Кто выписывает первичную документацию в торговой фирме?

[Аноним]

Добрый день уважаемые бухгалтера. Хочу у вас поинтересоваться организационными моментами учета. У нас торговая организация, документооборот большой. Работают менеджеры по продажам (закупкам), к четырем менеджерам по продажам закреплены 3 оператора, которые выписывают первичную документацию. Повторюсь, документооборот большой, это сделано для того, чтобы менеджер не отвлекался на выписку документа, а доводил сделку до подписания договора и выставления счета. Далее, оператор видит, что оплата произведена, выставляет первичную документацию (УПД), скидывает на склад и кладовщики набирают товар , происходит отгрузка. Далее документы сдаются в бухгалтерию. Менеджеры работают в одной базе, бухгалтерия в другой. Между базами ежедневный обмен. Далее бухгалтерия , ежедневно сверяет выгруженные документы, проверяет правильно или нет они встали на счета учета (62.01.62.02 60.01 60.02) и собирает книгу покупок и продаж. В организации много возвратов и корректировок. Бухгалтерия так же следит, чтобы эти доки разнеслись по правильным счета, т.к. если реализация оплачена и происходит возврат, то по документу образуется "краснота" и бухи её корректируют. Учет ведется по каждому документу. В бухгалтерии работает еще 3 человека, т.е 3 человека контролируют работу 3 операторов (операторы загружены полностью) и главный бухгалтер (который контролирует весь учет). Не забываем, что в бухгалтерии еще учет и по другим счетам, 01,02,41,44,50,51,60,62,76,и т.д., работа с почтой , каждый конверт описывается и заводится в журнал), делопроизводство, кадры, охрана труда, журналы посетителей, журналы приемки и сдачи документов Директор считаем операторов полноценными бухгалтерами и считает, что шесть бухгалтеров + главный бухгалтер - это перебор и хочет из бухгалтерии убрать одного человека. Я знаю всю эту "кухню" понимаю, что два буха не справится с учетом документов, которые выписывают три оператора, т.к. ведут учет по всем счетам учета , в том числе и наличный расчет, Повторюсь, операторы выписывают только отгрузочные документы (УПД) Вопрос!!! В вашей торговой организации , при отгрузке документы выписываю менеджеры или операторы? Какое количество ПОЛНОЦЕННЫХ бухгалтеров работают и при какой численности организации. Ваши ответы для меня важны. Спасибо.

[Аноним]

Добрый день уважаемые бухгалтера. Хочу у вас поинтересоваться организационными моментами учета. У нас торговая организация, документооборот большой. Работают менеджеры по продажам (закупкам), к четырем менеджерам по продажам закреплены 3 оператора, которые выписывают первичную документацию. Повторюсь, документооборот большой, это сделано для того, чтобы менеджер не отвлекался на выписку документа, а доводил сделку до подписания договора и выставления счета. Далее, оператор видит, что оплата произведена, выставляет первичную документацию (УПД), скидывает на склад и кладовщики набирают товар , происходит отгрузка. Далее документы сдаются в бухгалтерию. Менеджеры работают в одной базе, бухгалтерия в другой. Между базами ежедневный обмен. Далее бухгалтерия , ежедневно сверяет выгруженные документы, проверяет правильно или нет они встали на счета учета (62.01.62.02 60.01 60.02) и собирает книгу покупок и продаж. В организации много возвратов и корректировок. Бухгалтерия так же следит, чтобы эти доки разнеслись по правильным счета, т.к. если реализация оплачена и происходит возврат, то по документу образуется "краснота" и бухи её корректируют. Учет ведется по каждому документу. В бухгалтерии работает еще 3 человека, т.е 3 человека контролируют работу 3 операторов (операторы загружены полностью) и главный бухгалтер (который контролирует весь учет). Не забываем, что в бухгалтерии еще учет и по другим счетам, 01,02,41,44,50,51,60,62,76,и т.д., работа с почтой , каждый конверт описывается и заводится в журнал), делопроизводство, кадры, охрана труда, журналы посетителей, журналы приемки и сдачи документов Директор считаем операторов полноценными бухгалтерами и считает, что шесть бухгалтеров + главный бухгалтер - это перебор и хочет из бухгалтерии убрать одного человека. Я знаю всю эту "кухню" понимаю, что два буха не справится с учетом документов, которые выписывают три оператора, т.к. ведут учет по всем счетам учета , в том числе и наличный расчет, Повторюсь, операторы выписывают только отгрузочные документы (УПД) Вопрос!!! В вашей торговой организации , при отгрузке документы выписываю менеджеры или операторы? Какое количество ПОЛНОЦЕННЫХ бухгалтеров работают и при какой численности организации. Ваши ответы для меня важны. Спасибо.

Еще добавлю, бухи ведут всевозможные реестры, учет договоров, проверяют оригинал документа или просто скан, ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ акты сверок, следят, чтобы акты сверок были оригиналы, т.к. некоторые покупатели работают с отсрочкой платежа и нам нужны эти акты, как знак подтверждения , что они согласны с задолженность (первички в знак подтверждения мало). Книга покупок и книга продаж большая (6 000 документов) собираются по датам , чтобы было легче искать и бухи берут каждый документ и ставят "галочку", что документ есть в наличии.

[tv06]

задавая вопрос - какой ответ вы хотите получить?
что у вас кошмарный оборот и нам жаль оставшихся бух-ров? да, будет из серии - не известно кому повезло больше - тому, кого уволили, или тому, кого оставили.
понятно - очень хочется высказаться, но если не устраивает - найдите другую работу
обсуждать действия вашего директора? возможно нет денег, возможно решил оптимизировать, если не получиться - примет бухгалтера, возможно кто-то конкретно не устраивает.... вариантов 150 млн.

документы выписывают и операторы, и главбухи в маленьких компаниях

сколько человек? зависит от документооборота - пока человек справляется - работает - как перестает с увеличением оборотов - нужно писать докладную- "в связи....." попробуйте аргументировать директору - в любом случае ваш главбух должен разговаривать с директором

возможно как-то нужно оптимизировать работу -купить сканеры, ввести штрихкоды на тов накладные, но это же тоже нужно обсуждать с директором

[Аноним]

задавая вопрос - какой ответ вы хотите получить?
что у вас кошмарный оборот и нам жаль оставшихся бух-ров? да, будет из серии - не известно кому повезло больше - тому, кого уволили, или тому, кого оставили.
понятно - очень хочется высказаться, но если не устраивает - найдите другую работу
обсуждать действия вашего директора? возможно нет денег, возможно решил оптимизировать, если не получиться - примет бухгалтера, возможно кто-то конкретно не устраивает.... вариантов 150 млн.

Я не жалуюсь и уж тем более не обсуждаю действия директора. Я просто хочу получить статистику. Бухгалтерия, это обслуживающий персонал. Согласитесь, например в отеле, на один номер не может быть трех уборщиц. Или в организации с 10 сотрудниками , не может быть 7 бухгалтеров. Поэтому и хочу понять примерную статистику. При какой среднесписочной численности в торговой организации , количество полноценных бухгалтеров требуется. А загруженность бухгалтеров у всех примерно одинаковая.

[tv06]

"организации с 10 сотрудниками , не может быть 7 бухгалтеров"
почему же? в организациях занимающихся бух обслуживанием может быть дир и бухи и все...
опять же количество полноценных бух-ров зависит от технического оснащения - бух программ, отладки этих программ, наличия сканеров и т.д. -если программа отлажена - один справиться, если нет и все нужно в таблицах считать - десяток нужен, если есть сканеры и на обработку документа из 100 позиций нужна минута, то вбивание вручную может занять полдня
вы не получите статистику

[Аноним]

сколько человек? зависит от документооборота - пока человек справляется - работает - как перестает с увеличением оборотов - нужно писать докладную- "в связи....." попробуйте аргументировать директору - в любом случае ваш главбух должен разговаривать с директором

Директора часто не знают особенности учета и считают что учет ведет 1с сама. А если документооборот повышается и человек не справляется, значит плохой сотрудник и надо менять, а хорошего буха найти , ох как не просто. Директор ставит задачи и требует исполнения. Я являюсь глав бухом, вот и прошу вас поделится своим мнением, и правильно вы сказали "ищу аргументы". В том числе спрашиваю, как у других обстоят дела. Т.к. директор общается с другими директорами, оптимизация персонала имеет место быть. Другие директора говорят, что у нас "раздутый" штат бухгалтерии. Повторюсь, операторов тоже считают бухгалтерами, т.к. любой человек который "дотрагивается" до первички, автоматически становится бухом.

[Аноним]

"организации с 10 сотрудниками , не может быть 7 бухгалтеров"
почему же? в организациях занимающихся бух обслуживанием может быть дир и бухи и все...
опять же количество полноценных бух-ров зависит от технического оснащения - бух программ, отладки этих программ, наличия сканеров и т.д. -если программа отлажена - один справиться, если нет и все нужно в таблицах считать - десяток нужен, если есть сканеры и на обработку документа из 100 позиций нужна минута, то вбивание вручную может занять полдня
вы не получите статистику

У нас организация торговая, обслуживаем сами себя. Бух программы все есть, выгрузка из базы в базу присутствует, но ничего автоматически не контролируется. Контроль осуществляют бухи. Заказы и счета набивают менеджеры (я их в счет не буру), операторы просто берут заказ и выписывают на основании док, а вот бухи следят за выгрузкой в другую базу и проверяю , как этот док отразится на счетах учета. Директор тоже не может доверять мнению только одного человека, смотрит статистику, обсуждает вопросы с другими директорами. И конечно ему интересно получить работу "под ключ" с минимальным штатом. И так приводит аргументы, например "Вот у них штат, 50 человек и 3 чел бухгалтера и все справляются, а у нас 6 чел бухгалтеров(в т.ч. операторы) , почему бухи не справляются? ". Но только из 50 человек 15 менеджеров, которые при отгрузке выписывают первичку сами, т.е. ведут сделку до завершения. Я прошу дать мне только ни к чему обязывающему - цифры. Если у вас тоже торговая фирма, сколько чел и сколько бухов, и кто выписывает первичку при отгрузке.

[tv06]

"любой человек который "дотрагивается" до первички, автоматически становится бухом. "

))))

сложно вам что-то советовать. Даже если можно было бы замерить секундомером время на обработку одного документа, разделить рабочее время на количество документов и сказать директору - что не хватит двух бух-ров и мы завалим отчет, а штрафы будут больше ... и т.д.
все зависит от степени вашего возмущения, от ваших отношений с руководством, сможете ли вы убедить, что вам необходимы эти сотрудники.
Составьте отчет о всех действиях
на предыдущем месте работы, когда отдел развития вдруг решил, не слишком ли у нас много бухов - глав бух написала отчет с внесением всего - даже составление лимита кассы было отдельным пунктом)))) - перечислили на три листа все действия бух-ров - после чего отдел развития спросил, как вы это все успеваете)))) только нужно каждое действие прописать - выгрузка банка, проведение пп, обработка и т.д. .... каждое действие ( кроме встал покурить))))))



не понимаю, как посторонние могут судить о степени загруженности сотрудников... -"Другие директора говорят, что у нас "раздутый" штат бухгалтерии."

"Контроль осуществляют бухи" - а вот это напрасно, всегда существует чел фактор - наймите программиста - напишет обработку
опять же на предыдущем месте работы - 14 компаний- в каждой до 1500 документов ежемесячно - скачивали из Управлении торговли ( куда документы приходные вносились сканером, и расходные - наличие оригиналов проверялось сканированием, я в управлении торговли видела есть оригинал или нет)
обрабатывались замы главбуха- 4 человека ( просто бухгалтеры - это ваши операторы ) у каждого менеджера их не считали сотрудниками бухгалтерии - это сотрудники отделов

это для вашей статистики)))

[Аноним]

Составьте отчет о всех действиях

"Контроль осуществляют бухи" - а вот это напрасно, всегда существует чел фактор - наймите программиста - напишет обработку

это для вашей статистики)))

Как раз составляю отчет, описываю все действия своих бухов, написала уже 5 страниц (аж дурно), обработка программистов тоже есть, 1с нам обслуживают, но только эта обработка тоже не надежная, часто слетает, пишем програмисту, делают, слетает и все по кругу. Даже програмиста пробовала менять, везде одно и тоже. Контроль требуется ежедневный. Она помогает в работе, очень помогаем, документооборот 6000,00 доков в квартал , 3 буха (и это только УПД), выписки и п/п, расчеты з/п и т.д. я вообще в расчет не беру. Два буха обрабатывают первичку, т.е. бурут в руки документ и ставят "галочку" в книгах. Один бух мой зам, как раз занимается всем остальным (кадры, секретальские дела, з/п , так же помогает бухам подбирать доки в книги покупок и продаж). Глав бух контролирует счета учета, т.к. человеческий фактор присутствует, много что пропускают, повторюсь, мы даже выписку разносим по КАЖДОЙ накладной). у глав буха задачи держать все под контролем, налоги, составление отчетов, составляет договора (типовые) или просто утверждает другие. Следит за планированием финансов, дает идеи по развитию, обсчитывает экономические показатели открытия новых филиалов и много всего другого. Спасибо за ваши данные и совет, приму к сведению.

[ZZZhanna]

Даже если можно было бы замерить секундомером время на обработку одного документа, разделить рабочее время на количество документов

Это не так делается. Проводится хронометраж рабочего времени, т.е. определяется время, которое в день тратит каждый сотрудник на разные операции, высчитывается время обработки одного документа - одной накладной, одного платежного поручения и т.п.
После этого можно подсчитать, сколько человеко-часов в среднем нужно на обработку всех документов.
При проведении хронометража можно заметить, что производительность в дни проведения хронометража чудесным образом вырастает, т.к. практически никто в эти дни не будет лишний раз пить чай, бегать покурить и сидеть в телефоне.

помогает бухам подбирать доки в книги покупок и продаж)

это каким образом делается? Мне представляется посреди кабинета огромная куча документов, которые сваливались туда в течении квартала, а 20 числа бухи сидят, вытаскивают оттуда бумажки и складывают аккуратно в папочку - этот берем, этот не берем - в другую папочку его? Или Вы про что-то другое?

кадры, секретальские дела

пусть избавят бухгалтерию от этих обязанностей, ибо ни к бухгалтерии, ни даже к первичным документам это не имеет никакого отношения.

мы даже выписку разносим по КАЖДОЙ накладной

а вот это надо автоматизировать, разносить вручную выписки - это при больших оборотах - прошлый век.

документооборот 6000,00 доков в квартал

что Вы сюда включаете? накладные входящие+исходящие, счета-факт вх.+исх., ПКО, РКО, счета на оплату вх.+исх., платежные поручения вх+исх.? Или как-то иначе считаете?

Мы вот тоже пытались составить расчет в цифрах, чтобы показать руководству, что бухгалтерия зашивается, и нужен бы еще один человек, однако по расчетам вышло, что дополнительный работник не требуется. Хотя работы у всех реально много.

[Ната.ру]

" если есть сканеры и на обработку документа из 100 позиций нужна минута, то вбивание вручную может занять полдня
вы не получите статистику

Расскажите подробнее, пожалуйста: как это сканирование происходит. Какая-то программа нужна? Мне очень интересно, как все происходит. Как сопоставляются номенклатура у поставщиков и у нас в программе?

[Ната.ру]

Аноним, что означает: выписку разносим по каждой накладной? Вы выгружаете выписку и делите приход/расход по каждому договору/накладной или что?

[tv06]

Расскажите подробнее, пожалуйста: как это сканирование происходит. Какая-то программа нужна? Мне очень интересно, как все происходит. Как сопоставляются номенклатура у поставщиков и у нас в программе?

если честно - не интересовалась, как это делают менеджеры с помощниками, но программисты (3 человека) были очень хорошими - 1 С дописана была программистами - проблем не было, позиции номенклатуры полностью совпадали с документами поставщиков.
посмотрите в приложениях 1С, возможно есть программы сканирования

[Интересная чудачка]

Почитала, поделила доки на дни, на людей, посмотрела вокруг..Просите еще 1 человека, для замены в период отпуска, болезни и аналогичных случаев.

[ZZZhanna]

еще 1 человека, для замены в период отпуска, болезни и аналогичных случаев.

а если все будут на месте, куда этого человека девать и чем он будет заниматься?

[Интересная чудачка]

ну например, архивом, встречками по ндс

[ZZZhanna]

да ну я Вас умоляю, никакое руководство не будет для этого брать отдельного человека и платить дополнительную зарплату за какие-то там архивы...

[Интересная чудачка]

Так я и не утверждала что возьмут, я написала "просите еще 1 человека". Задача же этих сберечь, можно пойти от обратного. Расписать сколько требований прибавилось с начала года, увеличение объемов отчетности, рост всяких других переписок по итогам 1 и 2 кварталов.

Сверять человек всего и бухов , не учитывая номенклатуру низя.

Это еще в 199 году была свидетелем. Директор с другим разговаривает .. вроде как тот глав.буху платит.. не помню, но много в общем.
А бух в это время с нами чай пьет и рассказывает что ей платят.. не помню, но мало)))