Представительские расходы за счет прибыли и НДФЛ

[inna_int]

Добрый день!

Коллеги, подскажите пожалуйста. Стали приносить много авансовых отчетов по проведению переговоров с контрагентами (то есть представительские расходы). Из документов только служебка и Чеки. Протокол, смету и прочие необходимые документы сотрудники предоставлять отказываются, суммы по таким отчетам мы ввиду этого относим за счет прибыли. У меня вопрос по поводу НДФЛ. Возникает ли в данном случае необходимость удержания НДФЛ или можно обойтись?

Всем спасибо заранее )))

[Татьяна-Васильевна]

inna_int, СПС
Облагаются ли НДФЛ представительские расходы?
Расходы, которые организация возмещает сотруднику при проведении представительского мероприятия, освобождаются от НДФЛ при условии (п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 11.12.2012 N 03-04-06/4-348):
• если расходы понесены в интересах организации, а не физического лица;
• если участие работника в представительских мероприятиях является для него обязательным, т.е. связано с трудовыми обязанностями.
При этом организация должна подтвердить фактический размер расходов, проведение мероприятия в своих интересах, а также то, что работник обязан был участвовать в мероприятии. В качестве доказательств можно приложить, например:
• приказ об организации мероприятия с указанием предмета встречи и списка участников-работников;
• должностные инструкции, из которых будет видно, что служебные обязанности работников связаны с вопросами, вынесенными на переговоры.