Делопроизводство.

[Аноним]

Подскажите как организовать делопроизводство в организации.
Кто им должен заниматься.
Совмещается ли в одних руках общее и кадровое делопроизводство.

[Аноним]

в институтах существует такая специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления на предприятиии". Выпускники очень подходят для вашей работы. Если документопоток не очень большой, то 1 человек вполне справится и с кадровым, и общим делопроизводством.

[Нея]

Исключительно выпускники ВУЗов по данной специальности резко сужают круг претендентов и поиски кандидата могут затянуться.

[Fольга]

Для того, чтобы ответить на Ваш вопрос, нужно знать:
1) сколько человек работает в организации?
2) чем организация занимется?
Вполне возможно, что (если фирма маленькая) все делопроизводство можно доверить секретарю. Даже на курсах секретарей дают основы делопроизводства.
Кадровое и общее делопроизводство совершенно спокойно совмещаются в одних руках при малом документообороте.

[Аноним]

В том то и дело. Наш директор работает в 3 организациях, да + четвертая в которой директором работает зам нашего директора. Людей немного. Все сомещают практически работу и там и там. Но ведь всякие журналы надо вести по каждому юрлицу.
Да еще бухгалтерия хочет повесить на секретаря выписывание счетов на предоплату.

[Fольга]

Ну в таком случае Вам действительно нужен делопроизводитель, причем грамотный. Иначе все четыре организации могут весьма ощутимо пострадать.
Кстати, кадровик-то у Вас есть?
Может быть стоит взять специалиста по кадрам и вменить ему в обязанности и организацию общего делопроизврдства.

[Аноним]

нету у нас кадровика. Раньше ( 3 года назад у них был- сократили).
Вменили сначала экономисту, потом бухгалтеру. Теперь эта бух в другом месте работает.
Да еще идея фикс все- делопроизводство, кадры, выписывание счетов повесить на помощника генерального директора. Ищут человека на эту должность. А мне "вменили" контроль за делопроизводством. Но я уверена, что такая организация это бред. Разве секретарь должен выписывать счета? Да еще и бухи будут этого помощника гонять - в банк, деньги класть-снимать, справки всякие возить...Но главбух у нас королева. С ней никто не спорит.

[Fольга]

Да уж, ситуация действительно не из приятных...
Но, с другой стороны... Мне кажется, что в данной ситуации Вы можете взять на работу недавнюю выпускницу института по специальности "Документоведение" (Если Вы в Москве, то РГГУ).
Один грамотный человек вполне справится с подобным объемом работ, да + к этому греющее душу название должности. Все-таки "помощник Генерального директора", согласитесь, звучит намного лучше, чем "делопроизводитель" .
Для бухгалтеров есть тесты... Не знаю, есть ли тесты для делопроизводителей, но на собеседовании попробуйте задать 3 простеньких вопроса:
1) Как нумеруются приказы по кадрам и по основной деятельности? (вместе, раздельно?)
2) Какие-нибудь государственные стандарты регламентируют делопроизводство?
3) Слышала, что есть какой-то перечень типовых документов.... Что это такое и зачем он нужен?
Если на эти вопросы получите исчерпывающие ответы, то можете за организацию делопроизводства не переживать.

[Аноним]

На кадры лучше брать отдельного человека, а по документообороту секретаря.

По кадрам со штатом больше 20 человек и если совмещение, то на него документы отдельно сотавляются по каждому юр.лицу. Так будет простоще.

По документообороту нужен секретарь. Обязанности секретаря как раз и заключаются в организации документооборота компании и составлении нормативных документов.
Почему отдельно? Потому что кадры часто проверяют, а повесите на одного человека и если он что-либо не успеет то будут крупные штрафы. Считается, чт одокументооборот предприятия тоже проверяется, но за 5 лет ничего такого не было и в связи с несовершенством ситсемы не будет. Кадры же дело серьёзное.

Fольга Вы правы, что ситуация неприятная, но где вы видели что бы выпускница могла граммотно работать?? Нужен опыт работы с документами - практика. К тому же по кадрам необходимо получить обязательно корочки, а в универах таких как правило не дают.
Давайте не будем путать работу кадровую работу и документооборот фирмы(((

[Аноним]

А выписывание счетов кадровики и делопроизводиели делают?

[Скребнева Н.]

К тому же по кадрам необходимо получить обязательно корочки, а в универах таких как правило не дают. (((

Что-то я пропустила в этой жизни?? Какие по кадрам обязательно корочки? 5 лет работаю кадровиком - а тут испугалась: вдруг "правов таких не имею?" (с)

[Аноним]

Скребнева Н., а вы трудовые договоры сами составляете или юрист? Откуда вы берете обязанности? ( например станочника-деревообработчика). Юрист сказала, что она понятия не имеет чем такой специалист занимается и что трудовой договор это работа кадровика. Мол юрист также возьмет из Конс+ болванку.

[Скребнева Н.]

Прикольный у вас юрист
Мы из-за масштабности должностные прописывали не в трудовом договоре, а отдельным документом "Должностная инструкция", со ссылкой на него из трудового договора. Мне кажется, это и правильнее.
но вообще должностные на предприятии, где небыло юриста, составляла я: возьмите справочник типовых должностных (или в консультанте), но ОБЯЗАТЕЛЬНО доработайте - вам, как кадровику обязательно надо знать специфику работы на каждой должности Вашего предприятия, а то упустите момент, который выполняет станочник на вашем предприятии (а в типовой ДИ этого не будет) - и потом настаивать на выполнении этой функции не сможете.
Возникнут сложности - пишите

[belosneshka]

если человек был в административном отпуске - как повлияет это обстоятельство на ежегодный оплачиваемый?

[Аноним]

у работника 06.10.2008 назревает ежегодный оплачиваемый отпуск. Но летом того же года он был в отпуске без сохранения зарплаты. ИТОГО=как мы переносим дату назревающего отпуска?

[Скребнева Н.]

у работника 06.10.2008 назревает ежегодный оплачиваемый отпуск. Но летом того же года он был в отпуске без сохранения зарплаты. ИТОГО=как мы переносим дату назревающего отпуска?

а почему мы должны переносить дату назревающего отпуска? 22/09 вы должны были вручить ему уведомление о наступающем отпуске, а уж если он его хочет перенести, он в нем бы и указал желаемые новые даты отпуска

[belosneshka]

у нас на предприятии работают две пенсионерки.Мы хотим оформить их следующим образом: принять - а потом отправить в административный отпуск на n-ое количество дней... но по закону мы можем это сделать только с согласия самого работника.... думаю они не согласятся. что делать с пенсионерками, которым и стаж то уже не нужен.......

[Скребнева Н.]

что делать с пенсионерками, которым и стаж то уже не нужен.......[/QUOTE]

а ничего с ними не сделаешь
на мой взгляд, есть 2 обходных варианта попробовать отправить их на пенсию.
1. Если они работают на должности, которую можно сократить, а потом переименовать, чтобы набрать в штат новых Сотрудников с этими же функциями на новые нолжности, ТО: издавайте приказ о сокращении должностей (за 2 месяца), уведомляйте их за 2 месяца о сокращении с указанием того, что других вакантных мест на предприятии нет (или укажите такие, от которых они заведомо откажутся) и сокращайте
2. Если у Вас проводятся периодические мед.осмотры Сотрудников - есть вариант, что врачи напишут заключение о том, что им противопоказан тот характер работы, которым они занимаются. И увольняете по состоянию здоровья.
НО оба варианта довольно зыбкие и если есть риск нарваться на их жалобу в трудинспекцию и последующую проверку - то лучше терпите их на работе

[Olga63]

Скребнева Н., а вы трудовые договоры сами составляете или юрист? Откуда вы берете обязанности? ( например станочника-деревообработчика). Юрист сказала, что она понятия не имеет чем такой специалист занимается и что трудовой договор это работа кадровика. Мол юрист также возьмет из Конс+ болванку.

Юрист составляет болванку договора.
Обязанности определяет руководитель работника.
Справочно - для руководителей и специалистов - квалификационный справочник должностей специалистов и руководителей (найдете в консультанте)
Для рабочих - ЕТКС (они издаются по группам).

Для рабочих должностная инструкция не пишется. Только инструкция по профессии или сразу вносится в ТД.

[Аноним]

Спасибо огромное!

[Olga63]

Если у Вас никто не ведет кадровое делопроизводство - обязательно ( и даже в первую очередь!) организуйте ведение обязательных документов (тех, которые проверяет трудинспекция и за которые будут санкции).

[Olga63]

КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ, Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37

[Olga63]

ЕДИНЫЙ ТАРИФНО-КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК
РАБОТ И ПРОФЕССИЙ РАБОЧИХ
ВЫПУСК 40
РАЗДЕЛЫ: "ОБЩИЕ ПРОФЕССИИ ДЕРЕВООБРАБАТЫВАЮЩИХ
ПРОИЗВОДСТВ"; "ЛЕСОПИЛЕНИЕ И ДЕРЕВООБРАБОТКА";
"ПРОИЗВОДСТВО ДРЕВЕСНЫХ И КОСТРОВЫХ ПЛИТ"; "ПРОИЗВОДСТВО
ФАНЕРЫ"; "ПРОИЗВОДСТВО МЕБЕЛИ"; "ПРОИЗВОДСТВО
СПИЧЕК"; "ПРОИЗВОДСТВО КАРАНДАШЕЙ"

§ 69. Станочник деревообрабатывающих станков

[Olga63]

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО ТРУДУ
И СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ
СЕКРЕТАРИАТ ВСЕСОЮЗНОГО ЦЕНТРАЛЬНОГО СОВЕТА
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СОЮЗОВ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 января 1985 г. N 7/2-13

[Olga63]

нету у нас кадровика. Раньше ( 3 года назад у них был- сократили).
Вменили сначала экономисту, потом бухгалтеру. Теперь эта бух в другом месте работает.
Да еще идея фикс все- делопроизводство, кадры, выписывание счетов повесить на помощника генерального директора. Ищут человека на эту должность. А мне "вменили" контроль за делопроизводством. Но я уверена, что такая организация это бред. Разве секретарь должен выписывать счета? Да еще и бухи будут этого помощника гонять - в банк, деньги класть-снимать, справки всякие возить...Но главбух у нас королева. С ней никто не спорит.

Почитала внимательно - бардак у Вас там... А Вы по должности, если не секрет, кто?