Оплата без счета на оплату.

[Мишанька]

Здравствуйте.
Ситуация такая: работаем с удаленными покупателями, акты и накладные высылаем почтой. Получают их с большой задержкой и просят переделать на "более позднюю дату", т.к. тот период закрыт. Мне переделывать тоже никак, т.к. у меня все уже также сдано. Рассылать факсовые копии нереально-огромный документооборот.
Придумали следующее: для оплаты мы будем давать не Счет, а Акт или Накладную, с указанием всех платежных реквизитов. Укажем, что действительно для оплаты в течение 5 банковских дней. Т.е. если мне оплата поступила-я могу провести эту отгрузку.
Скажите, пожалуйста, могу-ли я "обязать" покупателей производить оплату не по счету? На что можно сослаться?

[Glawbuch]

Можно оплачивать и по Договору.

[Мишанька]

Из договора они могут только взять реквизиты для оплаты.
Суть в том, чтобы мне быть уверенным, что они видели и согласны с датой бухгалтерских документов. Я не заставляю их подписывать, подпишут тогда, когда получат Товар и оригиналы этих документов. Просто, если мне поступает оплата, я могу оформить отгрузку и заплатить с нее ндс.

[Glawbuch]

А почему они

просят переделать на "более позднюю дату"

? Разве они не получают накладные на товар вместе с товаром? Вы вообще отправляете товар с какими документами?
Они оплачивают выставленный Вами счет. Вы, получив деньги, отгружаете товар .
Они товар через какое-то время получают и приходуют. На основании чего?

[Мишанька]

У нас товары и услуги.
Услуга (код для регистрации на платном сайте) передается по электронной почте, либо никак не передается, а просто открывается доступ к сайту для конкретного (оплатившего) лица.
Товар (флешка) высылается по почте России заказной бандеролью.
Письмо с бухгалтерскими документами от Калининграда до Владивостока доходит за 37 дней. Если честно, мне все-равно, что и когда получит клиен и как отразит это в своем учете...про нашу территориальную удаленность им известно.
Мне важно, иметь подтверждение, что "если клиент оплатил, он согласен с датами, номерами моих документов", и я могу их провести и забыть, а не ждать подписанных документов обратно.

[Аноним]

Они товар через какое-то время получают и приходуют. На основании чего?

На основании товарной накладной, которая выписана днем отправки товара по Почте России. (т.е. 37 дней назад).

[УЛЫБЧИВЫЙ СПИРТ]

Скажите, пожалуйста, могу-ли я "обязать" покупателей производить оплату не по счету? На что можно сослаться?

А вы прямо на счете напишите крупными буквами, что товарная накладная и акт об оказании услуг выписываются в день оплаты.
Может составлять документ под названием Договор-счет и прописать ВАШИ условия в нем, а также необходимую информацию для оплаты по нему?
А еще лучше прямо в счете ссылайтесь на п. 2 ст. 432 и п.1 ст. 433 Гражданского кодекса. Пропишите, что оплата конкретного Договора-счета является акцептом вашей оферты.
После этого никакие претензии от покупателей по датам оформления накладных и актов вне сроков, указанных в оферте вам не страшны.

[Irinka]

А еще можно посоветовать просить ваших контрагентов указывать адрес электронной почты, на который вы будете отправлять им акты и с/ф в электронном виде, с последующей отправкой по почте. Можно еще по факсу конечно, но это дольше и дороже.

[Январь]

А вы прямо на счете напишите крупными буквами, что товарная накладная и акт об оказании услуг выписываются в день оплаты

УЛЫБЧИВЫЙ СПИРТ, что значит выписываются? Накладная оформляется в момент отгрузки, акт при сдаче работ/услуг. Как покупатель услуги я бы возмутилась, если мне подсунут акт и счет-фактуру с датами, которые сильно раньше оказания услуг.
Мишанька, счета на оплату вы же как-то до сих пор передавали клиентам? Что мешает побыстрее акты посылать? А накладные с товаром должны идти.

[бух2007]

Как покупатель услуги я бы возмутилась, если мне подсунут акт и счет-фактуру с датами, которые сильно раньше оказания услуг.

Я бы тоже. Но мы иногда выставляем накладные раньше фактического срока отгрузки по настойчивой просьбе наших покупателей (бюджетники, блин). Уже после факта получения, они приносят назад наш экз. ТОРГ-12 со своей отметкой.

Я не заставляю их подписывать, подпишут тогда, когда получат Товар и оригиналы этих документов. Просто, если мне поступает оплата, я могу оформить отгрузку и заплатить с нее ндс.

Мишанька, а если оплата Вам в текущем квартале не поступит? Накладные аннулировать будуте или как?

[Тортилла]

А что мешает документы передавать при отгрузке?

Можно прописать в договоре суммы и платить по конкретному договору.

Что касается НДС. Разве сейчас по новым правилам не принято в обязательном порядке выставлять с/фактуру в течении 5-ти дней поступления денег, если покупатель хочет принять эту сумму к вычету?

Да...и покупатели могут принимать документы к обработке, даже если они получили их намного позже. Для этого они прикладывают к счет фактуре письмо с датой получения и отправки.

Поправьте меня если я не права.

[Аноним]

Да...и покупатели могут принимать документы к обработке, даже если они получили их намного позже. Для этого они прикладывают к счет фактуре письмо с датой получения и отправки.

+1

[Мишанька]

Может составлять документ под названием Договор-счет и прописать ВАШИ условия в нем, а также необходимую информацию для оплаты по нему?

Ну так у меня в этом и вопрос: могу-ли я в каком-либо документе написать, что ПО НАШИМ ПРАВИЛАМ все документы будут выданы днем оплаты, либо днем счета (как угодно). Кого не устраивает-пусть с другими работают. Пытались пару раз так уже делать, но клиенты отказываются от наших условий, говорят: покажите закон, где так сказано.
Мы-же не можем требовать выполнения своих условий, которые ухудшают положение клиентов по сравнению с условиями законодательных актов..

[Мишанька]

А еще можно посоветовать просить ваших контрагентов указывать адрес электронной почты, на который вы будете отправлять им акты и с/ф в электронном виде, с последующей отправкой по почте. Можно еще по факсу конечно, но это дольше и дороже.

Для нас это все долго и дорого, и нереально ВООБЩЕ. 2 человека обслуживают 250 сделок в день. Документооборот огромный. Сделки все по 500-1500 рублей, но их Очень много.
Были случаи, что когда мы ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ОТПРАВЛЯЛИ ФАКСОВУЮ КОПИЮ, нас стали заверять, что ничего не получали, и отказались принять оригиналы. Делали на более позднюю дату, чтобы их все устроило.

[Аноним]

[b]Накладная оформляется в момент отгрузки, акт при сдаче работ/услуг. Как покупатель услуги я бы возмутилась, если мне подсунут акт и счет-фактуру с датами, которые сильно раньше оказания услуг.
Мишанька, счета на оплату вы же как-то до сих пор передавали клиентам? Что мешает побыстрее акты посылать? А накладные с товаром должны идти.

1.Посоветуйте как быть в нашем случае. Предугадывать когда примерно до клиента дойдет посылка с товаром и вкладывать в нее доки на месяц позже текущей даты?
2.Счета высылали. По одной бумажке рассылать более-менее справлялись. Рассылать по 5 ( счет, акт+с/ф, накладная+сф) документов нет возможности.
3. Накладная и идет с товаром, но срок доставки его и документов доходит до 37 дней.
4. Услуги мы оказываем как-бы "виртуально", получают они их через интернет моментально. Бухгалтерские документы высылаем заказным письмом (37 дней).

[Мишанька]

Я бы тоже. Но мы иногда выставляем накладные раньше фактического срока отгрузки по настойчивой просьбе наших покупателей (бюджетники, блин). Уже после факта получения, они приносят назад наш экз. ТОРГ-12 со своей отметкой.Мишанька, а если оплата Вам в текущем квартале не поступит? Накладные аннулировать будуте или как?

Укажу, что документы для оплаты действительны в течение 10 дней. Не успели-пусть заказывают новый комплект документов. (Старый комплект я, соответственно, аннулирую).

[Мишанька]

А что мешает документы передавать при отгрузке?

Можно прописать в договоре суммы и платить по конкретному договору.

1. У нас отгрузка 31/12/08 (мы запаковали им товар и отнесли на почту). Доставка товара у них будет ориентировочно 06/02/09г. Документы у нас от 31/12/08, вкладываем их в посылку с товаром.
2. Договор у нас стандартный, типа: "Продавец-продал, Покупатель-купил, сумма сделки определяется в соответствии с конкретным заказом". 1 клиент у нас может покупать товары и услуги хоть по 5 раз в месяц...На каждую сделку заключать договор или дополнительное соглашение-у нас нет возможности...

[andros05]

Увольняйтесь из этой дебильной организации

[Мишанька]

Да...и покупатели могут принимать документы к обработке, даже если они получили их намного позже. Для этого они прикладывают к счет фактуре письмо с датой получения и отправки.

Могут, но закатывают истерики, отказываются подписывать документы.
Идти в суд с почтовой квитанцией доказывать,что товар они мой получили, по каждому клиенту по копеечным сделкам не представляется возможным...

[Январь]

1.Посоветуйте как быть в нашем случае. Предугадывать когда примерно до клиента дойдет посылка с товаром и вкладывать в нее доки на месяц позже текущей даты?

При отправке товара документы выписываете, когда отправляете, если у вас нет никаких особых условий в договоре про переход права собственности, то дата отправки - реализация. И клиента смело посылать с его идеями переделать документы. Вам не нужна его подпись, достаточно почтовой квитанции.

4. Услуги мы оказываем как-бы "виртуально", получают они их через интернет моментально. Бухгалтерские документы высылаем заказным письмом (37 дней).

Заказное письмо 37 дней? Не верю

[Мишанька]

Увольняйтесь из этой дебильной организации

Организация-то нормальная, перспективы развития бизнеса очень даже ничего. Потом у нас будут региональные представители и будет все ОК.
Не хочу с первых дней существования фирмы так запускать бухучет...можно-же что-то придумать, работают-же как-то люди удаленно... Всю голову сломал.

[Аноним]

При отправке товара документы выписываете, когда отправляете, если у вас нет никаких особых условий в договоре про переход права собственности, то дата отправки - реализация. И клиента смело посылать с его идеями переделать документы. Вам не нужна его подпись, достаточно почтовой квитанции.

Заказное письмо 37 дней? Не верю

Ок, по товарам хоть как-то можно зацепиться. Что делать с услугами. Наша система (сайт) не выдаст мне никакую официальную квитанцию, что Клиент Активировал код доступа и пользуется ресурсами нашего сайта. (Причем, меня не интересует пользуется он услугами или не пользуется. Я передал ему код-услуга оказана, пусть что хочет с ним делает.)

""""Вам не нужна его подпись, достаточно почтовой квитанции."""-тогда нужна и опись с подробнейшим описанием содержания...а это дорого и время...

37 дней-это наши реальные замеры-от Калининграда до Иркутска. (Хотя, почта обещала за 21 день это сделать).

[lala07]

При отправке товара документы выписываете, когда отправляете, если у вас нет никаких особых условий в договоре про переход права собственности, то дата отправки - реализация.

Кстати, интересный вопрос: Товар то стал собственностью покупателя не в момент отправки, а в момент получения, правильно? А чьей он тогда был эти 37 дней? Или я что путаю?

[Белка ТНТ]

Включите в цену товара стоимость экспресс доставки. Срок доставки максимум три дня.

[Январь]

Товар то стал собственностью покупателя не в момент отправки, а в момент получения

Нет. В момент передачи перевозчику (почта) ГК ст. 224

Наша система (сайт) не выдаст мне никакую официальную квитанцию, что Клиент Активировал код доступа и пользуется ресурсами нашего сайта. (Причем, меня не интересует пользуется он услугами или не пользуется. Я передал ему код-услуга оказана, пусть что хочет с ним делает.

Надо что-то делать с автоматизацией Например, автоматическое формирование актов и счетов-фактур с предварительной рассылкой копий по e-mail
И в договоре можно написать, что "если нет возражений в течение ... дней, то услуга считается оказанной, а акт подписанным.

[бух2007]

Укажу, что документы для оплаты действительны в течение 10 дней. Не успели-пусть заказывают новый комплект документов. (Старый комплект я, соответственно, аннулирую)

Ну это Вам еще везет с клиентами. Наши могут оплатить по счету 2-летней давности.
И вот интересно, счет Вы клиентам быстренько делаете, а сч-ф+акт не можете так?

Для нас это все долго и дорого, и нереально ВООБЩЕ. 2 человека обслуживают 250 сделок в день. Документооборот огромный

А если бы не 2, а 1 человек был?
ИМХО, штат слегка можно и расширить, чтоб успевать всё.
Мне бы тоже не понравилось, если бы мне документы через 37 дней от даты выписки прислали.

[УЛЫБЧИВЫЙ СПИРТ]

УЛЫБЧИВЫЙ СПИРТ, что значит выписываются? Накладная оформляется в момент отгрузки, акт при сдаче работ/услуг.

Коллега, исходя из фраз топикмейкера

Просто, если мне поступает оплата, я могу оформить отгрузку и заплатить с нее ндс.

и

Т.е. если мне оплата поступила-я могу провести эту отгрузку.

можно сделать вывод, что отгрузка и оказание услуг осуществляется сразу. Следовательно документы выписываются тоже сразу.

Мы-же не можем требовать выполнения своих условий, которые ухудшают положение клиентов по сравнению с условиями законодательных актов..

Мишанько, вы почитали законодательный акт, ссылки на который я вам предложил делать в Договоре-счете?

[Мишанька]

Включите в цену товара стоимость экспресс доставки. Срок доставки максимум три дня.

Мы так делаем, когда клиент соглашается на доставку экспресс-почты за счет получателя. Мы сами не потянем. Доставка выходит дороже наших товаров/услуг....

[Мишанько]

Надо что-то делать с автоматизацией Например, автоматическое формирование актов и счетов-фактур с предварительной рассылкой копий по e-mail
И в договоре можно написать, что "если нет возражений в течение ... дней, то услуга считается оказанной, а акт подписанным.

Говорил с нашими админами, обещали подумать и что-нибудь разработать...пол года назад...безрезультатно...
К тому-же, по е-мейл это как факс....потом начнется "мы не получали", "вы не высылали".... Когда-же утвердят ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ первичных документов, с заверением их ЭЦП...?????????????????

[Мишанька]

И в договоре можно написать, что "если нет возражений в течение ... дней, то услуга считается оказанной, а акт подписанным.

Ну а чем-же мне доказать, что клиенту действительно "были переданы на ознакомление" мои документы?
"В течение .....дней" у клиента нет возможности с ними ознакомиться, т.к. они едут к нему почтой все это время.....