Кто ответственный за сбор первичных документов?

[Office_mouse]

...в вашей компании? у нас ответственными являются директора. в результате чего образуется огромная задолженность по выданным и не закрытым авансам. вот нужно эту задолженность как-то разобрать и классифицировать, чтобы потом специально созданному отделу было лечге с ней работать. с чего начать? спасибо.

[Mic1]

за сбор первычных документов...ответственными являются директора. в результате чего образуется огромная задолженность по выданным и не закрытым авансам

Видимо, у Вас в конторе бардак полный.
Поручите разобрать и квалифицировать

специально созданному отделу

[Аноним]

вы еще с

с чего начать?

пропустили. в специально созданном отделе есть специалисты по договорной работе, но нет бухгалтеров и финансистов.
а про бардак спасибо!

[Rumaka]

У нас "ответственные" менеджеры. Но язык не поворачивается так их назвать. Документы возвращают из рук вон плохо. Устали с ними бороться. Отдел бы помог (даже в количестве одного человека).

[Демидова Татьяна]

ответственные - бухгалтерия. Если документов не хватает, созваниваются в контрагентами самостоятельно. Бардака нет.

[-Лиз-]

О каких документах и авансах речь, я не поняла?
У нас "ответственный" тот, кому это больше всех надо - бухгалтерия, конечно.

[Buhg]

А я удерживаю из з/п менеджера сумму налоговых последствий невозвращенного им док-та. Например была отгрузка, накладная на подписи у покупателя. У меня числится аванс (последствие- НДС с аванса). Дак вот если мне менеджер, осущевствляющий работу с этим покупателем не вернет до 10-го числа следующего месяца ту самую накладную, НДС с аванса-из его з/п. Когда вернет док-т-получит обратно свои деньги.

[Лена_Р]

так это ж придется вести отдельно учет денежных средств, удержанных из з/п менеджера, и возвращенных ему этих денежных средств

[Buhg]

А ничего сложного в этом нет. Тем более они сами все хорошо помнят.

[miirene]

Buhg, удеражние из з/пл менеджера - это оведь просто мечта, только не в каждой конторе это позволят :-)

[Timritari]

А я удерживаю из з/п менеджера сумму налоговых последствий невозвращенного им док-та. .

Из какой зарплаты удерживаете? Если из той, что по ведомости, то как оформили основание удержания?

[Buhg]

Боже мой, ну ясно из какой з/п. Ну конечно же не из той, что по ведомости.

[Julietta1]

Как мы делали. Ежемесячно, в конце месяца, менеджерам или лицам, ответственным за расчеты с теми контрагентами, по которым не закрыты авансы,
выдаются список долгов по документам. з\пл за прошедший месяц не выдается, пока долг перед бухгалтерии не будет погашен. очень эффективно.
с чего начать.
1.назначить для каждого контрагента ответственного сотрудника, директор своих контрагентов пусть перепоручит другому. если некого назначить, назначается сотрудник бухгалтерии.
2. составить список недостающих документов с суммами с разбивкой по контрагентам и, соответственно, по ответственным лицам.
3. как уже сказано, списки документов раздаются ответственным товарищам.
4. в первый раз определяется срок закрытия недостающих документов, можно делаеть оговорку на иногородних контрагентов, например, 2 нед или месяц.
5. далее ежемесячно осуществляетя мониторинг текущих недостающих документов вплотть до придержания з\пл.
директоры тоже должны быть за упорядочение документооборота. объясните им, что им же и штрафы платить (сгустите краски).

[Timritari]

Боже мой, ну ясно из какой з/п. Ну конечно же не из той, что по ведомости.

Вам повезло с таким рычагом воздействия. У нас вся зарплата по ведомости.

[СовсемБухгалтер]

Как вариант можно не принимать на оплату счет от сотрудников, допустим, отделов снабжения, маркетинга и т.п.
Как говорит наш директор, у вас же в руках вся власть - банк, з/плата.

[Lawyer]

ответственные - руководители структурных подразделений (кураторы договоров). постоянный конфликт бухгалтерии и кураторов.

[Igor V.]

ответственные - бухгалтерия. Если документов не хватает, созваниваются в контрагентами самостоятельно. Бардака нет.

- но это не должно вставать на "ПОТОК". Если некоторые/несколько документов, то еще бухгалтерия может звонить/просить/умолять контрагентов выдать необх. документы. Но если организация большая,то бух-рии не хватит времени звонить всем по телефону. ПРИМЕР: В организации ~ 600 чел. В бухгалтерии 12 человек, администрация/хозобслуга 50 чел., остальные в производственном отделе и сбыте. И что ??? - по всем сделкам к/п имущества,товаров, и т.д., и пр. хоз. операциям должны бедные 12 чел. бухов добиваться документов???!!! КАТЕГОРИЧЕСКИ ПРОТИВ/ или в шате бухг-рии создавать группу "СБОРА ДОКУМЕНТОВ". Как построено у нас - есть ответственные менеджеры по сделкам, и они же отвечают за своевременность продоставления документов оформленных соотв. образом. Конечно есть трения, но все в пределах.

[Office_mouse]

эх, головная боль большинства контор в общем. удержание из з/п менеджера не подходит, только если депремировать. пока продвинулись только в работе с некоторыми поставщиками - не заплатим вторую часть аванса, пока все документы закрывающие не передадут. еще можно приостановить платежи контрагенту с задолженностью, но это ставит под угрозу сам производственный процесс. а что делать с гос.структурами, от которых вообще ничего не добьешься, да еще будешь сильно нажимать - они вообще откажутся работать....

[Timritari]

- но это не должно вставать на "ПОТОК". Если некоторые/несколько документов, то еще бухгалтерия может звонить/просить/умолять контрагентов выдать необх. документы. Но если организация большая,то бух-рии не хватит времени звонить всем по телефону.

Абсолютно согласна, бухгалтерия не должна заниматься сбором "входящей" первички. У нас схема такая: по снабжению и хоз.договорам (аренда, связь, обслуживание, охрана и т.д.) сбором документов занимаются менеджеры, работой которых руководит исполнительный директор (он же несет конечную ответственность за результат и сам разбирается со своими сотрудниками кто-чего вовремя не сделал), а в части доходной рулит коммерческий директор и его подчиненные собирают первичку по заказчикам (контролирует тоже он). Бывают задержки, но всегда можно обратиться к непосредственному руководителю менеджера для воздействия. Если документ пришел с ошибками, то передаем его делопроизводителям и они уже "достают" контрагента, чтобы тот переделал документ. В этой схеме все устраивает за исключением одного: до менеджеров все доходит под "соусом" "Бухгалтерия требует!" и у работников формирует нездоровое к нам отношение. Поэтому приходится руководителям напоминать: не для бухгалтерии, собственно, нужно, а для всей организации. Уже теплее.