От самозанятого специалиста до полноценного руководителя бухфирмы

[j-epifanova]

Уважаемые коллеги!

Форум Бухгалтерский бизнес существует уже несколько лет. За это время многие из нас прошли путь от самозанятых специалистов до полноценных руководителей фирмы. Предлагаю рассказать, как в настоящее время организована работа вашей фирмы.

Начну с себя.

Фирме 4,5 года.
Сейчас в штате 6 человек, включая меня. 1 специалист по зарплате и кадрам, 3 бухгалтера, ведущих работу от разноски первички до чернового формирования регистров учета, 1 менеджер, обеспечивающий работоспособность фирмы (занимается всем, что только отвлекает от оказания услуг).

До недавнего времени был еще главбух, который должен был контролировать бухов, закрывать месяц, формировать чистовые регистры и отчетность, консультировать клиентов и разрабатывать оптимальные схемы, вести карты клиентов и чек-листы. Но чего-то не везет мне пока с главбухами, отчетность делают, а вот управлять своими подчиненными не хотят. Поэтому главбух и руководитель теперь я сама.

Как руководитель я занимаюсь маркетингом, продажами, связями с клиентами существующими и потенциальными, разрабатываю регламенты, помогающие работать более эффективно. Т.е. развитием бизнеса. Как главбух буду делать то, что он должен был делать. В ближайшем будущем вижу, что нужен ведущий специалист по подготовке отчетности. Контролирующие функции оставлю на себе.

А как у вас?

[Демидова Татьяна]

Нам 6 лет, в штате 6 человек: гендир, руководитель отдела бухучета (главбух), два бухгалтера, юрист-регистратор и его помощник.
Я сама стараюсь бухучетом не заниматься, а только руководить. У меня главбух отлично справляется с задачей и руководства и отчетности (но мне повезло, редко встречаю таких людей, чтобы и руководить, и специалист хороший, и в бухбизнесе-консалтинге чтоб прижился).
Мечтаю о менеджере/секретаре, но пока мне это кажется роскошью. Лучше я на эти деньги себе еще одного бухгалтера возьму.
Специалиста по зарплате не выделяли, зарплата у наших клиентов небольшая, любой бухгалтер справится. Даже ЗУП пока не ставим (это я вредная, считаю, что они должны уметь все считать "на руках").

[Ставка]

А нам всего годик. В штате 3 человека. Я, оператор на ввод первички и программист, он же менеджер по развитию клиентской базы. Решили пойти по американскому типу оказания услуг. Ушли от модных, пугающих малый бизнес названий. Т.е. называемся просто "Первая Бухгалтерская Контора". Никаких маркетингов, консалтингов, контролингов и прочего подобного. Мой девиз - истина в простоте. Общаюсь с коллегами из Филадельфии и Израиля. Там люди давно отошли от сложного и вернулись к простому, считают как Танюша Демидова на "руках". Вот и я пытаюсь их догнать в простом. Клиентам нравится. Я выполняю обязанности главбуха, финансового специалиста и аудитора.Благо у самой большой опыт выездныхпроверок в налоговой службе. Офис по совету филадельфийских коллег не снимаю, а организовала у себя в квартире. Клиентов денежных практически нет, но зато тех кого обслуживаем очень порядочные и благодарные. Всех веду в программе 1с 8.2 версия "проф". Для начисления зарплаты нанимаем фирму. Программист настаивает переводить работу на сервера в Дата центрах. Уже была согласилась. Но начала делать опрос среди "облачных" технологов на предмет надеждности сохранности информации. Оказалось что они нигде не страхуются. Стало как то не по себе. И вот сегодня случилось - недоступны сервера, приносят извинения пользователям. Я подумала какие мы умнички, что мы не перешли к ним.

[Kantry]

Офис по совету филадельфийских коллег не снимаю, а организовала у себя в квартире.

Клиентов вы дома принимаете или встречаетесь с ними в других местах?
Ваши сотрудники тоже у вас дома находятся или работаете удаленно?

Для начисления зарплаты нанимаем фирму.

Бух. фирму?
А как у вас обстоят дела с передачей сторонней организации персональных данных своих клиентов? Оформляете какие-либо документы?
Заранее благодарю за ответы.

[zaratushtra]

Нам 6 лет, в штате 6 человек: гендир, руководитель отдела бухучета (главбух), два бухгалтера, юрист-регистратор и его помощник.

Честно удивлен!
Я думал у Вас минимум 25 бухгалтеров, 10 юристов, куча помощников и все на службы или отделы разбито.
Я вот только думаю о нагрузке, 2 буха на первичке, они же на зарплате, главбух все сводит, хотя Вы и добились несомненно за счет высокого качества хороших цен на услуги, но оборот не может быть большим, как ни крути, а много фирм Вы физически вести не можете, даже предположу что где-то 10-20.
Вот только интересно, а вот те же услуги курьера эти же 2 буха осуществляют, а кто админит 1С.

О себе пока опять не скажу, или совсем вкратце, проработав около года из уровня самозанятого специалиста я не поднялся, опыт несомненно растет, сейчас готовлюсь ко "второму рывку"

[Демидова Татьяна]

Честно удивлен!
Я думал у Вас минимум 25 бухгалтеров, 10 юристов, куча помощников и все на службы или отделы разбито.

Мне бы этого хотелось, будем стремиться

а много фирм Вы физически вести не можете, даже предположу что где-то 10-20.

Это нагрузка на одного бухгалтера.

Вот только интересно, а вот те же услуги курьера эти же 2 буха осуществляют, а кто админит 1С.

Ни в коем случае. Курьерские услуги осуществляет курьер. Мы нанимаем фирму на аутсорсинге.
1С особо админить не нужно. Обновления делают либо сами бухи, либо их руководитель либо я.

[Демидова Татьяна]

ам 6 лет, в штате 6 человек: гендир, руководитель отдела бухучета (главбух), два бухгалтера, юрист-регистратор и его помощник.

У нас произошли изменения. Должность помощника юриста сокращена, а бухгалеров теперь трое.

[zaratushtra]

Демидова Татьяна, 10-20 на 1 бухгалтера, ну это наверное микрофирмы, с оборотом до 1-3 млн. в год и штатом до 5 чел, я сейчас веду в качестве полуудаленного главбуха 2 фирмы, обе со штатом 30-35 чел и оборотом 80-100 млн. в год, это занимает практически все мое время, есть 3 мелкие фирмы (2_ООО + 1_ФЛ) и штук 5 ИП-ников на ЕНВД и 2 нулевика, на 2 мелкие фирмы пришлось привлечь жену.
Я понимаю что если я буду так же вести эти 2 крупные фирмы, то моя бухфирма развития не получит, наемный работник там не справиться.
Вторая проблема после 5 месячных боев - офис пришлось оставить , как это ни прискорбно, но я не нашел причин на чтобы его содержать на данном этапе. У меня частное домовладение в центре, много земли, но все еще на этапе стройки. Думаю переоборудовать саманную хатенку под офис (в которой мы с женой прожили 3 года) или притащить "бытовку" квадратов на 20, мои мелкие клиенты будут только рады, ибо сейчас вопросы решаются на улице, в машине или по телефону, но тут вопрос "моральный" кто пойдет ко мне туда работать. Хотя тема "бухфирма в бытовке" заслуживает может даже и отдельного обсуждения, говорят в соседней Ростовской области много офисов, даже крупных фирм в бытовках. Ну в общем как-то так...

[alexstrel]

Слишком крупные фирмы, если вы единственный работник это очень плохо. Даже хуже чем малое число клиентов.
Потому что вы практически не развиваетесь.

[zaratushtra]

alexstrel, согласен развития нет, но я и писал выше, что сейчас я закрепился на позиции самозанятого специалиста, еще 2 года назад я был госслужащим со смутными перспективами, год назад главбухом в 1 из этих 2 крупных фирм, потом я решил открыться нагло и в лоб решив что безубыточность фирмы обеспечат услуги по набору и передаче отчетности, но оказалось, что этого рынка просто нет.
Я пришел к выводу, что развиваться в этом направлении (бухуслуги) можно только медленно, по крайней мере в этой местности, в городе наверное другие расклады, могу для примера привести такие цифры, я нахожусь в районном центре, в районе зарегистрировано около 700 страхователей, сдающих отчетность в ПФ, это потенциальные клиенты с наемными работниками, из этих 700, около 300 сдают сведения самостоятельно по ТКС, остальные 400 через посредников, но именно эти 400 страхователей я рассматриваю как потенциальных клиентов, у которых есть и главбухи на микрозарплате и обычные надомники. В принципе уже можно не рассказывать как такового рынка нет, если отбросить всех проблемых, то остается где-то 150-200 субъектов, но рынок есть, появляются новые фирмы, идет трансформация старых, а главное я единственный в районе, кто оказывает подобного рода услуги официально по договору и один из не многих представителей бизнеса в районе, имеющий сайт

[alexstrel]

А как ситуации с ООО у вас? Они же тоже есть. И это гораздо более денежные клиенты.

[zaratushtra]

alexstrel, Вам огромное спасибо, почитав Ваши сообщения, я решил что ИП будут по тем же ценам, что и ООО, а те кто проскочили раньше, если честно то надо просто поднять цены и они сами уйдут, прибыли от них действительно 0, сейчас квартальую отчетность закрою и займусь этими "полуклиентами"

Как я уже писал, у меня 2 крупных клиента, одно ООО и 1 ИП, причем этот ИП более перспективен, во первых там реально поднять цену почти в 2 раза, а во вторых да там наемного работника не поставишь, ибо бухгалтерия рядовых бухгалтеров самого ИП - 4 человека, но его можно на 95% перевести на уделенку и он не против.

Так же у меня еще 3 ООО:
1 - полный нулевик, еще и не платит, сейчас поставил перед фактом или оплата за прошлые 2 квартала и за 3 кв авнсом, а на будущее только авансом или отчетность за 3 кв сдана не будет, за последний день для 4-ФСС, оплаты еще нет
2 - временно заглохло, хотя и начали не плохо, сейчас они работают в "черную", будет белый заказ - будем работать, но им иногда требуется то факс принять-отправить, то электрнку кому написать, я с них беру по 1,5 тарифу от нулевиков. Не знаю но по мне так это самый мой клиент, пока работали платили щедро и исправно, им мои услуги нравяться
3 и одно работающее ООО на УСН 6% + 5 рабтников, с сентября перевел их на оплату за каждую бух. операцию выставил цену в 60 руб. за операцию + 300 руб. за начисление з/п каждого работнка, заныли они конечно, цены еще не утвердились, но я еще раз все посчитал и решил, что дешевле работать смысла нет и если нет то и не надо, завтра понесу счет
Ну как-то так....

[Демидова Татьяна]

10-20 на 1 бухгалтера, ну это наверное микрофирмы, с оборотом до 1-3 млн. в год и штатом до 5 чел

Очевидно, что на 10 микрофирмах компания с моим штатом, арендой и рекламой просто не выжила бы
Даже не знаю как вам комментировать, вы же не спрашивали, а утверждали. Переубеждать вас было бы меряться пипками, негоже это крутым бухам вроде нас

Я понимаю что если я буду так же вести эти 2 крупные фирмы, то моя бухфирма развития не получит, наемный работник там не справиться.

Верно, развития не будет пока вы не сможете хотя бы часть времени уделять своей фирме, а не только чужим.

Вторая проблема после 5 месячных боев - офис пришлось оставить

Это обычная ситуация после первого года работы. Кто-то нанимает помощника, а кто-то отказывается от офиса Подождем еще год.

[OlgaNov]

Добрый вечер всем!
Немного о себе: лет 5 была самозанятым бухом, 2 года назад организовали фирму с компаньоном, он юрист, но занимается только юридическими вопросами - регистрация, ликвидация, постоянные арбитражи у одной из фирм. Наши клиенты - 8 с приличной, почти ежедневной обработкой документов, 14 - периодическая работа, но постоянная в течение месяца и 31 - нулевки. Я здесь не выделяю ООО и ИП, т.к. у некоторых ИП больше работы, чем в ООО. У 2-х ИП-к мы заводим товар в базу со штрихкодами и переправляем через спец-портал. У нас 3 бухгалтера, я разделила им всю работу пропорционально - это и первичка и зарплата и расчеты для отчетов (ФСС, ПФ, ЕНВД, УСН), ведут банк и кассу. Те отчеты, которые не через интернет-отчетность, мои девочки сами заполняют в бесплатных программах и сами сдают (городок у нас небольшой - около 50 тыс.жителей, пешком можно оббежать). НДС и прибыль и бухотчетность делаю сама. А также для некоторых клиентов по заказу у меня стоят их клиент-банки и иногда целый день напролет произвожу им платежи поставщикам, по налогам и еще всякую дребень (одной даже за квартиру платим по клиент-банку). Программиста нет, при необходимости, обновлять 1С 8.2 приглашаем специалиста, а налогоплательщик ЮЛ и для ПФ скачиваю я сама, в ФСС делаем через их портал, предварительно всех работодателей регистрируем у них.
В отчетный период, вот сейчас например, очень тяжело. Всем ведь фиолетово, что ты у кого-то что-то не можешь свести, потому что отвлекают, некоторые любят за жизнь потрепаться, ведь не скажешь - заткнись, я рубль найти не могу! И каждый считает свою работу самой главной, ему немедленно вынь, да положь.
Очень хорошо, что на сайте можно поделиться своим и узнать, что и как у других. Мне очень понравилась выше высказанная идея сделать такую оплату мелким, но о-о-о-чень заморочным клиентам, чтобы им пришлось уйти. А большим попробовать посчитать количество обработанных документов, может уж давно абон.оплату превысило. Но так некогда сейчас, ведь помимо отчетов, и, наверное, не последнее, большинству нужно наше внимание и желание обсуждать с ними их проблемы.
Есть одна такая, что при каждом звонке от нее хочется сказать: "Служба психологической помощи слушает..." , постоянно своих работников то увольняет, то принимает и всех хочет по статьям и все мне пытается объяснить их прегрешения, за которые она хочет их по статье...
Не знаю, понятно ли написала, развиваемся мы или нет. Мне кажется, что да. Конкуренты у нас есть, одна фирма особенно сильна, ей наверно уже лет 10.
Офис в местах, где много офисов, не снимаем, жаба давит. Снимаем двухкомнатную квартиру. Даем объявления о своих услугах во все газеты (у нас их три). Много затрат на офисную технику, канцелярку, бумагу, да еще и офис надо в чистоте содержать. Одна девочка за доп.плату 1 раз в неделю все чистит, моет.
Ну, наверное, все. Да, еще, к январю будем готовиться к декларационной компании по отчетам 3-НДФЛ. В отом году народ начал идти уже чуть ли с 11-12 числа. Программы-то еще на сайте налоговой не было, а людям денег хочется за свои квартиры. Так сначала клепали в ехсле.

[OlgaNov]

PS. При подборе кадров пришла к выводу, что нужно брать девочек с законченным экономическим образованием, без опыта работы, но которые хотят работать и учить их всему. В конкурирующей фирме был случай: взяли опытного буха, а она поработала, навербовала себе клиентов и ушла к себе домой.
И у меня был такой же почти прискорбный случай: учила девочку всему почти три года (взяла ее в помощницы еще когда фирмы не было), а она, научившись стала новых клиентов вербовать себе лично, про старых не знаю, на поймали за этим, а про первое мой компаньон сам слышал, когда я была в отпуске: позвонил новый клиент, ведь не ей лично, а на фирму по нашему объявлению, а она стала его разводить, что мол покупайте 1С, я буду к вам приходить и все у вас заводить и отчеты у вас делать. Пришлось расстаться с ней.
А у вас бывали такие случаи и как застраховаться от такого. Зарплату для нашего города я платила ей нормальную, была ежеквартальная мат.помощь, та которая не облагается налогами и премии бывали. А вот решила девочка меня подсидеть.

[Анжелика Ник]

Демидова Татьяна, от юриста сами отказались или он нашел более перспективную для себя работу? Мне почему то все время кажется, что в бух.фирме часто возникают юрид. вопросы которые необходимо решать.. и как вы планируете выходить из данной ситуации?

[Iz_vlada]

Я самозанятый специалист - бухгалтер надомник. Открыла свое дело 1,5 года назад. Веду 12 фирм и дело мое все ширится уже не зависимо от меня. Я знаю, что когда-нибудь подойду к той черте, когда встанет вопрос открывать ли свою фирму или нет. Многие тут пишут, что у таких как я развития нет.... согласна, нет... но вот что даст мне "развитие", вопрос. Сейчас я сама себе велосипед: планирую, делаю, контролирую только себя, освобождаю себе кучу свободного времени - запросто уезжаю куда нибудь отдыхать, прихватив с собой только ноутбук, нахожусь в отпуске сколько хочу и когда хочу, я с клиентами всегда на связи...Если плохо себя чувствую, опять же имею возможность поболеть сколько мне необходимо... А вот если бы у меня была своя фирма и наёмные сотрудники? Была бы я так свободна? Денег действительно стало бы больше, но это же опять привязать себя к своему бизнесу, к своим сотрудникам и сидеть как тот же наёмный работник в офисе. Да и проблемы будут возникать наподобие как у OlgaNov.... Пока мне комфортно в своей свободе - планирую родить еще ребенка, веду дома хозяйство и встречаю мужа с борщом в конце-концов ... Но вот мысли крутятся вокруг своей фирмы, быть или не быть? Кто что думает по этому поводу?

[zaratushtra]

Iz_vlada, во первых Вам придется поднять цены или прибыльность конкретно снизиться, а вот насчет того что свободное время сократится то так не должно быть, по идее лично Вы из сферы производительного труда перейдете в сферу труда управленца и опять же вроде как должны будете применить к своему трудовому коллективу механизмы самоуправления, первое время будет трудно, а потом должно все встать на свои места.
Я вот например наоборот не могу никуда отвелечься дольше чем на 3-4 дня и никакой ноутбук меня не спасет, сколько я так протяну не знаю, но знаю что путь один или развивать фирму и разгружать себя от рутины или идти в главбухи серьезной компании....

[OlgaNov]

Iz_vlada, несвобода начинается не от работников, а от клиентов, с которыми всегда на связи и никуда от них не скроешься и в отпуске особо не расслабишься. А работники худо-бедно, но хоть первичку примут и обработают, когда надо куда уехать. Я так считаю.

[OlgaNov]

zaratushtra, согласна с Вами полностью. Руководитель фирмы - это один уровень, а руки и ноги - это другой.

[Татьяна043]

Моей фирме уже 3,5 года. Сейчас в ней работает постоянна одна девушка -бухгатер ( взяла вообще нулевую 18летнюю девшуку в свое время и взрастила хорошего специалиста ) и девушка приходит на полдня - на первичку. Стоят 1с 8. Зарплата и Бухгалтерия, отчетность делаем в Налогоплательщике ЮЛ, Спу орбе, а фсс так вообще в Экселе . Ну не люблю я делать отчетность в 1с, хоть ты тресни. Сначала настроить ее надо кучу времени угробить, чтобы все там правильно вставало,а потом обновить, а потом сто раз перепроверить... вообщем, заставляю девочек делать все в других прогах, плюс это служит для того,чтобы исключить возможные оправдания вроде "Программа так посчитала" . Терпеть не могу это высказывание! Клиентов за последний год прибавилось и я наблюдаю тенденцию к дальнейшему увеличению .И это при том,что рекламу я нигде не даю, кроме одного справочника. Есть сайт, но абсолютно заброшенный-нигде не продвигаю, так как нет времени этим заниматься. Сейчас остро встал вопрос о дальнейшем развитии фирмы, так как девушка у меня хоть и отличный работник, но вот беда, что она учится в двух универах сразу, а в связи с этим у нее в последнее время начались сессии за сессиями и из трех месяцев она может в общей сложности поработать один, урывками. И следующий этап у нее январь-март, а там годовая отчетн6ость, 3- НДФЛ.... Вообщем, сейчас вот ищу девушку тоже для обучения, если не получится за месяц с кем-то нормальным определиться- буду искать с опытом кого-то, иначе мне не потянуть этот период. Октябрь-то еле вытянула( Хочу плотнее заняться развитием фирмы, а не клепанием платежек

[Демидова Татьяна]

Демидова Татьяна, от юриста сами отказались или он нашел более перспективную для себя работу? Мне почему то все время кажется, что в бух.фирме часто возникают юрид. вопросы которые необходимо решать.. и как вы планируете выходить из данной ситуации?

Ну так у нас их двое было. Юрист уволился, по собственному, пошел искать что то не в регистрации. А его помощника мы повысили до юриста, так что одна юридическая единица в штате у нас есть. Практика показала что на наш объем нужен только 1 юрист, двое перебор.