Учет испльзования бензина в организации - подскажите!!!

[Петрушка]

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста! Такая ситуация:
Фирма открылась в октябре 2007г. В декабре по банку было уплачено 50000 компании ВР за бензин. Также выписан весь пакет документов (ТН, сч.ф. и т д). Причем бензин указан и 92, и 95, а в расшифровке к акту указаны аж 4 номера машин. Но у меня на балансе нет ни одного авто! Подскажите пожалуйста, как правильно оформить и учесть эти расходы? Смогу ли я принять к вычету НДС по бензину и уменьшить прибыль?

[Тоня]

Смогу ли я принять к вычету НДС по бензину и уменьшить прибыль?

Каким образом? Куда бензин дели, если траспорта нет? И чьи а/м указаны в расшифровке?

[Аноним]

У меня была похожая ситуация- расходы на бензин указывались, а автомобиля у фирмы не было. Мы взяли автомобиль в аренду у гена (благо авто на него оформлено), и соответственно ему еще потом за аренду доплачивали.

[Петрушка]

Каким образом? Куда бензин дели, если траспорта нет? И чьи а/м указаны в расшифровке?

Видимо сотрудников... Причем машин 4, и сотрудников тоже 4

[Петрушка]

У меня была похожая ситуация- расходы на бензин указывались, а автомобиля у фирмы не было. Мы взяли автомобиль в аренду у гена (благо авто на него оформлено), и соответственно ему еще потом за аренду доплачивали.

А с этой суммы получается нужно с него удержать НДФЛ? То есть можно с каждым сотрудником оформить договора аренды АТС, платить им за аренду, удерживать НДФЛ, а как тогда поступать с НДС и прибылью?

[Тоня]

Видимо сотрудников...

Вы не можете даже узнать чьи а/м в расшифровке? : Если ваши, оформляйте задним числом аренду, путевые листы и списывайте в расходы.

[Петрушка]

Кошмар, еще в этом периоде кроме бензина было проплачено 410 тыщ на ремонт и запчасти авто... А с этим-то что делать? Если авто сотрудников, есть договора аренды и т д. Реально эту сумму списать в расходы?

[Тоня]

Реально. Путевки рисуйте, производственную направленность расходов подтвердить.

[Искорка]

Реально. Путевки рисуйте, производственную направленность расходов подтвердить.

+ в договоре аренды об этом упомянуть.

[Петрушка]

Спасибо!!!

[Петрушка]

-

[Петрушка]

По ходу дела возникли вопросы по теме, подскажите кто может пожалуйста!
1. Отличается ли договор аренды ТС с обычным физ лицом от договора с сотрудником организации? Или с сотрудником как-то по-другому офорляется эта операция?
2. Копии каких документов надо приложить к договору? ПТС, св-во о регистрации нужно? Или еще что-то надо?
3. Путевые листы в любом случае надо заполнять?
4. Не знаете, какую можно поставить сумму аренды за месяц? Хоть порядок цен, 5000 рублей, или 20000 рублей.... И вообще имеет ли это значение? Все машины легковые.
Спасибо!!!

[Циник]

1. нет
2. хватит
3. да
4. по договоренности

[Светлана Любина]

В трудовом договоре с сотрудником пропишите что он использует личный автомобиль в служебных целях и оплачивайте ему компенсацию в размере 1200 ежемесячно (она ничем не облагается) и компенсируете затраты на ремонт. Не забудьте что необходим ПТС заверенный нотариально. Путевые листы можно писать 1 шт за месяц. Я обычно пишу маршрут от офиса до банка N-е кол-во раз.

[Петрушка]

В трудовом договоре с сотрудником пропишите что он использует личный автомобиль в служебных целях и оплачивайте ему компенсацию в размере 1200 ежемесячно (она ничем не облагается) и компенсируете затраты на ремонт. Не забудьте что необходим ПТС заверенный нотариально. Путевые листы можно писать 1 шт за месяц. Я обычно пишу маршрут от офиса до банка N-е кол-во раз.

Дело в том, что мы оплачиваем бензин и ремонт авто этого сотрудника, а компенсация в размере 1200 рублей этого вроде не предполагает? Или так можно?

[Светлана Любина]

Дело в том, что мы оплачиваем бензин и ремонт авто этого сотрудника, а компенсация в размере 1200 рублей этого вроде не предполагает? Или так можно?

А почему нет????

[Циник]

а почему да?

[Светлана Любина]

Потому что в трудовом договоре предлагаю написать что компенсируется так же ремонт транспорта и отдельным приказом руководителя установить нормы расхода топлива на данный автомобиль. Вот и все. И списывайте себе в прибыль - это экономически обоснованные затраты. А к компенсации в 1200 привязыватся не надо, она только для того чтобы как-то обозначить это транспортное средство.

[Светлана Любина]

Вопрос: В каком порядке учитываются в целях исчисления налога на прибыль расходы организации в виде компенсации, выплачиваемой работникам за использование личного автотранспорта для служебных поездок?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 15 октября 2008 г. N 03-03-07/24

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу нормирования расходов в виде компенсации за использование личного автотранспорта в целях налогообложения и сообщает следующее.
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В целях гл. 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Кодекса).
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и относятся в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.
В настоящее время такие нормы утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
Таким образом, нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя.
Вместе с тем с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера, по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
15.10.2008

[Петрушка]

То есть получается, что мы компенсируем сотруднику использование личного автотранспорта, списываем это на расходы, и так же списываем на расходы и бензин и ремонт по этому ТС?

[Светлана Любина]

[Аноним]

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 15 октября 2008 г. N 03-03-07/24
...
Вместе с тем с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера, по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.

Эти расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли и без заключения договоров ГПХ просто как компенсации расходов, связанных с использованием личного имущества работника в соответствии с НК РФ и ТК РФ. Опять МИНФИН лажает....

[Светлана Любина]

Разъяснения Минфина - это было для Циника. Я тоже считаю что можно и без ГПХ, приказ - и в путь

[Аноним]

Разъяснения Минфина - это было для Циника.

Вряд ли он в них нуждается...

[Петрушка]

Спасибо за разъяснения!

[Петрушка]

Так а можно с сотрудником поступить так: Заключить с ним договор аренды, в договоре прописать что денег за аренду не предполагается, то есть безвоздмездное оказание услуг, и выплачивать ему только компенсацию 1200 рублей.
И еще вопросик напросился: А акты оказания услуг в любом случае делать? Или они не нужны?

[Светлана Любина]

в договоре прописать что денег за аренду не предполагается,

полагается компенсация 1200

А акты оказания услуг в любом случае делать? Или они не нужны?

конечно не нужны. Нужны требования-накладные (в вашем случае - это распечатки от ВР)

[Karalina]

если вы выплачиваете компенсацию, то расходы на бензин не учитываются

[Karalina]

посмотрите вот это: Выплачивать компенсацию или заключить договор аренды? Именно таким вопросом стоит озадачиться каждой компании, которая решает воспользоваться личным транспортом сотрудников. Мы проанализировали преимущества и недостатки каждого способа.
Вариант первый: выплачиваем сотруднику компенсацию

Если сотрудник использует личный транспорт в служебных целях, работодатель может выплачивать ему компенсацию (в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ). Сумму организация определяет самостоятельно, в зависимости от марки транспортного средства и от того, насколько интенсивно оно используется. При этом в компенсацию закладываются все предполагаемые расходы по машине: износ, затраты на ремонт и пр.

Размер компенсации нужно установить в приказе руководителя предприятия и прописать сумму в трудовом договоре. Приказ составляется на основании заявления от сотрудника, в котором указана просьба о выплате компенсации. Кроме того, работник должен представить копию паспорта технического средства на автомобиль. Если же сотрудник управляет машиной по доверенности, то помимо паспорта понадобится еще и копия доверенности (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Налог на прибыль. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Это предусмотрено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но расходы учитываются только в пределах норм, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Получается, что при выплате компенсации, к примеру, за использование легковой машины списать в расходы можно только 1200 или 1500 руб. в месяц, в зависимости от объема двигателя транспорта.

При этом сотрудники финансового ведомства считают, чтов сумму компенсации, которую вы выплачиваете работнику, уже заложен износ, расходы на ГСМ, техническое обслуживание и ремонт. Поэтому все перечисленные затраты на автомобиль дополнительно списать при расчете налога на прибыль не получится (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Конечно, такая позиция не совсем справедлива. Ведь в статье 188 Трудового кодекса РФ сказано, что, выплачивая компенсацию, предприятие возмещает лишь износ автомобиля. Следовательно, эксплуатационные расходы организация все же должна компенсировать работнику дополнительно. Однако такую позицию придется отстаивать в суде, и чью сторону займет суд, предсказать трудно: подобная арбитражная практика пока не сложилась.

ЕСН. Выплачивая компенсацию, компания может сэкономить на ЕСН. Вся сумма возмещения не облагается соцналогом. Это недавно подтвердили и чиновники Минфина России в письме от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192. Их логика такова. В подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ сказано, что компенсации не облагаются ЕСН в пределах норм. Но суммы, превышающие нормативы, не учитываются при налогообложении прибыли, следовательно, с них не нужно начислять и ЕСН (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

НДФЛ. С этим налогом все не так просто. В том же письме № 03-05-02-04/192 финансисты, сославшись на пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, указали, что компенсация не облагается НДФЛ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. С остальной же части нужно начислить налог.

На наш взгляд, такая позиция необоснованна. Дело в том, что нормативы, к которым апеллируют чиновники, регулируют только размер расходов, признаваемых при исчислении налога на прибыль. Для НДФЛ никаких норм законодательством не установлено, следовательно, всю сумму компенсации, которая определена в трудовом договоре, НДФЛ облагать не нужно. Недавно эту точку зрения поддержал Президиум Высшего арбитражного суда РФ в постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06. Поэтому у налогоплательщиков есть все шансы отстоять свою позицию в суде.

Вариант второй: заключаем договор аренды

Вместо того чтобы выплачивать сотруднику компенсацию, организация может заключить с ним договор аренды автомобиля. Арендовать можно транспортное средство без экипажа и с экипажем

Аренда автотранспорта без экипажа

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель передает во временное владение и пользование только автомобиль, без оказания услуг по управлению им. Это значит, что арендатор должен поддерживать машину в рабочем состоянии, проводить текущий и капитальный ремонт (ст. 644 Гражданского кодекса РФ). Кроме того, если иное не установлено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы по эксплуатации машины. Об этом сказано в статье 646 Гражданского кодекса РФ.

Налог на прибыль. Арендная плата за автомобиль относится в состав прочих расходов (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Кроме суммы арендной платы арендатор может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли другие расходы по нанятой машине: затраты на ремонт, стоимость страховки автомобиля, расходы на ГСМ. На это неоднократно указывали чиновники Минфина России (письма от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806).

А вот расходы на техосмотр машины должен нести собственник автотранспортного средства, то есть арендодатель. Арендатор их учесть не сможет.

ЕСН. При аренде автомобиля у физического лица ЕСН на сумму арендной платы не начисляется, так как арендная плата не является объектом обложения этим налогом. Об этом четко сказано в пункте 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ. С этим выводом согласен и Минфин России (см., например, письмо от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277).

НДФЛ. Арендуя автомобиль у сотрудника, организация должна удерживать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 процентов. Организация-арендатор будет выступать как налоговый агент (п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Аренда автотранспорта с экипажем

Если подписан договор аренды с экипажем, то автомобиль содержит его владелец. Он же управляет автомобилем, оплачивает текущий и капитальный ремонт, запчасти (ст. 634 Гражданского кодекса РФ).

Организация-арендатор платит арендную плату и несет расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то есть оплачивает топливо и другие материалы, различные сборы и т. п., конечно, если иное не установлено в договоре (ст. 636 Гражданского кодекса РФ).

Налог на прибыль. Арендная плата складывается из двух частей: платы за использование машины и стоимости услуг экипажа. Всю сумму арендатор может учесть при расчете налога на прибыль. А вот расходы на ремонт и техобслуживание организации не касаются. Но зато компания уменьшит налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (оплату топлива и других материалов, различных сборов и т. п.) (подп. 2 п. 1 ст. 253 Налогового кодекса РФ).

ЕСН. Как мы уже сказали, физическому лицу выплачивается две суммы: непосредственно арендная плата за автомобиль и оплата услуг экипажа. Согласно статье 236 Налогового кодекса РФ, сумма самой арендной платы ЕСН не облагается. А вот на стоимость услуг по управлению и технической эксплуатации соцналог начисляется. Эта выплата является объектом обложения ЕСН как выплата по гражданско-правовому договору на оказание услуг (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ). Однако с нее не нужно начислять ту часть ЕСН, которая уплачивается в ФСС России (п. 3 ст. 238 Налогового кодекса РФ).

НДФЛ. С суммы арендной платы, включая вознаграждение за услуги по управлению автотранспортом, компания должна удержать у сотрудника НДФЛ.

Какой вариант выбрать

Итак, давайте подведем итоги. Если фирма выплачивает компенсацию, то ей не придется платить НДФЛ и ЕСН. Зато она не сможет учесть значительную часть расходов при расчете налога на прибыль.

Если заключается договор аренды без экипажа, все расходы на автомобиль уменьшают налоговую базу по прибыли, кроме того, на выплату не нужно начислять ЕСН. А вот НДФЛ удержать с сотрудника придется. Образец договора аренды без экипажа мы привели на странице 1, на странице 2.

А если компания арендует автомобиль с экипажем, в расходах помимо арендной платы можно учесть только затраты на бензин. Кроме того, на часть суммы нужно начислить ЕСН, а также удержать с выплаты сотруднику НДФЛ.
Теперь посмотрим на цифрах, какой вариант выгоднее.

Пример
Сотрудник ООО «Марика» пользуется личным легковым автомобилем в служебных целях (объем двигателя свыше 2000 куб. см). Руководитель фирмы и автовладелец договорились о вознаграждении за пользование автомобилем в размере 5000 руб. в месяц. Допустим, расходы на бензин – 7000 руб. в месяц.

1. Выплата компенсации.

ООО «Марика» выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного транспорта в размере 12 000 руб. Следуя рекомендациям чиновников, при расчете налога на прибыль организация учитывает только 1500 руб. Остальные расходы в сумме 10 500 руб. не уменьшают облагаемую налогом прибыль.

При этом ЕСН на выплату не начисляется.

2. Договоры аренды без экипажа.

В этом случае ООО «Марика» учтет при расчете налога на прибыль расходы в размере 12 000 руб. ЕСН данная сумма не облагается.

Отметим, что если организация будет за свой счет ремонтировать автомобиль, стоимость ремонта также уменьшит налоговую базу по прибыли.

3. Договоры аренды с экипажем.

В этом случае расходы распределили следующим образом: 3000 руб. – непосредственно арендная плата; 2000 руб. – стоимость услуг по управлению; 7000 руб. – стоимость ГСМ. ООО «Марика» сможет учесть при расчете налога на прибыль 12 000 руб.

Однако с услуг по управлению нужно заплатить ЕСН, за вычетом той части, которая идет в ФСС России. Сумма налога составит 462 руб. (2000 руб. Ч 23,1%).

Кроме того, в случае ремонта оплатить все работы должен сотрудник.

Как видно из примера, для компании наиболее выгодно заключить с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. А наименее рациональный вариант – выплата хозяину автомобиля компенсации.

[Karalina]

Пока ничего нового не придумали.....