Уничтожение документов

[Nelly-K]

Подскажите пожалуйста, как правильно оформить уничтожение документов на предприятии, срок хранения которых истек. Какие документы надо оформить и как это сделать правильно

[ЕленаС]

1. Приказ о создании экспертной комиссии.
2. Акт о выделении документов на уничтожение(составляется экспертной комиссией)-Приложение: Опись документов,подлежащих уничтожению.
3. Акт об уничтожении докуметов, срок хранения которых истек(составляется экспертной комиссией)

[Тримм]

А вы каким способом уничтожаете ?

[ЕленаС]

А вы каким способом уничтожаете ?

Можно сжечь, можно в уничтожителе бумаг(шредер) в вермишель изрезать, как Вам будет удобнее

[ЕленаС]

Вдогонку. Можете хоть на растопку на даче использовать, укажете в акте, что сожгли.

[Тримм]

А способ уничтожения следует указывать в акте ?

Какой блин, шредер, в шредер только 20 листов влезает, эдак мы до Пасхи уничтожать будем.

[НатальяС]

Сжигать с восьмидесятых годов нельзя. Где-то я про это читала. Только где, не помню.
Мы пишем, что уничтожение путем разрезания документов ножницами.

[ЕленаС]

А способ уничтожения следует указывать в акте ?

Какой блин, шредер, в шредер только 20 листов влезает, эдак мы до Пасхи уничтожать будем.

Можете и не резать, в складировать у себя в гараже, выкинуть на помойку, сделать что угодно, просто в акте напишете, что разрезали.

[Nelly-K]

Спасибо большое за советы, применим на практике с удовольствием. сех поздравляю с Новым годом, счастья, здоровья и успехов в нелегком труде бухгалтера

[Юстас]

можно уничтожать досупным методом для вас
сжигание доков на заднем дворе дачи начальника.или его домика не возбраняется

[Nelly-K]

Вообще про дачу начальника это хорошая мысль, тем более, что у него там хорошая баня есть и беседка для шашлыка )))

[MarusiaME]

Можно вмешаюсь с вопросом о СРОКАХ хранения отчетности и документации для ПБОЮЛа??? Кто помнит навскидку - ответьте плиз!

[Над.К]

Смотря какая документация. По документам, связанным с расчетом налогов - 4 года

[Irusya]

Смотря какая документация. По документам, связанным с расчетом налогов - 4 года

тоже влезу
а для какой документации установлен срок в 3 года хранения?

[Над.К]

У ИП не знаю, а у организаций надо смотреть Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)

[Irusya]

я про бухгалтерские По ФЗ о бухучете, смотрю ст. 17, первичка-не менее 5 лет. Мне откуда-то грезится трехлетний срок по каким-то, именно бух.документам, вот и уточняю..

[Над.К]

В этом перечне есть и бухгатерские и налоговые документы. Но трехлетних сроков там вроде нет.

[Irusya]

Над.К, спасибо, посмотрю

[LegO NSK]

Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ
"О бухгалтерском учете"
Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета
1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

[LegO NSK]

Перечень
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
(утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)

Раздел 4.1.
Везде - пять лет и более.

[LegO NSK]

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)
1. Налогоплательщики обязаны:
8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

[LegO NSK]

Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. приказом Минфина РФ и МНС РФ от 13 августа 2002 г. N 86н/БГ-3-04/430)

XII. Хранение документов

48. Индивидуальные предприниматели обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность первичных учетных документов, Книги учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

[LegO NSK]

В соответствии с пунктом 48 Порядка индивидуальные предприниматели обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность первичных учетных документов, Книги учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Для сравнения: общий срок хранения бухгалтерских документов, установленный Законом о бухгалтерском учете, равняется пяти годам. Заметим, что по нашему мнению, четырехлетний срок хранения не распространяется на документы, по которым действующим законодательством установлены более длительные сроки - например, по лицевым счетам наемных работников (75 лет) и т.п.

"Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2005 г.

[Irusya]

LegO NSK, спасибо!

[Sergio Zam]

Порядок уничтожения документации на элетронных носителях
Для многих сотрудников различных предприятий порядок уничтожения электронной документации до сих пор интересен, так как несмотря на то, что живем мы в век компьютерных технологий, электронные носители еще довольно непривычны.
Сотрудники, мало компетентные в механизмах действия документооборота на электронных носителях, могут нанести вред организации.
Рассмотрим систему уничтожения документации в электронном виде. Нужно знать, что даже после того, как вы переместили документ в корзину и очистили ее, документ не исчез, а остался на винчестере вашего компьютера, и обозначен свободным местом. И при наличии достаточных знаний и опыта в области IT удаленные таким способом документы можно найти на жестком диске, даже спустя годы. Поэтому ограничиться простым удалением документа нельзя.
Чтобы уничтожить документы в электронном виде, нужно на местоположение удаленного файла записать случайный массив информации. Но, нужно знать, что даже проведя эту процедуру пять раз, удаленный электронный документ все еще можно восстановить. По стандарту гражданской документации перезапись определенным массивом должна произвестись 8 раз, а по стандарту Пентагона-до 50. Удалять документацию таким способом, хоть и не очень удобно и довольно медленно, но зато гарантировано, что документами никто уже не воспользуется.
Второй, более надежный способ уничтожения электронной документации- физический. Здесь применяют активные химические препараты, сверхвысокие температуры, механические деформации( серии разрушающих ударов). Информацию с магнитных носителей уничтожают электромагнитным излучением. Этот метод приемлем в тех случаях, когда информация гораздо дороже, чем электронные носители.

[Sergio Zam]

Зачем нужно уничтожение документации.

Уничтожают документацию тогда, когда хранить ее больше неактуально. У любого документа компании есть свое установленное законом время хранения. По истечении этого времени и при накоплении определенного количества документов производится их массовое уничтожение. Чаще всего документы складывают в специальные контейнеры и передают сторонней компании для уничтожения.
Следующий момент уничтожения документации – это работа с теми документами компании, которые не подлежат хранению. Например, это могут быть списки персонала, внутренние технические документы, ненужные больше записные книжки, черновики и прочие бумаги, не предназначенные для посторонних лиц. Уничтожение этих документов нужно потому, что потеря любых внутренних данных компании создаёт прореху в системе безопасности. Изучив эту документацию, можно узнать о экономических планах компании, её разработках и другой информации.
Много коммерческой информации может утекать за пределы предприятия в обычной мусорной корзине.
Поэтому рынок сейчас предлагает большой выбор устройств чтобы уничтожать информацию. Для бумаги это шредеры различного вида секретности (чем сильнее измельчается бумага, тем лучше); для дисков – специальные приборы с лазерами, которые делают поверхность зеркальной. Магнитные носители уничтожают электромагнитными ударниками (они запускаются или тревожной кнопкой, или выполнены в виде шкафчиков). Так же используют контейнеры с химически активными веществами и обычные молотки. Оказывается, именно молоток часто является самым лучшим методом уничтожения информации на электронных носителях.
На вопрос «Зачем уничтожать носители, если можно стереть с них информацию?» , ответ таков: всю удаленную информацию можно восстановить, и только такое уничтожение носителей гарантирует полную ликвидацию документации тогда, когда это крайне важно.

[Наталья 1]

посути на удаление можно направить отчетность со всеми документами до 2004 года, кроме расчетных ведомостей?

[Guzola]

Подскажите, а что нужно хранить более 5 лет, кроме лицевых счетов? А то боюсь что-то лишнее уничтожить.

[АнонимRFA]

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций», утв. Росархивом 06.10.2000, Раздел 4.1

Храняться постоянно:
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

Хранятся 75 лет:
приказы и приеме, переводе, увольнении сотрудников

[Наталья 1]

отчетность в ИФНС, ФСС и ПФ хранится 10 лет?