Аренда автомобиля без экипажа

[echinaceabel]

по месту нахождения обособленного подразделения.

Что за обособленное подразделение?

[Аноним]

Что за обособленное подразделение?

Ну обособка, не филиал, а зарегистрированы в налоговой как обособленное подразделение, т.е. удаленное рабочее место.

[echinaceabel]

КБК оплачиваем на тот же что и зарплата?

Да.

в Какую ИФНС нужно уплачивать и сдавать декларацию по месту нахождения орг-ции,?

Да.

[oksana-86]

Можно переводить на 10 с 41, и потом с 10-го списывать

Спасибо, я так и думала. А какими документами это правильно отразить???

[АнонимАВЕ]

Подскажите. Арендовали автомобиль у сотрудника в 1 кв. 2013 г., с 1 апреля 2013 г. расторгли договор аренды (договор аренды без экипажа), но арендную плату выплатим только в мае 2014 г.
1. Как правильно отразить в договоре, что выплата арендной платы более чем через год?
2. В справке 2-НДФЛ за 2013 г. доход, который выплатим сотру за аренду (и НДФЛ с него) , НЕ НАДО отражать или отражать?
3. Если не отражать в 2-НДФЛ, то правильно ли мы в бухучете эту арендную плату в 1 кв. 2013 г. отнесли на расходы Д 44 К73?
4. Можно ли в договоре аренды с сотрудником предусмотреть, что арендная плата включает и расходы на бензин. При этом путевые листы есть с расходом бензина, просто нет документов на покупку ГСМ, следовательно списать ГСМ на расходы не получится (да и не надо это нам).

[Январь]

Как правильно отразить в договоре, что выплата арендной платы более чем через год?

Так и напишите "срок выплаты до 01.05.2014"

В справке 2-НДФЛ за 2013 г. доход, который выплатим сотру за аренду (и НДФЛ с него) , НЕ НАДО отражать или отражать?

Так выплатили или не выплатили? Что выплатили, то надо

Если не отражать в 2-НДФЛ, то правильно ли мы в бухучете эту арендную плату в 1 кв. 2013 г. отнесли на расходы Д 44 К73?

Правильно

Можно ли в договоре аренды с сотрудником предусмотреть, что арендная плата включает и расходы на бензин.

Т.е. арендодатель (не управляя машиной, а у вас ведь без экипажа) должен был заправлять автомобиль? Не, ну всяко бывает, конечно

[АнонимАВЕ]

[QUOTE=Январь;

Так выплатили или не выплатили? Что выплатили, то надо

[/QUOTE]
Арендовали в 1 кв. 2013 г., но еще ничего не платили, выплатим арендную плату полностью в мае 2014 г. Я так понимаю, что не надо в 2-НДФЛ за 2013 г. показывать ни доход по аренде, ни НДФЛ. Правильно?

[Январь]

Арендовали в 1 кв. 2013 г., но еще ничего не платили, выплатим арендную плату полностью в мае 2014 г. Я так понимаю, что не надо в 2-НДФЛ за 2013 г. показывать ни доход по аренде, ни НДФЛ. Правильно?

Да

[АнонимАВЕ]

Спасибо

[Catty]

А тут и я на уже измусоленную тему, но со своими нюансами. Помогите, а? Ситуация. ООО из двух человек - директор и менеджер. Розничная торговля в магазине+выездная торговля (специфика такова, что зачастую договор о продаже товара заключается на адресе заказчика). Авто в собственности директора, но ездит по заказам и клиентам сотрудник. Личные тоже по пути прихватывает, но это для честности излагаемой картины пояснение. Хочется как-то поиграть с этим авто. А именно - сдать авто себе же в аренду и как-то списывать бензин. Потому что его по чекам накатываем на 20 тысяч в месяц. Как это сделать оптимально, чтобы минимизировать налоговые выплаты, но правильно? Когда работала в компании, мы делали путевые листы, но там были водители, распечатки от ТНК с временем заправок, по картам. Тут оплачиваем за нал. И списать очень хочется)) - суммы немалые.Но как рисовать путевые (и обязательно ли? может быть написать какую=то волшебную фразу где-нибудь, и она позволит нам это делать без путевых? меня эти тонны макулатуры, помню, убивали. Посоветуйте, пожалуйста, что-нибудь, а?)

[Аноним]

готовьте бланки ПЛ
плюс мыло и веревку

[Пайкон]

Почитал, ничего не понял...
Наша ситуация: курьерская служба, ООО на УСН 6%. Работники (в т.ч. и директор) ездят на собственных автомобилях по основной деятельности предприятия (доставки). Хочется оформить топливные карты для оплаты топлива, при этом учёт ГСМ организовать как-нибудь попроще и налогов платить поменьше. Остальные расходы на авто (транспортный налог, ОСАГО, ремонт и т.д.) пусть будут за счёт собственников.
1. Обязательно ли оформлять договор аренды автомобиля без экипажа? Если да, то можно ли сделать его безвозмездным?
2. В каких случаях можно обойтись без путевых листов?
3. Если ли лимит, свыше которого списать топливо на один автомобиль уже нельзя будет?

[Шерочка]

Почитал, ничего не понял...
Наша ситуация: курьерская служба, ООО на УСН 6%. Работники (в т.ч. и директор) ездят на собственных автомобилях по основной деятельности предприятия (доставки). Хочется оформить топливные карты для оплаты топлива, при этом учёт ГСМ организовать как-нибудь попроще и налогов платить поменьше. Остальные расходы на авто (транспортный налог, ОСАГО, ремонт и т.д.) пусть будут за счёт собственников.
1. Обязательно ли оформлять договор аренды автомобиля без экипажа? Если да, то можно ли сделать его безвозмездным?
2. В каких случаях можно обойтись без путевых листов?
3. Если ли лимит, свыше которого списать топливо на один автомобиль уже нельзя будет?

Вариант 1. Ссуда
Плюсы:

Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.
Минусы:

Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
Риски доначисления налога на прибыль;
Необходимость заключения дополнительного договора;
Работник не получает дополнительного вознаграждения;
Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).
Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником – ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т. п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т.п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды – безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда
Плюсы:

Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
Работник получает дополнительное вознаграждение.
Минусы:

Необходимость заключения дополнительного договора;
Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.
Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа – текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендодатель (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо – иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание – уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация
Плюсы:

Не нужно заключать дополнительный договор;
Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
Работник получает дополнительное вознаграждение;
Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.
Минусы:

Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.
В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто – 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

[gnews]

1. Обязательно ли оформлять договор аренды автомобиля без экипажа?

Можно выплачивать работникам компенсацию за использование личных авто в служебных целях вместо договора аренды.

Если да, то можно ли сделать его безвозмездным?

В этом случае у ООО будет внереализационный доход с которого надо будет платить налог.

[Пайкон]

Вроде, вариант с компенсацией наилучшим образом подходит. Правда, оплачивать нужно только ГСМ. "Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации". То есть служебная записка с указанием данных по автомобилю от работника, приказ по организации и всё? Какая-то ещё документация ведётся? Маршрутные листы, путевые листы, акты замера нормы расхода топлива и т.д.? Компенсация вообще ничем не облагается и выплачивается работнику вместе с зарплатой на карточку, например? Или отдельным платежом её отправлять лучше, чтобы не было вопросов почему к примеру, оклад 1000 руб, компенсация 1200 руб, на карточку пришло 2070 руб, а НДФЛ всего 130 руб (а не 286 руб).

[Шерочка]

Вроде, вариант с компенсацией наилучшим образом подходит. Правда, оплачивать нужно только ГСМ. "Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации". То есть служебная записка с указанием данных по автомобилю от работника, приказ по организации и всё? Какая-то ещё документация ведётся? Маршрутные листы, путевые листы, акты замера нормы расхода топлива и т.д.? Компенсация вообще ничем не облагается и выплачивается работнику вместе с зарплатой на карточку, например? Или отдельным платежом её отправлять лучше, чтобы не было вопросов почему к примеру, оклад 1000 руб, компенсация 1200 руб, на карточку пришло 2070 руб, а НДФЛ всего 130 руб (а не 286 руб).

Компенсацию лучше отдельной платежкой проводить. Путевые листы обязательны для заполнения. Не забудьте про приказы, по летним и зимним нормам расхода бензина.

[gnews]

вариант с компенсацией

Нужно доп. соглашение к трудовому договору об использовании работником личного имущества .
Налоговики также интересуются документом, подтверждающим право собственности данного работника на данное транспортное средство.

[Шерочка]

Нужно доп. соглашение к трудовому договору об использовании работником личного имущества .
Налоговики также интересуются документом, подтверждающим право собственности данного работника на данное транспортное средство.

Документы на машину не трудно отксерокопировать. Главное правильно все заполнить.

[Пайкон]

Нужно доп. соглашение к трудовому договору об использовании работником личного имущества .
Налоговики также интересуются документом, подтверждающим право собственности данного работника на данное транспортное средство.

То есть если автомобиль, например, управляется по доверенности, то вариант с компенсацией - не вариант?

[sharapova_nsk]

То есть если автомобиль, например, управляется по доверенности, то вариант с компенсацией - не вариант?

если по доверенности, то нужно будет удержать с сотрудника НДФЛ

[krasotka200924]

при учете ГСМ (Усно доходы - расходы) какие документы нужно для принятия ГСМ в расход и нужны ли путевые листы (машина директора).

[Аноним]

если по доверенности, то нужно будет удержать с сотрудника НДФЛ

На каком основании?

[Январь]

при учете ГСМ (Усно доходы - расходы) какие документы нужно для принятия ГСМ в расход и нужны ли путевые листы (машина директора).

Путевые листы (+ чеки на бензин) и нужны, и от системы налогоообложения это не зависит

[Софийка2011]

Добрый день!
Работа нашей организации связана с геофизическими и геодезическими изысканиями.
Инженеры сами заполняют путевые листы, а я проверяю и списываю в затраты ГСМ. Это такая головная боль и для них и для меня :
невозможно четко расписать маршрут, все пункты остановок (в поле такой-то столб, в лесу у камня ) плюс пробки в городе,затем трасса,
далее бездорожье, различные климатические условия. Решили сделать распоряжение,чтобы годилось на все обстоятельства, включая все сезоны года - например, для Нивы Шевроле расход топлива 13л
( в методических рекомендациях нормы расхода топлива и СМ указано 10.5л).
Достаточно ли этого для безопасного списания в затраты бензина?
И еще, в путевом листе ставит подписи один человек, тот, на кого приказ в командировку( в поля) и распоряжение о назначении водителем и ответственным за эксплуатацию данного автомобиля. То есть, он же водитель, диспетчер, механик, и т.тд
Спасибо

[Светлана Качурина]

Добрый день.
Арендуем ТС у организации.
Согласно договору мы несем расходы по техническому обслуживанию ТС.
Заплатили за осмотр машины и государственную пошлину за выдачу документов по техническому осмотру.
На сколько я поняла, могу эти расходы списывать на 20 счет.

[Шерочка]

Добрый день.
Арендуем ТС у организации.
Согласно договору мы несем расходы по техническому обслуживанию ТС.
Заплатили за осмотр машины и государственную пошлину за выдачу документов по техническому осмотру.
На сколько я поняла, могу эти расходы списывать на 20 счет.

В договоре по аренде, что прописано на счет расходов потех.осмотру и госпошлине?

[Светлана Качурина]

В договоре по аренде, что прописано на счет расходов потех.осмотру и госпошлине?

прописано

Согласно договору мы несем расходы по техническому обслуживанию ТС.

[mara81]

директор без конца мотается по городу и за город и в соседние города,охмуряя потенциальных покупателей + таможни, транспорные компании. в общем в офисе редко.
раньше просто компенсировала ему гсм по путевым листам. но задумалась о списнии все расходов на авто за счет фирмы. подскажите, что лучше оформить ссуду или договор.


если оформляем ссуду, то есть внереализац доход, как его отразить в учете, какие нужны подтверждающие документы? например мы готовы иметь внереализац доход от безвозмезной аренды в сумме 4тр мес. итого за год 48тр * 7% налог усно Д-Р = 3тр. как подтвердить этот доход? если например у проверяющих будут вопросы не могут ли они пожелать установить иную сумму дохода от безвозмездн пользования личного транспорта сотрудника , раз в 10 больше той, что мы хотим.
в ссуде преимущество видится такое: нет необходимости подавать сведения по форме ндфл за сотрудника, а так же явная выгода платить 7% по усно, вместо 13% по ндфл за доход с аренды.
хочется понять, так ли все просто, как описала я, есть ли какие то подводные камни с ссудой авто.?
спасибо .

[gnews]

какие нужны подтверждающие документы?

Посчитать -в бух. справке.

мы готовы иметь внереализац доход от безвозмезной аренды в сумме 4тр мес.

Нужно, чтобы размер вашей готовности совпадал с рыночными ценами на аренду .

нет необходимости подавать сведения по форме ндфл за сотрудника

2-НДФЛ по з/пл ведь всё равно подаёте.

[Брусничка]

Добрый вечер! Очень надеюсь что данная тема еще не закрыта! Организация арендует авто у физлица из другого города, оплачиваем НДФЛ по месту регистрации организации или физлица?