Компенсация за проезд сотрудникам

[fionita]

Добрый день уважаемые бухгалтера!!!

Очень нужна помощь в связи с тем, что руководство решило компенсировать проезд сотрудникам. Подскажите каким образом это лучше оформить?

Заранее благодарна.

[AlexRTW]

Это то, что в журнале накопал. Много, но я не знаю вашей специфики и как конкретно вы намерены компенсировать проезд.

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО‑2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам

В бухучете списание проездных билетов отразите проводкой:

Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– списана стоимость использованных проездных билетов.

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников

1 марта ООО «Торговая фирма "Гермес"» через подотчетное лицо приобрело один месячный проездной билет на проезд в метро. Стоимость билета составляет 350 руб. По правилам, установленным в организации, приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя организации. Выдачу и возврат проездных билетов кассир «Гермеса» фиксирует в специальной ведомости. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику организации А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. Использованный билет сотрудник возвратил в конце месяца.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 350 руб. – выдано под отчет для приобретения месячного проездного билета (на основании расходного кассового ордера);

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 350 руб. – оприходован в кассу проездной билет (на основании авансового отчета);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 350 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 350 руб. – возвращен проездной билет сотрудником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 350 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

Ситуация: как отразить в бухучете приобретение для сотрудников безлимитных карточек на проезд в метро. За каждую карточку метрополитен взимает залоговую стоимость

При приобретении безлимитных транспортных карт метрополитена взимается залоговая стоимость. Залоговую стоимость возвратят покупателю при предъявлении работоспособной и неповрежденной карты в любой кассе метро (Правила пользования Транспортными картами).

В бухучете приобретение карты и внесение залога за карту отразите проводками:

Дебет 60 Кредит 71
– оплачена через подотчетное лицо стоимость карты (с учетом залоговой стоимости);

Дебет 009
– отражено выданное залоговое обеспечение.

Поскольку транспортная карта является собственностью метрополитена, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 2 ст. 8 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете 002 в условной оценке (Инструкция к плану счетов).

При получении карты сделайте проводку:

Дебет 002
– принята транспортная карта за баланс.

Движение транспортных карт внутри организации целесообразно отражать в журнале учета приема и выдачи транспортных карт метрополитена.

Поскольку срок действия безлимитной карты может распространяться на несколько отчетных периодов, сумму, внесенную в оплату услуг метрополитена (по чеку ККТ), отнесите на расходы будущих периодов (Инструкция к плану счетов). Такой вывод следует из пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

При этом в учете сделайте проводку:

Дебет 97 Кредит 60
– отнесена на расходы будущих периодов сумма, внесенная в оплату услуг метрополитена без учета залоговой стоимости (на основании авансового отчета с приложенным чеком ККТ).

Начать списывать эти расходы на себестоимость можно с момента внесения оплаты по карте равномерно в течение срока ее действия. Способ списания расходов будущих периодов закрепите в учетной политике организации. Это следует из пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

В бухучете ежемесячно делайте проводку:

Дебет 26 (44) Кредит 97
– списана на текущие затраты часть расходов будущих периодов.

При возврате карты эмитенту (в кассу метрополитена) сделайте проводку:

Дебет 50 Кредит 71
– внесены денежные средства за карту, сданную в кассу метрополитена, подотчетным сотрудником;

Дебет 71 Кредит 60
– списана залоговая стоимость карты.

При утере карты сотрудником ее залоговую стоимость учтите в составе прочих расходов:

Дебет 91-2 Кредит 60
– списана залоговая стоимость карты на расходы.

Если принято решение удержать стоимость карты с сотрудника, виновного в утрате, сделайте проводку:

Дебет 73 Кредит 60
– отражена задолженность виновного лица в размере залоговой стоимости карты.

При любом выбытии транспортной карты (например, возврате ее метрополитену) в учете сделайте проводку:

Кредит 002
– списана транспортная карта с забалансового счета;

Кредит 009
– списано выданное залоговое обеспечение.

Такие правила установлены в Инструкции к плану счетов (счета 002 и 009).

О том, как оформить и отразить в бухучете компенсацию стоимости проезда сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте. Разъездной характер работ сотруднику не установлен

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248). В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена. Если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

О начислении зарплатных налогов и взносов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

[AlexRTW]

Организация применяет общую систему налогообложения

Порядок расчета налога на прибыль при оплате проезда сотрудникам зависит от того:
– установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
– предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

О начислении налогов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:
– учтите при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда – если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (ст. 255 НК РФ). Подробнее об этом см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату труда;
– не учитывайте при расчете налога на прибыль – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они также не уменьшат налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ). И в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на оплату проезда сотрудника общественным транспортом. Организация применяет общую систему налогообложения

В марте по приказу руководителя ОАО «Производственная фирма "Мастер"» компенсировало начальнику цеха В.К. Волкову (1966 г. р.) стоимость проездного билета на пригородную электричку (900 руб.). Работа Волкова не носит разъездного характера и трудовым договором не предусмотрено возмещение расходов на проезд.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации не учитывается.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,4 процента.

К марту доходы Волкова превысили ограничения, установленные подпунктами 3 и 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются. Со всей стоимости проездного билета бухгалтер «Мастера» удержал НДФЛ.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование бухгалтер начислил по суммарному тарифу 34 процента.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 25 Кредит 73
– 900 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 117 руб. (900 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 234 руб. (900 руб. × 26%) – начислены пенсионные взносы на страховую часть трудовой пенсии;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 26 руб. (900 руб. × 2,9%) – начислены страховые взносы в ФСС России;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 28 руб. (900 руб. × 3,1%) – начислены страховые взносы в ФФОМС;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ТФОМС»
– 18 руб. (900 руб. × 2%) – начислены страховые взносы в ТФОМС;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 4 руб. (900 руб. × 0,4%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 180 руб. (900 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с компенсации, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

Организация применяет упрощенку

Налоговую базу организаций, которые применяют упрощенку и платят единый налог с доходов, расходы на оплату проездных билетов не уменьшают (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, учет расходов на оплату проездных билетов зависит от того:
– установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
– предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

О начислении налогов и взносов с компенсаций сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:
– учтите при расчете единого налога в составе расходов на оплату труда – если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ). Затраты учтите в момент оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
– не учитывайте при расчете единого налога – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 252 НК РФ).

Организация платит ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы сумма расходов на оплату проездных билетов в общественном транспорте не влияет.

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить. Подробнее об этом см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.

Компенсацию расходов на оплату проезда в общественном транспорте сотрудников, занятых только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Пример распределения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте. Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно (по кассовому методу).

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально выручке за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В марте организация компенсировала курьеру расходы на приобретение единого проездного билета стоимостью 900 руб. Оплата проезда предусмотрена трудовым договором с сотрудником.

Чтобы распределить стоимость билета между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил выручку от оптовой торговли с общим объемом товарооборота.

Общая сумма доходов, полученная «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляет:
– по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 850 000 руб.;
– по розничной торговле – 1 130 000 руб.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме товарооборота за март составляет:
1 850 000 руб. : (1 850 000 руб. + 1 130 000 руб.) = 0,621.

Доля расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
900 руб. × 0,621 = 559 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
900 руб. – 559 руб. = 341 руб.

[fionita]

Огромное спасибо за информацию

[Book Keep]

Вопрос такой: Сотрудник заплатил свои личные деньги за такси (проезд представителей из другой компании) следовательно чеков нет и бланков строгой отчетности тоже - расходы не принимаемые а вот нужно ли сумму которую будем возмещать облагать НДФЛ?

[Andyko]

следовательно чеков нет и бланков строгой отчетности тоже

из чего следовательно?

[Book Keep]

из чего следовательно?

следовательно к тому что расходы не принимаемые так как такси 90% случаев не дают нормальных доков ))) вопрос в другом НДФЛом облагается сумма компенсации за такси

[Аноним]

Подскажите пожалуйста, а как быть, если сотрудник (подотчётное лицо) для разъездов по городу сам оплачивает собственную безлимитную карту "Тройка" в начале месяца и приносит чек о продлении карты на 30 дней (в конце месяца разъездной лист с описанием разъездов). Организация возмещает сотруднику израсходованные средства на его банковскую карту в начале месяца после предоставления авансового отчёта. Какие проводки в этом случае делать? Я имею ввиду, что корреспондирует с 71, счёт 26 или 73 потом 26? Карту-то мы не ставим на 50, она же не принадлежит организации...

[ZZZhanna]

Причем тут 73? Я бы его не трогала.

[Аноним]

Причем тут 73? Я бы его не трогала.

Тогда Д26 К71 сразу и не дожидаться конца срока продления карты? А потом Д71 К 51?

[KindKing]

Здравствуйте!

Скажите,пожалуйста, а как подтвердить расходы на поездку в метро, если то, что дают в кассе не является чеком и не соответствует требованиям к чекам из онлайн касс?
Нашел вот это

— Мы выдаем пассажирам информационные листы с датой, временем, количеством поездок и сроком действия билетов, — пояснил представитель пресс-службы метрополитена Павел Сухарников. — Они действительно похожи на кассовые чеки, но это не чеки.

Ссылку сайт не дает вставить. Нашел это в газете Известия.

Заранее спасибо!

[ZZZhanna]

то, что дают в кассе не является чеком и не соответствует требованиям к чекам из онлайн касс

В Петербурге и этого не дают. Причем было какое-то возбуждение по поводу несоблюдения метрополитеном законодательства о ККТ, но как-то быстро затихло.

[KindKing]

Согласен, но с 01.07.18 будут давать. Вот текст.

2017-08-16
Разъясняем порядок выдачи кассовых чеков
Петербургский метрополитен разъясняет: в последние дни в ряде средств массовой информации появилась недостоверная информация, касающаяся выдачи кассовых чеков в кассах станций метрополитена.
Информируем пассажиров – в соответствии с нормами Федерального закона РФ №290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (№54-ФЗ)»», кассовые чеки в кассах метрополитена в настоящее время выдаются при покупке носителей, на которые кодируются проездные билеты, и прочих товаров, не имеющих отношения к оплате проезда (открытки, юбилейные жетоны и др.).
Кроме того, внесенные изменения предполагают обязанность метрополитена выдавать пассажирам чеки на все виды реализуемой в кассах продукции (включая жетоны) с 1 июля 2018 года. Данная норма будет неукоснительно выполняться.

А как возмещают тогда, просто по билету?

[Королева]

А как возмещают тогда, просто по билету?

По Справке о стоимости проезда и проездных билетов

[ZZZhanna]

ыдавать пассажирам чеки на все виды реализуемой в кассах продукции (включая жетоны) с 1 июля 2018 года.

у них БСО или ЕНВД?

[KindKing]

у них БСО или ЕНВД?

Я не знаю. Мне бы хотелось иметь возможность вернуть деньги за поездку на метро по рабочим целям, а чеков метро не дает...

[ZZZhanna]

Мы всегда делали "маршрутный лист" с перечнем и стоимостью поездок (и отметками из мест посещения, типа штампик налоговой или печать контрагента), автобусные и прочие билетики клеили, метро просто записывали, ни разу никто не придрался.

[KindKing]

Мы всегда делали "маршрутный лист" с перечнем и стоимостью поездок (и отметками из мест посещения, типа штампик налоговой или печать контрагента), автобусные и прочие билетики клеили, метро просто записывали, ни разу никто не придрался.

Спасибо за информацию!

[Татьяна-Васильевна]

вернуть деньги за поездку на метро по рабочим целям

, посмотрите что написано в ТД и ДИ (если написано, что необходимо куда-то ездить, то возместить можно), как документально оформлены "рабочие цели" (зачем, что и почему). Почитайте статью Г.А. Ширикова Государственная инспекция трудав Вологодской обл. от 14.11.2017 г.

[ZZZhanna]

если написано, что необходимо куда-то ездить, то возместить можно

а если не написано, то можно оформлять как местная командировка или служебное задание, и тоже возмещать можно.