Использование балансодержателя в 1С

[Андреева М.]

Перешла на работу в учреждение, где используется 1С. До этого работала с другой системой. Столкнулась со следующей задачей. У нас несколько уровней бюджета, внебюджет, средства во временном распоряжении, а в рамках каждого вида деятельности n-ное число ФКР. Для наших проверяющих органов и для меня тоже важно, чтобы соблюдалось целевое использование средств по ФКР. Чтобы, средства, отраженные по кредиту 304 05 по ФКР такому-то при их дальнейшем проведении на других счетах, у которых КБК - ФКР, также были отражены по этому ФКР. Здесь же я столкнулась с совершенно ужасной ситуацией. Рядовые сотрудники не придают важности этому вопросу, и расставляют КБК при регистрации операций какой первый под руку попадется.

Насколько я правильно поняла, средством, которое позволило бы мне выделить и обособить в рамках всего учреждения некоторый блок данных, является Балансодержатель - он же Разделитель учета. В нашей базе изначально Балансодержатели определены для видов деятельности и уровней бюджета. Но от плясок в разрезе ФКР это не спасает. Вот если бы определить его для каждой ФКР - тогда другое дело. Но, смущает, что никто из тех, с кем довелось посовещаться по этому вопросу так не делает - отдельному ФКРу отдельного Балансодержателя на определяет. Правда и проблема нецелевого использования средств у них при этом тоже никак не решена.

Решила вот пообщаться с широкой аудиторией Клерков. Кто какие подходы использует, и каких мнений придерживается?

[VLDMR]

Для просто разных видов деятельности - бюджет, внебюджет, средства во временном - дополнительный разделитель учета ни к чему. (имхо). Все и так разделено самим планом счетов. Но при желании почему бы и не пользоваться еще одним дополнительным разделителем. Просто - чем больше выбор (разброс), тем больше шансов для ошибок.
Для разных уровней бюджета - согласен, если Вам действительно необходимо разделять учет - можно и нужно пользоваться разделителем.
По поводу контроля в самой программе. Странно. В начале работы 5-й (6-й) ред. многие, наоборот, жаловались, что в 1С достаточно жесткий контроль. Одно время шли жалобы на сообщения типа - "у учреждения нет КБК нужного вида". А также на список корректных проводок. Потом, правда, научились
имхо - кое-какой контроль в программе все-таки есть, хоть и не достаточно полный. А кроме средств в типовой, есть дополнительно написанные отчеты. В конце концов, можно и дописать модули проведения документов в части ужесточения контроля реквизитов. Если Вы сможете формализовать задачу и поставить перед программистами задание - я думаю, все получится. Ну еще можно наваять отчеты, которые бы сверяли - пусть не на 100% - фактический и кассовый расход в разрезе КБК, балансодержателей и т.д.
Вот только - глупости все это. Решать программными методами проблемы обычного разгильдяйства - по меньшей мере странно.
Вот смотрите. КБК - это всего лишь часть счета. Если рядовые сотрудники выбирают первые попавшиеся КБК - это означает, что сотрудники лепят какие попало счета в документы. Именно так это классифицируется.
Бухгалтера, который умышленно ставит в документ заведомо неправильный счет - надо контролировать другими методами, не программными. Или не контролировать, а попросить сменить профессию.
Кроме того, контролировать по программе целевое использование - хм... В программе Вы отражаете уже произведенные хозяйственные операции по первичным документам, и контролировать можно правильность отражения в учете уже совершенных действий. Так что, если нецелевое уже было, то как бы вы ни отразили его в программе, факт уже свершился. Пресловутое - "купили мониторы по 310 вместо 340 ()" - и хоть отражайте это в программе, хоть с каким КБК - увы. Это ничего не изменит.

А в целом, у ряда фирм-партнеров 1С есть свои наработки, (естественно, платные) расширяющие и дополняющие фунционал типовой 1С. Если Вам действительно так уж необходимо вместо организационных мер контроля применять программные, можете обращаться к представителям 1С в Вашем городе. Принцип - любой каприз за Ваши деньги (в пределах разумного) никто не отменял
Но при этом держите в уме, что при автоматизации бардака в итоге Вы получите все таки автоматизированный бардак.

ps: Мое мнение - сначала нужно навести порядок в учете административными методами, (т.е. ликвидировать умышленные ошибки в учете)
ну и параллельно с этим заказать программистам пару-тройку отчетов, которые облегчат нахождение ошибок неумышленных, нечаянных.
А не решать проблему чисто программными методами.

[Андреева М.]

Спасибо. Однако масса вопросов осталась для меня открытой. Поэтому продолжаю дискуссию. Чего я, собственно, хочу?

Берем Федеральный бюджет. В смете расходов у нас есть ФКР1, ФКР2, ФКР3, ……., ФКР27. Эти ФКР определены у нас для 304 05, 302 19, 104 06, 106 01, 101 04, 401 01 271. По 7 из этих 27 ФКР могут приобретаться основные средства. Но, для простоты, рассмотрим возможность их приобретения по ФКР1 и ФКР2. Мне нужно, чтобы сохранились цепочки:
Дт ФКР1 1 302 19 – Кт ФКР1 304 05;
Дт ФКР1 1 106 01 – Кт ФКР1 302 19;
Дт ФКР1 1 101 06 – Кт ФКР1 106 01;
Дт ФКР1 1 401 01 – Кт ФКР1 104 06.

Дт ФКР2 1 302 19 – Кт ФКР2 304 05;
Дт ФКР2 1 106 01 – Кт ФКР2 302 19;
Дт ФКР2 1 101 06 – Кт ФКР2 106 01;
Дт ФКР2 1 401 01 – Кт ФКР2 104 06.

И не возникла ситуация:
Дт ФКР1 1 302 19 – Кт ФКР1 304 05;
Дт ФКР2 1 106 01 – Кт ФКР1 302 19;
Дт ФКР2 1 101 06 – Кт ФКР1 106 01;
Дт ФКР1 1 401 01 – Кт ФКР1 104 06
и т.п.

Примерно в таком ключе проходят у меня проверки. Должна в табличках четко расписать, что никакой из потоков средств, выделенный по такой-то программе «не свернул налево».

То, что можно написать отчеты, в которых будут отражены перекосы – это, конечно же, хорошо. Но. По отчету я обнаружу ситуацию постфактум. А мне хочется, чтобы этот контроль осуществлялся на этапе регистрации операций.

То, что любой каприз за $$ возможен… Это понятно. Но, предполагаю, моя задача - это не дополнительное окошечко в документ вставить. Что я потом буду делать с обновлением конфигураций? Это раз. А второе… Разве мои пожелания такие уникальные и необоснованные, что каждое из подобных учреждений должно дополнительно заказывать доработки у местных разработчиков?

Вы здесь обозначили массу воспитательных моментов на предмет соблюдения целевого использования. Ну ладно. Пусть даже после ряда организационных мероприятий мои девочки четко поймут, что КБК, ФКР в частности, имеет существенное значение. Будут четко следить за ними. Будем в таком случае говорить не о разгильдяйстве, а об удобстве работы. А один из важных факторов этого самого удобства в 1С – автоподстановка КБК. А автоподстановка работает в том случае, если отдельному Балансодержателю в его настройках определено отдельное КБК. Тогда перед формированием документов определяем по F11 Балансодержателя, и КБК при заполнении параметров разного рода документов приятно самозаполняются. В противном случае их приходится выбирать, причем в ряде случаев избыточно дублируя. Как минимум, это неудобно. Как максимум, мы не всегда располагаем роскошью иметь в личном составе достаточно квалифицированные кадры. То, что они неквалифицированные – это, конечно же, плохо. Но то, что система могла бы как-то поставить их в жесткие рамки – чего в этом плохого?

Так вот. У меня ситуация, когда в части Федерального только бюджета 27 ФКР. А Балансодержатель для них один. Соответственно, ни о какой автоподстановке КБК речи идти не может. Или есть какие возможности организации такового, о которых я пока не знаю? Еще раз повторюсь. Как минимум – это очень неудобно. Второе – всем свойственно ошибаться. Даже людям грамотным.

Мысль моя изначально была такая. Чтобы обеспечить эту самую чудную автоподставновку, нужно определить отдельного Балансодержателя для каждой ФКР. Но в народе так делать почему-то не принято. Или не с тем народом мне общаться приходится? Или народ полагает, что ФКРы могут переплетаться между собой как им заблагорассудится, и никому до этого дела не должно быть? А зачем тогда вообще вести речь о бюджетной росписи и казначейском исполнении, если получать средства мы будем по одним программам, а расходовать как нам заблагорассудится?

По-моему, суть ясно изложила? Рада была бы и ответам так же по сути, а не об «автоматизированном хаосе» и неограниченных талантах доработчиков.

[BorisG]

По-моему, суть ясно изложила? ...

Ясно то, ясно. только вот все написанное - впустую потраченное время.
Воспользуятесь поиском, или почитайте форум с самого начала.
Эта проблема обсуждалась еще в 2005-м... тогда эта проблема для многих была диковинкой.
Сейчас... увы, повторяться просто нет смысла. Если уж работаете на 1С, так откройте хотя бы книжку. Там все ясно написано.
И, еще раз, нет никакого смысла изобретать велосипед и для одной организации использовать разных балансодержателей.

ps: "Слуги двух господ" не в счет, но это совсем другая тема, и она бже обсуждалась в форуме.

[Андреева М.]

Погуляла, почитала... Так полагаю, то, что могло бы мне помочь так и не отыскала. Возможно, намек Ваш в какой-то мере осознала.

Пусть, доверюсь Вашему авторитету, и буду следовать тому, что "нет никакого смысла для одной организации использовать разных балансодержателей".

Но уж КБК-то мне придется зарегистрировать все какие есть? А Балансодержателей не буду. При этом есть ли у меня какие-нибудь перспективы организовать автопобор КБК, или придется их везде и всюду выбирать руками в каждом соответствующем окошке?

Ну, вроде как, без философии...Совсем конкретный вопрос получился.

[Андреева М.]

Книжку 1С открывала. Практически настольная. Если чего недопоняла, так с тем и здесь. Прошу вас, только не рассказывайте мне какая я тупая. Может кому не в тягость все же будет указать на то, чего именно я там не почерпнула?

[Аноним]

Извините, я уверена, что если Ваши работники так путают КБК, то увеличение балансодержателей даже с любой системой контроля не убережет Вас от ошибок. Только они будут теперь путать не КБК а балансодержателей. Что будете контролировать дальше?

[Андреева М.]

Спасибо за совет. Рада, что Вы такая умная!

В случае с Балансодержателями я:
1. Сверяю с казначейством кассовый расход.
2. Формирую балансы по Балансодержателям. И проверяю - идут они или нет.
Вот и вся система контроля.

Как же всех тянет воспитанием-то позаниматься. А по сути вопроса сказать нечего было? Еще раз: "Как в 1С при работе с документами организовать автоподбор КБК из их n-ного количества, не определяя для каждого из них отдельного Балансодержателя?"

[VLDMR]

Ну что ж. Вообще-то я сказал не общие фразы, а конкретно - нельзя программными методами решить административно-организационные вопросы. В принципе нельзя. Даже теоретически. Любая программа - это всего лишь инструмент в руках бухгалтера, и не может инструмент командовать бухгалтером.
Есть такой термин - "защита от дурака". Не обижайтесь, это вполне профессиональный термин. Так вот, не существует абсолютной "защиты от дурака". Кроме того, затраты на разработку этой защиты растут нелинейно со степенью этой самой защиты. В конце концов система превращается в монстра, в котором на чисто функции самой системы приходится 1%, а на "защиту от дурака" - 99% и при этом абсолютной защиты все равно достичь не удается.
Хорошо, (хоть и несколько странно), что Вы согласились с тем, что Ваши девочки должны осознать важность КБК . Давайте вести разговор только в ключе - "удобство работы" и не вспоминать про разгильдяйство, хаос и т.п.
Это было лирическое отступление.

Теперь по факту. Плюсы Вашего метода понятны. Поговорим о минусах.
Даже если Вы заведете отдельного балансодержателя и определите для каждого только один подчиненный ему КБК, это все равно не поможет. В программе были отдельные моменты, когда при выборе КБК выбирались не из справочника, подчиненного балансодержателю, а из общего справочника КБК. По крайней мере, были такие моменты. И в балансе за прошлый год я и сталкивался с такими неумышленными ошибками. Возможно, эту фичу уже убрали, нет желания проверять, да это и не существенно.
Гораздо неприятнее другой момент - есть отдельные вполне весомые справочники, подчиненные конкретному балансодержателю. Во-первых, и это самое неприятное, справочник ОС. У каждого балансодержателя - свои подчиненные ОС. Лично мне это очень не нравится. 27 справочников ОС - хм-м-м... А если одно ОС комплектуется из разных источников - подобный вопрос часто всплывает на форумах? А если нужно "перекинуть" с одного КБК на другой - например, исправить ошибку в учете? Коих, судя по Вашему вопросу, у Вас в учете должно быть предостаточно.
Далее - справочник центров материальной ответственности - Вам придется 27 раз дублировать для каждого балансодержателя. Также Вам придется 27 раз дублировать в справочнике лицевые счета, хотя реально он (л/с) у Вас один.
И т.д.
Про "автозаполнение":
В общем то, когда я говорил про доработку в модулях документов - я имел ввиду, что можно рядом с кнопочкой выбора балансодержателя сделать еще одну кнопочку - выбор КБК. Пусть только ФКР. И "автозаполнять" на основе такого выбора. По трудоемкости для девочек это же самое, что и с балансодержателями - нажать одну кнопку выбора.
Не ахти какая доработка.
Почему такие доп.меры контроля не реализованы в типовой - это другой вопрос. Это к разработчикам. Возможно, у них такие представления о достаточности "защиты от дурака".

Мне кажется - (может, потому что для меня это проще) - что легче доработать программу в части автозаполнения и доп.контроля, чем плодить сущности без необходимости (т.е. дублировать справочники)
Ну а обновления - что ж, это будет минус. Но я не думаю, что для Вашего учреждения (а 27 ФКР все таки дают косвенное представление о размере) это такой уж большой минус. Заплатить за пару-тройку часов обновления стороннему квалифицированному специалисту, если своего нет в штате - не так уж дорого за удобство пользования.
В общем, резюмируя - в типовой 1С, если не определять отдельных балансодержателей, типовой возможности на этапе регистрации , как Вы желаете, нет.
Если не вносить изменения в типовую, то возможно только реализовать постконтроль. Доработать технологический анализ, сделать свой тех.анализ, доп.отчеты и т.д.
В противном случае - либо заводить отдельных балансодержателей - а минусы (далеко не все) я перечислил,
либо дорабатывать типовую. Здесь минус только один - обновление.
ps: Что касается самой 1С - иногда мне кажется, что фирма 1С умышленно дает возможность дополнительно заработать своим партнерам. Особенно глядя на неточности, которые давно известны и годами не исправляются в типовых конфигурациях.

[Амурчанка]

работаю с 1С с 2005г., не вижу проблемы у Андреевой М., Нет смысла заводить кучу разных балансодержателей, тем более сегодня КБК одни, на следующий год может все координально поменяться. Тем более для одного учреждения может существовать очень много КБК и программе совсем не обязательно знать, зарплата платится из местного бюджета или из федерального. Это должны знать работники. И сознательно выбирать нужный КБК и соответственного балансодержателя. В конце концов работники должны осознавать что за документы они проводят. И не обижайтесь, пожалуйста, у меня тоже рабоники хотели нажать кнопочку и получить результат даже не зная как расшифровывается само понятие ФКР или КОСГУ. Сейчас даже меня исправляют.

[Андреева М.]

Прошу прощения перед всеми, кому в пылу страстей наговорила вещей не совсем деликатных. Оно ведь действительно - сколько голов - столько умов. И каждый смотрит на одно и то же под своим углом.

Безусловно, не программа должна управлять бухгалтером, а наоборот. Но ничего плохого не вижу в том, если она обладает сервисами, которые способствуют регистрировать данные быстро, удобно и с минимумом ошибок. И сервисами, которые позволяют легко выявлять допущенные ошибки. Именно эти аспекты я хотела обсудить в первую очередь.
Признаюсь, что даже утрировала ситуацию, говоря о том, что "сотрудницы выбирают КБК тот, который первым под руку попадется". В большей степени хотела обозначить, что вот он один из моментов, по части которого хорошо, когда в системе есть соответствующее решение.

Однако, в начале обсуждения технологические аспекты остались на заднем плане. Вместо того основная масса ринулась рассказывать, как надо жить и работать. Да нет, я далеко не начинающая наивная девушка и в учете, и в работе с системами автоматизации, и в организации труда в целом. А вот то, что бюджетная 1С - продукт для меня несколько новый - это да. И хочется выжать из него максимум возможностей. Чего-то не нахожу... Вот и возникают вопросы - я этого не нашла, или этого нет в природе? И заведомо спасибо тем, кто готов помочь. Даже если где-то по незнанию мною будет сморожена глупость.

Так полагаю, на вопросах квалификации моего персонала мы больше не концентрируемся? С ними я сумею разобраться самостоятельно…

Подход типа «Со времен, когда мы еще пили чай с Сашей Македонским, работаю с такой-то системой. И она лучшая из лучших! И чего вы там еще выдумывать собираетесь?! Не морочьте голову себе и людям…» тоже как-то не очень интересен. Можно вести бухгалтерию и в Excel и даже в Суперкалке. И быть от этого безумно счастливым. Ну так и чудно. Зачем выдумывать сложности, если счастье вот оно. Мне же все время мало. Но, может быть, это не так уж и плохо?


Ну а теперь непосредственно к теме обсуждения. Во-первых, огромное спасибо VLDMR!!! Вот это я понимаю! Содержательно. Развернуто. По существу. С минимум идеологии. И с пользой для дела моего. Но по содержанию с нетерпением, только уже завтра. Как бы оно фанатично и нетерпеливо не было, сил перед новым рабочим днем набраться необходимо.