Ответить в теме

черновик только для своих записей под карандаш,дальше -уничтожение

вот статейка на эту тему попалась

Бухучет на черновиках – неразумная экономия


В некоторых компаниях внутренние документы бухгалтерского учета оформляются на листах, использованных или испорченных с одной стороны. Такая методика – типичное проявление «неразумной экономии», чреватое не одной, а сразу несколькими проблемами.

Из письма в редакцию
В целях экономии бумаги мы оформляем внутренние документы бухгалтерского учета (например, табели учета рабочего времени) на листах, использованных или испорченных с одной стороны. Не повлечет ли такая экономия недействительность документов?

Мнение эксперта
На практике подобные листы именуют бумагой «для черновиков». Прямых ограничений для оформления документа на чистой стороне такого листа нет. Но представьте себе, что подобные первичные учетные документы у вас изымают в соответствии с законодательством РФ (ч. 8 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете») или возникает необходимость предоставления их копий. Во избежание недоразумений информацию на оборотной стороне листа необходимо погасить (аннулировать) – например, перечеркнуть ее и проставить визу «Недействительно» уполномоченного лица (дата, подпись, расшифровка). Соответствующие решения зафиксируйте приказом руководителя компании. Но если на обороте размещен неактуальный двусторонний документ, то его недействительность, вообще говоря, должна быть удостоверена обеими сторонами – в порядке, установленном для исправления первичного документа (ч. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Попутно заметим: вопрос о возможности предоставления в налоговую инспекцию копий документов на листах, оборотная сторона которых содержит информацию, не относящуюся к предмету налоговой проверки, рассмотрен в письме Минфина России от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35. Чиновники – «против». А исходили они из того, что в документах должна быть отражена только та информации, которая необходима для целей налогового контроля. С такой позицией невозможно согласиться в принципе. Ведь документ может содержать юридически значимую информацию, не попадающую под налоговую проверку. Да и по общему правилу дополнительная информация не влечет недействительность документа.

Минфин России в поддержку своей точки зрения ссылается на определение копии документа, представленное в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). В соответствии с Правилами (п. 4) «погашенное» содержимое оборотной стороны листа считается внешним признаком документа и тоже подлежит воспроизведению. Однако распространять действие Правил на все экономические субъекты неправомерно.

За разъяснением обратимся к «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Он принят позже издания письма № 03-02-07/1-35. ГОСТ (п. 23 разд.3.1) определяет, что копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа. Из этого определения можно сделать вывод, что информация, не относящаяся к документу, копированию не подлежит.

Между тем физическое гашение черновика хотя и лишает содержащуюся в нем информацию значимости для целей бухгалтерского учета, но не исключает его использование в качестве письменного доказательства в судопроизводстве – гражданском, арбитражном, административном и уголовном (ч. 1 ст. 55 ГПК РФ, ч. 2 ст. 64 АПК РФ, ч. 2 ст. 59 АПК РФ, ч. 1 ст. 74 УПК РФ). Кроме того, сведения из черновиков могут повлечь нарушение соглашений о конфиденциальности и утечку персональных данных. Не случайно архивные документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (разд.2.4 Основных Правил работы архивов организаций, одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

А я всегда использую в работе черновики. А бумагу использованную дважды сдаю в макулатуру. Это моя личная экономия и отношение к экологии.

я лично прекратила печатать на черновиках (печатала отчетность,особливо РСВ,они длиннющие),
поскольку у нас в офисе без конца ломались принтеры,
как выяснилось распечатывать на черновиках,особенно продырявленных/ вредно для принтера.
б/у бумага электризуется и ровно не лежит в лотке принтера.

а уж если злоумышленникам попадут,например, персональные данные из отчетов и документов,
то вообще нехорошо.
или расчет не оч.белой зп...

Сообщение от Аноним

Это наше руководство таким образом требует экономить бумагу. Протоколы на черновиках? С подписями членов комиссии? Вот интересно, кто будет работать с таким заказчиком? )))))))

вопрос еще и в другом: взял в руки документ - на одной стороне напечатан акт, на другой - договор. Что из этих документов черновик?
Одно дело - для черновиков и заметок использовать, или распечатать что-то временное для себя, совсем другое - документы для контрагента.

Сообщение от Аноним-Я

А вот я работала с гос. структурой Китая.Они купили в Москве в свое время 2 здания(м.Новослободская,м.Арбат.)-здания по неск.мил.баксов.Т.е. структура небедная,аналог министерства торговли.Ну так вот про экологию и "бредятину": сотрудникам ЗАПРЕЩАЛИ выкидывать бумагу.Сотрудники(китайцы) рвали/резали ровненько листик использованный и использовали под черновики или как листики для заметок.Т.е. каждый листик А4 использован был дважды.Так что я -за экологию.

я тоже делаю примерно также. Часто приходится что-то записывать на бегу, что называется. Ежедневник марать не хочется. Плюс еще пока по телефону говоришь, кружочки-клеточки можно порисовать потом этот лист в мусор. Ну и для внутренних нужд - всякие реестры, сканы и прочие, особенно, многостраничные документы, которые осядут в папках печатаю на черновиках.

Хотя, конечно, во всем должна быть мера. Листы с печатями, копии паспортов, свидетельств и прочее рву помельче и в корзину.

Сообщение от булатова

Лист бумаги А4 стоит 20-25 коп.

Да это не наша прихоть. Это наше руководство таким образом требует экономить бумагу. Протоколы на черновиках? С подписями членов комиссии? Вот интересно, кто будет работать с таким заказчиком? )))))))

Сообщение от Storn

не существуют....
и вы хотите чтобы ваши черновики попали к посторонним лицам?
или чтобы эти лица считали вас скрягой?

Ага помнится мне отдали документы одного юрика, а на оборотной стороне была масса интересного - паспорта руководителей этого юр лица, копии расписок и еще чегото (уже не помню).

Так что лично я использую вторичку только для своих черновиков и дальше отдела они не уходят.

Согласен, тут вопрос не тупой экономии, а отношения. Мелочей - нет, "каждая лишняя складка на вашем покрывале - это лазейка для агентов империализма" - сказал персонаж А.Папанова, фильм не помню.

А вот я работала с гос. структурой Китая.Они купили в Москве в свое время 2 здания(м.Новослободская,м.Арбат.)-здания по неск.мил.баксов.Т.е. структура небедная,аналог министерства торговли.Ну так вот про экологию и "бредятину": сотрудникам ЗАПРЕЩАЛИ выкидывать бумагу.Сотрудники(китайцы) рвали/резали ровненько листик использованный и использовали под черновики или как листики для заметок.Т.е. каждый листик А4 использован был дважды.Так что я -за экологию.

Если говорить о предоставлении письменных доказательств в суд, то у суда могут возникнуть сложности в анализе сведений содержащихся в документах.
Если организация печется об экологии (что неоспоримо похвально) пусть сдает макулатуру для переработки.

PS мне бы было неприятно читать тот или иной документ, отпечатанный на туалетной бумаге, хоть и она, в принципе, может являться носителем графической информации.

Сообщение от Сан Саныч72

А каким образом Вы определяете значительность\малозначительность Документа??? И Вы уверены что контрагент исповедует те же принципы? Ну, ну...

Допустим, тут речь не идёт о презентации, коммерческом предложении или договоре. Это может быть накладная, какая-либо сопроводительная записка, расшифровка, раздаточный материал для совещания или переговоров уровня middle-менеджмента - словом, текущий документооборот, который идёт либо практически сразу в корзину, либо оседает навечно в недрах бухгалтерских папок.

Сообщение от waclaw

Я бы хорошо воспринял какой-либо малозначащий документ от контрагента .

А каким образом Вы определяете значительность\малозначительность Документа??? И Вы уверены что контрагент исповедует те же принципы? Ну, ну...

Я бы хорошо воспринял какой-либо малозначащий документ от контрагента, распечатанный на оборотной стороне ранее уже побывавшей в принтере бумаги.

Я бы воспринял это вовсе не как скупость, а как свидетельство определённой позиции по отношению как к вопросам окружающей среды, так и к вопросам эффективного, рационального использования ресурсов своей компании.

какой вопрос - такой и ответ.

Сообщение от Sask

Теоретически (помимо чисто практических соображений), сложность может возникнуть при рассмотрении подобного "документа" в суде или официальных инстанциях. Например, на такой бумажке издан приказ об увольнении проштрафившегося сотрудника, а на обороте вдруг окажется список всех сотрудников предприятия, включая ГД - вот это будет номер!!!

Теоретически (помимо чисто практических соображений), сложность может возникнуть, если на обратной стороне будет расписка ГД в получении взятки.
Фигню какую то придумываете.

Правила оформления документов указаны в ГОСТ Р 6.30-2003, но даже специалисты Госстандарта не додумались об этом упомянуть. По идее в организации должен быть ЛНА, утверждающий правила документооборота, где можно этот момент четко указать. Теоретически (помимо чисто практических соображений), сложность может возникнуть при рассмотрении подобного "документа" в суде или официальных инстанциях. Например, на такой бумажке издан приказ об увольнении проштрафившегося сотрудника, а на обороте вдруг окажется список всех сотрудников предприятия, включая ГД - вот это будет номер!!!

Сдайте на макулатуру еще и деньги за это получите Кто будет работать с поставщиком, который печатает счета-фактуры и пр. на черновиках? вы бы приняли такие документы?

вот налоговой полезно это делать.....меньше наших (налогоплательщиков) денег потратит

При этом в налоговой выдают протоколы о приеме отчетности, распечатанные на черновиках (по НДФЛ в конце года в частности)

Сообщение от Сан Саныч72

... Я рыдал от вопроса.

Mы ж в России
Если уж аналогичный вопрос выносится на уровень Минфина...
Разгулин считает, что копии для налоговиков на черновиках делать нельзя.
Письмо Минфина N 03-02-07/1-35
Письмо, конечно, не нормативный документ, но все же... сам факт ответа...

бэушная бумага стоит в разы дороже чем новая.

Сообщение от antonstv

Существуют ли какие-либо нормы запрещающие использовать эту бумагу для печати документов на чистой стороне?

Запрещающей нормы не существует. Документы можно изготавливать на любых носителях, хоть в камне высекай (есть прецеденты).
Однако... Я рыдал от вопроса.

Лист бумаги А4 стоит 20-25 коп.

не существуют....
и вы хотите чтобы ваши черновики попали к посторонним лицам?
или чтобы эти лица считали вас скрягой?

Есть много бумаги, на одной стороне которой уже что-то напечатано, но не нужно в хозяйстве (напечатано с ошибками или печаталось только для просмотра).
Существуют ли какие-либо нормы запрещающие использовать эту бумагу для печати документов на чистой стороне?