автомобиль работника - ГСМ фирмы

[Дальневосточнег]

Работник эксплуатирует свой авто не редко в служебных целях. Подтвердить когда именно и сколько не представляется возможным. Но оформлено распоряжение и установлен лимит в литрах на месяц, выдана топливная карта для заправки на АЗС.
ГСМ списывается актом, типа да, только на служебные цели и расходовалось.

Какой комплект надо всё-таки оформить? Явно нынешних документов маловато.
Второй вопрос, надо ли делать допсоглашение, о котором неявно написано в 188 статье ТК?

[Дальневосточнег]

И надо ли начислять НДФЛ со стоимости ГСМ?

[Afrikan]

договор аренды + путевые листы. Аренда - доход работника (НДФЛ удерживать). Расходы на ГСМ - это расходы предприятия на содержание арендованного имущества.
Либо выплачивать ему компенсацию - но тогда фиксированная сумма в месяц и все.

[Дальневосточнег]

Либо выплачивать ему компенсацию - но тогда фиксированная сумма в месяц и все.

Зафиксированная не сумма, а количество литров. Из-за колебаний цен будет болтаться и сумма.
Без договора НДФЛ надо удерживать?

[twain]

без договора вообще никому ничего нельзя платить - снимут затраты к черту.
НДФЛ по любому - без вариантов
кроме того не забудьте кроме путевых еще и лимит расхода на 100км - чтобы проверять ваш расходв в литрах в зависимости от того сколько проехал

[Дальневосточнег]

какие путевые, ведь он не только по служебным делам мотается, но и по своим.
Имеет ли смысл заполнять путевой? Ведь потом к ним придется делать реестр тех поездок, которые приняты к учёту, из них выкручивать литры...
Это разве будет корректно?

[Светлана Качурина]

Дальневосточнег, Вам Afrikan абсолютно верно сказал:

Либо выплачивать ему компенсацию - но тогда фиксированная сумма в месяц и все

"АйСи Групп", 2009

РАСХОДЫ И НАЛОГИ

Т.Л.Крутякова

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ПРИНЯТЫЕ В КНИГЕ СОКРАЩЕНИЯ



Компенсация за использование
личных легковых автомобилей и мотоциклов

При выплате компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях нужно помнить, что в целях налогообложения прибыли эти компенсации нормируются. Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что затраты на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в расходах только в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Эти нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
Размер нормативов на сегодняшний день таков:

Транспортное средство Предельные нормы компенсации в
составе расходов в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим
объемом двигателя:
- до 2000 куб. см включительно
- свыше 2000 куб. см

1200
1500
Мотоциклы 600

Итак, в соответствии со ст. 188 ТК РФ организация может выплачивать работнику компенсацию в любом размере (без каких-либо ограничений). Однако в целях налогообложения прибыли можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы. Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Об этом говорится в п. 38 ст. 270 НК РФ.
При установлении размера компенсации имейте в виду, что, по мнению налоговых органов, в нормативах, установленных Постановлением N 92, уже учтены все мыслимые затраты по эксплуатации личного легкового автомобиля: это и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, и техническое обслуживание, и текущий ремонт. Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 и МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Обратите внимание! Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Пока компенсация реально не выплачена, учесть ее в расходах нельзя.
Это правило справедливо для всех организаций, независимо от того, каким методом они считают доходы и расходы - методом начисления или кассовым (пп. 4 п. 7 ст. 272, ст. 273 НК РФ).

При исчислении налога на прибыль нужно всегда помнить о ст. 252 НК РФ, которая требует от организации документально подтвердить и экономически обосновать понесенные расходы.
Для документального подтверждения расходов организация, выплачивающая компенсации работникам, должна в обязательном порядке оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой документ), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат. От каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства. А если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то и копию доверенности. Эти документы будут подтверждать, что работник использует автомобиль на законных основаниях и с согласия работодателя.
А как подтвердить экономическую обоснованность и связь с деятельностью, направленной на получение дохода?
Позиция налоговых органов по этому вопросу отражена в Письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.
В этом Письме подчеркивается, что компенсация выплачивается работнику только в тех случаях, когда его производственная (служебная) деятельность связана с постоянными служебными разъездами и это подтверждается его должностными обязанностями.
И что, на наш взгляд, самое важное в этом Письме, представители налоговой службы считают, что для обоснованного включения сумм выплаченной компенсации в расходы нужно подтвердить не только необходимость использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей работника, но и то, что работник фактически использовал автомобиль для поездок в интересах организации.
Как подтвердить факт использования автомобиля? Да очень просто. В рассматриваемом Письме указано, что вести учет служебных поездок нужно в путевых листах <*>.
--------------------------------
<*> Налоговые органы на местах активно используют этот подход в своей работе. Так, например, на необходимость ведения учета служебных поездок на личном автомобиле с использованием путевых листов указано в Письме УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115.

По нашему мнению, последняя мысль налоговиков - это уже явный перебор (хотя и все остальные выводы тоже бесспорными не назовешь). Дело в том, что путевые листы совсем не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях.
Путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации (на праве собственности или аренды), но никак не для учета служебных поездок, совершаемых работником на своем личном автомобиле.
Этот вывод, кстати, подтверждается и судебной практикой (см., например, Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 N А48-6436/05-8).
Позиция Минфина России по вопросу экономического обоснования расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях наиболее полно отражена в Письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140.
Она заключается в следующем:
- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);
- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
В целом позиция Минфина России не сильно отличается от позиции налоговиков. Однако одно различие, причем принципиальное, все же есть.
Чиновники Минфина России, так же как и представители налогового ведомства, считают, что для обоснованного включения компенсации в расходы организация должна подтвердить факт использования автомобиля работником в служебных целях. Однако требования к подтверждению этого факта существенно мягче.
В отличие от налоговиков, которые настаивают на необходимости ведения путевых листов, представители Минфина России исходят из того, что присутствие работника на работе и выполнение им своих служебных обязанностей (которые в соответствии с должностными инструкциями связаны с постоянными разъездами, для чего, собственно, и нужен автомобиль) подразумевает, что работник в этот день использовал свой автомобиль в служебных целях.
Соответственно, если работник в течение всего месяца работал (что видно из табеля учета рабочего времени), то у организации есть все основания выплатить ему компенсацию за этот месяц в полном объеме и учесть ее в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (в пределах установленной нормы).
А вот если какие-то дни месяца он не работал (причем не важно, по каким причинам), то за эти дни компенсацию выплачивать нет никаких оснований (см. также Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).
По нашему мнению, подход Минфина России является более обоснованным и логичным.
Поскольку работник использует личный автомобиль при выполнении своих служебных (трудовых) обязанностей (что должно подтверждаться должностными инструкциями и (или) должностными обязанностями, закрепленными в трудовом договоре), дополнительно подтверждать факт использования им личного автомобиля для служебных поездок не требуется.
Факт исполнения им трудовых обязанностей фиксируется в табеле учета рабочего времени. То есть явка на работу, исполнение трудовых обязанностей и использование автомобиля неразрывно связаны между собой. Тем более что законодательством выплата компенсации не ставится в зависимость от количества дней использования автомобиля в течение месяца (что подтверждается в приведенном выше Письме Минфина России). Но если работник свои трудовые обязанности не выполнял, например находился в отпуске или болел, то компенсация за пропущенные дни ему не выплачивается.
Таким образом, в тех месяцах, когда работник по табелю учета рабочего времени все дни отработал полностью, организация может учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, всю сумму компенсации (в пределах норматива). Если же в каком-то месяце работником отработаны не все дни, бухгалтер должен рассчитать сумму компенсации за этот месяц пропорционально отработанным дням. В противном случае (если за не полностью отработанный месяц будет выплачена полная сумма компенсации) организация должна быть готова к возможному спору с налоговым органом.

Пример. Работнику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 1200 руб. в месяц.
В ноябре работник отработал все дни. В декабре работник был в командировке в течение 3 рабочих дней.
В данном случае за ноябрь работнику выплачивается компенсация в полном размере - 1200 руб. За декабрь сумма компенсации рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней: 1200 x 18 / 21 = 1029 руб. (21 - количество рабочих дней в декабре, 18 - количество фактически отработанных дней).

Отметим, что если организация хочет максимально снизить риск спора с налоговыми органами, то ей лучше ввести дополнительный учет фактического использования работником автомобиля.
Для этого можно применять бланки путевых листов, в которых работник фиксирует маршруты своих поездок и заверяет их своей подписью. При этом ставить на путевых листах штампы и печати организации, по нашему мнению, не требуется.
Организация может установить и любую другую форму учета, например отчет о служебных поездках, который составляется работником за месяц, либо журнал учета служебных поездок, в котором работники отражают информацию обо всех своих поездках с указанием того, какой транспорт ими используется (личный или принадлежащий организации).

* * *

При осуществлении каких-либо выплат в пользу физических лиц неизбежно встает вопрос о необходимости исчисления и уплаты так называемых "зарплатных" налогов - ЕСН и НДФЛ.
При исчислении ЕСН нужно учитывать, что, согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, от налогообложения освобождены установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Причем эти выплаты освобождаются от налогообложения только в пределах установленных норм.
А что делать, если организация выплачивает работникам компенсации в размере, превышающем установленные нормы? Будет ли сумма превышения облагаться ЕСН?
Нет, не будет. Сумма превышения не будет облагаться ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ как выплата, не уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192).
Приведенные выше правила справедливы и в отношении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование им личного легкового автомобиля (мотоцикла), ни ЕСН, ни взносами в ПФР не облагается в полном объеме (как в пределах нормы, так и в части суммы превышения).
Вопрос об удержании НДФЛ с сумм выплачиваемых компенсаций гораздо сложнее.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе и с исполнением налогоплательщиком (работником) трудовых обязанностей.
Налоговые органы считают, что в целях исчисления НДФЛ должны применяться нормы компенсаций, установленные Постановлением Правительства РФ N 92. Если организация выплачивает работнику компенсацию в большем размере, то разница должна облагаться НДФЛ. Этот подход нашел свое отражение в Письмах МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ и Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192 и от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84. Этой же позиции придерживаются и налоговые органы на местах (см., например, Письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).
Однако с подходом налоговиков можно поспорить.
Ведь Постановление N 92 принято исключительно для целей исчисления налога на прибыль организаций. Об этом говорит само его название, да и в первом предложении четко указано, что нормы установлены в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому никаких оснований применять установленные им нормы для целей исчисления НДФЛ нет. А никаких иных нормативных документов, устанавливающих нормативы компенсаций для целей налогообложения, на сегодняшний день не существует.
Поэтому при исчислении НДФЛ нужно рассуждать следующим образом.
В п. 3 ст. 217 НК РФ речь идет о нормах, "установленных в соответствии с законодательством".
Налоговое законодательство таких норм в целях исчисления НДФЛ не устанавливает. При этом общий порядок установления размеров компенсационных выплат содержится в трудовом законодательстве. В ст. 188 ТК РФ указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Следовательно, суммы возмещения, установленные соглашением сторон трудового договора, и должны считаться установленными в соответствии с законодательством РФ и поэтому должны освобождаться от обложения НДФЛ в полном объеме.
Правомерность изложенной нами позиции подтверждена Постановлением Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06. Суд пришел к выводу, что в целях применения п. 3 ст. 217 НК РФ доходы физических лиц в виде выплачиваемых им организацией-работодателем компенсаций за использование личного транспорта и компенсации расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, не облагаются НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. При этом ВАС РФ указал, что размер компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях должен определяться применительно к каждому работнику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 километров, количества рабочих дней в месяц и пробега автомобиля.
Отметим, что и до появления этого Постановления Президиума ВАС РФ арбитражные суды признавали, что нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях исчисления НДФЛ, законодательством РФ не установлены, а Постановление Правительства N 92 устанавливает нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль (см., например, Постановления ФАС Уральского округа от 26.01.2004 N Ф09-5007/03-АК, ФАС Северо-Западного округа от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210).
В то же время встречались и противоположные решения, вынесенные в пользу налоговых органов (см. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 16.06.2006 N Ф08-2059/2006-870А).
Таким образом, на сегодняшний день ситуация с НДФЛ такова. Тем, кто не готов к спору с налоговым органом, нужно для целей исчисления НДФЛ руководствоваться нормами, установленными Постановлением Правительства N 92 <*>. Иную позицию придется, скорее всего, доказывать в суде. При этом после того, как ВАС РФ высказал свой подход к решению этой проблемы, шансы на выигрыш дела в суде очень высоки (см. Постановления ФАС Поволжского округа от 10.04.2007 N А72-7503/06-7/283, ФАС Уральского округа от 08.10.2008 N Ф09-7167/08-С2).
--------------------------------
<*> Отдельно обратим внимание бухгалтеров организаций и учреждений, финансируемых из бюджетов всех уровней, на позицию Минфина России, изложенную в Письме от 13.04.2007 N 14-05-07/6. В нем высказано мнение о том, что при выплате компенсаций работникам таких учреждений и организаций для целей исчисления НДФЛ следует руководствоваться предельными нормами, установленными Приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н.

[Sweeetlana]

какие путевые, ведь он не только по служебным делам мотается, но и по своим.
Имеет ли смысл заполнять путевой? Ведь потом к ним придется делать реестр тех поездок, которые приняты к учёту, из них выкручивать литры...
Это разве будет корректно?

в путевых он и должен "учитывать" только те поездки, которые используются в служебных целях))

По факту, выписываете путевые и по ним списываете бензин, (по норме! на 100 км)...обычно здесь уже начинают писать сочинение

[Дальневосточнег]

Сумма превышения не будет облагаться ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ как выплата, не уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль

Для целей учета по налогу на прибыль эти расходы не уменьшают налогооблагаемую базу, в силу специфики данного работника.
Так что ни с НП, ни с ЕСН вопросов нет.

Вопрос об удержании НДФЛ с сумм выплачиваемых компенсаций гораздо сложнее. ...
Следовательно, суммы возмещения, установленные соглашением сторон трудового договора, и должны считаться установленными в соответствии с законодательством РФ и поэтому должны освобождаться от обложения НДФЛ в полном объеме.

Получается, что раз законодательного порога для целей НДФЛ не установлено, то единственный "ограничитель" - соглашение сторон трудового договора.
С другой стороный организация (при желании) может установить любой уровень возмещения.

Кстати можно ли считать возмещением, ведь работник заправляется по карте организации (в пределах лимита)?

[Дальневосточнег]

в путевых он и должен "учитывать" только те поездки, которые используются в служебных целях))

Тогда попрут нестыковки: от оффиса заехал "по делам" в одну организацию, оттуда на базар "по своим делам", оттуда в оффис - как стыковать-то?
Вот и говорю про реестр "это читать, это не читать", да ещё и с километражом от точки до точки.

[Andyko]

если сотрудник в рабочее время мотается по личным делам - это нарушение трудовой дисциплины;
если при этом авто в аренде, то это еще и использование имущества организации в личных целях;
если выплачивается компенсация, то в её сумме уже учтены расходы на бензин, при этом путевые листы не нужны, но нужно подтверждение использования личного автомобиля в интересах организации.

[Sweeetlana]

Тогда попрут нестыковки: от оффиса заехал "по делам" в одну организацию, оттуда на базар "по своим делам", оттуда в оффис - как стыковать-то?
Вот и говорю про реестр "это читать, это не читать", да ещё и с километражом от точки до точки.

а что за сотрудник то? я вот помню своим директорам так вообще придумывала поездки..о каких нестыковках речь?
можно подумать все в путевых тока правду пишут

[Дальневосточнег]

если сотрудник в рабочее время мотается по личным делам - это нарушение трудовой дисциплины;

а что за сотрудник то?

Это вольный "стрелок", так сказать "социальная ответственность бизнеса". Нарушение трудовой дисциплины не доказать.

если при этом авто в аренде

Нет, не в аренде, его личный.

если выплачивается компенсация, то в её сумме уже учтены расходы на бензин

Денег не платят. Выдана на руки фирменная карта, по которой на АЗС по безналу наливают в пределах установленного лимита.
АЗС потом выставляет по концу месяца детализацию по всем картам/литрам/рублям. На основании чего разноска по счетам.

но нужно подтверждение использования личного автомобиля в интересах организации

Без путевых как ещё можно доказать целевой характер расходов?

[Sweeetlana]

Без путевых как ещё можно доказать целевой характер расходов?

Никак.
А чем же Вам так путевые то неугодили?

[Andyko]

расходов нет, есть натуральный доход вольного стрелка

[Sweeetlana]

расходов нет, есть натуральный доход вольного стрелка

[Дальневосточнег]

Sweeetlana, угодили, но ввести их настолько маловероятно...

Andyko, это ясно.

Подытожим.
НДФЛ таки надо снимать, так как не только производственный, но даже и целевой характер расходов, недоказуем. Так?

[Andyko]

В вашей ситуации так.

[twain]

я бы ваще не парилась - в таких случаях как ваш - берется авто в аренду и просто платится ему арендная плата и ВСЕ - с нее НДФЛ.
поскольку путвых нет, ГСМ нет , то и с путевыми ломать глову не нада.
это дешевле чем ЗП - ЕСН нету.

[Sweeetlana]

я бы ваще не парилась - в таких случаях как ваш - берется авто в аренду и просто платится ему арендная плата и ВСЕ - с нее НДФЛ.
поскольку путвых нет, ГСМ нет , то и с путевыми ломать глову не нада.
это дешевле чем ЗП - ЕСН нету.

Так ГСМ то есть)

[Дальневосточнег]

В том-то и дело, что ГСМ есть - именно такое управленческое решение было принято. И с момента принятия решения, денежное выражение этого ГСМ накапало прилично.

[Andyko]

начисление налогов с реализации гсм управленческое решение предусматривало?

[Дальневосточнег]

Управленческие решение было направлено на решение, простите за тафталогию, простого вопроса: как пацанам бензинчику подкинуть.
А всякие там заморочки, это бухам разгребать.

[Andyko]

следующее управленческое решение должно содержать изменения в перечне допущенных к принятию управленческих решений лиц

[Дальневосточнег]

С учётом того, что предыдущее управленческое решение принималось при предыдущем гене и его заме по разным делам, то нынешнему гене и уже его заму по этимже делам проще обосновать необоснованность и документальную неподтверждённость этих расходов.
Чем и занимаюсь.

[Andyko]

тогда всё в Ваших руках

[Анзор]

Прочитал все сообщения темы, но так и не понял ничего.
У нас сотрудникам разъезжающим по служебным целям на личном автомобиле устанавливается приказом лимит ГСМ в месяц. Компенсация за использование и арендая плата не выплачиваются.
Допустим ли без налоговых последствий любой лимит ГСМ или его надо подстраивать под компенсационные 1200 рублей. И какими документами это все оформляется: путевые листы и т.д.?

[Andyko]

Компенсация за использование и арендая плата не выплачиваются.

а что делается? натурой наливаете бензин?

[Анзор]

а что делается? натурой наливаете бензин?

ну в основном на собственной заправке.. иногда заправляются на других АЗС и тогда выплачиваем из кассы произведенный расход

[Midvi]

Лимит должен устанавливаться исходя из нормы на 100км, путевые листы подтверждают расход бензина, киллометраж, расход и направления.