Оформление авансового отчета

[albin]

Здравствуйте, уважаемые форумчане. Помогите пожалуйста разобраться: правильно ли оформляется в нашем учреждении (бюджетном) авансовые отчеты. Дело в том, что наличности нет, денежные средства только на казначейском расч.счете. Делается так, н-р, отправляется почта курьером-экспресс. Сотрудник, за свои деньги отправляет почту, на руках остается квитанция об оплате, дальше сдает в бухгалтерию квитанцию с докладным письмом на имя директора, с просьбой разрешить отправить письмо, директор визирует "Разрешить". Бухгалтер, составляет авансовый отчет по ф.0504049, делает заявку на кассовый расход, перечисляет деньги на зарплатный расчетный счет этого сотрудника. Заранее, спасибо.

[MissisY]

Ст.213 приказа 157н. сначала пишется заявление, затем средства выдаются (перечисляются), а не наоборот.

[albin]

т.е., кроме докладного письма директору с просьбой разрешить отправить экспресс-почту, нужно писать и заявление с просьбой выдать ден.средства?

[Rahsch]

Помогите пожалуйста разобраться:

На мой взгляд,
1) если сначала выдаются денежные средства, затем работник их расходует, то он является подотчетным лицом;
2) если сначала работник за свои средства осуществляет расходы, затем учреждение оплачивает работнику произведенный им расход, то подотчетным лицом работник не является, и авансовый отчет не составляется.

[topalov]

Абсолютно согласен с предыдущим постом

[albin]

На мой взгляд,
1) если сначала выдаются денежные средства, затем работник их расходует, то он является подотчетным лицом;
2) если сначала работник за свои средства осуществляет расходы, затем учреждение оплачивает работнику произведенный им расход, то подотчетным лицом работник не является, и авансовый отчет не составляется.

совершенно с вами согласна, но бухгалтер, работающий до меня, вел именно таким образом, а я засомневалась.
Тогда подскажите, пожалуйста, как правильно оформлять?

[Arhimed0]

2) если сначала работник за свои средства осуществляет расходы, затем учреждение оплачивает работнику произведенный им расход, то подотчетным лицом работник не является, и авансовый отчет не составляется.

Абсолютно согласен с предыдущим постом

А как же тогда в этом случае учёт ведётся ?
Каким образом проводить документы?

[Tassa]

А как же тогда в этом случае учёт ведётся ?
Каким образом проводить документы?

тото и оно, каким образом в этом случае поступаете? в качестве кого тогда выступает сотрудник, потративший собственные деньги?

[Arhimed0]

тото и оно, каким образом в этом случае поступаете? в качестве кого тогда выступает сотрудник, потративший собственные деньги?

Не знаю-не знаю.
Я всегда делал по "одному сценарию": подотчётное лицо составляет АО, АО утверждается руклем, и проводится как и проводится (Дт 105,401,... - Кт 208.хх )
А результат - выводится в бухгалтерии. Если что то было за "свой счёт" - ну и что? отражаем как перерасход, потом возместим.
По моему - нормальная ситуация.
А в бюджетном учёте (с этими различными КБК и КОСГУ)- большинство бухгалтеров так и делают, чтобы не заблудиться с оборотами-остатками,: сначала покупка - потом выдача.
"Шума" со стороны проверяющих из такой схемы ни разу не слышал

[Andyko]

в качестве кого тогда выступает сотрудник, потративший собственные деньги?

в качестве лица, действующего в интересах собственного предприятия и имеющего право на возмещение понесенных в интересах предприятия расходов, если руководитель признает эти расходы понесенными в интересах предприятия
обычный подотчет
обычный АвО

[Sand Rostov]

2) если сначала работник за свои средства осуществляет расходы, затем учреждение оплачивает работнику произведенный им расход, то подотчетным лицом работник не является, и авансовый отчет не составляется.

Не согласен.
Если сотрудник тратит свои деньги, а затем получает возмещение - он все равно составляет авансовый отчет. А как иначе ему возмесить расходы?
И на основании чего в учете отразить произведенные расходы?
Или, например, сотрудник едет в командировку, получает аванс, но возникают напредвиденные расходы, которые обязаны ему возместиь (напр. проезд от аэропорта до города), то он что - частично подотчетник, а частично - нет?
Как-то это кажется мне не верным....

Сотрудник, за свои деньги отправляет почту, на руках остается квитанция об оплате, дальше сдает в бухгалтерию квитанцию с докладным письмом на имя директора, с просьбой разрешить отправить письмо, директор визирует "Разрешить". Бухгалтер, составляет авансовый отчет по ф.0504049, делает заявку на кассовый расход, перечисляет деньги на зарплатный расчетный счет этого сотрудника.

По-моему все нормально, только вот письмо на директора желательно написать "до" произведения расходов, а не после. И получить, соответственно, "одобрямс".
И еще: деньги на счет можно перечислить и до того, как работник произвел расходы, особенно если известна заранее точная потребность. Тогда он точно станет "подотчетником".

[Rahsch]

в качестве кого тогда выступает сотрудник, потративший собственные деньги?

Из Инструкции № 157н:

"Счет 20800 "Расчеты с подотчетными лицами"
212. Счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет".

и

"Счет 30200 "Расчеты по принятым обязательствам"
254. Счет предназначен для учета расчетов по принятым учреждением обязательствам учреждения перед физическими лицами в части начисленных им суммам заработной платы, денежного довольствия, стипендиям, пенсиям, пособиям, иным выплатам, в том числе социальным, а также перед субъектами гражданских прав за поставленные материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы, по иным основаниям, вытекающим из условий договоров, соглашений".

Читаем, сравниваем, делаем выводы.

[Andyko]

одобрение руководителем произведенных сотрудником затрат в интересах предприятия после произведения эти затрат не означает, что сотрудник поставляет предприятию МЦ

[Tassa]

Arhimed0,
Andyko,
целиком и полностью согласна

[Rahsch]

одобрение руководителем произведенных сотрудником затрат в интересах предприятия после произведения эти затрат не означает, что сотрудник поставляет предприятию МЦ

От чьего имени работник осуществляет расходы: от своего или учреждения?

Работник приобретает канц.товары в магазине "Комус", затем учреждение компенсирует работнику понесенные расходы.
С каким лицом магазин "Комус" произвел сделку: с работником или с учреждением?
Перед каким лицом возникают обязательство (бюджетное обязательство) и денежное обязательство учреждения?

[Arhimed0]

С каким лицом магазин "Комус" произвел сделку: с работником или с учреждением?

С учреждением! в лице этого работника.
Какая разница в сделке в случае если работник УЖЕ получил из кассы или покупает за свои зная что завтра ему эти затраты возместят. Деньги не маркированы ведь.

а также перед субъектами гражданских прав за поставленные материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы,

Этот работник не поставляет ТРиУ, у него их НЕТ! он просто расплатился за них сначала своими средствами В ИНТЕРЕСАХ предприятия.
Не купил себе, а потом - перепродал. А оплатил ЗА ПРЕДПРИЯТИЕ.

по иным основаниям, вытекающим из условий договоров, соглашений".

И никакого ДОГОВОРА он с предприятием составлять не будет! Он всё равно остаётся ПОДОТЧЁТНЫМ лицом.
И для отчёта о своих покупках он составляет обычный АО.
И используется в этом случае - обычный 208 счёт! Где запрет что на счёте 208 м.б. Кт остаток?
Даже в инструкциях к составлению Баланса указано, что Кт остаток (а значит это обычная нормальная ситуация которая целиком и полностью имеет право на своё существование!) отражается со знаком "-"!

И никакого 302 счёта здесь быть не может. Не здесь КОНТРАГЕНТА!

[Andyko]

С каким лицом магазин "Комус" произвел сделку: с работником или с учреждением?

с работником

Перед каким лицом возникают обязательство (бюджетное обязательство) и денежное обязательство учреждения?

перед работником

и что?
Вам бы хотелось быть обязанным Комусу?

[Arhimed0]

Перед каким лицом возникают обязательство (бюджетное обязательство) и денежное обязательство учреждения?

А это здесь при чём?
Оно (обязательстВА оба) в любом случае - перед работником. Только в одном случае (когда утром деньги - вечером стулья) онИ возникают на основании его (подотчётника) ЗАЯВЛЕНИЯ о выдаче в подотчёт денег для покупки/оплаты ТРиУ,
а в другом случае (когда утром стулья - а деньги потм) - на основании утверждённого АО. См. туже аналогию, когда с выдачей суммы подотчёт "не угадали" с суммой. Кто сейчас заранее может сказать сколько та или инная покупка стоить будет , времена твёрдых цен - давно закончились.

[Arhimed0]

Rahsch, пример
работник взял 150 руб. в кассе на покупку пачки бумаги. А купил за 160, т.к. "подорожало", прошёл самый страшный праздник - "Новый год"
Ну и что же Вы собираетесь 150 руб провести ч/з 208 счёт, а 10 руб - через 302 ?
А ведь ситуация таже самая, если вдруг срочно нужно купить туже бумагу, а сегодня в кассе денег нет. Ну и что Вы предлагаете? контрагента в лице подотчётника заводить?
Как бы Вам в таком случае Вашего Сергея Степаныча предпринимателем не сделали, вот он рад будет!

[zorsmirnat]

По моему мнению должно быть и заявление о выдаче в подотчет денежных средств, и авансовый отчет, и заявление на перечисление средств на пластиковую карту.

[Tassa]

Как бы Вам в таком случае Вашего Сергея Степаныча предпринимателем не сделали, вот он рад будет!

ага и штраф за незаконную предпринимательскую дечятельность, сразу отобьет желание у всех сотрудников покупать что либо или ехать в командировки без предварительной выдачи наличности

[albin]

Почти понятно, но не совсем У всех свои умозаключения, а результата нет. Как же правильно оформлять тогда, чтобы не было "шума"?

[Andyko]

ага и штраф за незаконную предпринимательскую дечятельность, сразу отобьет желание у всех сотрудников покупать что либо или ехать в командировки без предварительной выдачи наличности

а уже если сотрудник нагло и цинично из собственных средств оплатит услуги связи, то это вообще будет считаться ведением предпринимательской деятельности без лицензии, видимо...

[Sand Rostov]

Почти понятно, но не совсем У всех свои умозаключения, а результата нет. Как же правильно оформлять тогда, чтобы не было "шума"?

Единого мнения по большинству вопросов здесь (на нашем сайте) и не бывает: и инструкции у нас не охватывают все возникающие проблемы (а зачастую - двояко понимаются из-за расплывчатости формулировок) , и проверяющие все любят все неясности толковать в свою пользу.

А лучше всего, в теории: служебка на руководителя - заявка на выдачу средств подотчет - перечисление средств подотчетному лицу - расход - утвержденный авансовый отчет - перечисление перерасхода (возврат неиспользованного остатка в кассу).

Но так как теория и практика на практике разняться - делайте как делаете, я не вижу в этом ничего незаконного, только (повторюсь) письма с утверждением руководителя все-таки нужно делать "до" расхода, а не "после". Но если он без проблем подписывает их "задним числом", то ради бога. Итог-то правильный получается.

Учет - на 208 XX.
Все остальное - от лукавого.

[Rahsch]

На мой взгляд,
1) если сначала выдаются денежные средства, затем работник их расходует, то он является подотчетным лицом;
2) если сначала работник за свои средства осуществляет расходы, затем учреждение оплачивает работнику произведенный им расход, то подотчетным лицом работник не является, и авансовый отчет не составляется.

Для меня такой расклад является логичным. И, по-видимому, не только для меня.

Вопрос: О порядке отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств кредиторской задолженности перед работником учреждения в сумме осуществленных им расходов за услуги нотариуса в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных средств под отчет.

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 30 сентября 2011 г. N 02-06-05/4406

Департамент бюджетной политики и методологии рассмотрел обращение по вопросу отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств кредиторской задолженности перед сотрудником учреждения в сумме осуществленных им расходов за услуги нотариуса в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных средств под отчет.
Согласно ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Таким образом, в случае когда сотрудник учреждения с ведома или с согласия работодателя использовал свои личные денежные средства на оплату услуг нотариуса, но при этом не получил предварительно на указанные расходы денег под отчет, работодатель производит возмещение осуществленных сотрудником расходов.
В Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 20800 "Расчеты с подотчетными лицами".
Инструкцией N 157н для целей отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 30200 "Расчеты по принятым обязательствам", так и счет 20800 "Расчеты с подотчетными лицами".
Принимая во внимание, что в соответствии с п. 6 Инструкции N 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, учреждение вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.
Аналогичные положения содержала Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2008 N 148н, действовавшая до 1 января 2011 г.
С учетом изложенного отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" обязательств учреждения перед своими сотрудниками в рассматриваемом случае не является нарушением порядка ведения бюджетного учета.
Вместе с тем Департамент обращает внимание, что согласно Инструкции N 157н сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 20800 "Расчеты с подотчетными лицами" и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.
Следуя общим принципам методологии бюджетного учета, изложенной в Инструкции N 157н, а также принимая во внимание, что получатель бюджетных средств принимает бюджетные обязательства в пределах доведенных до него лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), более корректно обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств под отчет, принять к учету как денежное обязательство учреждения с отражением на соответствующих счетах аналитического учета счетов 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и 050200000 "Принятые обязательства".

Заместитель директора Департамента
бюджетной политики и методологии
С.В.СИВЕЦ
30.09.2011

[Arhimed0]

Rahsch, так в письме вывод сделан, что это подотчёт.

и авансовый отчет не составляется.

Так как же принять документы к учёту без АО?

[Sand Rostov]

более корректно обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств под отчет, принять к учету как денежное обязательство учреждения с отражением на соответствующих счетах аналитического учета счетов 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами"

Тут все ясно.....

[Sand Rostov]

Вообще, всяческих умозаключений по поводу того, как отражать расходы, произведенные сотрудником без предварительно выданного аванса довольно много. Я, например, пару лет назад (или чуть больше) встречал даже такой экспертный опус: данная ситуация - это своего рода кредитование сотрудником своей организации и возмещать ему затраты необходимо чуть ли не с учетом ставки рефинансирования - как за пользование чужими деньгами.
По-моему бред. Но и такое мнение было (а может и есть до сих пор).

Мое же личное мнение - не придумывать ничего, отражать на 208-м, оформлять авансовый отчет, в общем не делать разницы м/у возмещением по авансу и возмещением после понесенных расходов.
Вот даже Сивец С.В. со мной согласна. И это с ее стороны правильно.

[Arhimed0]

И это с ее стороны правильно.

Видать умнеть стала: стала форум наш почитывать...

[Rahsch]

Вообще, всяческих умозаключений по поводу того, как отражать расходы, произведенные сотрудником без предварительно выданного аванса довольно много.

Мое же личное мнение - не придумывать ничего, отражать на 208-м, оформлять авансовый отчет, в общем не делать разницы м/у возмещением по авансу и возмещением после понесенных расходов.

В том-то и дело, что я высказал в посте № 2 свое личное мнение. И сначала оно было категорически отвергнуто, но после приведенного письма появились слова о возможности различных мнений.

Свое мнение по вопросу сформировал не просто так, у меня есть аргументы.
1. Подотчетное лицо. Законодательно это понятие не закреплено. Но прилагательное "подотчетное" и оборот "под отчет" уже позволяют нам понять, что лицу выдаются денежные средства, за использование которых оно обязано отчитаться. Если же лицо использует собственные средства в интересах учреждения, то учреждению остается либо акцептовать произведенные расходы, либо нет. Но просить отчет об использовании собственных средств работника - как-то нелогично.
2. Задавался вопрос, как же быть без авансового отчета? Во-первых, авансовый отчет - это не первичный документ, а регистр учета. Расходы, произведенные подотчетным лицом, признаются на основании первичных документов (кассовых чеков, проездных билетов). Авансовый отчет выполняет роль той же Карточки учета средств и расчетов или Инвентарной карточки, то есть является регистром аналитического учета. Еще один момент: авансовый отчет позволяет определить экономию или перерасход в расчетах с подотчетным лицом.Если же лицо расходует собственные средства и претендует на их возмещение, то однозначно возникает кредиторская задолженность.
3. Кредиторская задолженность. Все-таки кредиторская, а не дебиторская. Мне проще учесть ее на привычном пассивном счете 302.00, нежели с минусом на 208.00. Не нужно сравнивать с коммерцией, там 71 счет - активно-пассивный.
4.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Коллеги, каким образом вы начисляете компенсации работникам, связанные с использованием ими личного имущества в служебных целях? Чем ситуация автора отличается? Деньги - также личное имущество работника. Тут еще были вопросы про предпринимательскую деятельность работника, НДФЛ и т.п.
Компенсационные выплаты НДФЛ не облагаются, а целью предпринимательской деятельности является извлечение прибыли. Работнику компенсируется произведенный им расход на основании первичных документов, так что прибыль у него нулевая.

Повторюсь, это моя личная позиция. И в письме Сивец самым важным, но еще не цитированным, моментом считаю следующий:

Принимая во внимание, что в соответствии с п. 6 Инструкции N 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, учреждение вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.

Вот инструмент совершенствования учетных процедур. И можно либо использовать его, либо делать так, как всегда все делали, потому что к ним не придирались проверяющие.