Расходы на бензин сотрудников

[Notto4ka]

Добрый вечер! Подскажите, сотрудники пользуются личным автотранспортом для рабочих поездок, хотим заключить договор с автозаправкой, каким образом это оформлять в бухгалтерском учете, на что обратить внимание, как вообще вести учет данных расходов? НДС в данном случае также выделяется?

[ZZZhanna]

вариант 1.Заключить договоры аренды автомобиля без экипажа с сотрудниками, а их назначать водителями, и платить им аренду.
вариант 2. Выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях. Тут есть нормы, и два мнения - стоимость ГСМ входит в норму, или не входит.
В любом случае нужно вести путевые листы.

[Аноним]

два мнения - стоимость ГСМ входит в норму, или не входит.

Второе из мнений соответствует действующему законодательству (ТК РФ), а первое - ему протиовречит.

[ZZZhanna]

зато первое соответствует хотелкам проверяющих и избавляет от лишних споров с ними (для тех, кто с ними спорить не любит).
Это я не Вам, а автору вопроса.

[Просто человек]

Notto4ka, по поводу выделения ндс необходимо уточнить у заправщиков. Обычно заправщики работают с ндс.

[Аноним]

зато первое соответствует хотелкам проверяющих и избавляет от лишних споров с ними (для тех, кто с ними спорить не любит).

Тот, кому эти хотелки важнее интересов фирмы, пусть ходит получать зарплату к проверяющим....

[Notto4ka]

Спасибо! Т.е., если действовать согласно второму варианту (компенсация), то мне нужно составить доп. соглашение с работником об использовании личного автомобиля в служебных целях..

Например пропишу я в договоре 1500 (в пределах норм) и отдельно укажу оплату ГСМ, согласно произведенным расходам по чекам АЗС и т.д. Путевые листы тоже обязательны?
И каким образом это оплачивать, раз в месяц авансовый отчет делать или как это оформить лучше? Какой проводкой отразить? на карточку сотруднику можно перечислить данные суммы, если в договоре пропишем по безналу?
НДФЛ и взносами, как я поняла, это не облагается в пределах норм, вопрос только в ГСМ и прибыли, хотя согласно ТК там нормы не указаны.
Таким образом 1500 в месяц + расходы на ГСМ я могу отнести на прочие расходы и уменьшить на них налог на прибыль, НДФЛ и взносы с этого не плачу?

[tv06]

по п 1 договор аренды

Закон позволяет не приводить в договоре конкретный размер платы за аренду. Это следует из пункта 1 статьи 614 Гражданского кодекса РФ. Но тогда компания должна будет оплачивать аренду по ставкам, которые обычно устанавливают для аналогичного имущества.

Согласитесь, подобный вариант непрактичен, так как чреват спорами с контрагентом по поводу конкретной суммы арендной платы. Поэтому, конечно же, размер платежа нужно указать (см. п. 4.1 образца договора). Это надо еще и для того, чтобы налоговики не посчитали сделку безвозмездным пользованием.

Проще всего установить арендную плату в твердой сумме. Но возможны и другие способы. Например, арендатор в счет оплаты по договору может оказывать партнеру какие-либо услуги. Это позволяет пункт 2 статьи 614 кодекса.

Подробнее: http://www.glavbukh.ru/art/20798-dog...#ixzz3QyF30DJi

[tv06]

И еще вопрос организация обязана будет оплачивать взносы в "экологию" за бензин с арендованного автомобиля?

[ZloiBuhgalter]

обязана будет оплачивать взносы в "экологию"

"И тебя вылечат" (с)

Достучится до тебя экологонадзор, будешь оплачивать.

[tv06]

zloiBuhgalter как всегда ничего конкретного - бесполезные комментарии

[ZloiBuhgalter]

бесполезные комментарии

Прежде чем "воротить нос" ищем на сайте и находим - http://www.klerk.ru/buh/articles/348474/

[Аноним]

Прежде чем "воротить нос" ищем на сайте и находим -

очередную хрень, как всегда неконкретную.

[ZloiBuhgalter]

очередную хрень

пишешь ты.

Там всё написано. Форум - не справочная, для цитирования документов.

[Аноним]

Там всё написано. Форум - не справочная, для цитирования документов.

Так ты и не цитируешь документы. Ты даешь ссылки на всякую хренью

[Brassica]

Добрый вечер!! Очень нужна помощь по этой теме, подскажите чайнику - какой всё-таки правильный порядок возмещения бензина по авансовому отчёту?? Ситуация такая - имеется штатный сотрудник, медицинский представитель (товарищ, который объезжает ЛПУ и развозит наши рекламы и бланки направлений). Заключили трудовой договор, прописАли там обязанности и всё такое. Нам надо выделять ему на бензин ден средства из кассы по чекам - какие наши действия? Мне советовали так - заключить с ним договор аренды, прописАть в нём сумму компенсации за использование его а/м. Эту сумму можно начислять сотруднику вместе зп той же самой проводкой Дт44Кт70 и вместе выплачивать, только статью движения другую указать. Соответственно, НДФЛ компенсации будет прибавляться к НДФЛ зарплаты и всё. Плюс путевые листы. И дальше можно списывать бензин по чекам через авансовый отчёт..Можно так?? И сколько можно бензина списАть? Или поправьте, как правильно. Заранее спасибо!!!

[ZZZhanna]

Можно так?

да.

И сколько можно бензина списАть?

дык сколько по путевым листам получится, столько и списать.

[gnews]

заключить с ним договор аренды, прописАть в нём сумму

Арендной платы .

[Brassica]

ZZZhanna - огромное Вам спасибо!!(на этом форуме "кнопочки" вроде нет..)
Просто начиталась уже, голова кругом..Ещё предлагают проводку через 73 счёт:
Дт44Кт73 - начислена арендная плата
Дт73Кт68 - удержан ндфл
Дт73Кт50 - выплата аренды.
Вот и думаю - как правильно - через 70 или через 73..
gnews - и Вам спасибо! То есть Договор правильнее называется - договор арендной платы?

[ZZZhanna]

Вот и думаю - как правильно - через 70 или через 73..

Вообще правильнее через 73, но во многих бух. программах удобнее делать через 70, чтобы налоги считались и отчеты потом делались автоматом, поэтому и делают чаще через 70 счет.

о есть Договор правильнее называется -

"Договор аренды транспортного средства без экипажа". В интернете полно образцов.

[Brassica]

Большое спасибо за ответ!!!
Сегодня возник ещё один вопрос!! Краем уха услышала, что якобы в этом году вышел какой-то закон, что можно оформлять только Один путевой лист в месяц. Это правда??

[ZZZhanna]

Это правда??

не верьте, это давно уже можно делать организациям, не являющимся автотранспортными. Только в учетной политике надо утвердить свой путевой лист и порядок его составления.

[tv06]

Может быть вам поможет это письмо.
но не пишите компенсация - норма только 1200 (1500)руб и она включает бензин.
только аренда + ГСМ



Вопрос: Работники организации часто ездят в командировки в Германию. Во время нахождения в командировке работникам приходится переезжать по территории Германии из одного города в другой. В случае переезда группы работников дешевле арендовать автомобиль, чем ехать поездом (учитывая расходы на проезд от гостиницы до вокзала и от вокзала до гостиницы в другом городе).
Может ли организация учитывать расходы на аренду автомобиля для проезда работников к месту командировки и обратно для целей исчисления налога на прибыль?
Каков порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в командировке?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 29 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/742

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета расходов на аренду автомобиля для перемещения работников во время командировки в целях налогообложения и сообщает следующее.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик - российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов в порядке, предусмотренном гл. 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).
При этом ст. 252 НК РФ предусмотрены критерии, в соответствии с которыми осуществленные затраты (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) признаются расходами для целей налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Так, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Таким образом, расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, по нашему мнению, можно учитывать в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.
В случае аренды автомобиля работником во время командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
Касательно обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной командировке сообщаем следующее.
Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни ТК РФ, ни ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.
Исходя из вышеизложенного суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.
При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей.
В соответствии со ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" по вопросам уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды следует обращаться в Минздравсоцразвития России.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
29.11.2010

[ZloiBuhgalter]

Может быть вам поможет это письмо.

Ты в курсе что письма ФНС и МинФина не являются НПА?

[tv06]

В письме есть рекомендуемый список документов для аренды. можно письмам следовать, можно нет - ответственность же все равно будет на главном бухгалтере. можно ломать копья, что письма не НПА, можно не ломать - я же написала м.б. поможет