компенсация за автомобиль

[Morena]

добрый день, подскажите, плиз, если в ТД закреплена за каждым сотрудником компенсация за авто, т.к. у сотрудников разъездной характер (они менеджеры по продажам, все время в полях).

такая компенсация должна облагаться НДФЛ полностью и учитываться в расходах или по нормама 1200 1500?!

[Andyko]

компенсация не облагается ндфл;
в расходах по нормам

[Morena]

а если эта компенсация ничем не подвтерждается, не чеками, не путевыми? просто прописана в ТД, как ежемесячная?

[Andyko]

должно быть подтверждение использования, а не подтверждение расходов;
если подтверждения использования нет, то это не компенсация

[buhuh]

все зависит от того,как вы эту "компенсацию" отражаете для н/о прибыли.если вы уменьшаете н/о базу по прибыли,то должны быть и нормы,и путевые,и чеки.мы,например, платим фикс.сумму и не уменьш.н/о базу по прибыли,след-но ни чеков нам не надо,ни путевых,а выплата облагается НДФЛ и взносами.

[Над.К]

ну так это у вас и не компенсация ни разу. Иначе с какой радости компенсация взносами должна облагаться?

[buhuh]

я поэтому слово "компенсация" и взяла в кавычки))смотря что орг-ия хочет для себя выбрать...

[Над.К]

Ну так не понятно, что такое вы платите? Аренду? Зарплату? Премию работникам?

[buhuh]

возмещение за использование личного автотранспорта в произв.целях, оформляем допником к ТД,но не на аренду,а просто в виде соглашения,что сотрудник будет разъезжать на своем авто,а мы ему будем возмещать некую опр.сумму в месяц.относим на расходы оп оплате труда.

[Над.К]

Ну тогда почему Вы взносы начисляете? Вы что, потом будете при расчете больничных листов включать эти выплаты в расчет?

[buhuh]

да,в расчет включаем

[Над.К]

Ну тогда какое же это возмещение? Это часть зарплаты просто

[buhuh]

ну так я об этом и говорю,фактически-возмещение за исп.личн.а/м, формально- может быть компенсационной выплатой,а может и не быть.
кому как удобнее и из каких целей исходить.по факту-то мы возмещаем им расходы,сумма кот.заранее при подписании допника с ними согласовывается,то есть возмещение по сути своей,хм?а формально нам удобнее платить его из ЧП,чтобы не заморачиваться с нормами.работнику-то от этого никакой разницы,если сумма покрывает его расходы...

[Morena]

сделали договор аренды автомобиля без экипажа. С сотрудником. Две части оплаты: постоянная - ежемесячная плата, облагается только НДФЛ и переменная - по путевым листам, 2 рубля за км. - облагается чем-нить?!

могут придраться, если арендная плата платится ежемесячно, а переменная только, когда сотрудники ездят по делам фирмы. Не могут ли квалифицировать арендную плату как заработную и доначислить пенсионные взносы?

[buhkitten]

сделали договор аренды автомобиля без экипажа. С сотрудником.

а сотрудник это не экипаж разве? его же машина

[Над.К]

Сотрудник - это сотрудник, а не экипаж.

[buhkitten]

[Andyko]

сотрудник это не экипаж разве?

нет

[buhkitten]

да поняла я уже

[mizeri]

Я так поняла, что установленная компенсация за использование авто ничем вообще не облагается.
Возникло несколько вопросов:

1. Если сейчас авто находится в аренде, можем мы расторгнуть договор (т.к. авто используется мало, а аренда солидная - учитывает расходы на бензин и прочие расходы, которых в общем то на самом деле очень мало) и заключить доп. соглашение к ТД о компенсации расходов (скорее всего в фиксированной сумме). При этом хотим в соглашении предусмотреть, что также возмещаются (отдельно от компенсации) расходы на ремонт при непредвиденных ситуациях (при аварии, эвакуации, повреждении на стоянке, ограблении и т.д.), которые произошли, когда авто использовалось на работе. Насколько я поняла ни компенсация ни возмещения не будут облагаться никакими налогами и сборами, т.к. в статье 188 ТК говориться о том, что "при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.". Т.е. можно отдельно установить компенсацию, отдельно возмещение.

2.При установленной компенсации, чтобы уменьшить бумажный оборот я хочу выписывать путевые листы на месяц, в случае, если работник поедет в командировку, то на нее будет выписываться отдельный путевой. Это нормально? Просто мне кажется удобнее к одному путевому приложить несколько маршрутных листов (на каждый день), чем каждый день выписывать новый путевой.

3.Делаю свою форму путевого листа. В качестве обязательного реквизита нужно заполнить сведения о собственнике. У нас же получается собственник - работник, мы только используем его машину. Как правильно заполнить сведения - написать собственника - физ. лицо, а организацию отразить в графе в чье распоряжение поступает машина или как?

4. Водителем может быть не только работник-владелец авто, но и другие сотрудники, они внесены даже в его страховой полис ( в качестве лиц допущенных к управлению авто). Мы сотрудникам за управление автомобилем не доплачиваем. Это не страшно, что кто-то другой будет управлять авто (это я относительно компенсации)?

5. Не совсем понятно кто должен подписывать путевой за :
а) механика - сам водитель может подписать или нужно назначить отдельное лицо, ответственное за техническое состояние авто ? Кто может быть таким лицом - любой сотрудник (например директор)?
б) диспетчера-нарядчика. Можно эту должность просто заменит на должность того лица, которое будет отвечать за тех. состояние авто или тут тоже может расписаться сам водитель?

6. Можно ли сведения о расходах на топливо ограничить общими - сколько было на момент выезда, сколько заправлено на АЗС, сколько осталось? И не писать про расход по норме/сверх нормы. Ведь при выплате компенсации нам эти сведения ни к чему. Или сведения о расходе топлива можно совсем убрать из путевого в этом случае? Я так понимаю, что если организация заключит договор с автозаправкой и будет выдавать сотрудникам карты на топливо, то это уже отношения к компенсации иметь не будет, т.к. договор будет с фирмой, а не с сотрудником?

7. Жена нашего директора - медик она может проставлять свой штампик (круглый штамп с ФИО) на путевом в графе медосмотра и соответственно там расписываться. Этого достаточно или при проверке могут спросить есть ли у нас договор с этим врачом имеет ли она лицензию и т.д.?

8.

[mizeri]

8. Как в БУ отразить компенсацию? Д26 (44) К73, Д73 К 50 (51) ?
Она полностью относится на расходы (в БУ)? У нас УСН 6%.

[Andyko]

1. да
2,3,5,7. на мой взгляд, путевые листы на чужой автомобиль аномален вообще
4. имхо - не страшно
6. это ж компенсация затрат сотрудника, затраты подтверждаются чеками
8. в БУ - конечно полностью

[HelenY]

ну так я об этом и говорю,фактически-возмещение за исп.личн.а/м, формально- может быть компенсационной выплатой,а может и не быть.
кому как удобнее и из каких целей исходить.по факту-то мы возмещаем им расходы,сумма кот.заранее при подписании допника с ними согласовывается,то есть возмещение по сути своей,хм?а формально нам удобнее платить его из ЧП,чтобы не заморачиваться с нормами.работнику-то от этого никакой разницы,если сумма покрывает его расходы...

это часть зарплаты -назовите "доплата за использование личн.авт.."
и начисляйте согласно приказу.. из прибыли..

[mizeri]

1. да

Ну и слава богу!

2,3,5,7. на мой взгляд, путевые листы на чужой автомобиль аномален вообще

Т.е. их вообще не нужно оформлять? Или все таки оформлять но писать владельцем фирму? Вроде как подтверждать использование авто в производственных целях надо, а как это без путевых делать?

6. это ж компенсация затрат сотрудника, затраты подтверждаются чеками

Т.е. выдаем компенсацию за использование авто, например 5000 р. и + к этому компенсируем затраты на бензин, ремонт и т.д. отдельно на основании чеков. В этом случае сотрудник их просто приносит, а мы на основании этих чеков выдаем компенсацию или делается а/о?

8. в БУ - конечно полностью

Просто удостоверилась)))

[Andyko]

Т.е. их вообще не нужно оформлять?

думаю, надо оформлять нечто, напоминающее путевой лист, подтверждающее использование ТС в интересах работодателя

как это без путевых делать?

журналом деловых поездок, к примеру, всё зависит от фантазии

выдаем компенсацию за использование авто, например 5000 р. и + к этому компенсируем затраты на бензин, ремонт и т.д. отдельно на основании чеков

имхо так

мы на основании этих чеков выдаем компенсацию или делается а/о?

нет, АвО тут неприменим

[mizeri]

думаю, надо оформлять нечто, напоминающее путевой лист, подтверждающее использование ТС в интересах работодателя

Ну так мой самодельный путевой (можно обозвать его по другому - например "Листок учета поездок") я думаю пойдет на эти цели, а лишние реквизиты я уберу.

имхо так

ИМХО тоже так, главное чтобы проверяющие это ИМХО разделяли)))))

нет, АвО тут неприменим

Подозреваю, что и заявление на возмещение тоже не пойдет, ведь оно будет прописано в соглашении. Тогда наверное пусть просто на листочке пишет передаю документы на понесенные мною затраты по использованию автомобиля за ...месяц на сумму... Приложение: ... список доков с суммами.

[Andyko]

проверяющие могут возражать против одновременной выплаты компенсации и допзатрат

[mizeri]

проверяющие могут возражать против одновременной выплаты компенсации и допзатрат

Так в этом и дело. Хотя как мне кажется ТК четко разделяет компенсацию за износ и возмещение расходов, связанных с использованием. Ведь в статье 188 не говорится "в том числе расходы", там так и написано "а также расходы".

[Andyko]

согласен

[Аноним]

проверяющие могут возражать против одновременной выплаты компенсации и допзатрат

Скажите пожалуйста, а если приложить расчет компенсации, в котором не учтены расходы на бензин? Можно ли в этом случае возмещать сотруднику расходы на бензин?