Ограбление и кассовая книга

[ГМА]

В результате ограбления похищены денежные средства. Как сей факт отразить в кассовой книге?
Кассир погасила кассу, собирала сумку, и в этот момент произошло ограбление. Инвентаризацию провели, акт составили, проводку Д 94 К50 сделали, а как быть с кассовой книгой за этот день? Остаток зачеркнуть? Расходник выписать?
Спасибо за Ваши мнения.

[НатальяС]

Нормативными документами такой случай не регламентируется. Мне кажется, надо РКО с основанием "Недостача в результате ограбления", приложение - акт инвентаризации.

[ГМА]

Наталья, спасибо за ответ!
Понятно, что прямо нигде не написано. Хочется собрать мнения, и вдруг кто-то поделится печальным опытом.

[ГМА]

Пока решили оформить по аналогии с недостачей. Остаток на конец одного дня (условно) 150 000,00р., а на начало другого - 50,00р. И приложить акт инвентаризации и документ из полиции.
Все-таки кража - это не повод для оформления РКО

[Andyko]

так это и есть недостача;
и инвентаризация обязательна в данном случае

[ZZZhanna]

Инвентаризацию провели, акт составили, проводку Д 94 К50 сделали, а как быть с кассовой книгой за этот день?

В кассовой книге документом, подтверждающим выбытие денежных средств, будет акт инвентаризации. И проводка Д 94 К 50 делается как раз на основании этого акта, а не сама по себе.

[ГМА]

Меня остаток в кассовой книге волнует. Получается, если РКО нет, то остаток включает украденную сумму, а ведь это не соответствует действительности, остатка такого уже нет.

[ZZZhanna]

Еще раз: вместо РКО расходным документом на выбытие денежных средств в кассовой книге будет акт инвентаризации.

[НатальяС]

Видела в 1998 году именно такой РКО, как я написала. Правда, недостача была не в результате ограбления.

[ZZZhanna]

именно такой РКО, как я написала.

- это бред. По РКО деньги выдаются конкретному лицу под роспись с указанием паспортных данных. Кто у вас там распишется? Грабители?

[НатальяС]

"5.2. Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (расходному кассовому ордеру 0310002), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги." - из порядка кассовых операций. Как я понимаю, указаны только ПКО и РКО, акт инвентаризации не не указан. Кто бы такой вопрос Центробанку задал.

[ZZZhanna]

А Вы считаете, что ограбление/ хищение/халатность должны быть быть частью ПОРЯДКА ведения каких-либо операций?

Ну вот Вы ответьте, если Вы составите РКО, кто будет расписываться в получении денег?

[НатальяС]

Никто не расписывается в РКО и графа "Выдано" не заполняется. Да, я считаю, что составители инструкций должны учесть все возможные варианты, они за это зарплату получают. Я, кстати, не настаиваю на своем варианте, так как инструкцией он не регламентирован.

[ГМА]

Еще раз: вместо РКО расходным документом на выбытие денежных средств в кассовой книге будет акт инвентаризации.

т.е. Вы имеете ввиду, что Акт инвентаризации надо указать в столбике вместе с другими кассовыми документами, напротив него заполнить графу "Расход", и таким образом уменьшить остаток?
Или просто приложить и остаток не править?

[ZZZhanna]

я считаю, что составители инструкций должны учесть все возможные варианты

Ага, а составители, например, Правил дорожного движения, должны отдельно оговорить, как в случае появления на дороге пьяного обкуренного придурка, едущего зигзагами навстречу движению со скоростью 200 км/ч, должны вести себя другие участники движения.
Какие Вы хотите инструкции по оформлению криминальных действий? И не надо думать, что Акт инвентаризации - никчемная бумажка, это очень важный бухгалтерский документ.

[ZZZhanna]

Акт инвентаризации надо указать в столбике вместе с другими кассовыми документами, напротив него заполнить графу "Расход", и таким образом уменьшить остаток?

Именно так.

просто приложить и остаток не править?

Ну как же не править? По остатку 100 тысяч, а фактически 1? И кто будет отвечать за недостающие 99? Кассир?

[НатальяС]

Вот мнение "Гаранта", они вообще считают, что в кассовой книге никаких записей не делается.

Организация ведет кассовые операции с применением ККТ.
На основании каких первичных документов заносится в кассу излишек (недостача)?
Оформляются ли при этом приходные (расходные) кассовые ордера?
24 мая 2012

СЕМИНАР ДЛЯ ЗАКАЗЧИКОВ
по методикам ЗАО "Сбербанк-АСТ"
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возникновение излишка (недостачи) в кассе организации отражается в бухгалтерском учете на основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской справки.
При выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются.
Записей в кассовой книге в данной ситуации также производить не следует.

Обоснование вывода:
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ)).
Начиная с 1 января 2012 года ведение кассовых операций юридическими лицами осуществляется в соответствии с нормами Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение).
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) (далее - кассовые документы) (п. 1.8 Порядка N 373-П).
В соответствии с п. 3.3 Положения при ведении организацией кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер (форма 0310001) на общую сумму принятых наличных денег.
Отметим, что на основании процитированной нормы и других положений Главы 3 "Порядок приема наличных денег" Положения можно прийти к выводу, что приходный кассовый ордер применяется только при получении от конкретного вносителя. Применение данного документа при выявлении факта излишка денежных средств в кассе не предусмотрено.
К аналогичному выводу приходим и в отношении порядка применения расходного кассового ордера (форма 0310002) (п.п. 4.1, 4.2 Положения).
Иными словами, при выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются.
Записи в кассовой книге (форма 0310004) производятся кассиром по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Положения). Поскольку мы пришли к выводу, что при выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются, то в данной ситуации записей в кассовой книге также производить не следует.
В соответствии с п. 3 ст. 1 Закона N 129-ФЗ одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.
В случае выявления излишка (недостачи) денежной наличности или других ценностей, находящихся в кассе, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации следует провести инвентаризацию кассы (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).
Отметим, что в Положении не установлен порядок ревизии кассы. В связи с этим полагаем, что при инвентаризации возможно использовать процедуру ревизии кассы, описанную в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, несмотря на то, что этот документ утратил силу с 01.01.2012 (Указание ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У).
Обращаем Ваше внимание, что порядок проведения инвентаризации активов и обязательств в Вашей организации следует утвердить при формировании учетной политики для целей бухгалтерского учета (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008).
Общий порядок проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности определен в п.п. 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).
Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма N ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) и ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (унифицированная форма N ИНВ-26, утвержденная постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).
Обратите внимание, что форма N ИНВ-15 предусматривает получение письменных объяснений от материально ответственного лица о причинах возникновения излишков или недостач. Если материально ответственное лицо отказывается комментировать факт возникновения излишка (недостачи) в кассе, то рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.
На основании всего вышеизложенного приходим к выводу, что возникновение излишка (недостачи) в кассе организации отражается в бухгалтерском учете на основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской справки.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Самойлюк Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Горностаев Вячеслав

10 мая 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

[Andyko]

называть ограбление кассовой операцией - это достойно анналов

[ZZZhanna]

в данной ситуации записей в кассовой книге также производить не следует.

Т.е. в учете остаток будет один, а в кассовой книге другой? Так получается?

[НатальяС]

Нет, имеется ввиду: на конец дня один остаток, на начала следующего дня - другой. А на разницу - акт инвентаризации.

[Аноним]

а я бы проводку сделала Д73 К50 (на основании акта инвентаризации и т.к. кассир мат-отв.лицо), а потом Д94 К73 (объяснительная кассира, приказ по предприятию о списании на недостачи за счет кого?) то что вы сразу отнесли на 94 счет (недостачи) признает факт недостачи, но не понятно за счет кого? за счет работника? не факт, если милиция выяснит что кассир сама организовала кражу, вам надо будет все назад вернуть

[НатальяС]

Вопрос не в проводке. Проводка, кстати, правильная: Дт 94 Кт 50. Это при обнаружении недостачи. А уже из объяснительной кассира будет видно: или Дт 73 Кт 94, или на убытки Дт 91 Кт 94. Вопрос в заполнении кассовой книги.

[Andyko]

какая объяснительная?!
причина недостачи не очевидна туго соображающему директору или что?

[ZZZhanna]

объяснительная кассира

Все объяснительные уже в мили полиции должны быть.

[НатальяС]

Ага, а составители, например, Правил дорожного движения, должны отдельно оговорить, как в случае появления на дороге пьяного обкуренного придурка, едущего зигзагами навстречу движению со скоростью 200 км/ч, должны вести себя другие участники движения.
Какие Вы хотите инструкции по оформлению криминальных действий? И не надо думать, что Акт инвентаризации - никчемная бумажка, это очень важный бухгалтерский документ.

Ну, вообще-то Минфин предусмотрел 94 счет - "Недостачи", могли бы и составители инструкций из ЦБР извилинами пошевелить.

[Генук]

НатальяС, всё предусмотрел Минфин... кассовая книга по 373-П фиксирует лишь поступление, выдачу и остаток денег на конец дня... на начало дня нет обязанности кассира фиксировать утренним пересчётом имеющуюся наличность...

вот почему и необходима ИНВ-15 для фиксации недостачи-излишка...

проще говоря, в кассовой книге отражаются лишь реальные ПКО,РКО... акт инвентаризации лишь фиксирует факт разрыва между остатком на конец предыдущего дня и остатком на начало текущего дня в кассовой книге и никак не отражается в самом кассовом листе... тем более в виде РКО...

[Andyko]

справедливости ради, если я правильно понимаю, сюжет произошел в течение дня

[Генук]

Andyko, не важно... кассир отвечает только за обороты и остаток на конец дня... единственный арифметический выход - изменить свободный от проверки реквизит "остаток на начало дня"...

это в теории... на практике многие программы требую формального чисто программного документа вроде РКО

[ГМА]

Спасибо, уважаемые коллеги.