Компенсация расходов на проезд при сдаче отчетов

[SvetaK]

Уважаемые Клерки!Ситуация следующая:сотрудник организации осуществляет сдачу отчетов в ИМНС, в фонды, при этом оплачивает за свой счет проезд, что не очень удобно.Подскажите пожалуйста какими документами необходимо оформить в бух. учете операцию по компенсации данного проезда (сотрудник предоставляет чеки) и в течении какого времени он обязан отчитаться, т.е. можно ли ему компенсировать проезд за предыдущие месяца?Помогите плиз

[degna]

Подскажите пожалуйста какими документами необходимо оформить в бух. учете операцию по компенсации

составьте маршрутный лист, распишите в нем все поездки, прикрепите проездные документы и распоряжение директора о возмещении расходов

[SvetaK]

Сотрудник должен отчитаться по авнсовому отчету? ЕСН и НДФЛ при этом не начисляется?Правильно ли я поняла?Заранее спасибо

[Циник]

правильно

[SvetaK]

Вот еще кое-что нашла ...
Компания может включать в расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы (например, оплату приобретаемых ими проездных билетов). Это следует из статьи 255 НК РФ и статьи 168.1 ТК РФ.
Ольга Сергеева, эксперт «УНП»
Но инспекторам мало соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре - они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).
Защитят от претензий маршрутные листы для каждого «разъездного» сотрудника, в которые записываются все его служебные поездки. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому можно разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.
Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98).
А если в составе учетной политики про маршрутный лист ничего не сказано? У нас филиал, врядли центральное отделение будет под нас переделывать уч. политику...

[Глубинка]

Матерь Божья, да компенсируйте ему ж что нить другое.......
Оформите доп соглашение на использование его портфеля в служебных целях и компенсируйте ему износ......в сумме равной проезду.... вот проблема-то....

[so-ali]

Окажите материальную помощь или выдайте премию

[SvetaK]

Мат. помощь и премия облагается налогами...Необходимо все таки компенсировать через аванс. отчет.Подскажите пожалуйста, а если директор филиала издаст приказ по филиалу "О компенсации расходов на проезд..." или что-то в этом роде и там все распишет, может прокатить?Или вместо марш. листа (кот. нужно утверждать в уч. политике) можно какой-нибудь другой отчет придумать?Помогите...

[Глубинка]

С 06.10.2006 г. обязанности работодателей по возмещению расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, закреплены в статье 168.1 новой редакции Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту публикации – ТК РФ).
Согласно новым положениям указанной категории работников возмещаются следующие расходы, связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
При этом конкретные размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также закрепляться непосредственно в заключенном между сторонами трудовом договоре.
Исходя из практики к работникам с разъездным характером работы могут быть отнесены курьеры, экспедиторы, бухгалтеры, работники жилищно-коммунального хозяйства (электрических, газовых, водопроводных, канализационных сетей), строительных организаций, учреждений связи и др.
При этом следует учитывать, что согласно положениям действующего законодательства организации самостоятельны в изложении перечня работ, профессий и должностей, выполнение трудовых обязанностей по которым предусматривает разъездной характер работы. Наряду с этим принятые решения должны быть обоснованы и основы на разработанных в организации должностных инструкциях или на положениях заключенных с работниками трудовых договорах.
В случае, если в той или иной должностной инструкции и (или) в трудовом договоре с работником не будет ссылок на то, что выполнение трудовых обязанностей работником предусматривает необходимость постоянных и (или) периодических служебных разъездов, возмещение организациями расходов по проезду может трактоваться проверяющими органами как скрытая форма материального вознаграждения работников с дальнейшими последствиями.
При разработке и согласовании соответствующих перечней работ, профессий и должностей работников с разъездным характером работы организации вправе использовать положения нормативных правовых актов (включая внутриведомственные). В частности, организации электрических сетей вправе применять нормы постановления Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 27.05.1981 № 149/9-67 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам предприятий электрических сетей системы Министерства энергетики и электрификации СССР, постоянная работа которых имеет разъездной характер», сохраняющего свою силу согласно статье 423 ТК РФ.
Исходя из изложенного, в основу разработки соответствующего перечня в обязательном порядке должны быть положены следующие принципы:
должностные обязанности работников, закрепленные в трудовом договоре, должностной инструкции или ином подобном локальном нормативном акте, предусматривают необходимость служебных разъездов;
работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения возложенных на них обязанностей.
При разработке перечня следует также учитывать интенсивность привлечения тех или иных категорий работников к служебным разъездам. Например, курьеры изначально могут обеспечиваться едиными проездными документами, а например, бухгалтеры – только разовыми (если расходы на их приобретение изначально не превысят расходы на приобретение единых проездных документов).
В отдельном порядке (как вариант, в разрабатываемом Положении о порядке оплаты служебных разъездов работников) должен быть определен порядок обеспечения работников проездными документами (приобретение организацией и распространение их между работниками; самостоятельное приобретение работниками и представление ими оправдательных документов для возмещения произведенных расходов; выдача работникам подотчетных сумм для приобретения билетов и т.п.), права работников на оплату соответствующих видов билетов (единые проездные билеты на месяц, квартал, год или иной период; разовые билеты; билеты на тот или иной вид транспорта).
Наиболее предпочтительным является разработка на уровне организации единого локального акта, в котором бы содержался Перечень работников, работа которых носит разъездной характер, а также предусматривался порядок обеспечения работников проездными билетами. Указанный локальный нормативный акт подлежит утверждению работодателем. Если коллективным договором предусмотрено утверждение такого акта по согласованию или с учетом мнения выборного профсоюзного органа, данное условие должно быть соблюдено работодателем в обязательном порядке.
Для обеспечения работников проездными билетами могут быть использованы следующие варианты:
централизованная закупка билетов уполномоченными должностными лицами организации, и дальнейшее распространение билетов между работниками;
выдача наличных денежных средств под отчет работникам с истребованием от них отчета об использовании денежных средств в установленный руководителем организации срок;
возмещение стоимости проездных билетов, ранее приобретенных работниками за счет собственных средств.
На практике для служебных разъездов может использоваться автотранспорт организации или сторонних лиц (в последнем случае на основе договоров аренды или оказания услуг). В таких случаях возмещение стоимости разъездов отдельным работникам не производится, а за счет соответствующего источника относятся затраты по использованию автотранспорта.
Централизованное приобретение проездных документов может быть организовано как за безналичный, так и за наличный расчет через уполномоченных на то должностных лиц организации.
Выдача наличных денежных средств работникам организаций под отчет для приобретения проездных билетов регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Центробанка России 22.09.1993 № 40.
При этом выдача средств на цели приобретения проездных билетов приравнивается к хозяйственным нуждам, в связи с чем работники и занимаемые ими должности (которым будут выдаваться подотчетные суммы) должны быть перечислены в Перечне подотчетных лиц организации, объявляемому в начале каждого года.
По истечении трехдневного срока после даты, до которой подотчетные средства должны быть использованы, уполномоченные должностные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об использовании средств и сдать приобретенные билеты.
Так как в качестве приложения к проездному документу может быть представлен только сам проездной билет, то в приказе по организации рекомендуется устанавливать дату, по истечении которой проездной билет утратит свою силу, и работник сможет приложить его к отчету.
Вместе с этим следует учитывать, что до даты истечения срока использования билет может быть утрачен, испорчен или т.п., в связи с чем приобретенные работниками проездные документы сперва могут быть учтены в материальном учете соответствующего структурного подразделения (например, отдела или службы кадров), а затем выданы еще раз под отчет работникам, чем обеспечится подтверждение факта приобретения документов работниками. В таком случае авансовый отчет может быть истребован по датам приобретения (а не использования) проездных документов, а к авансовому отчету могут быть приложены соответствующие акты или ксерокопии.
При этом для возмещения стоимости проезда работник подает письменное заявление с просьбой об оплате транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ направившей организации с приложением проездных билетов.
Если порядком, принятым в организации, предусмотрено оформление дополнительных документов (маршрутного листа, предписания на выполнение задания, разъездной ведомости и т.п.), к заявлению прилагаются также и данные документы (в том числе заверенные подписями и печатями организаций посещения).

[Глубинка]

Предусмотренные ст.168.1 ТК РФ расходы по оплате проезда работников с разъездным характером работы освобождаются от обложения всеми видами налогов, а также не включаются в расчетную базу по страховым взносам на обязательное социальное страхование.
В части налога на доходы физических лиц и единого социального налога это объясняется именно тем, что возмещение расходов по проезду работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, законодательно закреплено в новой редакции ТК РФ. Это подтверждено в письмах Минфина России от 29.08.2006 № 03-05-01-04/252 (в части налога на доходы физических лиц), от 21.08.2006 № 03-05-02-04/130 (в части единого социального налога).
При этом выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, освобождаются от обложения указанными налогами при условии, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по соответствующей должности осуществляется в пути и (или) носит разъездной характер.
В остальных случаях производимые расходы должны включаться в облагаемую базу по налогу на доходы физических лиц, а если осуществляются не за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль, - также и в налоговую базу по единому социальному налогу.
Если организация является плательщиком налога на прибыль и какие-либо выплаты по оплате проезда работников не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем (отчетном) периоде, они во всех случаях освобождаются от обложения единым социальным налогом на основании п.3 ст.236 НК РФ.


ну вот, если поможет.....

[OLSE09]

А как отчитаться, если проезд осуществлялся посредством метро? В СПб жетоны и чеков при покупке не дают

[Tortilla]

OLSE09, купите проездной - к нему справку в метро дают

[ZZZhanna]

Мы оплачиваем проезд по маршрутным листам - на проезд наземным транспортом (в т.ч. маршр.такси) прикладываем билетики, на метро - ничего.
Проверяли и аудиторы, и налоговая - никто ничего не сказал.
Главное, чтобы это все было в пределах разумного.

[SvetaK]

Огроооооомнейшее спасибо!

[OLSE09]

OLSE09, купите проездной - к нему справку в метро дают

Хороший вариант! спасибо, я не знала, что справки дают...

[ZZZhanna]

OLSE09, купите проездной - к нему справку в метро дают

Не знаю, как сейчас налоговики относятся к проездным, а в свое время нам пришлось от них отказаться. Нал.органы стали придираться, т.к. по нему инспектор не может определить, насколько служебными были поездки, а может, сотрудник домой по этим проездым ездит?

[OLSE09]

ой.. ужас.. а как тогда быть с этим метро?

[Revizor-msk]

Уважаемые Клерки!Ситуация следующая:сотрудник организации осуществляет сдачу отчетов в ИМНС, в фонды, при этом оплачивает за свой счет проезд, что не очень удобно.Подскажите пожалуйста какими документами необходимо оформить в бух. учете операцию по компенсации данного проезда (сотрудник предоставляет чеки) и в течении какого времени он обязан отчитаться, т.е. можно ли ему компенсировать проезд за предыдущие месяца?Помогите плиз

а электронную сдачу отчетности пробовали ?

[ZZZhanna]

а электронную сдачу отчетности пробовали ?

Не только для сдачи отчетности приходится иногда ездить по служебным вопросам - и в банк, бывает, и в прочие некоторые организации и учреждения, да и в налоговой приходится бывать не только для сдачи отчетности (ТКС и банк-клиент у нас стоит).
К сожалению, не получается обычно все вопросы решать в электронном виде.

[ZZZhanna]

ой.. ужас.. а как тогда быть с этим метро?

Пишете в маршр.листе - оттуда-то и дотуда-то...транспорт - метро, стоимость - ... Я вообще на предыдущей работе ездила только на метро, к марш.листу - ни одного билетика.
Ни разу по этому поводу ни от кого из проверяющих вопросов не слышала.

[OLSE09]

Спасибо, ZZZhanna, а маршрутный лист - это унифицир.форма? если да, то какая?

[Циник]

неунифицированная

[OLSE09]

спасибо, Циник,

[Lunamv]

Есть одно но. Если разъездной характер работы будет установлен, то в случае, если сотрудник поедет в командировку, то ему уже нельзя насчитывать суточные. Доплата за разъездной характер работы уже включает суточные. В этом случае позволительна компенсационная выплата за проезд.

[Циник]

Если разъездной характер работы будет установлен, то в случае, если сотрудник поедет в командировку, то ему уже нельзя насчитывать суточные

это почему вдруг?

[Lunamv]

Извиняюсь, по-другому сотрудникам разъездного состава работодатель возмещает дополнительные расходы(суточные), но поездки командировками не признаются.

[Аноним]

Подскажите, пожалуйста, а как оформить билеты на метро для сотрудников с неразъездным характером работы (чтобы не оформлять муршрутных листов)? и за счет чего будут финансироваться такие поездки? за счет чистой прибыли?

[ZZZhanna]

Из прибыли, и под все налоги и взносы.
Раньше можно было только на кассира и курьера оформить без налогов, но на основании чего - наизусть не помню, и что сейчас по этому поводу думают налоговики - не знаю.

[ксения 86]

Здравствуйте, подскажите может ли муниципальное унитарное предприятие производить компенсацию расходов на оплату стоимости проезда детям сотрудников если:
1. ребенок закончил школу, но на момент поездки никуда не поступил?
2. ребенок закончил высшее или среднее профессиональное заведение, но на момент поездки нигде не работает?

[degna]

компенсацию расходов на оплату стоимости проезда детям сотрудников если:

проезда куда