Возмещение ГСМ при поездке в командировку на своем авто

[lightmaker-girl]

Добрый день, у нас сотрудники ездят на своих авто в недолгие командировки - по 2-3 дня. Договора аренды транспортного средства без экипажа нет , хотим возмещать ГСМ на основе путевого листа. Правильно понимаю, что безопасный минимум для уменьшения налога на прибыль для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 кубический сантиметров включительно - 1 200 рублей в месяц, а для авто свыше 2 000 кубический сантиметров - 1 500 рублей в месяц? Эта сумма также не будет облагаться НДФЛ и взносами,т.к. не является оплатой труда, а компенсацией проезда в командировке?

[olga-osina]

для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 кубический сантиметров включительно - 1 200 рублей в месяц, а для авто свыше 2 000 кубический сантиметров - 1 500 рублей в месяц?

это речь о компенсации за использование личного авто, а расходы на ГСМ заплатить дополнительно

[lightmaker-girl]

А как же статья http://www.klerk.ru/cons/ostrovskaya/152094/ - данные устарели?

[d'Angel]

Я вот тоже сейчас над этим вопросом думаю. Что касается вышеприведенной статьи, то там указан один из ходов, который могут применить налоговики. Но с учетом текущей ситуации я думаю, что такими мелочами они заниматься не будут, если только у Вас командировки не ежемесячные. Вот у нас два раза в год командировки на машине и это с трудом можно назвать компенсацией. Просто если будете придерживаться этого "безопасного минимума", как Вы выразились, то значит Вы признаете, что выплачиваете компенсацию. А наша задача оплачивать фактические расходы и оформить так, чтобы это никак не походило на компенсацию.

Для меня сейчас непонятным остается вопрос: можно ли оплатить затраты на ГСМ по утвержденным в компании нормам, не имея чека о покупке бензина?
Допустим есть положение о командировках, в котором прописано, что при поездке на личном авто составляется путевой лист (надо сделать свою упрощенную форму без всяких механиков), и оплата бензина производится из расчета нормы, допустим, 10л /100км. К авансовому отчету прикладываем путевой лист и оплачиваем бензин по утвержденной норме.

[GBanastasia]

норма для каждого а/м устанавливается отдельно (на основе метод. рекомендаций или согласно акта контрольного замера) в любом случае приказом, другой вопрос исходя из какой стоимости топлива Вы будете возмещать подотчетнику израсходованный по норме ГСМ?

[d'Angel]

норма для каждого а/м устанавливается отдельно (на основе метод. рекомендаций или согласно акта контрольного замера) в любом случае приказом, другой вопрос исходя из какой стоимости топлива Вы будете возмещать подотчетнику израсходованный по норме ГСМ?

А кто будет делать рекомендации или акты контрольного замера, если сотрудник в фирме всего один: генеральный директор?

О, да, стоимость забыла... тоже установить в начале года на определенный период (год или полгода), примерно как среднее по рынку.

[mvf]

можно ли оплатить затраты на ГСМ по утвержденным в компании нормам, не имея чека о покупке бензина?

Нет.

[GBanastasia]

Платить-то можно, для целей уменьшения налога на прибыль нельзя, ну и НДФЛ удержать придется по-всему

[d'Angel]

А если чеки будут, то можем платить по утвержденным нормам, которые будут естественно меньше, чем в чеке?

[ZZZhanna]

нормам, которые будут естественно меньше

почему "естественно меньше"?

[GBanastasia]

А если чеки будут, то можем платить по утвержденным нормам, которые будут естественно меньше, чем в чеке?

может мы о разном? что вы называете нормой и где видите её в чеке?

[olga-osina]

Платить-то можно, для целей уменьшения налога на прибыль нельзя, ну и НДФЛ удержать придется по-всему

почему же?
это расходы на проезд в командировку. и в расходы можно включить и НДФЛ здесь нет.

[mvf]

и в расходы можно включить и НДФЛ здесь нет

Без подтверждающих документов оплаты? По каким-то мифическим "нормам"?

[olga-osina]

Без подтверждающих документов оплаты?

с документами.

По каким-то мифическим "нормам"?

сделайте не мифические

[mvf]

с документами.

Ну так вопрос/ответ другой уже обсуждается:

можно ли оплатить затраты на ГСМ по утвержденным в компании нормам, не имея чека о покупке бензина?

[olga-osina]

ок

[d'Angel]

почему "естественно меньше"?

Потому что ген. директор заправляется всегда. На поездку у него потратилось 1,2 бака. Заправился он два раза по полному баку. 0,8 бака он будет тратить на свои собственные нужды после командировки. Именно поэтому я хочу оплачивать не все чеки, что предоставлены, а только тот бензин, который он потратил.
Что нужно, чтобы высчитать сумму оплаты именно за потраченный бензин?

P.S. Сейчас принимаем, что без чеков оплаты никак нельзя, хотя бы потому что нам надо определить стоимость бензина реальную, а не гипотетическую. Итак, цену за литр берем из чека, а количество потраченных литров откуда?

[lightmaker-girl]

Я вот тоже сейчас над этим вопросом думаю. Что касается вышеприведенной статьи, то там указан один из ходов, который могут применить налоговики. Но с учетом текущей ситуации я думаю, что такими мелочами они заниматься не будут, если только у Вас командировки не ежемесячные. Вот у нас два раза в год командировки на машине и это с трудом можно назвать компенсацией. Просто если будете придерживаться этого "безопасного минимума", как Вы выразились, то значит Вы признаете, что выплачиваете компенсацию. А наша задача оплачивать фактические расходы и оформить так, чтобы это никак не походило на компенсацию.

У нас командировки как раз ежемесячные и задача максимально списать на затраты, но в рамках безопасного минимума, чтобы не уплачивать НДФЛ. Тогда берем цифру 1500 в месяц?

[d'Angel]

У нас командировки как раз ежемесячные и задача максимально списать на затраты, но в рамках безопасного минимума, чтобы не уплачивать НДФЛ. Тогда берем цифру 1500 в месяц?

Тогда Вам не нужны путевые листы. Оформляете это, как компенсацию за использование личного транспорта.

Пусть коллеги подскажут, как будет выглядеть, если Вы примете чеков на 2000 руб., в путевом листе у Вас будет расход на 1799 руб., а оплачивать по путевому листу Вы будете 1500 руб.

[GBanastasia]

цену за литр берем из чека, а количество потраченных литров откуда?

Ну так у вас есть путевой лист в котором и есть вся информация о километраже и потраченных литрах, т.е. если по-порядку:1. есть норма расхода топлива на 100 км, 2. есть кол-во пройденных километров - вычисляете фактический расход по норме - остальное личное-собственное

[ZZZhanna]

Тогда Вам не нужны путевые листы.

нужны. Т.к. без путевого лист нет вообще никаких доказательств, что а/м использовался в производственных целях.

как будет выглядеть

неправильно будет выглядеть.

в путевом листе у Вас будет расход на 1799 руб

вот этот расход и нужно учитывать. Только в путевом расход не в рублях вообще-то, а в литрах.

На поездку у него потратилось 1,2 бака. Заправился он два раза по полному баку. 0,8 бака он будет тратить на свои собственные нужды после командировки.

это никакого отношения к нормам не имеет. Нормы - это расход ГСМ на единицу пути. Обычно правильно установленные нормы вполне соответствуют реальному расходу данного а/м.

[d'Angel]

Обычно правильно установленные нормы вполне соответствуют реальному расходу данного а/м.

А можно подробнее, как правильно установить нормы, если в компании сейчас один человек?

[lightmaker-girl]

Нормы - это расход ГСМ на единицу пути. Обычно правильно установленные нормы вполне соответствуют реальному расходу данного а/м.

А что в итоге с необлагаемой суммой для НДФЛ? Как можно подвести максимальную сумму?

[ZZZhanna]

а количество человек-то какое имеет значение???
Их можно взять из методических рекомендаций Минтранса с учетом коээфициентов всяких, можно из технической документации на а/м.
Их вообще можно не устанавливать, а списывать по факту. Только не по факту залитых в банк, а по факту израсходованных по датчику.

[GBanastasia]

А что в итоге с необлагаемой суммой для НДФЛ? Как можно подвести максимальную сумму?

Если расход (командировка или нет значения не имеет) экономически обоснован и подтвержден документально то НДФЛом от не облагается, т.к. не имеет отношения к доходу сотрудника, а вот если вы выплачиваете просто некую сумму по а/о без подтверждения...

[lightmaker-girl]

Если расход (командировка или нет значения не имеет) экономически обоснован и подтвержден документально то НДФЛом от не облагается, т.к. не имеет отношения к доходу сотрудника, а вот если вы выплачиваете просто некую сумму по а/о без подтверждения...

Не, все распишем красиво Спасибо!

[lightmaker-girl]

Еще раз подниму тему - если выплачу 1500 - компенсацию за использование личного авто, эта сумма будет для УСН расходом , + НДФЛ не уплачивается, так? И если выплачиваю затраты на дорогу в сумме фактически произведенных расходов на бензин, то это также НДФЛ не облагается , т.к. подпадает под командировочные расходы. С самим сотрудников нужно заключить доп.соглашение к трудовому договору? И взять с сотрудника копии:
паспорта транспортного средства;
- свидетельства о государственной регистрации транспортного средства;
- водительского удостоверения с открытой категорией на право управления транспортом данной категории;
- действующей медицинскую справку установленного образца;
- документа, подтверждающий прохождение транспортом технического осмотра (ТО);
- полис ОСАГО.

[Тоня]

Медсправка и ТО каким боком к компенсации расходов на топливо?

[lightmaker-girl]

Медсправка и ТО каким боком к компенсации расходов на топливо?

Взяла из какого-то положения об использовании личного авто - там прописано было, решила уточнить

[lightmaker-girl]

Подскажите,пожалуйста, а если УСН доходы, то мне,получается, неважно какую сумму на расход относить, я ж все равно с дохода плачу? Или мне по бух учету все равно проводить сумму компенсации 1500 на 91, уменьш. прибыль, а 91 не уменьш. - все что сверху 1500?