Приказ по подотчетникам

[СМЭ]

Уважаемые юристы, посмотрите пожалуйста чернови приказа, поправьте кто что видит неверным
П Р И К А З
№
………………… ..................... 2006 года

С целью упорядочения учета выдачи, расходования и отчета подотчетных сумм работниками общества с 1 января 2007 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить следующий круг подотчетных лиц общества, которым могут быть выданы денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды общества, с целью приобретения ТМЦ, расчетов с поставщиками, оплаты прочих расходов общества:
ФИО, должность
………………..
2. В отдельных случаях денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды общества могут быть выданы иному работнику общества в случае направления его в командировку и поручения ему генеральным директором общества приобретения для общества ТМЦ или оплаты услуг.

3. Максимальный срок, на который могут быть выданы денежные средства работникам, перечисленным в пунктах 1 данного приказа – три месяца, работникам, указанным в пункте 2 – один месяц.

4. Денежные средства в подотчет могут быть выданы как из кассы общества, так и перечислены на счет работника, если у него имеется банковская карта, для дальнейшего получения им в банкоматах перечисленных денежных средств.

5. Для получения денежных средств, с целью осуществления расчетов для нужд общества за наличный расчет, работники, перечисленные в пунктах 1 и 2 настоящего приказа, обращаются к генеральному директору ………….., а при его отсутствии к финансовому директору…………….. для получения согласия на получение денежных средств. Если вышеперечисленные лица сочтут траты нужными, они отдают распоряжение бухгалтерии выдать или перечислить необходимую сумму работнику.

6. Максимальная размер выдаваемой в подотчет одному работнику не устанавливается, она определяется исключительно потребностями общества. Однако лицо, которому были выданы средства в подотчет, обязано в расчетах учитывать, что в соответствии с Указаниями ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке (в рамках одного договора) в размере 600000 рублей.

7. Подотчетное лицо, осуществив расчеты должно иметь все необходимые оправдательные документы – товарный чек, чек ККМ, квитанцию к ПКО, квитанции билеты и т.п. с указанием потраченных сумм для дальнейшего составления им авансового отчета.

8. В случаях, если производится приобретение товара в организациях и предприятиях ………….., которым разрешено работать без ККМ в связи с отнесением их ………………. к отдаленным или труднодоступным местностям на территории …………………….., на товарном чеке должна быть отметка о том, что ККМ нет.

9. Приобретение произведение расчетов за наличный расчет без получения чека ККМ за пределами …………………… допускается только в случаях, если поставщик предоставит копию постановление главы своего региона об отнесении данного предприятия, организации или учреждения, месту в которой оно расположено, к отдаленным или труднодоступным местностям региона. Данная копия постановления должна быть приложена к авансовому отчету. В случае отсутствия чека ККМ или постановления, данный расход работнику не засчитывается.

10. В случае потери того или иного документа, подотчетное лицо обязано само восстановить потерянный документ и приложить его к авансовому отчету. В случае отсутствия оправдательных документов у подотчетного лица данный расход работнику не засчитывается. Допускается сдача ранее потерянных оправдательных документов в более поздние сроки, чем был сдан предыдущий авансовый отчет, однако подотчетное лицо должно учитывать, что сумма, подтвержденная сданными позже документами, будет засчитана ему только в момент сдачи этих документов.

11. В случаях, если ни в товарном чеке, ни в чеке ККМ не расписаны товары, которые приобретены, подотчетное лицо само обязано расписать какие предметы были приобретены и что сколько стоит.

12. Выдача денежных средств на расходы, связанные со служебными командировками, производится на основании выписанного командировочного удостоверения или приказа о направлении в командировку. Оплата командировочных расходов производится в соответствии с «Положением о командировках» принятом в обществе.

13. В случаях устройства на работу нового работника, денежные средства для прохождения медицинского осмотра ему либо выдаются из кассы общества, либо возмещаются после составления им авансового отчета с приложением документов, подтверждающих прохождение и оплату медосмотра.

14. Все лица, получившие денежные средства в подотчет обязаны не позднее трех дней по истечении срока, на который они выданы, определенные пунктом 3 настоящего приказа, составить авансовый отчет формы № АО-1 с дополнениями принятыми в обществе, предъявить его в бухгалтерию общества и произвести окончательный расчет. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие суммы понесенных расходов.

15. Допускается удержание неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы работника до истечения срока, утвержденного настоящим приказом.

16. Если подотчетным лицом приобретались и оплачивались ТМЦ, то дополнительно помимо оправдательных документов, работник должен заполнить приходный ордер, по форме используемой в обществе, в двух экземплярах (с использованием копировальной бумаги). В приходном ордере в обязательном порядке должны быть заполнены следующие реквизиты: наименование предприятия, месяц приобретения, Ф.И.О. лица, которое приобретало ТМЦ, наименование ТМЦ, единица измерения, количество, цена единицы, сумма, наименование (либо присвоенный субсчет) оборудования или участка общества, куда предназначается данное ТМЦ. Один экземпляр приходного ордера передается заведующему материальным складом общества, второй должен быть приложен к авансовому отчету.

17. Авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы, сдается подотчетным лицом в бухгалтерию на проверку, после чего утверждаются генеральным директором общества. В связи с тем, что сроки, на которые выдаются денежные средства, установлены один и три месяца, а в бухгалтерском учете принят месяц, таблица авансового отчета, содержащая информацию по остатку аванса, перерасхода, полученного аванса, расхода, остатка и перерасхода на дату сдачи авансового отчета не заполняется.

18. Денежные средства работникам, не перечисленным в пункте 1 настоящего приказа, выдаются только, после сдачи работником авансового отчета в котором он отчитался по ранее выданным суммам.

19. Работникам, перечисленным в пункте 1 настоящего приказа, допускается выдача денежных средств без сдачи ими авансового отчета, в котором они должны отчитаться по ранее выданным суммам, в случаях, если ранее выданной суммы недостаточно для осуществления расчетов, на которые были выданы денежные средства, либо если отличаются цели на которые они выдаются – на командировку, приобретение ТМЦ, расчеты с поставщиками.

20. В случае недостаточности выданных работнику денежных средств, для осуществления тех или иных расходов на нужды общества, допускается по желанию самого работника и согласования с генеральным директором общества, произведение оплаты за счет собственных средств работника. Документами, подтверждающими произведенный расход на цели общества, являются оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету и перечисленные в настоящем приказе, наличие подписи главного бухгалтера на авансовом отчете и подпись генерального директора, утвердившего данный авансовый отчет. Сумму перерасхода подотчетных сумм образовавшуюся после сдачи авансового отчета работником, обществу обязано возместить данному работнику в сроки согласованные с самим работником.

21. Денежные средства, выданные одному работнику в подотчет, не могут быть самовольно переданы другому работнику. В данном случае денежные средства должны быть возвращены в кассу общества и затем уже из кассы выданы другому работнику.

22. Денежные средства, выданные в подотчет, не переходят в собственность работника. Данная сумма числится в дебете 71 счета, субсчета, закрепленного за работником, в составе задолженности за работником, что позволяет их истребовать путем удержания из заработной платы должника.

23. Контроль за исполнением данного приказа возлагается на главного бухгалтера общества …………………….

Генеральный директор
……………………. ………………..

С приказом ознакомлены:

…………………………..
………………………….
. …………………………….
. ……………………………
………………………………..

[Мышь... серая...]

п. 6 - 600000 рублей?

[stas®]

8-9 - незаконны
11 - вообще-то для этих целей предусмотрен складской приходный ордер. И о нем в п.16 Вы написали.
19 - странное что-то
20 - IMHO ни в коем случае формулировки "за счет работника" быть не должно.
22 - насчет прав собственности как-то странновато

[Мышь... серая...]

вообще приказ написан каким-то языком... ммм... неофициальным что ли... формулировки мне не нравятся, ну вот хоть даже в п.1

Утвердить следующий круг подотчетных лиц

что за круг утвержается? я бы написала "Утвердить список (перечень) лиц, имеющих право на получение денежных средств общества под отчет для приобретения товаров, работ, услуг для нужд общества"

[СМЭ]

п. 6 - 600000 рублей?

Это у меня глупая опечатка, д.б. 60 тыс.

[СМЭ]

8-9 - незаконны

Почему вы так решили? У нас предприятие зарегистрировано (юр.адрес) по адресу, в местности, где можно работать без ККМ, и другие находящиеся в тех же местах, работают без ККМ - все законно. Об этом мы даже запрос в налоговую посылали, как только всех обязали работать с ККМ. Получили ответ - мы правы. Кроме того, ещё когда НДС можно было принимать к зачету только при условии наличия чека ККМ ( кто платил по оплате) налоговые не возражали против при наличии кв. к ПКО + копии постановления.

11 - вообще-то для этих целей предусмотрен складской приходный ордер. И о нем в п.16 Вы написали.

Согласна, что достаточно, но это вообще-то больше для того, чтобы подотчетники испугавшись расписывания сразу просили в товарном чеке все расписать. А то они одно время приносили: автозапчасти на сумму, хозтовары на сумму, лекарства на сумму и т.п.

19 - странное что-то.

Это, чтобы обойтти положение "Денежные средства выдаются только, после сдачи работником авансового отчета в котором он отчитался по ранее выданным суммам".
В действительности у нас такое бывает. Выдают на приобретение чего-то деньги сегодня вечером, а утром возникает необходимость купить ещё что-то, либо перед отъездом в командировку, когда командировочные уже выданы, возникает необходимость приобретения чего-либо в месте, куда человек направляется в командировку и т.п. Отдельные работники достанут из свого картмана и оплатят, другие не будут этого делать пока деньги не получат. Да и первые могут не оплатить, если сумма большая.

20 - IMHO ни в коем случае формулировки "за счет работника" быть не должно.

А почему? Ведь так почти у всех бывает. Есть какой-нибудь документ запрещающий?

22 - насчет прав собственности как-то странновато

Это для налоговой, чтобы меньше вопросов задавалось - перестраховка.
Спасибо большое за помощь !!!

[СМЭ]

вообще приказ написан каким-то языком... ммм... неофициальным что ли... "

Согласна, но надо иметь ввиду, что этот приказ будут читать простые работники и работники налоговой. Должен быть на мой взгляд языком простого обывателя. Правда если уровень работников повыше, чем у нас, то язык должен быть другой.

круг утвержается?

Предлагаемая вами формулировка действитель лучше, у нас раньше тоже было написано утвердить перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств общества под отчет для ..., но в последнее время в статьях стала встречаться формулировка "нужно утвердить круг лиц ..." поэтому так и "сформулировала". С удовольствием исправлю.
Спасибочки большое!!!

[СМЭ]

Посмотрите кто-нибудь ещё и поправьте пожалуйста. Очень хочется сделать правильный и красивый приказ!

[BorisG]

Дополню stas®'а.
п. 4, фраза "... для дальнейшего получения..." бессмыслена по определению, работник волен самостоятельно определять, из какого кармана расходовать деньги.
п. 10, первое и второе предложение делают априори виновнимыми работника, и самоустраняют от решения вопроса организацию, что противоречит ТК.
п. 15 тоже написан коряво и явно противоречит ст. 137 ТК. Либо должен быть установлен иной срок.
п. 21, последнее предложение вообще лишено смысла, поскольку это уже другой подотчет.
п. 22 вообще не в тему. Подотчет, он и в Африке подотчет. Расписывать балансовые счета в приказе не имеет никакого смысла, как и не имеет смысла упоминать про задолжность, это и так прописано в ТК.

ps: Замечания практически по каждому пункту. Не многовато ли?

[stas®]

Почему вы так решили?

Потому что если работник потратил деньги в интересах организации, то ему обязаны расходы возместить.

Это, чтобы обойтти положение

Для этого обычно оформляют ПКО на сумму прежнего аванса и РКО на большую сумму. Либо просто игнорируют это положение Правил, поскольку санкций нет. А прописывать в приказе порядок нарушения нормативного акта - спорно.

А почему? Ведь так почти у всех бывает.

"из средств работника" и "за счет работника" - это разные вещи. Подотчетник - это агент, который действует от собственного имени или от имени организации, но всегда за счет организации (см. главы ГК про комиссию, поручение и агентирование). Слова "за счет" в этом контексте означают не авансирование, а экономический смысл действий.

Это для налоговой, чтобы меньше вопросов задавалось - перестраховка

Это юридический нонсенс. В случае выдачи в подотчет перечислением на карточку прав собственности нет вовсе (безналичные деньги - это не вещи), в случае выдачи наличных средств сохранение прав собственности на денежные знаки за кредитором тоже сомнительно.

[СМЭ]

п. 4, фраза "... для дальнейшего получения..." бессмыслена по определению, работник волен самостоятельно определять, из какого кармана расходовать деньги.

В нашем случае не всегда, так как там, где находится общество нет банкоматов вообще, расчетный счет у нас открыт не в ближайшем городе в котором единственный банк - сбербанк, а в городе - столице республики. Наличку нужно доставлять для выдачи и в один день не получится. Поэтому у нас для расчетов в районе нужно обязательно выдавать наличку, а если п/о едет в город, где есть банкоматы, то можно и на карту. Кроме того при перечислении на карту платим 0,4 %, получение налички 0,75% + ограничения во выдаче на хоз.нужды, т.е. в случае превышения определенной суммы банк берет не 0,75 а значительно больше.

п. 10, первое и второе предложение делают априори виновнимыми работника, и самоустраняют от решения вопроса организацию, что противоречит ТК..

Простите, но тут я не понимаю, причем тут ТК? Если работник потерял документы то он за это должен и отвечать. Единственное в этом случае, если имеются в наличии ТМЦ, предприятие может составить с ним договор купли-продажи, чтобы возместить недостающую сумму, но это уже к п/отчету отношения не имеет.
Поясните пожалуйста.

п. 15 тоже написан коряво и явно противоречит ст. 137 ТК. Либо должен быть установлен иной срок.

Да этот пункт некрасивый и по написанию и противоречивый, но это просто подстраховка. Возможна ситуация, когда работник может и просто уйтти в запой (у нас есть такие), причем в такой, что его решат уволить, до окончания установленного приказом срока и как тогда быть? Обращаться в суд? С другой строны, когда все нормально, зачем торопить человека с отчетом.

п. 21, последнее предложение вообще лишено смысла, поскольку это уже другой подотчет.

Это написано для работников, чтобы знали как должно быть сделано.

п. 22 вообще не в тему. Подотчет, он и в Африке подотчет. Расписывать балансовые счета в приказе не имеет никакого смысла, как и не имеет смысла упоминать про задолжность, это и так прописано в ТК.

Может и не надо указывать счет, но это написано опять же для работника, чтобы он знал что конкретно спросить если ему нужно. А то, что написано в ТК по-моему не запрещено писать в иных документах, это же не противоречие, но подотчетнику понятно.

Замечания практически по каждому пункту. Не многовато ли?

Если бы приказ был идеальным, то о помощи и правке я бы и не просила. Так я буду знать где что исправить, а если и оствлю что-то неизменным, то опять же буду знать место, где могу споткнуться в случае чего.
Спасибо большое за правки !

[СМЭ]

Потому что если работник потратил деньги в интересах организации, то ему обязаны расходы возместить. Для этого обычно оформляют ПКО на сумму прежнего аванса и РКО на большую сумму. Либо просто игнорируют это положение Правил, поскольку санкций нет. .

Так мы и делаем, но подумала, а не проще ли в этом году это прописать в приказе. Тем более, что вы говорите, что прописывать в приказе порядок нарушения нормативного акта - спорно.

"из средств работника" и "за счет работника" - это разные вещи..

Спасибо исправлю.

в случае выдачи наличных средств сохранение прав собственности на денежные знаки за кредитором тоже сомнительно.

Считаете нужно убрать совсем или прописать как-то иначе?

Что касается п.8 - а если работник не взял необходимых документов, то как тогда быть? Почему мы обязаны возмещать ему данные расходы? Это равносильно тому, что он например, вообще в командировку не съездит, просидит недельку дома, потом скажет я ездил, жил в гостинице, оплатил то-то и то-то, истратил все что вы мне дали и более того, так что возместите мне расходы.
Спасибо за ответ и дополнительные пояснения!

[stas®]

СМЭ, у работника могут быть любые доказательства расходов - например, квитанция ПКО. Или товарный чек со штампом "оплачено". И вам придется ему эти расходы возмещать.

[СМЭ]

Если будет квитанция к ПКО, то по данным поставщика мы сможем с ним связаться и уточнить про чек ККМ, а по товарному чеку вряд-ли найдем. А налоговая как к такому отнесется, что не будет чека ККА? У нас таких случаев пока не было, но все может быть. Что касается товарногь чека без чека ККМ, то мы можем предложить работнику, если он предъявит приобретенные ТМЦ, это составить с ним договор купли-продажи.

[BorisG]

В нашем случае не всегда, так как там, где находится общество нет банкоматов вообще,

И что с того?
Ваш пункт расносилен указанию работку доставать деньги ровно из того кармана, куда он из положил при выдаче, и никак не из другого.
Еще раз, Вы не вправе указывать работнику, должен он снимать деньги с карточного счета, или нет.

Простите, но тут я не понимаю, причем тут ТК?

При том, что во-первых, ТК предусмотрены ограничения удержаний из зарплаты, и во-вторых,подотчетник действует в в интересах и по поручению предприятия, а не на свой страх и риск. И если у него возникнут проблемы с поставщиком (например, не выданы документы, что бывает не так уж и редко), вовсе не факт что в этом виновен работник, и предприятие от решения вопроса самоустраниться, оградившись этим приказом.

Если работник потерял документы то он за это должен и отвечать.

Не факт. Вину работника, если он ее не признает, еще нужно доказать.

Единственное в этом случае, если имеются в наличии ТМЦ, предприятие может составить с ним договор купли-продажи,

А это уж и вовсе фантазии. ТМЦ, независимо от того, есть документы у работника, или по какой-то причине их нет, собственностью работника не стали. Это собственность предприятия со всеми вытекающими их этого факта правовыми последствиями.

но это просто подстраховка. Возможна ситуация, когда работник может и просто уйтти в запой ...

На самом деле это не подстраховка, а нарушение закона и лень указывать конкретный срок в поручении. Если Вы дали поручение со сроком исполнения, допустим, 3 мес. (Ваш конкретный случай), в этот же срок Вы и вправе требовать возврата средств. Увы, но только так.

Это написано для работников, чтобы знали как должно быть сделано.

Да уж... Приказ - это все-таки нормативный докумемент, а не пояснительная записка.

[СМЭ]

Вы не вправе указывать работнику, должен он снимать деньги с карточного счета

А если концовку в этом п. убрать, оставить только что возможна выдача и из кассы и перечисление на счет? Подскажите пожалуйства как это отразить

ТК предусмотрены ограничения удержаний из зарплаты если у него возникнут проблемы с поставщиком (например, не выданы документы, что бывает не так уж и редко) не факт что в этом виновен работник, и предприятие от решения вопроса самоустраниться, оградившись этим приказом.

Про ограничения знаю, я же не пишу, что удержу все сразу, причем оставляю возможность решить эту проблему за сроки установленные этим приказом + в пункте 10 есть фраза о сдаче а/о в более поздние сроки.
Если поставщик не выдает документы (у нас такого пока не было), то не нужно и деньги отдавать! В такой ситуации и при наличии данного пункта приказа подотчетник сразу свяжется с руководством и они решат эту проблему. А если не прописать, то ответственности работника не будет никакой.
Может подскажете как правильно написать?

Не факт. Вину работника, если он ее не признает, еще нужно доказать.

Согласна, но зачем сразу снимать с него ответственность? Мы просто удержим, а если он не согласен, то будем решать этот вопрос.

ТМЦ, независимо от того, есть документы у работника, или по какой-то причине их нет, собственностью работника не стали. Это собственность предприятия со всеми вытекающими их этого факта правовыми последствиями.

А как поступить в этом случае правильно - ТМЦ есть, а документов нет? И как прописать эту ситуацию. Подскажите пожалуйста.

На самом деле это не подстраховка, а нарушение закона и лень указывать конкретный срок в поручении.

В каком поручении?
А если сроки не устанавливать приказом, а устанавливать при каждой конкретной выдаче денег, то как это правильно сделать? А в приказе написать сроки от 10 дней до 3 месяцев?

Да уж... Приказ - это все-таки нормативный докумемент, а не пояснительная записка.

Согласна, что нормативный, но надо учитывать то, что документ пишется для тех, кто его читает. А читающему должно быть все понятно.
Когда-то очень давно, когда я пришла работать на одно предприятие, сразу после окончания института, мне поручили сделать анализ работы предприятия за год(или квартал) для директора. Он должен был его читать и партхозактиве (такое раньше было) и на общем собрании. В институте я хорошо училась и естественно сделала, как учили - с терминами, формулами и т.п. - в институте поставили бы 5. Очень довольная своей работой сдала гл.инженеру. Он прочитал и сказал: "Мне-то трудно разобраться во всем, что тут написано, а у меня высшее и это я когда-то проходил, а ты представь кто будет слушать доклад, они вообще ничего не поймут кроме выводов и заключений. Возьми и перепиши все это простым языком, так, чтобы и Иванову и Петрову было понятно, им слушать. Я переписала, было нелегко заменять одно другим, но урок запомнила. С тех пор стараюсь писать так чтобы тем, для кого пишется документ понимали. Не все и всегда удается, но стараюсь. Естественно что этот приказ для юристов выглядит диковато, но ведь вы поняли о чем речь и помогаете исправить.
Спасибо большое!

[СМЭ]

BorisG и stas® вы больше ничего не ответите и не поправите?

[Lama]

Я бы приказом утвердила списко лиц и Порядок (положение) о выдаче в подотчет денежных средств общества.
Приказ получился бы примерно из 4 пунктов:
1. Утвердить Порядок (положение)....
2.Утвердить списко лиц....
3. ____ ознакомить с настоящим приказом сотрудников общества....
4.Контроль за исполнение настоящего приказа возложить на главного бухгалтера ...

Это не принципиально, но может быть так будет удобнее. Чем длиннее приказ, тем он труднее к восприятию, тем более 20 пунктов и в основном регламентирующего характера, по сути вы приказом подробно описываете порядок выдачи денежных средств в подотчет, почему бы это не сделать отдельным документом. Порядок (положение) можно дополнить, изменить или ввести новое другим приказом.

[СМЭ]

Я как раз не хотела больше никакого другого документа, только один приказ.
Когда-то давно я делала порядок заполнения ав.отчета, так как подотчетники вообще плохо представляли что и как. Надоело переписывать за них и объяснять что и как вот и пришлось сделать с примерами. Теперь вроде заполняют правильно, иногда недочеты бывают, но это мелочи.
Теперь иной раз возникают вопросы, которы я и хотела в приказ записать, в этом причина его объемности.(До этого у нас был коротки, для проформы).
А почему приказ, а не положение, просто мне кажется просто приказ легче переписать, чем положение.
Спасибо за ответ!

[BorisG]

... мне поручили сделать анализ работы предприятия за год(или квартал) для директора. Он должен был его читать и партхозактиве

Да уж... Юридически значимый документ, коим является приказ, по определению сильно отличается от того, что должно было читаться на "партхозактиве". Но для Вас, вполне очевидно, разницы нет.
Жаль.

вы больше ничего не ответите и не поправите?

Да вроде и так сказано более, чем нужно.
Объем исправлений более, чем сам первоначальный материал.
Он, ИМХО, того не стОит.

[СМЭ]

Юридически значимый документ, коим является приказ, по определению сильно отличается от того, что должно было читаться на "партхозактиве".

Это пример ситуации, а не сравнение документов.

Объем исправлений более, чем сам первоначальный материал

Ещё раз спасибо за подсказки по том пунктам, на которые вы указали.
Но окончательное решение за оформлением этого документа все же остается за мной, ведь так? И если что-то неверно написанное с юр.точки зрения останется, то отвечать мне. Вы меня предупредили и за это ещё раз спасибо.