Статья: Вопросы организации справочника «Контрагентов» в базах данных

[Клерк.Ру]

<p>С течением времени совершенствуются платформы, разрабатываются новые типовые
конфигурации и отчеты, дополняющие наши привычные базы данных новыми полезными
возможностями. Но некоторые проблемы постоянно сопровождают нас, невзирая на
научно-технический прогресс. Одной из таких проблем является справочник «Контрагенты»
любой конфигурации. С течением времени он обрастает дополнительными папками,
появляются сотни и тысячи новых элементов. И здесь начинается проблема «дублей».
Причем она одинаково неприятна для любых конфигураций: Бухгалтерии, Торговли,
и других, в том числе созданных «с нуля». Наличие дублей чревато множеством
проблем. Рассмотрим простой пример: </p>

<p>Имеется стандартный справочник «Контрагенты». В бухгалтерии появляется счет
на оплату от ООО «Компания Квазар». Человек начинает искать контрагента в справочнике
и не находит, после чего заводит этого контрагента в базу. И вот здесь начинаются
проблемы. Записать его можно множеством способов: </p>
<li>Компания Квазар </p>
<li>ООО Компания Квазар </p>
<li>ООО Квазар </p>
<li>ООО «Компания квазар» </p>
<li>«Квазар» </p>
<li>Квазар Компания ООО </p>

<p>Для простодушной и наивной программы 1С все эти наименования будут разными.
Более того – наличие или отсутствие дополнительного пробела также делает элементы
разными. После этого, сотрудник, оформляющий поставку от данного контрагента
должен последовательно попробовать любую из этих комбинаций, чтобы найти это
предприятие. Доводы оппонентов типа «а он вспомнит, он найдет и т.д.» отметаю
сразу. А если контрагентов 10.000? А если сотрудник сменился? И таких «если»
сотни. </p>

<p>Ситуация значительно усугубляется, если в справочнике есть папки. В этом случае
контрагенты будут повторяться не только в справочнике в целом, но и в папках.
Вообще наличие папок в справочнике контрагентов мне кажется совершенно недопустимым.
Поясняю. Папки призваны разделить контрагентов на группы по какому-либо уникальному
признаку. Если признак не уникален (например, при наличии папок Поставщики
и Покупатели контрагент является и тем и другим), то возникает коллизия. Штатные
механизмы справочников 1С не позволяют регламентировать наличие одного и того
же элемента в двух группах одновременно. Поэтому появляется несколько вариантов
(допустим, у нас что-то приобрел наш поставщик, т.е. он уже есть в папке Поставщики): </p>
<li>Использовать контрагента из папки Поставщики, даже если в данной
операции он является покупателем. </p>
<li>Добавить такого же контрагента в папку покупателей </p>

<p>В первом случае папки перестанут иметь смысл вообще, поскольку контрагенты
перестают соответствовать данным признакам (Поставщиков и покупателей). Второй
случай еще хуже – поскольку мы утратим возможность однозначно судить о состоянии
взаиморасчетов с данным контрагентом (для выявления задолженности нужно будет
поочередно формировать отчеты по обоим контрагентам).

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/soft/1c?11681

[Smic]

Человек начинает искать контрагента в справочнике
и не находит, после чего заводит этого контрагента в базу. И вот здесь начинаются
проблемы. Записать его можно множеством способов:
Компания Квазар
ООО Компания Квазар
ООО Квазар
ООО «Компания квазар»
Квазар»
Квазар Компания ООО

Для простодушной и наивной программы 1С все эти наименования будут разными.
Более того – наличие или отсутствие дополнительного пробела также делает элементы
разными.

Я бы с большей уверенностью говорил о наивности автора статьи: "Бардак не автоматизируется"

[Виклен]

Правильно! Разруха в головах! Что "Контрагенты", что "Номенклатура", даже в "сотрудниках" дублировать умудряются!

[Гость321]

а что, идентификация по ИНН/КПП отменяется? по моему это и есть уникальный код любого предприятия.

[uralsoft]

То Smic: Имхо, Бардак как раз автоматизируется - но это приказы по предприятию, контроль, штрафы, слезы и т.д.

То: Виклен - Вы назвали наиболее проблемные справочники А если еще и филиалы есть - вообще труба. Мы боремся с этими справочниками по разному. Про вторые два наверное напишу позже.

То: Гость321. Даже если не учитывать то, что ИНН меняется (но это единичный случай) - проблема в другом (Во всяком случае у нас) - когда они счета выписывают, не знают ИНН контрагента, его адрес и т.д. Да собс-но и плательщика тоже не знают. И вот тут начинаются пируэты. Так что самое козырное - это контроль по ИНН + Правильное заполнение + Контекстный поиск + постоянный мониторинг.

[Sev]

Что-то слишком все замудрили. Просто перед тем как завести нового контрагента, нужно проверить по ИНН, может такой контрагент уже есть. Если такого ИНН в справочнике нет, то можно смело заводить.

[training1C]

Что-то слишком все замудрили. Просто перед тем как завести нового контрагента, нужно проверить по ИНН, может такой контрагент уже есть. Если такого ИНН в справочнике нет, то можно смело заводить.

Боже, как все просто.
Есть такая пословица : "простота- хуже воровства". Это наверное про вас :-).

ИНН лечит ситуацию только процентов на 20-30.
А вы не работали с физиками? Которые и словей то таких не знают - ИНН, спрашивают, а чего это вы ругаетесь?
Про выставление счета уже сказали.

А у вас есть действенные методы воздействия на пользователей, чтобы они вводили ИНН? И чтобы вводили его правильно, если ставится проверка на заполненность?А не долбили 11111111 или 12121212 или еще что-нибудь.

[Sev]

А у вас есть действенные методы воздействия на пользователей, чтобы они вводили ИНН? И чтобы вводили его правильно, если ставится проверка на заполненность?А не долбили 11111111 или 12121212 или еще что-нибудь.

На первый раз бухгалтеру по башке дать (морально), предупредить что за повторное нарушение премии будет лишение премии. И все это прекрасно действует!!! (По крайней мере в нашей организации).

[training1C]

Вот вот - "в нашей организации".
А жизнь - такая разнообразная штука.

[Абрум]

а если ИНН не заполняется?
не нужны эти данные.

[Sev]

а если ИНН не заполняется?
не нужны эти данные.

Ну это уже клинический случай. Можно, конечно, не заполнять ни ИНН, ни адрес, ни расчетный счет А платежки, накладные или счета-фактуры можно и на печатной машинке напечатать

[training1C]

Ну это уже клинический случай. Можно, конечно, не заполнять ни ИНН, ни адрес, ни расчетный счет А платежки, накладные или счета-фактуры можно и на печатной машинке напечатать

Причем тут "клиника"?
Вам уже про выписку счетов сказали?
Типичный пример. Торговая контора, живущая по принципу "Все на продажу, все для торговли".
Звонит клиент менеджеру и заказывает что-либо. Просит выписать счет. И его ему выпишут по телефону и для этого будет достаточно только наименования конторы. А если вы начнете менеджера "строить", то получите нагоняй от хозяина - для которого главное - "продажи", а все остальное - "суета сует".

[sveetna]

На первый раз бухгалтеру по башке дать (морально), предупредить что за повторное нарушение премии будет лишение премии. И все это прекрасно действует

"Дрессировать" нас не так-то просто.
При выписке любых док-в смотрю чтобы все реквизиты присутствовали. Конечно от ошибок никто не застрахован. Но контроль ИНН помогает. Хозяйн , конечно, найдет причину дать нагоняй, на то он и хозяин, но под док-ми стоит и моя подпись. Так что попробуйте "дать по башке"

[irbis]

Мы не разработчики 1С,
а разработчики своей системы(Классика(Украина))
Но наши клиенты тоже сталкиваются с проблемой двойников
Мы решили это системой "схлопывания" двойников.
Один выбирается ведущим.(Он остаётся в базе)
другой ведомым(Он удаляется).Все ссылки на документы ведомого меняются на ведущего
Операцию можно откатить назад.

[Fosihas]

Надо объянить как заполнять справочник и переодически контралировать правильность заполнении.

"Дрессировать" нас не так-то просто.

Для Вас дрессировка это когда одна огранизация забита дважды и т.д. и вы понрей начнете вводить авансы или взаиморасчеты.

[Sev]

"Дрессировать" нас не так-то просто.

То есть Вам говорят "Перед разноской нового контрагента проверьте по ИНН, может он уже есть в справочнике", а Вы назло всем заносите контрагента по второму - третьему разу? No comments.

Да, если таким образом разносить контрагентов, то действительно нужна система контроля.

[sveetna]

Sev, Вы что-то все вывернули. Наоборот, контроль ИНН основа для поиска контрагента. Не надо меня комментировать. Я уже "взрослая" девочка.
А статья была бы очень важна на 2 день работы в ТиС в начале года, так как шишки были и к тому порядку, что в ней описан пришли сами.

[GorOleg]

ага, а все ...телекомы, лукойлы, железные дороги ...
имеют ОДИНАКОВЫЙ ИНН и РАЗНЫЙ КПП.
Много вы видели клиентов готовых при первом контакте ( выписке) счета сообщить свой КПП? Или кто не знакт КПП им счет не выписывать?

Лучше папки все таки заводить, но не поставщики-покупатели, а как минимум две -- идентефицированные клиенты и идентефицированные.

Все могут заводить НОВЫХ только в первой папке.
После получения от клиента реквизитов, заверенных печатью, либо платежки ( менее желательно) спец сотрудник переносит клиента из первой папки во вторую.
Если такой клиент по ИНН/КПП уже есть то принимает меры по устранению задвоения.

Например, в Парус8 есть возможность просмотра папок как по одной, так и списком. А для деления покупатель/поставщик/... служит сущность "лицевые счета". Т.е. выверка делается в рамках как организации так и лицевого счета.

Но в любом случае без АДМИНИСТРАТИВНОГО ресурса не обойтись. Например, платить меньший бонус за контрагентов из папки "НЕидентефицированные"

[nike_akus]

К сожалению, ИНН не является признаком уникальности предприятия(организации). На практике я встеречал филиалы организации с одинаковым ИНН, но разными названиями, а создатели конфигурации использовали код справочника как ИНН, пришлось отказаться от такого подхода.

[VZ.]

Простейший метод: тотальный запрет в любом справочнике вводить элемент с пустым наименованием решает массу проблем. А Контрагенты: пол-года "обрезалки" в процедуре ПриЗаписи() ООО, ОАО, МП и т.п, плюс кавычек приучили к нормальному ведению справочника, главное - к поиску. Сейчас "обрезалка Наименования" удалена за недадобностью...

[Sev]

К сожалению, ИНН не является признаком уникальности предприятия(организации). На практике я встеречал филиалы организации с одинаковым ИНН, но разными названиями, а создатели конфигурации использовали код справочника как ИНН, пришлось отказаться от такого подхода.

А Вы КПП через слэш ставить не забывайте! (У всех филиалов организации ИНН один, но КПП у каждого свой).

[Sergij1C]

А что тут мудрить? В конце месяця всегда проверяют дебиторов-кредиторов. Вот тогда и начинается настоящая проверка правильности занесения контрагентов. Бывают варианты, когда одна организация платит за другую, тогда ИНН не поможет.

[Smic]

А если поставить контроль уникальности введенных "ИНН&КПП"?

[Gor]

Не всегда прокатит.
Иногда есть крупный заказчик. У него два цеха, ест-но реквизиты ПОЛНОСТЬЮ одинаковые, только адрес доставки в разных населенных пунктах.
Так и счета и акт сверки их бухгалтерия требует в разрезе собственных подразделений! а поскольку заказчик VIP....

Это ктому что делать ID записи ИНН или ИНН/КПП мягко говоря неразумно.

[Smic]

Не всегда прокатит.
Иногда есть крупный заказчик. У него два цеха, ест-но реквизиты ПОЛНОСТЬЮ одинаковые, только адрес доставки в разных населенных пунктах.
Это ктому что делать ID записи ИНН или ИНН/КПП мягко говоря неразумно.

В этом случае можно предложить составной ключ типа "ИНН&КПП&IDАдрессДоставки".

[training1C]

Smic, читая ваши посты вспоминается анек:
Приходят к Леонид Ильичу и говорят:
-Леонид Ильич, куры дохнут, пятилетка под угрозой срыва
-Нарисуйте на стенах птичников синие круги

через некоторое время опять приходят и говорят - все равно дохнут
-ну тогда дорисуйте сверху и снизу по две белых полосы

еще через некоторое время приходят и говорят - все равно дохнут
-значит так, надо нарисовать по бокам по зеленому треугольнику

через некоторое время пришли и говорят: Всё, все куры сдохли

-Жаль, у меня еще столько идей было.

[Smic]

Smic, читая ваши посты вспоминается анек:

Остроумие проявили, может кто-то и оценит.... А если по существу?

[Оберон]

где то в стандартной нофе был маленький но быстрый поиск по вхождению в имя реквизита (типа по Наименованию). набрал себе просто "Квазар", а прога нашла тебе сразу всех Квазаров какие только есть, выбирай нехочу )))

[Sev]

где то в стандартной нофе был маленький но быстрый поиск по вхождению в имя реквизита (типа по Наименованию). набрал себе просто "Квазар", а прога нашла тебе сразу всех Квазаров какие только есть, выбирай нехочу )))

В стандартной??? В стандартной только Ctrl+F3, причем там не сортировка, а просмотр всех по очереди.

[Гость123]

Не всегда прокатит.
Иногда есть крупный заказчик. У него два цеха, ест-но реквизиты ПОЛНОСТЬЮ одинаковые, только адрес доставки в разных населенных пунктах.
Так и счета и акт сверки их бухгалтерия требует в разрезе собственных подразделений! а поскольку заказчик VIP....

Это ктому что делать ID записи ИНН или ИНН/КПП мягко говоря неразумно.

это единичные или редкие случаи, во большинстве остальных ИНН/КПП идеально