хранение документов 2012 года (прошлых лет)

[Татьяна0410]

Как хранить документы 2012 года?
Может есть какое-то постановление как прошивать и хранить документы.
Мы детский сад и архива нет.

[topalov]

А сейчас они у вас в стопках лежат?

[BTG]

Как хранить документы 2012 года?
Может есть какое-то постановление как прошивать и хранить документы.
Мы детский сад и архива нет.

Даже если нет архива, их надо подбирать и сшивать в дела в соответствии с требованиями архива, например, сроками хранения и т.п. (не помню документ, посмотрите в Консультанте), т.к. когда нибудь документы (в зависимости от срока храниения) надо будет передавать в архив, а там их не примут, если не правильно будут собраны и придется всё переделывать.

А лучше, свяжитесь с местным архивом, они Вам подскажут что и как надо делать.

[Татьяна0410]

Даже если нет архива, их надо подбирать и сшивать в дела в соответствии с требованиями архива, например, сроками хранения и т.п. (не помню документ, посмотрите в Консультанте), т.к. когда нибудь документы (в зависимости от срока храниения) надо будет передавать в архив, а там их не примут, если не правильно будут собраны и придется всё переделывать.

так вот я не могу найти конкретные указания как это делать( например, оборотки по начислению амортизации я распечатала помесячно и по признакам (субсидии, собств. средства) и подшила в папку дело. тут понятно, а вот дальше ступор
материалку (7,4 журналы с накладными и актами выполненных работ, я сложила в коробку и подписала, но не уверена, что это правильно.
питание так же как и материалку в коробку (накладные и ж/о)
банк так же как и питание и материалку)))
зарплату оставила в папке обычной

[Татьяна0410]

А сейчас они у вас в стопках лежат?

в коробках с журналами операций.
а у вас??

[BTG]

так вот я не могу найти конкретные указания как это делать

Я добавила в предыдущее сообщение: свяжитесь с местным архивом. Наши сотрудники ходили даже на обучение в архив.

Поищите в Консультанте. Если нет Консультанта на работе, то можно в интернете: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=card; Правда многие документы доступны только вечером, с 20-00 и в выходные.

[topalov]

в коробках с журналами операций.
а у вас??

А у нас подшиты в папки.
И в установленные сроки либо уничтожаются, либо подлежат сдаче в архив.
http://base.consultant.ru/cons/cgi/o...e=law;n=121777

[topalov]

А вообще, перечень дел, книг и журналов утвердите у руководителя. Вот вам и номенклатура дел будет, для их дальнейшей подшивки....Это ваш участок работы, вам и решать какие именно дела будут вестись в бухгалтерии. Необходимый минимум - это журналы операций+первичка к ним - помесячно.

[Татьяна0410]

А у нас подшиты в папки.
И в установленные сроки либо уничтожаются, либо подлежат сдаче в архив.
http://base.consultant.ru/cons/cgi/o...e=law;n=121777

спасибо)
а как именно в папки подшиваете? каждый месяц+ж/о?

[topalov]

каждый месяц+ж/о?

Ну да, самый оптимальный вариант. Журнал операций и приложения к нему, ежемесячно. Дело с отчетность - за год. И т.д.
А за хранение "в коробках" вам расскажут, что есть предпосылки к утрате документов. А за это с главбуха три шкуры спустят...

[BTG]

А вообще, перечень дел, книг и журналов утвердите у руководителя. Вот вам и номенклатура дел будет, для их дальнейшей подшивки....Это ваш участок работы, вам и решать какие именно дела будут вестись в бухгалтерии. Необходимый минимум - это журналы операций+первичка к ним - помесячно.

Мы тоже так думали, что это наша работа и наши документы, утвердили номенклатуру дел и подшивали, как нам удобно было. НО! Когда пришло время сдавать документы в архив, вот тут и завертелось! Например, все документы по з/плате, в т.ч. табеля, договоры ГПХ, б/листы - всё подшивалось по-месячно в папку з/плата. А оказалось, что архиву нужны документы, подшитые отдельно, в разные папки: отдельно табеля, отдельно договоры ГПХ, отдельно б/листы и т.п.
Так же подшивали в папки по годам декларации и авансовые платежи по налогам, а архиву нужны только годовые. Ну и всякие разные моменты.

Поэтому я и советую связаться с архивом и с ним оговорить номенклатуру дел, а потом уж собирать в папки и сшивать.

[topalov]

BTG, так вроде вопрос у автора про внутреннее делопроизводство.
По поводу сдачи в архив: действительно, нужно связаться с архивом перед сдачей - узнать какие требования, и вообще...могут до нитки докопаться что не такая какая должна быть...

[BTG]

BTG, так вроде вопрос у автора про внутреннее делопроизводство.
По поводу сдачи в архив: действительно, нужно связаться с архивом перед сдачей - узнать какие требования, и вообще...могут до нитки докопаться что не такая какая должна быть...

А я говорю про все документы.
Ведь можно в одну папку подшить документы со срокм хранения 5 лет и 75 лет! А потом, при необходимости сдачи документов в архив, каждую папку придется расшивать, т.к. документы со сроком хранения 75 лет - надо сдать в архив. Лучше ведь сразу подшить документы правильно.

[topalov]

BTG, как бы вы ни старались, но подшить в процессе текущей работы документы так, как этого будет требовать архив при сдаче через 15 лет- невозможно. Дело все равно растрепется, нитки ослабнут, концы документов из ровной стопки будут выглядывать...
А по сути - да, для сдачи в архив приходится расшивать документы, и перешивать их заново согласно требований архива как по составу, так и по количеству.

[lumpik]

Как хранить документы 2012 года?
Может есть какое-то постановление как прошивать и хранить документы.
Мы детский сад и архива нет.

дайте мне свою электронку я вам скину все

[Татьяна0410]

дайте мне свою электронку я вам скину все

glbuh775@mail.ru
Спасибо!

[Татьяна0410]

BTG, как бы вы ни старались, но подшить в процессе текущей работы документы так, как этого будет требовать архив при сдаче через 15 лет- невозможно. Дело все равно растрепется, нитки ослабнут, концы документов из ровной стопки будут выглядывать...
А по сути - да, для сдачи в архив приходится расшивать документы, и перешивать их заново согласно требований архива как по составу, так и по количеству.

то есть надо все документы продырявить (вместе с ж.о? помесячно?) и перевязать ниткой?

[Татьяна0410]

Мы тоже так думали, что это наша работа и наши документы, утвердили номенклатуру дел и подшивали, как нам удобно было. НО! Когда пришло время сдавать документы в архив, вот тут и завертелось! Например, все документы по з/плате, в т.ч. табеля, договоры ГПХ, б/листы - всё подшивалось по-месячно в папку з/плата. А оказалось, что архиву нужны документы, подшитые отдельно, в разные папки: отдельно табеля, отдельно договоры ГПХ, отдельно б/листы и т.п.
Так же подшивали в папки по годам декларации и авансовые платежи по налогам, а архиву нужны только годовые. Ну и всякие разные моменты.

Поэтому я и советую связаться с архивом и с ним оговорить номенклатуру дел, а потом уж собирать в папки и сшивать.

я зайду в архив, но уже сейчас знаю куда они меня пошлют)