сильно увеличивает трудоемкость. К тому же некоторые ошибки становятся видно только на бумаге. Ни раз бывало, что-то сделаешь на компьютере, проверишь, все нормально. Распечатал и видны ошибки.
Например даже зарплата. Данные из табелей переносятся в расчетные ведомости, а из них в платежные или в реестры для банка. Найти расхождение в них на мониторе намного сложнее, чем на бумаге.

[Просто человек]

Демидова Татьяна, вот интересно, клиент приносит вам заполненный табель? я так понимаю, что клиент даже не подозревает как его заполнять.

[Lizavetta]

Просто человек, у меня клиенты делают табели сами, но не по униф. форме, а как им проще и понятней. я переоформляю в более приемлемый вид и отдаю на подпись сразу же.

[Просто человек]

Lizavetta, У меня 99% клиентов оформляют сотрудников на оклад. Есть клиенты которые работают посменно- те дают рабочие даты. По поводу того что нужно отправлять людей в отпуск напоминаю сам
Поэтому табель заполняю сам.