возмещение расходов на бензин

[okcum]

Все здравствуйте! как правильно оформить: ООО на ОСНО хочет возместить расходы на бензин своему сотруднику, который использовал свою личную авто в рабочих целях. Нужно ли ставить в доход эту сумму сотруднику? или нужны путевые листы? или договор нужно заключать с сотрудником?

[degna]

возместить расходы на бензин своему сотруднику, который использовал свою личную авто в рабочих целях.

по какому поводу возмещение, его работа носит разъездной характер?

[okcum]

да, разъездной, использует личный авто, т.к. ООО только организовалось и своих машин нет

[degna]

машина легковая?

[okcum]

ага легковая, форд-фокус если это важно

[Аноним]

Все здравствуйте! как правильно оформить: ООО на ОСНО хочет возместить расходы на бензин своему сотруднику, который использовал свою личную авто в рабочих целях.

выплатите ему компенсацию расходов, связанных с использованием личного имущества в интересах работодателя в соответствии с ТК РФ.

Нужно ли ставить в доход эту сумму сотруднику?

Нет. Компенсации НДФЛ не облагаются

или нужны путевые листы?

Не обязательны, но могут быть как документы, подтверждающие размер понесенных расходов на бензин

или договор нужно заключать с сотрудником?

В Трудовом договоре надо прописать использование работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя.

[okcum]

ага спасибо, т.е. если я правильно поняла, я вношу в Трудовой договор пункт об использовании личного авто в служебных целях, и по расходнику выдаю ему компенсацию, а в з/плату ничего не ставлю?

[Eek]

1) с сотрудником заключаем договор аренды ТС. Платим арендную плату, удерживаем НДФЛ.
2) В договоре прописываем, что расходы на ГСМ, содержание а/м несет арендатор.
3) Закрепляем арендованный автомобиль за работником, выдаем ему денежку на ГСМ, за которую он отчитывается (авансовый отчет), за расход ГСМ отчитывается по путевым листам.
За последние 7 лет ни одной придирки со стороны налоговой по данной схеме не было.

[degna]

при выплате компенсации тоже учет поездок вести нужно

[Людаглавбух]

при выплате компенсации тоже учет поездок вести нужно

объясните пжл, если в трудовом договоре прописано, куда сотрудник отправляется по служебным делам, за это ему компенсация в 1200 не больше не меньше, по чекам ГСМ отчета не надо, т.к. компенсация на то и компенсация, то зачем учет поездок? и еще интересно как это оформляется?

[Аноним]

объясните пжл, если в трудовом договоре прописано, куда сотрудник отправляется по служебным делам, за это ему компенсация в 1200 не больше не меньше, по чекам ГСМ отчета не надо, т.к. компенсация на то и компенсация, то зачем учет поездок? и еще интересно как это оформляется?

1200- компенсация за использование личного умущества. Возмещение расходов на бензин - компенсация расходов, связанных с использованием этього имущества (эта компенсация для целей налогообложения не нормируется и зарплатными налогами не облагается). Это - две разные компенсации. Чтобы обосновать размер компенсации расходов на бензин потребуется вести учет бензина, израсходованного на поездки в интересах работодателя.

[Stujina]

путевые листы нужны в любом случае, т.к. только они подтвердят производственных характер разъездов... "на мой вкус" аренда выгоднее...

[Аноним]

путевые листы нужны в любом случае, т.к. только они подтвердят производственных характер разъездов...

Суды так не считают...

"на мой вкус" аренда выгоднее...

Чем? Уплатой арендной платы и НДФЛ с нее? Да и кому выгоднее? Работодателю, Работнику или главбуху?

[Людаглавбух]

путевые листы нужны в любом случае, т.к. только они подтвердят производственных характер разъездов...

не согласна, я считаю в случае возмещения бензина, которое утчено в компенсации не певышающей норму по НК, не нужно путевых листов, производственная необходимость подтверждается трудовым договором и прочими нормативными актами.

[Аноним]

в случае возмещения бензина, которое утчено в компенсации не певышающей норму по НК,

Компенсация за использование личного транспорта в размере 1200 р. не включает в себя компенсацию расходов на бензин. Почитайте ТК РФ.

[Stujina]

спорить не имею желания, каждый бух ( и не бух) изучая вопрос - делает "свои" выводы.... однако для тех кто только столкнулся с этой темой, обращаю внимание на то, что не имея путевых листов (или хотябы маршрутных листов, разъездных ведомостей) невозможно подтвердить факт того, что разъезды действительно совершены ( а не планировались согласоно труд. договора или должностной инструкции) и носили действительно производственный характер. Что бы выплатить компенсацию за бензин - одних чеков будет недостаточно ( мало ли где человек ездил - может по магазинам). В договоре аренды обычно предусмотрено так же и оплата работодателем ТО, ремонта... при чем НДФЛ вы платите только с суммы аренды ( а ее как раз не обязательно делать большой)... При компенсации же учесть такие расходы сразу не возможно, т.к. они непредсказуемы и хоть НДФЛ компенсация не облагается, однако для прибыли необлагаемый лимит всего лишь 1200 руб. ( конечно если разъездов мало - имеет смысл назначить компенсацию, кстати она включает в себя все расходы - тут тоже каждый делает свои выводы и ТК )
У нас так : символическая арендная плата ( работодателю не жалко, сотруднику не лишнее) с нее удерживаем НДФЛ, по авансовым отчетам возмещаются все расходы на авто, в том числе и ремонты,мойки, смену резины ( и учитываются для исчесления прибыли),с этих сумм НДФЛ не удерживают, т.к. это производственные расходы предприятия, а не доход сотрудника, плюс к чекам на бензин -путевые листы ( у нас порядка 10000 в месяц по каждому сотруднику)... Вот и делайте вывод кому выгодно - по-моему всем... А путевые листы ( у нас раз в неделю) сделать не так сложно, дело привычки и потом хочешь получить возмещение расхода - отчитайся и нет проблем...

[Юстас]

согласен с вариантом аренды авто на все 100

[Ekta]

Приветствую,
почитал тему - я так понимаю что изложенные тут варианты компенсаций касаются работников более менее связанных с вождением, а если сотрудникам надо раз месяц куда-то съездить, но при этом 1200 р им не хватит? (ездить иногда надо далеко) работодатель-то говорит компенсируем без вопросов, но как это правильно оформить? самому видится, что надо делать договор, но может есть возможность без него обойтись? (чем меньше бумаг, тем лучше)