Проверка финансово-хозяйственной деятельности учредителем

[Sherbakovskiy]

Доброе утро, уважаемые форумчане!

Жить мне осталось ровно 3 дня. Не успел вникнуть во все дела, брошенные предыдущим бухгалтером, как узнал, что с понедельника в нашем учреждении начинается проверка финансово-хозяйственной деятельности учредителем. Так как времени осталось катастрофически мало - обращаюсь к Вам за помощью - помогите, пожалуйста, сориентироваться:
1) Какие должны быть в наличии регистры, формы, журналы-ордера в распечатанном виде по итогам месяца? Позиция предыдущей бухгалтерии был такова - что всё ведётся в 1С, а в распечатанном виде никакие регистры вести не надо. Но это же не так! Могли бы подсказать или направить - где перечислены обязательные регистры, которые должны быть в учете бюджетного учреждения ежемесячно, по итогам года?
2) По-поводу локальных нормативных актов бухгалтерии тоже не могу сориентироваться - имеется учетная политика, положение об аппарате управления ГБУ, положение об оплате труда работников, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка - достаточно ли этих документов или должны быть ещё какие-то, например, положение о внутреннем контроле или ещё что-то?
3) Также все эти документы датированы 2014-м годом - подскажите, пожалуйста, должны ли переиздаваться данные документы каждый год - 1-го января? Или в связи с какими изменениями они должны издаваться по-новому? У нас были изменения в наименовании учредителя - министерство заменили на комитет - в связи с этим должны ли были быть какие-либо изменения в ЛНА учреждения либо изменений в Устав достаточно? Я так подозреваю, что должны были вноситься изменения в учетную политику в связи с вступлением в силу приказа 52н, но у нас ничего этого нет. Собирался до конца года привести всё в соответствие и с 1 января 2016 года начать всё по-новому, но проверка перевернула все планы - нужно сделать всё до понедельника. Подскажите, пожалуйста, сколько изменений в ЛНА учреждения должно быть начиная с 2014-го года и с чем они связаны?

[За КК]

Главное - не истерить и не паниковать! Тогда жить будете долго и весело!
Как придут проверяющие, ознакомьтесь с программой проверки, будьте доброжелательны, но, если будут о чем спрашивать, не спешите с ответом - подумайте.
Проверять будут прошлый период, к которому Вы имеете мало отношения.

[Sherbakovskiy]

Да, но это отразится негативно на директоре учреждения, поэтому хотелось бы за этот короткий промежуток времени максимально возможно восстановить то, что можно

[Аноним]

Да, но это отразится негативно на директоре учреждения, поэтому хотелось бы за этот короткий промежуток времени максимально возможно восстановить то, что можно

Как ЭТО отразится на директоре? На основании каких документов? уже установлена его виновность? А может по итгам проверки ему медаль дадут.

[Sherbakovskiy]

Уважаемые форумчане, а по существу вопроса могли бы помочь сориентироваться?

[За КК]

Уважаемые форумчане, а по существу вопроса могли бы помочь сориентироваться?

А Вы уверены что вопрос задан по существу?

[Rahsch]

1) Какие должны быть в наличии регистры, формы, журналы-ордера в распечатанном виде по итогам месяца?

Главная книга, журналы операций по перечню из п. 11 Инструкции № 157н при наличии соответствующих операций, аналитические учетные регистры (устанавливаются также Инструкцией № 157н). Периодичность формирования учетных регистров на бумажных носителях устанавливается в учетной политике.

[topalov]

помогите, пожалуйста, сориентироваться

Вот интересно: а Вы сами почему не разбираетесь в основах бюджетного учета? Зачем тогда работать пришли, извините?
Тогда есть шанс стать таким же

предыдущим бухгалтером

, который "все бросил"...
???

[Татьяна- Васильевна]

Sherbakovskiy, не переживайте, заранее подготовьтесь. Проверка бюджетников и вне, скорее всего отличаются не сильно друг от друга))) У нас не бюджет, выкладываю Вам толь по внебюджету, в основном по кадрам:
-положение о командировках
-положение по отделу кадров;
-положение о порядке разработки и утверждения должностных инструкций работников;
-положение об обработке и защите персональных данных работников;
-положение о едином порядке оформления приема и увольнения сотрудников;
-правила внутреннего трудового распорядка для работников;
-положение о порядке проведения профессионального обучения;
-положение по подготовке и переподготовке кадров
-положение об отделе обучения
-положение о порядке испытания при приеме на работу
-положение о порядке проведения профессионального обучения
-положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации организации;
-правила внутреннего трудового распорядка для работников;
УП,но есть много чего по охране труда, технике безопасности и т.д.

в распечатанном виде никакие регистры вести не надо

напишите в УП, что все регистры, хранятся в электронном виде, распечатываются по требованию. Соответственно заархивируйте их.Проверьте ЛНА, каждый год издавать их не надо, лучше, чтобы в любом документе была фраза "6. Действие настоящего приказа (положения) сохраняется до принятия нового приказа «Об установлении...". Если произошли изменения (З-во), то издают приказ (положение) с указанием изменившегося пункта и нового текста.

[Татьяна- Васильевна]

Вдогонку... выдержка из статьи:
"Итак, на что стоит обратить внимание при подготовке к выездной налоговой проверке?
Во-первых, следует провести визуальную проверку первичных документов - их наличие и присутствие в них всех необходимых реквизитов. Кроме того, первичная документация не должна содержать какие-либо пометки, а также посторонние документы, к примеру распечатки статей, писем, судебной практики по спорным налоговым вопросам. Также следует иметь в виду, что в рамках выездной проверки в соответствии со статьей 93.1 НК РФпроверяющие могут истребовать документы у контрагентов компании. В связи с этим не лишним будет удостовериться в том, что экземпляры первичных документов, хранящиеся у компании, идентичны документам, находящимся у ее контрагентов. Сделать это рекомендуется хотя бы в отношении ключевых и наиболее крупных контрагентов.
Во-вторых, необходимо подготовить офис, где будет проводиться проверка. Здесь также не должно быть ничего лишнего, а для работы сотрудников налогового органа следует выделить отдельное оборудованное помещение.
В-третьих, нельзя обойти вниманием и сотрудников компании - следует сообщить им о выездной проверке и проинструктировать о важных аспектах их поведения во время ее проведения. Самое важное, о чем им нужно помнить, это то, что не стоит обсуждать рабочие вопросы в местах общего пользования и давать какие-либо комментарии инспекторам до получения повестки о вызове свидетеля на допрос в порядке статьи 90 НК РФ.
Помимо этого, целесообразно выделить сотрудника, на которого будет возложена обязанность взаимодействовать с представителями налогового органа в течение всего времени проведения проверки. При этом желательно, чтобы у него уже имелся опыт прохождения налоговых проверок и он мог уделять необходимое количество времени проверяющим. Помимо выделенного ответственного лица, иные сотрудники компании не должны контактировать с инспекторами, однако в отдельных случаях они могут давать пояснения инспектору в присутствии ответственного лица.
Теперь несколько слов о поведении налогоплательщиков уже в ходе выездной проверки.
Прежде всего обратим внимание на порядок предоставления документов инспекторам в ходе проверки. Все документы, запрашиваемые в виде копий или в электронном виде, должны быть истребованы в порядке статьи 93 НК РФ. Это означает, что налогоплательщику не следует предоставлять какие-либо документы лишь по устному требованию инспектора. Кроме того, даже при получении требования о предоставлении документов не стоит стремиться тут же его исполнить. Конечно, необходимо соблюсти сроки, предусмотренные НК РФ, однако предоставление документов в последний день предусмотренного срока поможет компании затянуть налоговую проверку. Таким образом, проверяющие будут располагать меньшим временем для выявления налоговых правонарушений.
Также в ходе проверки важно установить хороший личный контакт с проверяющими - вести себя дружелюбно, не проявлять агрессию или недовольство, предоставить им комфортные условия для работы. В то же время представители налоговых органов должны понимать, что порядок проведения проверок налогоплательщику известен и он не допустит нарушения своих прав."

Мы выделили отдельный кабинет, когда просили предоставить какой либо документ (особенно старых периодов), отвечали, что он находится в архиве , надо идти искать. После этого шли, "искали", если не находили, то быстренько делали документ. Помните в ходе проверки, Вы имеете право, возражать и и брать время на поиск и "обдумывание". Посвятите выходные проверке первичных документов, принцип их компановки, попросите кадровика все перепроверить. Успехов!

[mvf]

Татьяна- Васильевна, ну вот каким боком тут какие-то "кадровики" и не к ночи будь помянута "налоговая инспекция"? Вы вопрос-то читали?

[Татьяна- Васильевна]

mvf, а очень даже "боком", именно бухгалтерия тесно завязана на кадры (впрочем как на охрану труда и технику безопасности), и именно ТД,ПВТР,персональный данные и т.д. и т.п., обязательно смотрят (а уж если есть какие доп.выплаты по ТД...). Так что

к ночи будь помянута

нужно начинать все смотреть вместе со смежными службами....

[Аноним]

главное, не дрожать очевидно))) жизнь на этом не заканчивается. если есть ошибки, придется признать, главное, не отпираться и не терять лицо, делая вид моя твоя не понимай.
распечатывайте все что можно, из программы))) есть ведь отчетность, какая она там сдается в бюджете...и нужные регистры к ней, ордера там или что распечатывайте, подшивайте. по коммерческому можно конечно рассказать, но поможет ли вам это?...большой вопрос. а вообще неужели нет у вас книги какой- нить, методички по бюдж. учету? быстро наройте ее в инете и в путь. еще вариант - зарегинтесь на сайте главбуха. там доступ бесплатный на 3 дня дается к журналам и приложениям, может у них и по бюджету есть. обычно очень толковые статьи у них, рекомендую.

[Sherbakovskiy]

Спасибо огромное Всем откликнувшимся за помощь и добрые слова!

[Аноним]

Жесть, что в конце года. Тут и так надо многое успеть.
У нас при проверке ФХД смотрели все журналы операций, главную книгу, годовые и вскользь квартальные отчеты, учетную политику с приложениями, годовую инвентаризацию, при проверке зар.платы затронули кадры ( посмотрели трудовые, должностные, личные дела), тарификацию, табеля. Ну и по отдельным вопросом могли дополнительно что то запросить.

[Rahsch]

У нас при проверке ФХД смотрели все журналы операций, главную книгу, годовые и вскользь квартальные отчеты, учетную политику с приложениями, годовую инвентаризацию

При проверке ФХД смотрю договоры, аналитические отчеты по ним и закрывающие документы. В интересующих случаях проверяю фактическое наличие поставленных товаров, результаты выполненных работ, оказанных услуг.

[Искорка]

1) Какие должны быть в наличии регистры...

Все регистры распечатываются как минимум по окончании отчетного периода.
Хранить в эл.виде можно, если есть эл.подпись.

2) По-поводу локальных нормативных актов...

Если есть командировки, о командировочных. В учетной политике могут быть: о внутреннем контроле, о п/о лицах-суммах-сроках.

3) Также все эти документы датированы 2014-м годом - подскажите, пожалуйста, должны ли переиздаваться данные документы каждый год - 1-го января? Или в связи с какими изменениями они должны издаваться по-новому? У нас были изменения в наименовании учредителя...

Сделайте одно распоряжение на внесение изменений в "..."(перечень) "Название старое" считать "Название новое".

Если сами понимаете в бухгалтерии, не доверяйте никому из сотрудников общение с ревизорами. Потратьте свое время сейчас, потом потратите больше, объясняя, что МарьИванна имела ввиду. Минимальное количество письменных объяснений во время проверки, особенно со стороны МатьИванн.
Обязательно все документы и копии отдавайте с сопроводительным перечнем под подпись проверяющих с указанием даты.
Принимайте свои оригиналы обратно также.
Есть возможность - объясняйте все непонятные моменты ревизорам сразу. Прежде чем заверять копию документа, внимательно его проверьте, проведите технический контроль - на правильность заполнения.
При подписании акта указывайте - ознакомлен, а не согласен. Пишите возражения на все, в чем сомневаетесь (только после составления акта).

[zhns]

Вот интересно: а Вы сами почему не разбираетесь в основах бюджетного учета? Зачем тогда работать пришли, извините?
???

Вот интересно: а что есть такие люди, которые со знанием бюджетного учёта рождаются? И несут это знание по жизни?

Абсолютно нормальная ситуация когда люди меняют виды деятельности.

Конечно автору слегка не повезло, но пожелаем ему все удачи! Нужно держаться поуверенней не подаваться на провокации (это тоже может быть) , не подписывать сомнительных бумаг и вам правильно написали, что общаться нужно лично, МарьИвановна пусть даже не суется к ревизорам.

[topalov]

zhns, может и был излишне резок, но: для каждой должности существует свой "порог" знаний и умений.
И как минимум, но нормативкой ("знать, где посмотреть") - владеть необходимо.

[Искорка]

zhns, может и был излишне резок, но: для каждой должности существует свой "порог" знаний и умений.
И как минимум, но нормативкой ("знать, где посмотреть") - владеть необходимо.

Бывают такие ситуации, особенно в бюджете, когда имеет смысл взять ГБ, который пока не владеет нормативкой и не перешагнул "порог", чем другие "пороговые" кандидатуры. Нарастить нормативку и "порог" не проблема для человека, готового учиться.
Будем надеяться, что автор как раз этот случай, а проверка, ну, совпало так

[Аноним]

Помогите! Автономное учреждение. Все расходы у нас в основном идут по КФО 2 (85%), а только часть примерно 15% по КФО4. В 2013 году оплачивали коммунальные платежи (тепло). Договор составлен в 2011 году с организацией на год с последующей пролонгацией. Средства по КФО4 поступали с перебоями, а по КОСГУ 223 была выделена на год сумма, которая не покрывала даже месячный расход по теплу. Был выставлен один общий счет за месяц за тепло, а оплата по счету произведена частично по КФО 4 и часть по КФО2. Как правильно надо было документально оформить эту операцию? Оформить новый договор конкретно на эту сумму, т.к она выделена из бюджета? Теплоснабжающая организация должна была выписать нам два счета и мы разными оплатить? Или как-то по другому, чтобы доказать проверяющим что эти средста бюджета пошли на оплату части предъявленного счета?

[Rahsch]

Оформить новый договор конкретно на эту сумму, т.к она выделена из бюджета?

Нет, один договор может оплачиваться за счет двух источников финансирования. В договоре было указано, за счет каких средств будет производиться оплата?

чтобы доказать проверяющим что эти средста бюджета пошли на оплату части предъявленного счета?

А проводок по коду "4" в журналах операций им недостаточно?

[Аноним]

Нет, один договор может оплачиваться за счет двух источников финансирования. В договоре было указано, за счет каких средств будет производиться оплата?
Нет, не указано. Договор составлялся в прошлые года и без указания в нём точных сумм и источника финансирования , т.к неизвестно на какие цели будет выделена субсидия. По этой статье средства получили, т.к было перераспределение по статьям.

А проводок по коду "4" в журналах операций им недостаточно?

Видимо нет. Хотят видеть так: вот договор на эту сумму с указанием что средства бюджета, вот счет, счет-фактура, акт на эту выделенную сумму, вот распоряжение на оплату, вот платёжка. журнал операций - это последний шаг. И ещё, должна ли стоять виза руководителя на документах, что оплату производить нужно с 2 или 4-ки?

[Аноним]

Ой, мой ответ Вам, как-то интересно получился.

[Аноним]

Странная логика у проверяющих, а как же рекомендательные письма минфина об учете основных средств купленных за счет двух источников. По логике, что мешает так же оплачивать услуги.

[topalov]

Хотят видеть так: вот договор на эту сумму с указанием что средства бюджета

Все хотелки - досвидос.
Самый главный вопрос, от которого у "ревизоров" начинается ломка - а что нарушено?
Потому что настоящие ревизоры (те, которые без кавычек) - не мозги людям "любят", а достаточно компетентны чтобы глупые вопросы не задавать.

[Rahsch]

вот договор на эту сумму с указанием что средства бюджета, вот счет, счет-фактура, акт на эту выделенную сумму, вот распоряжение на оплату, вот платёжка.

Дайте первичный документ по принятию обязательства, денежного обязательства. На счетах, актах и платежных документах проводки не указаны, чтобы анализировать, за счет каких средств производится оплата.

И ещё, должна ли стоять виза руководителя на документах, что оплату производить нужно с 2 или 4-ки?

ИМХО, этот вопрос достаточно решить на стадии заключения договора.